契約書PDF化で印紙税削減！電帳法対応とおすすめ電子契約サービス3選

企業のDX推進において、契約書のPDF化はコスト削減（特に印紙税）と業務効率化の鍵となります。しかし、単に紙の契約書をスキャンしてPDFにするだけでは、法的な証拠力が不十分であったり、印紙税も削減できなかったりする落とし穴があります。この記事では、「スキャン保存」と「電子契約」という2つのPDF化の違いを法的な観点から徹底比較。2024年から義務化された電子帳簿保存法への対応方法、そして法的要件をクリアするおすすめの電子契約サービス3選まで、IT製品比較の専門家の視点で解説します。

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1. PDF化した契約書は法的に有効？知っておきたい「証拠力」の落とし穴

「PDFの契約書でも法的に有効ですか？」という疑問に、まずお答えします。契約自体は口約束でも成立するため、PDF形式であっても「契約は有効」です。しかし、本当に重要なのは、万が一の裁判で「証拠として認められるか（証拠力）」です。この証拠力は、PDFの作り方によって大きく変わるため注意が必要です。

1-1. 契約成立の有効性と、裁判での「証拠力」は別の問題

まず大前提として、「契約が有効に成立すること」と「裁判でその内容を証明できること（証拠力）」は、分けて考える必要があります。

日本の民法では、一部の例外を除き、契約は当事者間の「申し込み」と「承諾」という意思の合意があれば成立します。つまり、契約書の作成は法律上の必須要件ではなく、極論すれば口約束でも契約自体は有効です。

では、なぜビジネスで必ず契約書を作成するのでしょうか。それは、将来「言った・言わない」といったトラブルが発生し、裁判などに発展した際に、「いつ、誰が、どのような内容で合意したか」を客観的に証明するためです。PDF化された契約書も、この「証明」の役割を担いますが、そのPDFがどの程度の信頼性を持つかによって「証拠力」が大きく変わってきます。

1-2. 紙の契約書をスキャンしたPDFは「原本のコピー（写し）」

最も一般的なPDF化の方法として、すでに紙で署名・押印された契約書をスキャナーで読み取り、PDFファイルとして保存するケースがあります。この場合、作成されたPDFファイルは、法律上（特に民事訴訟法上）、「原本のコピー（写し）」として扱われる可能性が非常に高い点に注意が必要です。

裁判においては、文書の証拠力として「原本」が最も重視されます。スキャンしたPDFは、あくまで紙の原本を複製した画像データに過ぎません。もし裁判で相手方から「そのPDFは原本と内容が異なるのではないか」「改ざんされているのではないか」と主張された場合、証拠としての信頼性が揺らぎます。

次の表は、紙の原本とスキャンPDFの法的な扱いの違いをまとめたものです。

このように、単にスキャンしただけのPDFは、元の紙の原本に比べて証拠力が弱いと判断されるリスクを常に抱えています。

1-3. 電子契約サービスで締結したPDFは「原本」

一方で、近年急速に普及している電子契約サービス（例：「Adobe Acrobat Sign」や「クラウドサイン」など）を利用して締結されたPDFは、法的な扱いが全く異なります。

これらのサービスは、「「電子署名法」（正式名称：電子署名及び認証業務に関する法律）」という法律に基づいています。この法律の要件を満たす「電子署名」（本人だけが行える暗号化などの措置）と「タイムスタンプ」（その日時にその文書が存在したことを証明する技術）が付与されたPDFファイルは、それ自体が法的な「原本」として扱われます。

電子署名法第3条では、本人による一定の要件を満たす電子署名が行われている場合、その電子文書は「真正に成立したものと推定する」と定められています。これは、紙の契約書における本人の署名や押印と同等の法的証拠力を持つと法的に認められていることを意味します。

1-4. なぜ「原本」であることが重要なのか？

では、なぜそこまで「原本」であることにこだわる必要があるのでしょうか。それは、契約トラブルが裁判に発展した際、「原本」であることは、その文書が「真正に成立した」（＝本人の意思に基づき作成され、改ざんされていない）ことを証明する上で、最も強力な根拠となるからです。

「写し」であるスキャンPDFの場合、「本当に元の紙と全く同じ内容か？」「スキャンした後で誰かが内容を書き換えていないか？」という疑いを、裁判で相手方から提示されるリスクが常につきまといます。

以下の表で、2種類のPDFが裁判でどのように扱われるかを比較します。

結論として、単に紙の契約書をスキャンしてPDF化するだけでは、法的な証拠力としては不十分であり、紙の原本を廃棄できないという課題が残ります。法的に有効かつ強力な証拠力を持ち、ペーパーレス化を完結させるためには、電子署名法に準拠した「電子契約」としてのPDF運用が不可欠です。

2. あなたがやりたいのはどっち？契約書PDF化の2大パターン徹底比較

多くの人が混同しがちな「PDF化」には、大きく分けて2つのパターンがあります。自社の目的が「過去の書類整理」なのか、「未来のコスト削減」なのかによって、選ぶべき方法が全く異なります。まずは、この2つの違いを明確に理解することから始めましょう。

2-1. パターン1：紙の契約書をスキャンする「スキャナ保存」

これは、過去に紙で締結し、署名・押印が完了している契約書をスキャナーで読み取り、PDFデータとして保存・管理する方法です。

主な目的は、オフィスの書庫やキャビネットを圧迫している物理的な紙の文書を整理し、保管スペースを削減することにあります。また、PDF化することでファイル名や日付での検索が可能になり、必要な契約書を後から探す際の「検索性の向上」や、災害時などに備えたバックアップ（BCP対策）としての側面も持ちます。

ただし、この方法はあくまで「過去の紙文書の電子化」であり、前セクションで解説した通り、PDFデータは法的に「写し」の扱いとなる点に注意が必要です。

2-2. パターン2：最初から電子データで契約する「電子契約」

これは、これから新しく締結する契約を、紙ではなく電子データ（PDF）で作成し、当事者双方がオンライン上で署名（電子署名）を行う方法です。

Wordなどで作成した契約書の元データをPDFに変換し、それを「クラウドサイン」や「Adobe Acrobat Sign」といった電子契約サービスにアップロードして相手方に送信、相手方もそのシステム上で合意・署名することで契約が完結します。

この方法の最大の目的は、契約業務プロセス全体のデジタル化による「コスト削減」（特に印紙税や郵送費）と「業務スピードの向上」です。データ自体が「原本」として扱われるため、ペーパーレスを完全に実現できます。

2-3. 決定的な違いは？「印紙税」と「原本」の扱われ方

「スキャナ保存」と「電子契約」、この2つのパターンで決定的に異なるのが、「収入印紙」と「原本」の扱いです。

• スキャナ保存（パターン1）：
  元の紙の契約書に収入印紙を貼付済みです。したがって、PDF化しても印紙代の削減効果はありません。また、原本はあくまで紙の契約書です。
• 電子契約（パターン2）：
  電子データ（PDF）で契約を締結するため、印紙税法上の「課税文書」に該当せず、収入印紙が非課税となります。そして、この電子データ自体が「原本」となります。

この2つの違いを、次の表でさらに詳しく比較してみましょう。

この表から分かる通り、PDF化する目的が「コスト削減」であるならば、選ぶべきはパターン2の「電子契約」です。

2-4. 目的別：どちらを選ぶべきか？

自社がどちらのパターンを選ぶべきか、目的別に整理します。

• 「過去の契約書が書庫を埋め尽くしており、管理・検索を効率化したい」
  → この場合はパターン1：スキャナ保存が適しています。ただし、スキャン後も紙の原本をすぐに廃棄できるわけではない点（証拠力や税法上の観点）に留意が必要です。
• 「未来の契約締結コスト（印紙代・郵送費）を根本から削減したい」／「テレワークを推進しており、押印のための出社（ハンコ出社）をなくしたい」
  → これらの場合はパターン2：電子契約の導入が必須です。

現実的には、多くの企業がこの両方を組み合わせて導入を進めています。つまり、「過去の契約書はスキャナ保存でデータ化しつつ、今後の新規契約はすべて電子契約に切り替える」という運用です。自社の最も大きな課題がどこにあるのかを明確にし、適切な方法を選択してください。

3. 契約書をPDF化する最大のメリット：印紙税が「非課税」になる理由

契約書をPDF化する最大の動機は「印紙税の削減」です。しかし、これは前章で解説したパターン1の「スキャン保存」では実現できません。パターン2の「電子契約」がなぜ印紙税非課税となるのか、その法的根拠と他のメリットを解説します。

3-1.【法的根拠】印紙税法は「紙の文書」を課税対象としている

なぜ電子契約（PDF）では印紙税がかからないのでしょうか。それは、「印紙税法」が、物理的な「紙」の文書を課税対象としているためです。

印紙税法では、契約書や領収書などの「課税文書」を作成した際に納税義務が発生します。この「作成」とは、国税庁の見解（印紙税法基本通達）において、「用紙等に課税事項を記載し、これを行使すること」と定義されています。

一方で、PDFデータをメールやクラウドサービス経由で送受信する「電子契約」は、物理的な「用紙」の交付を伴いません。そのため、印紙税法が定める「課税文書の作成」には該当せず、課税対象外となります。これは「国税庁の公式見解」でも「請負契約に係る注文請書を電磁的記録に記録し、電子メールで送信した場合」は課税文書を作成したことにならない、と明確に示されています。

3-2. スキャンPDF（パターン1）では印紙税を削減できない

ここで注意が必要なのは、パターン1の「スキャン保存」では、印紙税は一切削減できないという点です。

スキャン保存の対象は、すでに「紙」の契約書として締結・交付が完了しているものです。つまり、印紙税の納税義務は、その紙の原本が作成された時点で既に発生し、貼付（または納税）が完了しています。

その「納税済みの紙」を後からスキャンしてPDF化しても、過去に支払った印紙税が戻ってくるわけではありません。あくまで「電子契約（パターン2）」という、最初から紙を使わない方法でのみ得られるメリットだと理解してください。

3-3. コスト削減は印紙代だけじゃない（郵送費・印刷費）

電子契約（パターン2）のコストメリットは印紙税だけにとどまりません。契約締結プロセス全体で発生する、さまざまな物理的コストも削減できます。

例えば、以下の表は、紙の契約書1通あたりにかかるコストと電子契約を比較したものです。

このように、印紙税が不要になるだけでなく、印刷や郵送にかかる費用、さらには契約書を保管するための物理的なスペースコストも削減できるため、総合的な費用対効果は非常に大きくなります。

3-4. 業務効率化のメリット（契約締結の迅速化・検索性向上）

コスト削減（ハードメリット）以上に、業務効率化（ソフトメリット）を実感する企業も多くあります。従来の紙の契約では、契約締結までに多くの時間と手間がかかっていました。

従来の紙の契約プロセス：

1. 契約書の作成・印刷・製本
2. 自社での押印
3. 相手方への郵送（数日）
4. 相手先での確認・押印
5. 自社への返送（数日）
6. 原本のファイリング・保管

このプロセスが、電子契約の場合はすべてオンラインで完結します。これにより、以下のような業務効率化が実現します。

• 契約締結スピードの劇的な向上：
  郵送のタイムラグがなくなり、数週間かかっていたものが最短即日〜数日に短縮されます
• テレワークの完全対応：
  押印や発送作業のための「ハンコ出社」が不要になり、場所を選ばずに契約業務が可能になります
• 検索性の向上：
  過去の契約書を「取引先名」「締結日」「契約金額」などで瞬時に検索できます
• ガバナンス強化：
  誰がいつアクセスしたかのログが残り、閲覧権限の設定や、更新期限のアラート管理（契約書の自動棚卸し）も容易になります

4. 2024年以降は必須対応！電子帳簿保存法が求める「PDF契約書の保存要件」

契約書をPDFで扱う以上、すべての事業者は「電子帳簿保存法」への対応が必須です。特に2024年1月から義務化された内容もあり、知らないままでは法令違反となるリスクがあります。

4-1. あなたの会社はどっち？「電子取引」と「スキャナ保存」の要件

「「電子帳簿保存法」（通称「電帳法」）」は、国税関係（法人税や消費税など）の帳簿や書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。契約書もこの対象に含まれます。

電帳法では、PDF契約書の保存方法を、そのPDFの成り立ち（パターン1かパターン2か）によって主に2種類に分けて規定しています。

1. 電子取引（でんしとりひき）：
   パターン2（電子契約）のように、最初からデータでやり取りしたPDFの保存ルール
2. スキャナ保存：
   パターン1（紙のスキャン）のように、紙で受け取った契約書をスキャンしたPDFの保存ルール

この2つは、特に「対応が義務かどうか」において決定的な違いがあります。

4-2.【義務化】電子契約（パターン2）は「電子取引」データ保存

まず、パターン2（電子契約）で締結したPDF契約書は、「電子取引」データに該当します。2024年1月1日以降、この電子取引データを電子データのまま保存することが、すべての事業者（法人・個人事業主）に義務化されました。

以前は、電子メールで受け取ったPDFの契約書を印刷し、その紙を「原本」として保存することも認められていましたが、現在はその措置が廃止されています。つまり、「電子契約サービスで締結したPDF」や「メール添付で送られてきた署名済みPDF」は、必ずデータ（PDF）のまま、後述する法的要件を満たして保存しなければなりません。

4-3. 紙のスキャン（パターン1）は「スキャナ保存」の要件

一方で、パターン1（紙で受け取った契約書をスキャン）は、「スキャナ保存」の区分に該当します。

重要なのは、スキャナ保存の導入は任意（オプション）であるという点です。法律はスキャンを強制しておらず、従来通り、紙の原本のままキャビネットで保管し続けることも引き続き認められています。

もし「スキャナ保存」を選択し、税法上、紙の原本を廃棄したい場合には、解像度（200dpi以上）やタイムスタンプの付与、バージョン管理など、厳格な要件を満たす必要があります。

4-4. 自力での対応は困難？「真実性の確保」と「可視性の確保」とは

では、法律が求める「保存要件」とは何でしょうか。特に義務化された「電子取引」の保存では、主に2つの要件を満たす必要があります。

• 1. 真実性の確保：
  そのデータが改ざんされていないことを証明するための措置
• 2. 可視性の確保：
  税務調査などで、必要なデータをすぐに見つけ出し、表示・印刷できるようにする措置

自力（例えば、PCのフォルダ管理だけ）でこれらに対応するのは非常に困難です。なぜなら、特に以下の詳細要件を満たす必要があるためです。

次の表は、電子取引の保存で求められる主な要件をまとめたものです。

（※）税務署の調査官がデータをダウンロードできる場合、検索要件が緩和されるケースもありますが、原則はこの3項目検索が必要です。

特に「検索機能の確保」は、ファイル名を「20251020_A社_100万円_契約書.pdf」のように厳格にリネームし、さらにそれを管理する台帳（Excelなど）を別途作成する必要があり、現実的ではありません。そのため、これらの電帳法要件に標準で対応した「電子契約システム」や「文書管理システム」の導入が、最も安全かつ効率的な解決策となります。

5. 契約書に「法的な証拠力」を持たせるには？電子署名とタイムスタンプの役割

パターン2の「電子契約PDF」が、なぜ「原本」として強い証拠力を持つことができるのか。それは「電子署名」と「タイムスタンプ」という技術があるからです。これらが従来の「押印」や「確定日付」の代わりとなります。

5-1. 電子署名：「誰が」契約したかを証明する

「電子署名」とは、PDFなどの電子文書に対して行われる、紙の契約書における「署名」や「押印（ハンコ）」に相当する技術的な措置です。

電子署名は、主に以下の2点を法的に証明する役割を果たします。

1. 本人性の証明：
   その契約書PDFが、間違いなく署名者本人によって作成・合意されたものであること
2. 非改ざん性の証明：
   署名された後に、その契約書PDFが一切改ざんされていないこと

「「電子署名法」（電子署名及び認証業務に関する法律）」の第3条では、本人による一定の要件を満たす電子署名が行われた電子文書は、「真正に成立したものと推定する」（＝本人の意思に基づき、改ざんなく作成されたものと法的に推定する）と定められています。

この法律の定めこそが、電子契約PDFが紙の契約書原本と同等の強力な「証拠力」を持つことの法的根拠です。

5-2. タイムスタンプ：「いつ・何が」存在したかを証明する

電子署名が「誰が」を証明するのに対し、「タイムスタンプ」は「いつ・何が」存在したかを証明する技術です。

具体的には、信頼できる第三者機関である「時刻認証局（TSA：Time Stamping Authority）」が、その契約書PDFが「ある特定の時刻に、間違いなくその内容で存在していたこと（存在証明）」、そして「その時刻以降、改ざんされていないこと（非改ざん証明）」を技術的に証明します。

電子署名とタイムスタンプが組み合わさることで、「誰が、いつ、どのような内容の契約書に合意したか」が法的に確定し、紙の契約書における「押印」と「（公証役場などで取得する）確定日付」の両方の役割を果たすことができます。これは、前章で触れた電子帳簿保存法における「真実性の確保」の要件を満たす上でも極めて重要です。

5-3. 2つの署名方式：立会人型と当事者型

電子署名には、その署名を「誰が」行うかによって、主に2つの方式があります。国内の多くの電子契約サービスでは、導入が容易な「立会人型」が採用されています。

• 1. 立会人型（事業者署名型）：
  契約当事者（A社とB社）ではなく、電子契約サービスを提供する事業者（例：クラウドサイン社やアドビ社など）が「立会人」として、両者の合意に基づき（メール認証などを経て）電子署名を付与する方式です。
• 2. 当事者型：
  契約当事者であるA社・B社の担当者が、それぞれ事前に取得したICカード（例：マイナンバーカード）や商業登記に基づく電子証明書など、本人固有の電子証明書を用いて直接署名する方式です。

次の表は、「立会人型」と「当事者型」の主な違いを比較したものです。

この比較から分かるように、国内のB2B取引で急速に普及しているのは、導入が容易で契約相手に負担をかけない「立会人型」です。自社の契約業務において、どの程度の厳格な本人確認が必要かを検討し、適切な方式（またはそれを提供するサービス）を選ぶことが重要です。

6. 契約書のPDF化を実現する具体的な方法とおすすめツール

法的要件をすべてクリアし、PDF化のメリットを享受するにはどうすればよいか。自社で対応する方法と、専門のサービスを利用する方法を、具体的な製品と共に紹介します。

6-1. 方法1：自社で対応する（Adobe Acrobat Proの活用）

PDFソフトの標準であるアドビ社の「Acrobat Pro」には、電子署名（デジタルID）機能が搭載されています。これを利用し、自社でPDFに署名を付与し、相手方とメールなどで交換する方法です。

メリット:

• 既にAcrobat Proを導入していれば、追加コストが低い
• 使い慣れたPDFソフトの延長線上で作業ができる

デメリット:

• 電子帳簿保存法の保存要件（検索機能、訂正削除のログなど）を別途自社で満たす必要がある
• 契約相手にも同様の環境や一定のITリテラシーが求められる場合がある
• タイムスタンプの付与や厳格な本人確認（当事者型）には、別途コストや専門知識が必要
• 締結済みの契約書が増えた際の、体系的な管理（検索、期限管理）が煩雑になる

この方法は、ごく少数の契約を電子化する場合や、個人事業主には適していますが、組織的に導入するにはコンプライアンスや管理上の課題が多く残ります。

6-2. 方法2：電子契約サービスを導入する（推奨）

現在、最も現実的かつ安全な方法として主流となっているのが、電子契約に特化したクラウドサービス（SaaS）の導入です。

これらのサービスは、契約の作成・送信から、法的に有効な署名（主に立会人型）、そして締結後の「電子帳簿保存法」の要件を満たした保管までを一元的に提供するように設計されています。

メリット:

• 電子署名法と電子帳簿保存法の両方に準拠した機能（タイムスタンプ、検索要件、ログ管理）が標準搭載されている
• 契約相手はブラウザ上で簡単に署名でき、特別なソフトは不要な場合が多い
• 誰が・いつ・何をしたかという操作履歴（監査証跡）が自動で記録され、高い証拠力を担保できる
• 契約書の進捗管理や、更新期限のアラートなど、管理機能が充実している

6-3.【おすすめサービス①】Adobe Acrobat Sign

PDFのパイオニアであるアドビが提供する電子契約サービスが「Adobe Acrobat Sign」です。グローバルスタンダードであり、世界中で利用されている信頼性が強みです。

Acrobat Proとのシームレスな連携はもちろん、Microsoft 365やSalesforceなど、多くの外部システムと標準で連携できます。契約相手はメールアドレスさえあれば、PCでもスマートフォンでも簡単に署名が可能です。グローバル企業との契約が多い場合や、既に社内でアドビ製品を多用している場合に有力な選択肢となります。

6-4.【おすすめサービス②】ウイングアーク１ｓｔ「invoiceAgent」

「invoiceAgent」は、帳票基盤ソフトウェアで国内シェアNo.1（※）の実績を持つ、ウイングアーク１ｓｔ株式会社が提供する電子文書プラットフォームです。「invoiceAgent 電子契約」機能により、電子契約を実現します。

（※）出典：株式会社デロイト トーマツ ミック経済研究所「帳票設計・運用製品の競合調査データ（2023年度版）」

最大の特徴は、契約書だけでなく、請求書、発注書、納品書など、企業間でやり取りされるあらゆる帳票を電子化し、一元管理できる点です。電子帳簿保存法の法的要件（JIIMA認証）にもいち早く対応しており、法令遵守（コンプライアンス）の面で非常に信頼性が高いサービスと言えます。

6-5.【おすすめサービス③】TOKIUM「TOKIUM契約管理」

支出管理クラウド「TOKIUM」シリーズを提供する株式会社TOKIUMの「TOKIUM契約管理」は、契約書の管理業務に特化したサービスです。

もちろん電子契約の締結機能も備えていますが、特に強みを持つのは締結後の「管理」フェーズです。紙やPDFなど、さまざまな形式で保管されている契約書をAI-OCRでデータ化し、一元的な管理台帳を自動生成します。契約の更新期限が近づくと自動でアラートを通知する機能が充実しており、「契約の更新漏れ」や「不要な自動更新」といったガバナンス上のリスクを防ぎたい企業に最適です。

次の表では、ここで紹介した主要なサービス（またはそのアプローチ）の特徴を比較しています。

このように、一口に「契約書PDF」を扱うツールと言っても、その強みは異なります。「法対応を確実にクリアしたい」「契約管理のガバナンスを強化したい」など、自社の最も重要な課題を解決できるサービスを選択することが重要です。

7.【まとめ】「スキャン」か「電子契約」か目的を明確に

契約書のPDF化を成功させる鍵は、自社の「目的」を明確にすることです。本記事で解説した通り、「契約書 PDF」には2つの全く異なるアプローチが存在します。

パターン1：スキャン保存（過去の整理）

• 目的：書庫の省スペース化、過去の文書の検索性向上
• 注意点：PDFは「写し」であり、原則として紙の原本保管が推奨されます。印紙税の削減効果はありません。

パターン2：電子契約（未来の効率化）

• 目的：印紙税や郵送費のコスト削減、契約スピードの向上、テレワーク対応
• 注意点：PDFが「原本」となり、電子署名法・電子帳簿保存法（電子取引）への完全な準拠が必須です。

まずは、自社が「過去の紙文書の管理」に困っているのか、それとも「未来の契約コストと非効率」を解決したいのかを判断してください。その目的が明確になれば、導入すべきソリューション（スキャナ保存対応の文書管理システムか、電子契約サービスか）が自ずと見えてくるはずです。