研修管理システムの導入メリットを徹底解説！機能やおすすめシステムも紹介

最終更新日：2024/05/13

執筆者

デジタル化の窓口編集部

株式会社クリエイティブバンク

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企業の研修をより効果的かつ効率的にするものとして導入される研修管理システム。しかし、研修管理システムにどのような機能やメリットがあり、導入コストを投資するだけの価値があるのか疑問に持たれている方も多いかと思います。そこでこの記事では、以下のポイントに着目してその真相に迫ります。

そもそも研修管理システムとはどういうものか
研修管理システムを導入するメリット
逆に研修管理システムを導入する際に注意するべきポイント
研修管理システムを導入するべきケース
様々な研修管理システムを比較するポイント・おすすめの製品

この記事を通じて、研修管理システムを導入するか迷っているあなたの手助けとなれれば幸いです。先に結論として、研修の管理コストがかかっている、もしくは研修の効果を最大限高めたい企業にとって研修管理システムはおすすめです。

研修管理システムとは？

それでは、まず研修管理システムとは何なのかの解説から始めます。研修管理システムは、企業や組織が従業員向けの教育プログラムを効率的に管理、実行するためのオンラインツールです。具体的には、以下のようなことを一元管理することで、研修を効率的かつ効果的に進めるためのシステムです。

従業員の研修予約
出席管理（キャンセル・変更等含む）
研修の課題やレポート提出
受講者の成績評価

上記を実現することで、研修の企画から実施、そして評価までトータルでサポートしてくれます。リアルタイムでの情報共有や進捗管理が可能であり、また遠隔地にいる従業員への研修提供もスムーズに行えるため、研修を効率化するツールとして多くの企業で採用されています。

なお、研修管理システムに似たものとして、LMS（Learning Management System）とeラーニングがあります。それぞれの違いをまとめると以下の通りです。

研修管理システム：研修の計画・実施・評価を管理するシステム
LMS：eラーニングの教材や受講者の情報を管理するシステム
eラーニング：インターネットを利用した学習方法のこと

研修管理システムを内包しているLMSもあるため、システムを導入する際はその機能をしっかり確認することが重要です。次に、具体的に研修管理システムが担う機能について見ていきましょう。

LMSについて詳しく解説している記事はこちらから！

【2023】LMS（学習管理システム）とは？全37製品を徹底比較

研修管理システムの主な機能4つ

研修管理システムの主な機能として、以下4つについてそれぞれ詳しく解説をしていきます。

研修の予約・キャンセル
研修の出欠確認
テスト受講や受講者の評価
研修後の課題やレポートの提出

各機能について、ポイントをおさえながらメリットも合わせて見ていくので参考にしてみてください。

1.研修の予約・キャンセル

まず、研修管理システムの主要な機能の一つが研修の予約・キャンセルができることです。研修に参加を希望する方がオンラインで研修の予約やキャンセルが行えるため、受講者自身の都合に合わせて参加日程を決められます。この機能による大きなメリットは以下の点です。

参加者が自分のスケジュールに合わせて研修を管理できる
計画的に研修を受講できる
研修管理者は、予約状況をリアルタイムで確認できる

上記により、全体的なメリットとして必要に応じてリソースの調整ができる点も挙げられます。研修を開催したものの蓋を開けてみたら受講者数と研修管理者側の人員の数が合っていないといったことを避けることができます。

2.研修の出欠確認

一つ目の機能の研修予約・キャンセルに付随して、研修の出欠確認ができることも主な機能の一つです。受講者の出席状況を自動で記録することで、研修管理者が一目で確認できるようになります。

これにより、具体的には以下のようなメリットを享受することができます。

出席率や参加意欲を把握できる
受講者の研修参加意欲や学習成果を分析できる
受講者へのフォローアップがしやすくなる

研修自体の効率化だけでなく、受講者の評価に繋げることも可能なため、大きな機能と言えます。

3.テスト受講や受講者の評価

研修は受けてもらって終わりではありません。受講者が研修を受けたことでどの程度理解しているかを確認し、その結果を元に評価・研修の改善に努めることが重要です。研修管理システムには、研修終了後にオンラインでテストを実施する機能が備わっています。この機能により、以下のような効果があります。

受講者の学習成果（成績や進捗状況）を正確に把握できる
結果によって、個別サポートへ繋げられる
研修プログラム自体の質の見直し・改善に繋げられる

研修は、一度で終わらせるものではなくPDCAを回しながら改善することが重要なので、テスト受講や受講者の評価ができる機能は非常に重要な要素と言えます。

4.研修後の課題やレポートの提出

最後の機能として、研修後に課題やレポートを提出できる機能があります。オンラインで受講者が課題やレポートを提出するようにすることで、以下のようなメリットがあります。

学習の定着度合いを確認できる
受講者の実践能力を評価できる
教育内容の有効性の検証ができる

提出物は研修管理システム上で一元管理されるため、管理者は受講者それぞれの課題やレポートを容易に確認できます。また、提出状況によって受講者へのサポートに繋げることもできるため、研修全体の質向上が見込めます。続いて、研修管理システムを導入するメリットについて、より詳細を見ていきましょう。

研修管理システムの導入メリット3つ

研修管理システムの導入メリット３つ

研修管理システムの具体的なメリットとして、大きく以下3つが挙げられます。

業務負担軽減による効率的な研修管理の実現
受講状況の可視化
成績や評価の一元管理

それぞれが人材育成の質を向上させることに繋がります。それでは、それぞれの具体的なメリットについて詳しく見ていきましょう。

1.業務負担軽減による効率的な研修管理の実現

研修管理システムを導入するメリットとして一番大きいのは、業務負担を軽減することによる効率的な研修管理の実現です。研修の管理業務は、研修の計画から参加状況の確認、そして研修自体の評価・改善に至るまで、非常に多くの労力と時間が必要です。しかし、研修管理システムを導入することで、これらのプロセスが効率的に行えるようになります。

このメリットによる具体的な効果は次の通りです。

研修のスケジューリングや参加者の出欠確認などの繰り返し作業から解放される
全ての研修データを一元管理することで、情報の検索や共有が容易になる
手作業による人為的なデータ入力ミスが減少し、研修全体の制度が向上する

これらの変化は、研修を担当するスタッフにとって、より戦略的な人材育成計画の立案や、個別の成長をサポートするための取り組みに注力できるようになります。結果として、研修の効率化だけでなく従業員の満足度向上にも繋がり、企業の成長をサポートする強力なツールとなりえます。

2.受講状況の可視化

続いてのメリットである「受講状況の可視化」は、研修管理システムが提供する中心的な機能の一つでもあります。この機能を活用することによるメリットは、従業員の研修参加状況や学習進捗をリアルタイムで管理できるようになることです。可視化されたデータを元に、研修管理者は次のような行動に繋げられます。

受講者が受講した研修の種類や回数を確認し、学習意欲や興味ある分野を把握できる
受講状況のデータを分析し、受講者一人ひとりに対して追加のサポートや別の研修参加を促すなどの調整ができる
研修全体の評価をすることで、カリキュラム改善や新しい研修の導入に繋げられる

受講状況の可視化は、研修プログラムの品質向上と従業員のスキルアップ向上に直結します。それは結果として、従業員のモチベーション向上、そして組織の成長と発展を促進することが可能です。

3.成績や評価の一元管理

最後のメリットは、成績や評価を一元管理できることです。具体的には、従業員の研修成績や講師からのフィードバックを一元管理するすることで、以下のようなメリットにも繋がります。

従業員が自身の成績やフィードバックを随時確認でき、自己評価や自己成長の機会が増える
受講者一人ひとりの進捗や理解度に基づいて、追加のサポートができる
全受講者の成績データを分析することで、研修プログラムの改善に繋げられる

上記のように、成績や評価を一元することで組織内のコミュニケーションと透明性を高め、従業員一人ひとりのスキルアップとモチベーションアップに繋げることが可能です。また、研修管理者にとっても、従業員の学習成果を正確に追跡できるようになるので、より効果的な人材育成ができるようになります。

以上が研修管理システムを導入するメリットですが、導入の際には注意点もあります。

研修管理システムの注意点3つ

研修管理システムを導入する際の注意点として挙げられるのが以下の3つです。

導入・運用コストがかかる
システムの選定が難しい
セキュリティ対策やプライバシーへの配慮が必要

それぞれ、具体的にどのようなところに注意すべきかを見ていきましょう。

1.導入・運用コストがかかる

研修管理システムを導入するメリットは前述の通りですが、導入する際のコスト・そして運用コストに目を背けることはできません。導入と運用コストは具体的に以下のようにコストがかかってきます。

導入コスト	システムの設定・カスタマイズやスタッフの研修などの時間と費用面の投資コスト
運用コスト	システムの維持費・アップデート費用定期的なメンテナンスやサポートサービスの費用

以上のようなコストを正確に把握し、事前に計画を立てることで、予算内で最大限効果があるシステムに繋げることが可能です。費用対効果をしっかり把握することで、企業は研修管理システムの本来の価値を実現することにもなります。

2.システムの選定が難しい

研修管理システムは、様々な機能・サービスモデル・価格帯と多種多様な選択肢があります。そのため、システムの選定が難しいことも注意すべき点の一つです。企業は、長期的なコストパフォーマンスも考慮しながら、以下のような点に着目して研修管理システムの選定をする必要があります。

次に挙げるような具体的なニーズに合わせた製品の選定
- 研修の目的
- 必要な機能
- 受講者の人数
オンラインレビューや実例を元に選択肢を絞る
実際にシステムをデモやトライアルにより体験し、自社に合っている製品を厳選

適切なシステムの選択は、研修管理の効率化向上だけでなく、従業員の学習意欲向上・習熟度向上にも繋がり、結果として企業全体の発展に繋がります。しかし、このシステム選定は単純なものではありません。より失敗せずにシステムを選定するために、後述でシステムの比較ポイントも解説しているので、そちらも参考にしてみてください。

3.セキュリティ対策やプライバシーへの配慮が必要

セキュリティ対策やプライバシーへの配慮も注意するべきポイントの一つです。研修管理システムは、従業員の個人情報や成績データを一元管理するため、適切なセキュリティ対策なくしてシステムを運用することはできません。もし、セキュリティ対策を講じずにシステムを運用するとデータ漏洩や不正アクセスの原因となり、企業の信頼を損ねるだけでなく、従業員の離職にも繋がりかねません。

そこでセキュリティとプライバシー保護で対策するべきポイントは代表的なポイントは以下の3つです。

ユーザーIDとパスワードだけでなく、二段階認証などアクセス制御を強化する
保存データや送受信されるデータを暗号化して、情報漏洩や改ざんを防ぐ
定期的にセキュリティチェックを行い、新たな脅威からシステムを守る

以上のような対策を講じることで、研修管理システムが安全に運用できるようになります。この記事でも後述で紹介するようなシステムは、セキュリティ面の対策がしっかり施されているものを厳選しています。以下に紹介されているシステムを選定することもセキュリティ対策としてできることと言えます。また、プライバシーに関しては、法規制や業界基準をしっかりと確認し、企業が責任持って従業員の情報を管理することが重要です。

研修管理システムを導入するべきケース2選

ここまで機能やメリット・注意点について解説してきましたが、必ずしも全ての企業で研修管理システムを導入することがおすすめなわけではありません。そこでこのセクションでは、研修管理システムを導入するべきケースとして、以下2つに絞って解説していきます。

研修管理業務に相当の負担がかかっている
研修対象者に合った、研修内容を届けたい

一つひとつ見ていきましょう。

1.研修管理業務に相当の負担がかかっている

研修管理システム導入のメリットの一つとして、作業負担軽減による効率的な研修管理の実現があるとお伝えしました。そのため、実際、研修管理業務に多くの労力と時間を割かれている企業にとって研修管理システムは強い味方となります。手動で以下のような業務に追われている場合、特に有効です。

研修スケジューリング
出席確認
成績管理

具体的なケースであげると次のような例が挙げられます。

研修計画が頻繁に変更され、それに伴う調整業務が膨大
参加者の出席・成績を確認する手間が多く、正確性を確保するのが大変
研修の効果測定・フィードバックが煩雑で、従業員の成長支援が困難

上記のような事例を解消したい場合、研修管理システムの導入は効果的と言えるでしょう。ただし、前述の通り費用対効果をしっかり見極める必要があります。システムの導入・運用コスト等を比較して、効果的と判断した場合に導入すると良いでしょう。

2.研修対象者に合った、研修内容を届けたい

研修は一人ひとりにしっかりマッチしたものを提供することがベストです。研修管理システムを導入することで、受講者一人ひとりのニーズに合った研修・サポートを提供することが可能となります。そのため、研修対象者に合った研修を届けたい企業には研修管理システムの導入を検討することをおすすめします。研修対象者に合った研修を届けられていなかった企業にとって、具体的に以下のようなメリットが出てきます。

従業員の過去の受講状況や能力に基づいて、一人ひとりに合った研修計画を立てられる
従業員の学習状況をリアルタイムに把握することで、適切なサポートが可能となる
研修の効果測定を行い、従業員へ具体的なフィードバックを提供でき、成長のサポートができる

上記の結果として、従業員のモチベーションやスキルアップ向上、そして離職率の低下に繋がる場合もあります。

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研修管理システムの比較ポイント5つ

研修管理システムは様々なものがあり、どのシステムが最適かを見極めるのは困難と感じる方も多いでしょう。実際、企業によって最適なシステムは異なるため、様々な要素を考慮の上でシステムを選択する必要があります。そこで、考慮すべきポイントは主に以下の5つです。

自社にとって必要な機能
研修をデザインするためのカスタマイズ性
コストと費用対効果
サポート体制の充実
セキュリティとプライバシー対策

これらの比較ポイントで各システムを比較することで、自社に最適なシステムを選択するサポートとなります。それぞれ具体的にどのようなポイントを見るべきか確認していきましょう。

1.自社にとって必要な機能

まず重要なのが自社に必要な機能が備わったシステムであることです。どんなに世間から評価され良いシステムで合っても、自社に必要な機能が備わっていなければ研修管理システムの効果を最大限発揮することはできません。自社のニーズに合ったシステムを選ぶことで、費用対効果に合ったシステムの効果を発揮することができます。必要な機能があるか見極める際、以下のようなステップで検討すると良いでしょう。

現状分析：現在の研修プロセスに関して、どのような課題があるか明確化し、どのような点で改善すべきかを洗い出します。
意見収集：研修管理者だけでなく、研修の受講者や専門家の意見を集め、システムにどのようなことを求めるかを確認します。
将来性：将来的に会社が目指す方向性・成長計画を踏まえて、長期的な目線で見ても研修管理システムが必要な機能を備えているか確認します。

上記のステップで必要な機能が備わったシステムを選択することで、研修管理の質を保つことが可能となります。

2.研修をデザインするためのカスタマイズ性

次の比較ポイントは、研修をデザインするためのカスタマイズ性です。組織によっては、標準的な研修では行いたい研修・従業員が求める研修ができない場合があります。そのような時に、研修内容・形式・進行を自社の要求に合わせてカスタマイズすることが大事です。カスタマイズ性が高い研修管理システムを導入することで、以下のようなメリットがあります。

特定の職種・部門向けのカスタムコンテンツを追加するなど、組織特融の研修ニーズに対応できる
個人の学習進捗・興味に基づいたコースを提供することで、従業員の学習体験をより効果的なものにできる
新しい業界のトレンドや技術・規制変更に伴う研修内容の変更など柔軟に対応できる

上記のようなメリットを享受したい場合、カスタマイズ性がしっかり備わったシステムを選択することをおすすめします。

3.コストと費用対効果

コストと費用対効果もシステムを選択する上で比較すべきポイントの一つです。他のポイントでニーズに合致するだけでなく、長期的な費用対効果を見ることでより自社に最適なシステムを選択する鍵となります。なお、前述の通り、コスト面は初期投資だけでなく運用面の将来的な費用もしっかりと評価しなければなりません。改めて、コストで考慮するべきポイントをまとめると以下の通りです。

導入コスト：導入時の設定やスタッフのトレーニングに必要な初期投資費用
運用コスト：サーバー費やサポート契約料など、システムを運用する上でかかる費用
将来の拡張性：成長する企業のニーズに合わせた拡張が可能か、それに合わせたスケールアップにかかる費用

コストを抑えて最大の効果を得るには、システムが実際の研修課題を解決して学習効果向上に繋がるかを見極めることが重要です。その際、短期的な成果だけでなく長期的な視点で投資を回収できるか見極めることも合わせて大事となります。

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4.サポート体制の充実

システムを導入する上で欠かせないものがサポート体制の充実さです。研修管理システムを導入後、何ごとも問題なく運営できればベストですが、そうなるとも限りません。そこには様々な問題や疑問が生じる可能性があり、その課題に迅速に対応してくれるサポート体制が整っていることもシステム選択の上で重要な要素です。サポート体制が整っていることで、以下のようなメリットがあります。

技術的な問題や操作の不明点など、迅速にサポートを受けられることで、問題が短期で解決できる
定期的なメンテナンスやアップデート情報の提供によって、システムの安定稼働の維持が可能
新機能の導入や運用方法の改善提案などを受けられる場合もある
システムの効果的な使用方法についてサポート・教育を受けることで、従業員のスキルアップが図れる

また、サポートに関しては利用可能な時間帯・サポート方法（メール・電話・チャットなど）などを確認しておくこともおすすめします。サポート体制については特に様々な利用者のレビューを確認することでわかる点もあるので、確認してみると良いでしょう。

5.セキュリティとプライバシー対策

セキュリティとプライバシー対策は、研修システムを導入する上で見ておかなければならないポイントです。企業は、従業員の個人情報や研修結果などのデータを適切に安全に管理する責務があります。そのため、前述した通りのセキュリティ対策が施されているシステムを導入することをおすすめします。改めてポイントをおさらいすると、以下のような機能を備えたシステムを選択することがおすすめです。