製品を導入することになった背景
電気通信工事業を営む株式会社ほくつうでは、購買部の新設に伴い、これまで各部署で個別に行っていた注文書発行業務を集約することになりました。しかし、毎月数百社に及ぶ取引先から届く見積書を基に注文書を作成する業務は負荷が高く、効率化が求められていました。
導入前に企業が抱えていた課題
毎月約800枚もの注文書発行業務が発生し、5〜6名のスタッフが毎日6時間近くを費やして見積書の内容を手入力していました。特に部品点数の多い案件では1件の入力に1時間かかることもあり、膨大な入力工数と手作業による入力ミスをいかに削減するかが大きな課題となっていました。
導入前の課題に対する解決策
課題解決のため、明細行の読み取りに強く、複雑な帳票にも対応できる「スマートOCR」を導入しました。見積書をスキャンして自動でデータ化し、基幹システムに取り込めるCSV形式で出力する仕組みを構築。費用の分かりやすさとテンプレート設定の柔軟性も採用の決め手となりました。
製品の導入により改善した業務
導入後わずか2ヶ月で作業時間の約60％削減を実現しました。1枚あたり12分かかっていた入力作業が5分に短縮され、手入力ミスの撲滅と残業の大幅な減少につながっています。創出された時間を価格交渉などのコア業務に充てることで、組織全体の生産性が向上しました。
