契約書はスキャン保存できる？保存可能な条件や方法、メリットを解説

2022年1月1日に改正された電子帳簿保存法によって電子データでの契約書保存の要件が緩和されたことで、契約書をスキャンして保存しようかお悩みの企業は少なくありません。

本記事では、契約書をスキャン保存するメリットや懸念されるデメリット、注意点について詳しく解説します。スキャン保存を効率的に行う方法もご紹介しているため、ぜひ参考にしてください。

契約書をスキャン保存をすすめ、自社の業務効率向上やテレワーク推進に役立てましょう。

契約書はスキャンして保存してもOK?

結論からいうと、契約書をスキャンしてデータ化した状態で保存することは可能です。電子帳簿保存法という法律で認められています。従来は書面での保存が義務付けられていた書類がありました。しかし、2022年1月1日に改正された電子帳簿保存法では、電子データで保存することが認められます。

ただし、契約書をスキャンして保存するには、以下のような条件があります。

• 真実性の確保
• 関係帳簿の備え付け
• 相互関連性の確保
• 検索機能の確保

これらの条件を満たさなければ、保存されたデータが法的な証拠として認められない場合があるため、注意しましょう。

契約書のスキャン保存によって得られるメリット5つ

契約書をスキャン保存するメリットは、主に5つあります。

• 閲覧と共有が容易になる
• 管理や保管が簡単になる
• 印紙代などコストを削減できる
• テレワークにも対応できる
• ガバナンスの強化が図れる

順番に確認し、社内における契約書のペーパーレス化を進めましょう。

閲覧と共有が容易になる

契約書をデータ化しておけば、書面の閲覧や社内共有が楽になります。紙のまま保管している場合、閲覧するには書庫から該当するファイルを取り出して、1枚1枚紙をめくって探さなければなりません。

しかし、データ化しておけばファイル名に日付や取引先などを記載しておけば、キーワードを検索してすぐに見つけ出せます。メールやチャット、クラウドのファイル共有などによって簡単に社内外に共有できる点もメリットです。

パソコンの前から動かずに閲覧・共有ができるため、無駄な動作や時間を大幅に削減できます。

管理や保管が簡単になる

契約書をスキャンして保存しておけば、管理・保管が簡単になります。紙のまま契約書を保管している場合、多くの企業ではキャビネットを置いて企業や日付ごとにファイルに綴じています。創立から年数が経っている企業や取引先の多い企業では、契約書だけでも紙の書類の量が多く、書庫を作っている場合もあるでしょう。

一方、データ化された契約書であれば、物理的なスペースは不要です。紙であれば一定期間保管すると劣化してしまい、文字が読み取れない場合もありますが、データであれば劣化のリスクはありません。

また、地震や火事などの災害においても、データを分散して保管しておけば紛失・破損のリスクを軽減できます。このようにデータ化しておけば、大切な契約書の管理や保管がしやすくなります。

印紙代などコストを削減できる

契約書を紙で保管するときと比べて、スキャン保存をすると経費削減につながります。紙の契約書だと、保管のために印刷代や紙代、キャビネット代などが発生します。

一方、スキャン保存をすればこれらの経費は不要です。さらに電子契約を取り入れれば、契約を交わすために現地へ行ったり、署名・押印のために何度も郵送したりする必要がなくなります。

とくに多くの取引先と契約を交わす企業は、大きなコスト削減を実現できます。

テレワークにも対応できる

契約書のスキャン保存は、テレワークを大きく後押ししてくれます。紙で契約書のやりとりをし、保管している場合、オフィスに行かなければ契約内容を確認できません。ほかの仕事は自宅で遂行できるのに、同じサービスの取引を開始する際の過去の事例や契約期間の確認をしたいがために出社する必要があります。

しかし、契約書をスキャンしてどこからでも閲覧・共有できる環境を整備しておけば、確認のためにわざわざ出社しなくても済みます。テレワークが一般化するなかで従業員の働き方の選択肢が増えることは、企業にとって大きなメリットといえるでしょう。

ガバナンスの強化が図れる

契約書のスキャン保存によってガバナンスの強化も図れます。契約書には企業にとって重要な情報や機密情報が含まれており、外部へ流出すると信用問題にかかわります。そのため、契約書の紛失や破損には常に危機感を持って管理しなければなりません。紙のまま保管していると、盗難や社員による持ち出しのリスクがつきまといます。

しかし、契約書をスキャンしてデータ保存すれば、ファイルごとにパスワードを設定したり、従業員にアクセス権限を付与したりして、不正アクセスを防止することが可能です。もちろん、物理的な持ち出しや紛失のリスクもなくなります。

企業にもコンプライアンスが求められるなか、不正防止を仕組みで回避することでガバナンス強化を目指せます。

契約書のスキャン保存によって懸念されるデメリット

契約書をスキャン保存するメリットはたくさんあるものの、懸念されるデメリットがあることも事実です。契約書のスキャン保存のデメリットは、主に2つあります。

• 契約書のPDF化に手間とコストがかかる
• 過去の契約書を簡単に破棄できない

詳しく確認しましょう。

契約書のPDF化に手間とコストがかかる

契約書をスキャンする場合、スキャンする手間とコストがかかります。具体的に、スキャンするために必要な作業は以下の通りです。

• ホチキスを外す
• 解像度の調整をする
• スキャナに読み込ませる
• 読めない部分がないか確認する
• データをフォルダに保存する

紙での保存に慣れていると、スキャンしてデータ保存するという作業が負担に感じるかもしれません。

また、新たにスキャナを準備したりファイル共有の環境を整えたりするために、コストがかかる場合もあります。

過去の契約書を簡単に破棄できない

スキャンしたからといって、契約書を簡単に破棄できない点もデメリットです。

たしかに改正電子帳簿保存法によると、国税関係の書類をスキャンしたあと、適切にスキャンされてデータとして保存されたことを確認したら破棄してもよいとされています。しかし、契約書に添付した印紙税の過誤納があったときに契約書の原本を求められるため、簡単に破棄できません。

そのため、印紙を添付した契約書は還付請求の時効である5年間は保存しておくほうが賢明です。

契約書をスキャン保存する際の注意点

契約書をスキャン保存する際の注意点は、3つあります。

• 電子帳簿保存法で定める要件を満たさなければならない
• 過去重要書類のPDF化は税務署長の事前承認が必要
• 訴訟上「原本」として扱われないため証拠力が低い

あらかじめ注意点を理解しておきましょう。

電子帳簿保存法で定める要件を満たさなければならない

契約書をスキャン保存する場合、電子帳簿保存法で定められた要件を満たして保管しなければなりません。細かな要件が定められており、満たされていない状態だとコピーとして扱われてしまいます。

原本として認められるには、以下のような要件を満たす必要があります。

上記の要件は一部に過ぎません。ほかにも細かな要件があるため注意しましょう。

過去重要書類のPDF化は税務署長の事前承認が必要

過去の契約書をPFF化する場合、税務署長への事前承認が必要です。承認を得ていなければ、データ化された過去の契約書は法的効力のない書類とされるため、注意しましょう。

訴訟上「原本」として扱われないため証拠力が低い

スキャンした契約書は原本として扱われないため、訴訟における証拠力が低いです。原則、スキャンした契約書はコピーとして扱われ、契約内容の証拠としてスキャンデータを提出しても証拠として認めてもらえない場合があります。コピー文書は改ざんできるものとして考えられているためです。

そのため、訴訟に備えるには紙の書面を原本のまま保管しておく必要があります。

法的な効力のある契約書スキャンに必要な要件

スキャンした契約書を国税関係書類として扱うためには、スキャン要件を満たす必要があります。スキャン要件は多岐にわたって細かな内容が定められています。

なかでも、スキャナ保存要件のうち重要となるポイントは以下の3つです。

• タイムスタンプの付与
• 適切なスキャナの使用
• 検索機能の確保

詳しく確認していきましょう。

タイムスタンプの付与

文書データに文書の作成時刻を記録する「タイムスタンプ」の付与が必要です。TSA（時刻認証局）という第三者機関と通信すると、公証された時刻の記録ができます。

ただし、一定の条件を満たせばタイムスタンプは省略できます。時刻証明機能を提供するシステムを活用して、改ざんがないことや作成時刻を証明できればタイムスタンプは不要です。

適切なスキャナの使用

スキャナは、以下のように規定されたスキャナを使用しなければなりません。

• 解像度が200dpi相当以上
• 赤・緑・青の階調が256階調以上である
• 一般書類をスキャナ保存する場合、白色から黒色までの階調が256階調以上である

一般的に販売されているカラースキャナであれば満たされることが多いですが、古い機器を使う場合の性能や設定の状況をよく確認しましょう。

また、スキャナと呼ばれる機器でなくても、カメラで撮影した画像でも代用が可能です。

検索機能の確保

スキャン保存をする際、契約書に検索できる機能を備えなければなりません。たとえば、ファイルの名前に工夫をしたり、エクセル上で管理したりして、検索して目的の契約書をすぐに出せるようにしておく必要があります。

電子帳簿保存法施行規則に定められている検索機能は、以下のような設定ができなければなりません。

• 取引年月日・勘定科目・取引金額・その他の帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索条件として設定できる
• 日付・金額にかかわる記録項目は、その範囲を指定して条件設定できる
• 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できる

契約した日付や契約終了日、更新日、金額などを基準にしてデータ化された契約書を整理して、検索できるようにしておきましょう。

契約書のスキャンを効率化する方法4選

契約書のスキャンを効率化する方法は、主に4つあります。

• 契約書スキャン代行サービスを利用する
• 契約管理システムを導入する
• 電子契約を導入する
• AI-OCRを適用させる

具体的に確認しましょう。

契約書スキャン代行サービスを利用する

代行業者に依頼をして契約書をスキャンしてもらう方法があります。スキャンの準備作業や指示書の作成などの手間はかかりますが、スキャン作業はすべてお任せできるため従業員に負担がかかりません。大量の契約書を一度にスキャンしたい場合におすすめの方法です。

契約管理システムを導入する

クラウド型の契約管理システムを導入し、契約書の電子化をする方法もあります。スキャンデータの保存のサポートや充実した検索機能が備わっているため、管理しやすい点がメリットです。

電子契約を導入する

電子契約システムを導入すれば、そもそも紙の契約書が発生しないためスキャンする作業を省略できます。電子契約とは、電子データを用いて契約を交わすシステムです。紙の契約書を作成して署名・押印するのではなく、契約内容が書かれたデータに電子署名を行うことで契約書としての役割を果たします。

このとき、電子署名データを添付したPDFやワードファイルが原本となり、訴訟上でも原本として扱われます。

AI-OCRを適用させる

AI-OCRを適用させて契約書を電子化する方法もあります。AI-OCRとは、AI（人工知能）技術と光学文字認識技術を組み合わせた最先端型のOCR技術です。カメラやスキャナに契約書を読み込ませ、印刷された文字や手書きの文字をテキストデータに変換します。

AIが搭載されていることで高度な文字認識が実現するため、契約書のデータ化をスマートに行います。また、契約書に書かれた文字はテキストデータとして保存できるため、検索したときにも目的の契約書が見つかりやすいです。