電子カルテの使い方とは？便利な機能や使用上のポイントも解説

多くの人が「電子カルテは使いにくそう」「うまく扱えるかどうかわからない」と心配しているかもしれません。電子カルテを使うためには、少し慣れが必要ですが、このシステムを使いこなせば医療スタッフの仕事がずっと効率的になります。

情報が一か所に集まるため、医師や看護師、医療事務員の作業がスムーズに進むのです。しかし、紙のカルテやパソコン操作に慣れていない人は、電子カルテを導入することに不安を感じるでしょう。

この記事では、電子カルテがどう難しいのか、そして使いこなすための便利な機能やコツを紹介します。

電子カルテとは

電子カルテは、従来の紙のカルテをデジタル形式に変え、データを編集・管理するシステムです。情報をデジタル化することで、過去の記録や検査結果、画像を簡単に検索して参照できます。

電子カルテを使えば、医療情報を即座に共有することが可能になります。また、電子カルテを採用することで紙のカルテが不要になり、受付や会計の時の事務作業が減少するでしょう。これにより、患者の待ち時間を短縮できます。

さらに、医師が書類を作成する手間が省けるため、患者にカルテの画面や検査結果を示しながら、より時間をかけてていねいに説明する余裕が生まれます。

電子カルテを使うの難しいのか

最近は使いやすい電子カルテがたくさんあります。電子カルテは直感的な操作が可能で、必要な情報が一画面にまとめられていたり操作手順が示されているので、複雑な手順を覚える必要がありません。そのため、パソコンが苦手な人でも簡単に扱えます。

操作に慣れるまで時間がかかるかもしれませんが、基本を覚えればどんな年齢の人でも使いこなせるようになります。紙のカルテを使っている人も、「電子カルテは便利そうだけど、パソコン操作が心配」と考えるかもしれませんね。

実際、最初は少し時間がかかるかもしれませんが、初心者向けの使いやすいシステムがあり、慣れるとこれまでの手間を大きく削減できます。もし操作で不明な点があっても、充実したサポート体制が整っています。

電子カルテの導入による主なメリットを見ていきましょう。

• 患者がいる際に、治療内容を確認したり、変更できる
• カルテの保管場所を確保する必要がなくなり、紛失のリスクが減る
• 医師、看護師、受付など、複数のスタッフが同時に作業を進められる
• レントゲンや血液検査などの検査結果をパソコンで一括管理できる
• 診断書の作成や会計処理など、さまざまな文書作業が効率的に行える
• 医師と受付など、患者の情報をリアルタイムで共有できる
• 患者の名前や診療日、処方された薬などの過去情報を簡単に検索できる

操作は難しくない上に、電子カルテは医療現場での作業を大幅に改善し患者へのサービス向上にもつながるといえるでしょう。

電子カルテの魅力的な機能

電子カルテの基本知識を習得することから始めましょう。カルテには患者の診断名や行われた医療処置、診療報酬が記載されます。基本を理解しておくことで、電子カルテへの移行時にも柔軟な対応が可能になります。

次に、医師の意図を把握することが大切です。医療事務職員が電子カルテで診察内容を整理する際に医師の診断や治療選択の背景を理解しておくことで、修正の必要性を減らせます。

また、電子カルテへの慣れを促進するためには、積極的な操作実践が推奨されています。マニュアル学習や基本操作の指導だけでは不十分であり、実際の業務で遭遇する可能性のある機能や予期せぬ状況への対応を事前に体験しておくことが有効です。イレギュラーな状況にも迅速に対応できるようになります。実際に起こった特殊なケースの共有は、知識の深化とチームワークの向上に寄与するでしょう。

パソコンやタブレットなどのデジタルデバイスに不慣れな方でも、電子カルテの導入をスムーズに進められるように、多くの電子カルテシステムにはユーザーフレンドリーな機能が備わっています。これらの便利機能を理解し、活用することで、操作は格段に容易になります。

電子カルテの便利な機能を紹介するので、デジタルデバイスの扱いに自信がない方でも安心して使用できるように参考にしてください。

直観的操作が可能なインターフェース

最近の電子カルテは、より使いやすく改良されています。画面が見やすく、直感的に操作できる設計になっているため、患者の基本情報や病名、診療記録を一つの画面で確認できます。

また、何を次にすべきかの操作手順が表示されることや、直感的なアイコンが使用されている点も特徴です。これらの改良により、以前の電子カルテよりも簡単に扱えるようになりました。

定型文やテンプレートなどセット機能

よく使う文章を「定型文」として登録できる機能も便利です。定型文を用いれば、一度登録した文言を選択して、状況に合わせた微調整だけで迅速に入力可能になります。

例えば、「所見頭痛：なし 発熱：なし 咳：なし」とあらかじめ登録しておけば、それを選択し状態を更新するだけで済みます。

カルテの入力には、用意されたテンプレートを活用可能です。画面上のチェックボックスや数値入力欄に必要な情報を入れるだけで、簡単にカルテを完成させられます。同様に、文書テンプレートを使うと、医療関連の多岐にわたる文書も手間なく作成でき、医師の作業負担を大幅に軽減します。

紙同様の手書き入力

手書き入力機能を備えた電子カルテは、紙のカルテに慣れた人々にとっても使いやすいです。手書きでの入力が可能であり、リアルタイムでテキストに変換されるため、誰が書いても読みやすいカルテを作成できます。

この機能は、特に年配の医師や、手書きでの記録を好む医療スタッフにとって大きなメリットとなるでしょう。手書き入力は、自然な書き心地を提供し、電子カルテへの移行をスムーズにします。

また、手書き入力機能は、訪問診療の現場でも威力を発揮します。患者の自宅や施設を訪れる際には、タッチペンを使った手書き入力がキーボード操作よりも適している場合が多いでしょう。狭いスペースでの診療や、ベッドサイドでの記録など、さまざまな状況に柔軟に対応できます。手書き入力は、訪問診療の効率を高め、より質の高い医療サービスの提供に貢献します。

カルテ内を検索する機能

電子カルテシステムでは、患者の情報を迅速に検索することが可能です。名前を検索窓に入力するだけで、関連するカルテがすぐに画面上に表示されます。

診察や検査を担当した医療スタッフが行った処置の記録も瞬時に確認できます。過去に実施した検査の種類や処方された薬の詳細など、重要な情報を素早く把握できるため、効率的な医療サービスの提供が可能になります。

過去のカルテの情報をコピー

「記録のコピー」機能の進化版として、「オーダーのコピー」機能があります。これにより、過去の治療オーダーを新しいカルテに簡単に転写できます。

特に同じ治療を続ける患者に同じ薬を処方する場合、この機能を使えば薬剤を一から検索し選択する手間が省けます。特に高齢の患者の場合、処方される薬の数が多くなることがあり、オーダーコピー機能を使うことでオーダー作業が格段に楽になるでしょう。

音声による入力

さらに、一部の電子カルテは音声入力にも対応しています。音声入力機能を使えば、キーボード操作に自信がない方でも、話した内容を直接文字に変換してカルテに記録できます。

長い説明や患者との対話内容を記録する際に特に役立つでしょう。ただし、音声入力は完璧ではありません。誤変換のリスクがあり、入力内容を常に確認する必要があること、また、音声入力を活用するためには専用マイクの使い方を習得する必要があることに留意する必要があります。

電子カルテを使う上でのポイント

最新の電子カルテは使い勝手が向上し、直感的な操作が可能になっています。しかし、「日常業務で必要最低限の機能しか使っていない」と感じているユーザーも少なくないでしょう。

電子カルテの潜在的な価値を最大限に引き出すための利用ポイントを紹介します。

十分な研修を積む

電子カルテには多くの便利な機能が備わっていますが、その利用方法を理解し、慣れるまでには時間が必要です。操作説明書やFAQサイトなど、メーカーが提供する資料を読まずに放置する人も少なくありません。

院内研修の際には、マニュアルを教材として活用しスタッフ全員で確認することが重要です。また、カルテのベンダーからの直接説明も大変役立ちます。

説明会では、日常的にカルテを使用するスタッフやITに精通しているスタッフを集め、内容をしっかり理解してもらうことが望ましいです。複数回にわたる説明が必要な場合は追加費用がかかることもありますが、スタッフの習熟度に応じて、また新しいスタッフの教育のために、追加の説明を依頼することをおすすめします。

操作マニュアルの作成

また、クリニック固有の操作マニュアルを作成することも、電子カルテを効果的に使いこなすために役立ちます。診療科や患者の属性によって、各クリニックに最適な運用方法が異なるため、院内スタッフが中心となり職種ごとにマニュアルを作成すると良いでしょう。

マニュアルを作成することで、担当スタッフは電子カルテの操作に精通でき、使い方に迷った際にも迅速に対応できるようになります。業務の滞りを防ぎながら、より効率的な医療サービスの提供が可能になります。

メーカーからのサポートを受ける

電子カルテを効率よく使いこなすには、導入前のメーカーからのサポートが重要です。

基本操作だけでなく、各医院に合わせたカスタマイズの方法についてもサポートを求めるべきです。わからない点は都度クリアにし、サポートなしで操作できるまで理解を深めましょう。

メーカーによって提供されるサポートの内容はさまざまです。サポートが無料か有料か、導入前だけでなく導入後も続くか、サポートスタッフの立ち会いが可能か、利用できる回数に制限があるかなど、契約前に詳細を確認することが重要です。

電子カルテを使いこなせる人材を育成する

電子カルテの有効活用を促進するためには、院内で電子カルテに詳しい人材を育成することが推奨されます。実際に電子カルテを使用するスタッフは、細かい操作に関する疑問を持つことがあり、これらは電子カルテのサポートチームに問い合わせるまでもない小さな問題かもしれません。

さらに、問題を電話やメッセージで伝えるのが難しく、受け取ったアドバイスを理解するのも一苦労だと感じる場合もあります。このような状況で、身近に頼れる知識豊かなスタッフがいると、大いに安心できます。

紙カルテから電子カルテに変える際の注意点

電子カルテの導入は、医療現場の業務を効率化する大きなメリットをもたらします。しかし、導入と運用の過程で直面する可能性のある課題も理解しておく必要があります。ここでは、電子カルテを活用する際の重要な注意点を詳しく解説します。

• 最低限のPCスキルが必要になる
• ランニングコストかかかる
• セキュリティ対策を強化する必要がある
• 移行が楽なシステムを調べる

最低限のPCスキルが必要になる

電子カルテの導入と効果的な活用には、基本的なPC操作スキルが欠かせません。電子機器の使用に抵抗感があるスタッフや、基本的なスキルが不足している場合、電子カルテのメリットを十分に享受できない恐れがあります。

そのため、導入前のPCスキルの習得やスタッフ研修が、スムーズな導入と運用に大いに貢献します。

ランニングコストかかかる

電子カルテの利用開始には、初期投資としてパソコンやタブレットなどのデバイス購入費用が必要です。また、システムの維持にも一定の費用が発生します。

具体的な維持費には、システムの保守・更新費用、院内サーバーの電気代や管理人件費、クラウドサービス利用時の通信費などが含まれます。

電子カルテの導入は、初期投資と運用コストを適切に管理することが重要です。費用対効果を検討し、長期的な視点で投資計画を立てることが求められるでしょう。また、国や自治体の補助金制度などを活用することで、初期投資の負担を軽減することも可能です。

セキュリティ対策を強化する必要がある

電子カルテシステムを通じて容易に情報共有が可能になる一方で、セキュリティ対策の不備は患者情報の漏洩リスクを高めます。

したがって、個々の医療従事者が高いセキュリティ意識を持ち、定期的なセキュリティチェックや院内での電子カルテ使用規則の設定が情報漏洩を防ぐ鍵となります。

準備と対策を講じることが、成功への鍵を握ります。電子カルテを導入する際は、これらの注意点を考慮に入れ、計画的な準備と対策を講じることが、電子カルテ導入の注意点です。

移行が楽なシステムを調べる

電子カルテへの移行を検討する際、特に注意すべきは、既存の紙カルテの情報をどのようにデジタル化するかという点です。長年蓄積された紙カルテの情報は、患者の診療履歴や経過を知る上で非常に重要です。しかし、その膨大な情報を手作業で電子カルテに入力することは、多大な時間と労力を要します。

移行プロセスは、日常の医療業務に過度な負担をかけずに実施する必要があります。また、移行期間中は、紙カルテと電子カルテを併用するなど、段階的な移行プロセスを設計することも大切です。

電子カルテ導入時のポイント

電子カルテは、現代の多様で複雑な医療ニーズに応えるため、ますます不可欠なツールとなっています。多くのクリニックで電子カルテが導入されているものの、その活用方法にはまだ改善の余地があり、効率的に使われているとは言い難い状況です。

最近の電子カルテは使いやすさが大幅に向上しており、ユーザーフレンドリーな製品が市場に多数出回っています。電子カルテの導入を検討する際には、選定プロセスと重要な考慮点をしっかり理解し、十分な情報収集と計画的な準備を行うことが重要です。

電子カルテの導入を検討する際には、次のポイントを抑えることが、その効果的な活用につながります。

• カルテについて学ぶ
• 電子カルテ入力練習をする
• 医師の方針を把握しておく
• 自院に合ったシステムを選択する
• 適切な機能を選択する

カルテについて学ぶ

カルテの基本を把握することは、電子カルテを効果的に活用する上での第一歩です。カルテには通常、患者の診断名、施された医療ケア、そしてそれに基づく診療報酬が記録されます。

診療報酬は、規定に従って算出される点数で管理されます。カルテの構造と内容をあらかじめ理解しておくと、電子カルテへの移行時にも柔軟かつ迅速に対応できるようになります。

電子カルテ入力練習をする

電子カルテの使い方に慣れるためには、日常業務以外でも積極的に操作を繰り返すことが重要です。マニュアルの閲覧や基本操作のトレーニングだけでは、実際の業務で直面するさまざまな状況に対応できるようになったとは言えません。

実務で遭遇する可能性のある機能を事前に使ってみたり、院内で起こった特殊なケースを共有することで、イレギュラーな状況への対応力を高めることができます。このようにして、電子カルテ操作の習熟度を高め、院内での効率的な連携を促進しましょう。

医師の方針を把握しておく

医療事務のスタッフは、電子カルテへ患者の診察内容を記録する際、医師の診断や治療方針に関する考え方をある程度把握しておくことが、修正作業の回数を減らすことにつながります。

医師からの具体的なフィードバックを得ることで、診察内容をより正確に電子カルテに反映させることができ、結果として院内のコミュニケーションがスムーズになります。

自院に合ったシステムを選択する

自院の診療内容や予算を考慮し、適切な電子カルテシステムを選ぶことが必須です。電子カルテシステムは、クラウド型・オンプレミス型・レセコン一体型などの提供形態があります。それぞれの形態によって、初期費用や運用費用、機能、拡張性などが異なります。

したがって、各システムの特徴を理解し、自院の規模や専門分野、将来的な拡張計画などを踏まえて、最適なシステムを選択することが重要です。可能であれば、デモ利用やレンタルで使用感を事前に確認することが望ましいでしょう。実際の操作感や、スタッフへの教育の必要性などを把握することで、より適切な判断ができます。また、オプション機能の選択も重要です。診療科目や業務フローに合わせて、必要な機能を選択することで、業務効率の向上が期待できます。

適切な機能を選択する

導入の目的と解決したい課題を明確に設定しておくことが大切です。ただ単に他の医療機関が導入しているからという理由だけで導入を決定すると、使用後に機能が不足しているか、不要であることに気づき後悔することもあり得ます。

必要な機能について具体的なイメージを持つことで、自院にとって本当に必要なシステムを選択できます。また導入後に不要な機能は削除可能なので、実際に運用するスタッフのフィードバックを取り入れるのも良いアプローチです。

現代医療に電子カルテの導入は必須

電子カルテは、進化する医療ニーズに応えるための必須ツールとなっています。しかし、現在も多くのクリニックで電子カルテの利用が最適化されているとは言い難く、その潜在能力を十分に引き出している施設は限られています。

近年の電子カルテシステムは使いやすさが格段に向上し、多くのメーカーが操作の簡便さを前面に出しています。そのため、電子カルテを導入する際には、選定プロセスや重要視すべきポイントを理解し、十分な情報収集と計画的な準備を行うことが重要です。

適切な電子カルテシステムを選ぶことで、医療サービスの質の向上、業務の効率化、そして患者満足度の向上につながります。したがって、選択に際しては、各クリニックの具体的なニーズを踏まえた上で、慎重に進めることをおすすめします。