採用DX最前線 「テクノロジー×人」の力でミスマッチを激減させる

近年、転職サービスは、スマートフォンのアプリを活用した様々なエージェントサービスが提供され、多様化している。これに伴い、採用業務に関しても担当者の負担増加は避けられない。そこで注目されているのが、採用に関わる様々な業務を自動化して支援する、ATS（採用管理システム）だ。アサインは、そのATSに多様な分析機能や外部サービスとの連携機能を搭載したサービス「PERSONA（ペルソナ）」を提供している。独自のプロファイリング技術とデータ分析で活躍する人材を見極め、ミスマッチを削減するという。同社の島倉悠斗氏に聞いた。

採用担当者の業務負担の現状とは

最近はテレビやインターネットなど様々なメディアで、社会人のキャリアアップを支援する転職エージェント（紹介会社）の広告を目にする機会が増えた。実際、エージェントの利用率も上昇傾向にあるという。そこには、少子高齢化による人口減少や、団塊ジュニア世代の定年退職による2040年問題が徐々に迫っていることによる労働力不足が大きく影響している。企業にとっては、人材が確保できなければ成長どころか現状維持さえできなくなるため、人材確保は至上命題といえるだろう。

企業の採用担当者の業務量も増加傾向にある。企業が人材を採用する際に発生する業務を見てみると、応募書類の整理から面接場所の確保、候補者とのスケジュール調整、社内の担当者のスケジュール調整、面接の実施、合否の連絡など多岐にわたっており、候補者が増えるとその分業務の負荷も大きくなる。さらに、新卒採用の場合は、告知や採用メディアへの掲載手配、紹介原稿の作成に加えて、インターンシップの開催や合同説明会などを行う必要もある。

そもそも、人事部門も人手不足によって1人当たりの業務負荷が増大しているのが現状だ。一方で、独立した人事部門を持たない中小企業では、総務部門などが採用担当を兼務することも多い。そうなれば、法務や福利厚生、備品管理、社内行事の企画・運営などといった通常業務に加えて、人材採用に関わる業務まで兼務することになってしまう。

では、実際に人材採用に関わる業務は、どのように行っているのか。自身も前職で採用業務に関わっていた島倉氏は、「例えば、それぞれのエージェントからメールで届く候補者情報を、データとして管理するためにExcelに転記します。それを手作業で行うので、煩雑になります」と説明する。候補者の名前から生年月日、前職の履歴、志望動機など様々な項目を1つずつ転記していくので、月に100人くらいまとめて応募があると、その作業だけでも相当なものになると想像できる。

そうした実務に関わっていた島倉氏は、「日頃から、候補者の管理をもっと楽に一元管理できないかと感じていました。さらに、選考時だけでなく入社後の活躍まで見据えた、採用活動の最適化を行いたいという思いもありました」と振り返る。そうした思いから、「単なる転職支援にとどまらず、中長期のキャリア形成を支援することで『個性や可能性を発揮するサポートを担う』というアサインのビジョンに共感し、自分もより直接的に人の役に立ちたいと思うようになりました」と、自身がアサインに転職した経緯を語った。

採用前のプロファイリングが入社後の定着率を上げる

同社が提供する採用管理システム「PERSONA（ペルソナ）」を導入すれば、様々なエージェントが運営する求人媒体やスカウトサービス、自社ホームページからの応募者情報が自動的に登録されて一元管理できるようになる。そのメリットについて、島倉氏は「PERSONAは、国内にあるほぼ全ての求人媒体やスカウトサービスと自動連携できるので、Excelなどを使って手作業でインポートする手間が必要ありません」と説明する。他にも、候補者との面接日程の調整や、メールの返信なども自動化される。

また、PERSONAで候補者の応募状況や内定状況、入社状況などを簡単に分析できるという。「PDFで送られてきた履歴書の情報を自動的に読み取ることで、従来は履歴書の内容から手動で転記していた情報が、デジタル情報としてすぐに活用できるようになります。それによって、採用を振り返る際に、年齢や学歴、住所など様々な属性を元に、どういう人が応募してきたのかなどの傾向を分析できるのです」（島倉氏）

PERSONAがもたらす特に大きなメリットとして、エージェント管理も可能になった点がある。これについて島倉氏は、その意義を語る。「今までは、どのエージェントから、いつ、何名くらい候補者が上がってきたのかくらいしか管理できませんでした。それが、PERSONAの集計分析機能によって、各エージェントから上がってきた候補者の歩留まりがどうなっているのかなど、細かい分析を行いながら管理できるようになりました」

さらに島倉氏は、PERSONAのコンセプトは「SaaS（ソフトウエア・アズ・ア・サービス）とコンサルティングを組み合わせたサービス」であり、その目的は「転職者自身が、価値観や可能性を発揮できるようにサポートすること」にあると説明する。それは転職者だけでなく、採用する企業側にとっても大切な考え方であるという。「自社で活躍する人を正しく見極めて、正しく引きつける。そういった価値を企業の皆様にも感じていただきたいと思っています」と島倉氏は説明を加える。

その実現のためにPERSONAに搭載した機能が、候補者の履歴書に記載された情報から、その人物の性格や指向性を導き出していく「プロファイリング」だ。人材採用活動の中で、なぜプロファイリングが必要なのかについて、島倉氏は説明する。「履歴書の情報を見れば、候補者がたどってきた人生の中でどのような意思決定をしてきたのかが分かることもあります」

例えば、大学卒業後に大手企業への就職を選んだ人と、社員10数名くらいのスタートアップを選んだ人では、キャリア形成に関わる考え方が異なっていると考えられるという。「履歴書に記載された様々な情報からプロファイリングすれば、その人がキャリア形成において本当に重視していることが、年収なのか、やりがいなのか、働き方なのか、あるいはワークライフバランスなのか、といった指向性が見極められます」（島倉氏）

自社での実績が語る「PERSONA」の実力

多大な労力とコストをかけて採用した社員の離職については、大企業だけでなく毎年従業員が倍々に増えるほど急成長している、スタートアップにおいても深刻な問題だろう。そうした離職者を1人でも減らすためにも、採用時にミスマッチを防ぐことが重要だ。そのためにも、アサインは「法人側がきちんと候補者を見極め、正しく惹きつけること」が重要だと考えている。

そこでは、デジタルと人の力の掛け合わせが大きな力になる。「もともと当社は人材紹介事業を行ってきました。そこで培ったノウハウをもって、最新テクノロジーを搭載したPERSONAの導入を支援します」と語る。

島倉氏は日々の営業活動の中で、実際にデモを行いながら機能を説明すると、「これはすごいなと言われることが多い」という。特に、「世の中の採用担当者は、みんなこれを見ておくべきだと言っていただけた時は、本当に頑張ってきてよかったと感じました」と振り返る。

アサインの採用もPERSONAによるプロファイリングをベースに行っており、組織規模が200名を超える現在においても、退職者は数名しかいないという。また、PERSONAなどのサービスは内製化されているが、その開発に関わったエンジニアも未経験で入社し、実務の中でいろいろと経験を積んでシステム構築ができるようになったという。こうした離職率の低さや、入社後の社員の成長こそが、PERSONAによる人材採用のマッチングの成果を表していると言っていいだろう。

「今後は、プロファイリングの精度向上を目指すとともに、コンサルティング型の伴走にもより一層、力を入れていきたいと考えています。人とテクノロジーを組み合わせた支援で、“活躍できる人を採用する”という顧客企業の目標達成に向けて、より強力にサポートしていきます」（島倉氏）

◎記事で取り上げられているPERSONAの詳しい情報こちら

PERSONA（ペルソナ）
https://www.web.persona-ats.com/