製品を導入することになった背景

学校法人 享栄学園様は、規程や約款などの重要文書を効率よく管理する必要がありました。これらの文書は学園の運営において極めて重要であり、その改訂作業は非常に煩雑でした。特に、改訂がある度に印刷業者へ修正指示を出し、校正刷りのチェックを行い、最終的には紙で束ねられた規程集文書を手作業で最新版へ差し替えるという作業が繰り返されていました。このような背景から、文書管理システム「ASTRUX2.0」の導入が決定されました。

導入前に企業が抱えていた課題

学校法人 享栄学園様が導入前に抱えていた主な課題は、文書内の修正履歴の管理とその改訂作業の非効率性でした。具体的には、文書内の修正箇所を確認する作業、それに伴う多大な作業時間、そして版管理だけでなく、文書内の修正履歴も効率よく管理できる仕組みがなかったことです。

導入前の課題に対する解決策

学校法人 享栄学園様は、文書管理に関する課題解決のために「ASTRUX2.0」を導入することにしました。この製品は、条文の文言に修正があった場合、その該当文書を階層構造から検索し、対象文書を開いて修正することができます。修正箇所は文字色で変わり、後から誰が見てもどこに修正が入ったか一目でわかるようになっています。また、コメント機能も備えており、修正の経緯を他の人でも理解できるようになっています。

製品の導入により改善した業務

「ASTRUX2.0」の導入により、学校法人 享栄学園様は多くの業務改善を実現しました。特に、規程集の改定作業がスピードアップしました。条文に増減や修正が生じると、それが条文、条項の連番、ページ数に影響を与えるため、印刷業者とのやりとりが重複化することが多かったのですが、この問題が解消されました。また、最新版の規程集を関連部門にスピーディに提供できるようになり、情報共有が効率的に行えるようになりました。