製品を導入することになった背景

商社とメーカーの機能を併せ持つ化学品専門商社として、グローバルなビジネスを展開する長瀬産業株式会社は、円滑な取引や製造に必要な契約書や図面・仕様書などの重要文書を一元管理する必要がありました。文書の登録や預け入れに関する業務プロセスを見直すことで、グループ共通のITインフラの整備を進めることが求められていました。

導入前に企業が抱えていた課題

長瀬産業株式会社は、契約書などの重要文書の管理や活用に関する課題を抱えていました。契約書の登録システムと照会システムが分かれていたため、データの二重入力や文書管理台帳の重複が発生していました。この結果、営業担当者や法務担当者が必要な情報を得るまでに多くの時間がかかっていました。また、文書の照会が可能になるまでに1カ月以上かかることもあり、ビジネスの進行に支障をきたしていました。

導入前の課題に対する解決策

文書を管理する現行システムのサーバーの更改期を迎えたことをきっかけに、新たな重要文書管理システムの検討が始まりました。日立ソリューションズの文書管理システム「活文 Contents Lifecycle Manager」が選ばれました。このシステムは、利用人数ではなく文書数に応じたライセンスの課金体系や、セキュリティ機能、シングルサインオンなどの機能が評価され、導入が決定されました。

製品の導入により改善した業務

「活文」の導入後、文書の登録から照会可能になるまでの時間は3～4日へと大幅に短縮されました。営業部門では、全文検索による文書照会が便利との評価を受けています。また、法務部門でも、契約書などのチェック作業が効率化され、業務改善が実現されました。今後は、利用会社や文書種類の拡大を予定しており、システムの拡張性も確保されています。