【2025・比較表あり】ワークフローシステムおすすめ32選

ワークフローシステムとは

組織内の稟議→決済や申請→承認の一連の流れを電子化し、業務の効率化を図るシステム。「稟議システム」や「電子承認システム」と呼ばれる場合も。人的ミスの防止、承認申請業務の円滑化、ペーパーレス化を実現する。

ワークフローシステムとは、組織内の稟議→決済や申請→承認の一連の流れを電子化し、業務の効率化を図るシステムです。「稟議システム」や「電子承認システム」と呼ばれる場合もあり、Web上でどこからでもシームレスにアクセスできるシステムも数多くあります。現在、リモートワークの普及に伴い、内部統制の強化や生産性向上を図るために、多くの企業が導入を進めています。

例えば、ある企業での経費報告プロセスを考えてみましょう。従業員が経費を報告すると、その情報がワークフローシステムに送られます。システムはその情報を処理し、必要な承認者に自動的に通知を送ります。承認者は、ワークフローシステムを使って経費を承認または拒否し、必要な場合はコメントを追加することができます。そして、承認された経費は自動的に会計システムに送られ、支払いが行われます。

ワークフローシステム導入により、人的ミスの防止や承認申請業務の円滑化が可能になるほか、全てがシステム上で完結するためペーパーレス化も実現します。また、更新履歴の管理機能を利用して、改ざんの防止や早期の不正発見を目的として、内部統制の強化のためにワークフローシステムを導入する企業も増えています。

経営コンサルタント/合同会社Double Face代表佐々木 秀林

ワークフローは、業務効率化などの側面から導入している企業も増えています。また、電子帳簿保存法などに対応するための記録づくりのために、ワークフローを活用すると、無駄な記録の作成がされずに済むだけでなく、保管場所が不明になるなどの、管理面でもメリットが出ています。各種ワークフローシステムにより、機能は異なりますが、基本的には導入することによりさまざまな手続きなどが簡略化されるように構築されているものがほとんどです。

ワークフローシステムの機能

ワークフローシステムには、申請テンプレートやWeb上での申請・承認、申請ステータス表示、印影の表示などの機能があります。特に印影の表示機能は、捺印が不要になり紙の申請書を保存しておく必要がなくなるため、社内のペーパーレス化に大きく貢献でき、おすすめの機能です。
電子帳簿保存法の制定により、社内の重要な記録を電子で保存することが求められるようになり、これらの記録を電子データとして効率的に保存しておくことは、企業としても重要な要件となっています。

申請テンプレート

申請に使用するフォームのテンプレートを設定でき、社員はフォームに沿って項目を入力するだけで、申請が完了します。項目設定に独自のオプションを追加できるものや、会社独自のフォームを作成できる製品もあります。

Web上での申請・承認

社内のネットワークからだけでなく、Web上で申請→承認・決済が完結できるものもあります。申請するだけでなく差し戻しも可能です。申請書にコメントを付けられるものや、一括申請や承認ができる製品もあります。

スマホ対応

パソコンだけでなくスマートフォンからも対応が可能なものがあります。スマートフォンからの利用であれば、場所に縛られず、空き時間を利用して申請・承認を行うことができるため、効率的に申請をすることが可能になります。これにより、出張時や外出中の滞留を防止でき、意思決定の高速化に繋がります。

申請ステータス表示

申請・承認を一覧で可視化できます。「完了」「差し戻し」「却下」など、申請がいまどんな状態にあるかがすぐに分かるようになります。申請は、検索機能ですぐに探し出すことができるため、承認漏れなどの防止に繋がります。

承認先振り分け

申請された金額や申請者の部門、役職などの条件から自動で判断して、処理経路を分岐させることができる機能を持った製品もあります。また、会社に合わせた承認経路を手動で作成できる製品もあります。

入力内容自動チェック

入力の抜け漏れを自動でチェックできます。必須設定や入力制御機能がある製品を選択すれば、申請ミス・抜け漏れを大幅に削減できます。

印影の表示

申請書上に申請者や判定者の印影を表示できます。コラボフローでは、申請や判定をおこなうと、設定に応じて自動で印影が表示されます。捺印の必要がなくなるため、紙の申請書を保存しておく必要がなくなります。

Excelフォームの転用・データCSV出力

Excelベースの申請書をそのままデジタル化できるので、専門ツール不要で現在Excelなどで管理している書式を簡単にワークフローシステムに移行できます。また、文書データのCSV形式での出力も可能で、Excelなどで再度管理することも可能です。これにより、承認・決裁後に会計システムなど、既存の業務システムとデータ連携ができます。

外部連携

TeamsやGoogle Workspaceなどの外部サービスと連携できます。ジョブカンワークフローなら、クラウドサインやAmazonビジネスと連携できます。連携することで稟議申請から契約締結までワンストップで行うことや、ワークフローの申請と商品の購入の連動が可能になります。

経営コンサルタント/合同会社Double Face代表佐々木 秀林

ワークフローシステムによって、機能が変わってきます。それぞれのワークフローシステムには、得意なこと、不得意なことなどもあるため、導入する際にどのような機能があるかを理解しておくことが重要です。
特に、機能がたくさんあるようなシステムは、いろいろなことができて便利なようにも感じるのですが、それらを導入することにより、現場は覚えなければならないことが多数発生すること、さまざまな業務のやり方を新しいシステムに切り替えなければならないこと、などが発生することを理解した上で、いろいろできるか、よりも、そもそもどんなことが最低限したいのか、を基準に導入を検討した方が最適なシステムが選定しやすくなるでしょう。

ワークフローシステムの5つのタイプと選び方

ワークフローシステムは「企業規模」「申請書」「業務」の3つの基準により、5タイプに分けられます。
各ニーズに合わせると、最適なワークフローシステムは下記のようになっています。

• 会社の規模で判断する場合 → 大企業向けシステム・中小企業向けシステム
• 現行のExcelの申請書を活用したい場合 → Excelフォーム型のワークフローシステム
• バックオフィス業務も一緒に効率化したい場合 → バックオフィス一体型ワークフローシステム
• 他業務を一緒に効率化したい場合 → グループウェア一体型ワークフローシステム

以下、それぞれのタイプについて具体的にどんな場合が当てはまるのか、どんなシステムがおすすめなのか、紹介していきます。

1. 大企業向けワークフローシステム
2. 中小企業向けワークフローシステム
3. Excelフォーム型のワークフローシステム
4. バックオフィス一体型ワークフローシステム
5. グループウェア一体型ワークフローシステム

1.大企業向けワークフローシステム

大企業向けのシステムの場合、部署が多数ある、上長が複数人いるなど組織が複雑化しているため、ワークフローも同じように複雑化してしまう傾向にあります。

そのため、複雑な申請、承認が可能で、柔軟に対応できるツールを選定する必要があります。また、海外に展開する場合は外国語対応などの機能も必要になります。他にも、社員のマスタ管理がしやすいサービスであるかも検討の材料とすべきでしょう。従業員数が多い企業の場合、人事発令後にマスタ管理が必要になり、短期間での変更が必要になってしまうことがあるため、管理者の負担が大きくなってしまいます。それに対応できるよう、ワークフローシステムの一部には、マスタを事前変更しておき、決められた日付に一括変更することができるような製品もあります。

大企業がワークフローシステムを導入する場合は、以下のポイントを押さえておきましょう。

• 複雑な処理が可能で、柔軟に対応できるか
• マスタ管理などが比較的柔軟に対応できるか
• 外国語の対応があればなお可
• 費用についてはある程度かかることを念頭に置いておく

大企業向けのシステムは高機能なものが多いため、どうしても導入価格や運用費用が高くなってしまう傾向にあります。しかし、安易に価格だけで製品を選んでしまうと、必要な機能が備わっていないということになりかねません。予め導入の目的を明確化しておき、自社に必要な機能が過不足なく備わった製品を選ぶようにしましょう。

2.中小企業向けワークフローシステム

一方で中小企業の場合、従業員数が少ないことから申請や承認、回覧などがそれほど複雑に絡み合っていることはなく、どちらかと言えば単純なワークフローの場合が多いです。この場合、いかに手軽に利用できるかが重要になってきます。

よって、中小企業が導入する場合、以下のポイントを押さえる必要があります。

• 申請書のサンプルが多数用意されている
• 操作が簡単で初心者へのサポートが充実している
• 費用があまり高額ではない
• Google Workspace、Microsoft 365などとアカウントや申請ファイルを連携できる

3.Excelフォーム型のワークフローシステム

すでに申請書をExcelなどで作成している場合、また1からテンプレートを作成するのはとても手間がかかる作業になります。10個ほどのテンプレートを作り直すのであれば、さほど負担にはならないかもしれませんが、これを100個作り直さないといけないとなればどうでしょうか。そうなると、現場としてはワークフローシステムの導入をためらうことになるかもしれません。

ワークフローシステムの中にはExcelで作成した申請書をそのままWeb申請フォームに変換することができるものがあります。Excelフォーム型でも、他のワークフローシステムと同様に決裁ルートなども決めることができます。

Excelフォーム型のワークフローシステムは以下のような企業におすすめします。

• 既にWordやExcelなどで申請書を大量に作成している
• 使い慣れたExcelと同じようにワークフローシステムを運用したい

このタイプのシステムは簡単にテンプレートを作成できる場合が多く、初めてワークフローシステムを導入する企業にはおすすめです。

4.バックオフィス一体型ワークフローシステム

勤怠管理など、他の業務もまとめて管理したい場合には「バックオフィス一体型」のワークフローシステムがおすすめです。

このタイプのワークフローシステムは、提供会社によって機能は様々ですが、代表的なものとして以下のような機能が搭載されていることが多いです。

• 勤怠管理
• 工数管理
• 社内SNS

このように機能が非常に豊富なシステムは、さまざまな業務を一括で管理できるため、規模の大きい企業にもおすすめです。また、社内SNSやチャット機能など、連絡ツールがあれば社員同士の連携を取りやすくなるため、ワークフロー以外にも業務効率を上げられる可能性があります。カオナビでは、ワークフロー以外に人事評価や労務も管理できます。

バックオフィス一体型ワークフローシステムは以下のような企業におすすめします。

• ある程度の機能をまとめたい
• より社内で情報を共有できる環境を整えたい

5.グループウェア一体型ワークフローシステム

バックオフィス業務だけでなく、メールや社内SNS、カレンダー、掲示板機能など、様々な機能を搭載したワークフローシステムを検討している場合は「グループウェア一体型」のワークフローシステムがおすすめです。

グループウェアとは、社内ネットワークに接続されたユーザー同士で情報の交換や共有、スケジュール管理など、様々な機能が搭載されているソフトのことを指します。

グループウェア一体型の特徴は、ワークフロー以外の機能が多数搭載されていることです。様々なツールを使い分けており、煩雑に感じているのであれば、グループウェア一体型は非常におすすめです。

例えば、勤怠管理ではAというサービスを利用し、連絡ツールはBというサービスを利用しているとします。複数のシステムをそれぞれ運用すると、操作方法に違いがある、トラブル時に連絡先が異なるなど、運用面からすると複雑化してしまいます。

ツールを1つにまとめることによって運用が一本化できるため、管理者としても負担が軽減し、万が一トラブルが発生した場合でも、そのツールの会社に連絡すれば全て対応できるため、こちらも負担軽減が期待できます。

グループウェア一体型ワークフローシステムは以下のような企業におすすめします。

• バックオフィス一体型よりも更に多くの機能が搭載されているものを導入したい
• 現在複数のシステムを運用していて、機能を一本化したい

グループウェア一体型ワークフローシステムの注意点ですが、このタイプの製品はワークフローシステムをメインに作られていないことが多く、ワークフローシステム専用ソフトに比べると、若干機能が劣る場合があります。そのため、申請フォーム作成の柔軟性が低く、決裁ルートをあまり複雑化することができない場合があります。ワークフローシステムをメインで考えていて、グループウェア一体型を検討する場合は、ワークフローシステムの機能がどれほど充実しているか必ずチェックするようにしましょう。

経営コンサルタント/合同会社Double Face代表佐々木 秀林

組織の規模にあったワークフローを導入することが重要です。また、ワークフローを導入することは、その後かかる運用コストも、システムによってユーザ数で決まるものなど異なっています。
また、システムの使い勝手を十分検証しておかないと、最終的には使用するユーザの負荷になってしまう恐れがあります。スマートフォンに対応しているかなど、どこまでの機能が必要で、その機能に対応しているかを検討することが重要です。

ワークフローシステムのソフト種別

ワークフローシステムは、自社でサーバーを導入し運用するオンプレミス型とネット上でサービスを提供するクラウド型のものに分けられます。以前はオンプレミス型のものが主流でしたが、近年ではサーバーやシステム開発コストなど初期費用の観点、また、どこでも利用できるという利便性の面から、クラウド型のソフトが増えてきています。