製品を導入することになった背景

ポーラ化成工業株式会社は、以前からISO文書の電子化に取り組んでいましたが、システムの運用を見直す際に、ASTRUX文書管理システムを評価検討しました。この決定は、既存のシステムが文書の変更履歴を残さない、確認業務に時間がかかる、申請作業に遅れが生じるといった問題点を解消するためでした。

導入前に企業が抱えていた課題

導入前にポーラ化成工業株式会社が抱えていた主な課題は、文書の変更履歴が一切残らず、過去の情報や確認業務に時間がかかることでした。また、申請作業に遅れが生じることがあり、事前に期日を決め、承認者へ作業を促す仕組みが必要でした。

導入前の課題に対する解決策

導入前の課題に対して、ASTRUX文書管理システムは版管理、文書の属性情報や承認履歴、ISOの文書管理に必要な機能が実装されているため、無理なく文書管理の仕組みが構築できました。また、操作方法の取得は1時間程度の勉強会でスムーズに理解でき、直感的に操作できるインターフェイスが提供されています。

製品の導入により改善した業務

ASTRUXの導入により、文書の変更履歴が残るようになり、過去の情報から最新文書まで一貫して管理できるようになりました。承認作業も、電子のメリットである正確性と速さを活かし、質の高い情報伝達が可能になりました。また、期日を指定しておけば、メール通知機能により遅延者に督促通知を送ることができ、承認作業の遅延防止にも繋がりました。