製品を導入することになった背景

日本大学商学部は、新本館の竣工を機に無線LAN環境を整備しました。この新しい環境を活用して、教授会のペーパーレス化を検討しました。従来、大量の会議資料を紙で作成し、配布していたため、資料作成の負担が大きく、情報のセキュリティも懸念されていました。これらの課題を解決するために、新たな管理運用基盤の導入を考えました。

導入前に企業が抱えていた課題

日本大学商学部では、教授会や各種委員会のために大量の会議資料を作成していました。特に、教授会では約100名の参加者に毎回100～200ページの資料を配布する必要があり、その作業負担は大きかったです。また、会議終了後に非公開資料を回収する際に情報流出のリスクがあったため、セキュリティの確保も課題となっていました。

導入前の課題に対する解決策

日本大学商学部は、ペーパーレス化の構想を持ち、新たな管理運用基盤として「活文 Contents Lifecycle Manager」を導入することを決定しました。このシステムは、タブレット端末を使用して会議資料を閲覧できるように設計されており、操作性がシンプルであることが選定の決め手となりました。また、過去の会議資料の管理や検索も容易になることが期待されました。

製品の導入により改善した業務

「活文」の導入とiPadの利用により、会議資料作成の省力化や、会議直前の内容変更への対応が容易になりました。また、会議終了後に資料のデータを管理側で一度消去し、公開資料だけを再び閲覧できるようにすることで、情報のセキュリティも確保されました。過去の会議資料についても、いつでもiPadから閲覧できるため、検索や管理が簡単になりました。