1600社が導入したワークフローシステムの生みの親が語る、DX化と働き方の今とこれから

「情シスじゃない私でも、ワークフローをDXできた」「社内の業務が劇的に変わった」。そんな声が続々と届いているのが、コラボスタイルが開発・提供するワークフローシステム「コラボフロー」だ。プログラミングの知識がない人でも、自社や業務の状況に合わせて申請、承認、手配などのワークフローのデジタル化が実現できる設計が特徴である。本記事では、製品の裏側にある開発ストーリーや市場の変化、そして今後のビジョンについて、同社CIOであり、コラボフローの生みの親である波多野謙介氏に話を聞いた。

ワークフローとの出会いと開発への想い

コラボスタイルでは、「ワークスタイルの未来を切り拓く」という企業理念のもと、一人ひとりが「働きがい」をもって働けるオフィス創りや、 業務効率化と働き方改革を支援するソリューションを提供している。主力製品のクラウド型ワークフローシステム「コラボフロー」は、プログラミング不要で誰でも簡単に業務プロセスをデジタル化できることから、これまで1600社以上に導入されている。また、オフィス環境や組織文化の変革を支援する「ワークスタイル事業」も展開し、デジタルとリアルの働く場所の両面から企業のDX推進をサポートしている。

プロダクトづくりを統括する取締役CIO（Chief Innovation Officer）である波多野謙介氏は新卒でグループウェアを開発する会社に営業職として入社した。「お客様と会話をしているときに、『ワークフローを改善したい』という話をいただいたのが原点でしたね」と当時を振り返る。プロジェクトに携わるうちにワークフロー改善の奥深さや可能性に魅了されていった波多野氏。たどり着いたのは、「誰でも使える、誰でもつくれる」ワークフローシステムの開発だった。同社の代表取締役社長兼CEOである松本洋介氏と出会い、「コラボフロー」をプロダクト化したのだ。

「これまで申請や承認、手配といったワークフローに関わるシステムは情報システムの人しか構築できなかった。コラボフローはどなたでも、例えば『Excelなら使えるんだけど……』というレベルの方でもご自身でワークフローをデジタル化できるのです」と強みを語る波多野氏。Excelで作成した帳票や申請書をそのままWebフォームに変換でき、実際に現場の事務スタッフが1ヶ月で10以上の社内業務をデジタル化したという事例はよくあるそうだ。「誰でも扱える設計」を実現するために、操作画面の直感性やガイド機能の充実にもこだわってきた。

使い方も多様だ。例えば、注文書を受けたあと納品・請求までの一連の流れをすべてコラボフローで処理する企業もある。部門をまたいだ業務連携もスムーズになり、「業務の見える化」と「属人化の排除」にもつながっているという。例えば62.2％の業務時間削減に成功した、1週間以上かかっていた決裁時間が最短1日に短縮できた、申請業務を50％以上削減したといったように、劇的に業務を改善した事例も豊富にある。

ワークフロー、働き方のこれまでと現在

コラボフローがリリースされたのは2013年。それに先立ち、パイロット版をある企業に提供し、何度もユーザーの声を聞いて改良を重ねてきたという。「毎日のようにユーザー様のもとに足を運びましたよ。製品の欠点を指摘していただき、良くなれば喜んで広めていただける。本当にありがたいですね。現在でもコラボフローを愛用いただき、コラボフローユーザーが集まるコミュニティイベントにも参加されています」と語る波多野氏。 「誰でも使える」にこだわり続け、ユーザーの声に真摯に耳を傾けながらコラボフローを進化させてきたのだ。

人々の働き方を大きく変えた新型コロナ。同社にとっても大きな転機となったようだ。2020年、新型コロナウイルスの感染拡大に伴い大幅な行動規制が敷かれ、企業はリモートワークの導入を余儀なくされた。「当時は皆さんパニックでしたね。在宅勤務でもワークフローが回せる仕組みをとにかく整えなければならない。そのなかでコラボフローに着目いただき、急いで導入されたケースが多かったですね」と波多野氏は振り返る。

2023年頃には感染も落ち着き、リモートワークと出社勤務が混在する“ハイブリッド勤務”が定着した。ワークフローシステムを使いこなす企業も増え、「うちには合っていない」「もっと現場主導で使えるものが欲しい」というリプレイス需要が目立つようになったそうだ。

そして2025年は「現場発DXの時代」に入っているという。SaaSやクラウドツールに対するリテラシーが高まったことで、実務担当者が「こんなフローを構築したい」「今のやり方を見直したい」と考え、能動的にシステムを探すようになってきたという。比較的IT投資が遅れているといわれる業種や業態の企業・団体からも引き合いが増えているそうだ。加えて、すでにコラボフローを導入しているユーザーからの「口コミ」をきっかけに問い合わせをしてくる見込み客も増加しているとのことだ。

人と人、会社と会社、仕事と仕事をつなぐ――コラボフローが目指す「これからの働き方」

コラボフロー は現在、「あらゆる仕事をつなぐプラットフォームになる」をビジョンに掲げ、プロダクトの進化を加速させている。特に注力したいと考えているのは、会社の“外”とつながるワークフローの構築だ。これまで社内で完結していた承認・申請・手配の流れを、取引先や顧客とも連携できるようになれば、より広い業務範囲を効率化できる。「例えば、顧客がスマートフォンから問い合わせフォームを送信するだけで、社内での承認プロセスが始まる。そんな“フローの入り口”を社外にも広げていきたいですね」

モバイルでの使い勝手の強化や、画面デザインの刷新にも取り組む。PC環境が整っていない人でも、スマートフォンからスムーズに使えるようにすることで、より多様な職場・立場にフィットする設計を目指すという。

さらに、今後コラボフローの拡張機能を、外部のパートナーが独自に開発・提供することを可能にする「プラグイン機能」の展開も視野に入れている。 これが実現できれば、業界・業種ごとのニーズに応じてコラボフローの機能を拡張したり、外部のパートナーがコラボフローをプラットフォームとしてビジネスを展開したりと、 コラボフローの可能性は今後さらに広がっていく。

一方で、波多野氏が力強く語るのは「人」の価値だ。「ユーザーと心からつながる」ことをミッションに、全国の導入企業と継続的な関係を築いている。「ワークスタイルの未来を支える会社でありたい。そのためには、ツールだけでなく、“人との接点”を大事にすることが必要なんです」

象徴的なのは、同社が主催するユーザーイベント「コラボフェス」だ。直近では2024年12月に開催され、リアルで100名、オンラインで400名が集結。製品活用事例の共有や最新アップデートの紹介に加え、開発メンバーやカスタマーサクセスチームと直接対話できるブース、技術的な相談コーナーも設けられ、現場での課題や工夫を同社や他社とリアルに共有し合う場となった。ユーザーと同社とのつながりがより強固になり、双方にとってかけがえのない機会となった。

例えば1枚の帳票を電子化する、FAXでやりとりしていたものをオンライン化する。こうした“はじめの一歩”にこそ、コラボフロー は最適なプロダクトといえる。「DXを難しく考えすぎる必要はありません。最初の一歩は“やってみる”こと。そこから、『あ、自分にもできるかも』と思えることが大事なんです。コミュニティに来ていただいてもいいし、製品デモを見ていただいてもいい。まずは触ってみてほしいです」波多野氏は最後に、こう締めくくった。

育児、介護、病気……働く人のライフステージは常に変化していく。そうした変化に寄り添いながら、“今の自分に合った働き方”を支えられる仕組みを提供する。一方で、企業が営利を追求する場であるのは言うまでもない。ワークフローによって働く人の利益も、会社の利益も両立させたい。そんな想いが、同社のプロダクトと組織づくりの両面に込められている。

◎記事で取り上げられているコラボフローの詳しい情報はこちら

 

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