自由診療向け電子カルテの機能や導入メリット、選定ポイントを徹底解説

近年、治療費が全額患者負担となる自由診療を行うクリニックが増えています。自由診療を行うクリニックでは、保険診療とは異なるカルテに記録する必要があります。

また、電子カルテを導入する医療機関も増えており、自由診療・保険診療問わず診察やクリニック業務の効率化を目指す動きが広がっています。ただし、保険診療と異なり自由診療では料金設定が自由であるため、集患をしなければ経営が安定しないという特徴があります。そのため、電子カルテに求める機能も異なります。

この記事では、自由診療向け電子カルテの機能や導入のメリットをわかりやすく解説します。また、おすすめの電子カルテや選定ポイントもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。自院に最適な電子カルテを見つけて、クリニックの経営や運営に役立てましょう。

自由診療向けの電子カルテとは？

自由診療向けの電子カルテとは、自由診療を行う際に必要な機能に特化した電子カルテシステム・サービスです。

そもそも、自由診療は保険診療と違って、患者は医療保険制度を利用できません。そのため、治療費が全額負担となり、費用が高額になりやすいです。

自由診療向けの電子カルテでは、同意書の作成や集客ツール、割引・キャンペーンの設定などが容易にできるよう機能が搭載されています。保険診療では使わない機能が豊富にあるため、より診察やクリニック運営を効率化することが可能です。

自由診療向けの電子カルテの種類

自由診療向けの電子カルテには、以下の2つの種類があります。

• 自由診療に特化した電子カルテ
• 保険診療と自由診療を併用して利用できる電子カルテ

クリニックによって自由診療しか行わないケースや保険診療も行うケースに分かれるため、自院に合う電子カルテの種類を選びましょう。

もし、すでに保険診療向け電子カルテを導入しているのであれば、新しく自由診療専用の電子カルテだけを導入して併用することも可能です。

自由診療向け電子カルテの主な機能

自由診療向け電子カルテの主な機能は、以下の通りです。

• 見積書や契約書などの書類作成機能
• 集患のための支援機能
• 様々な料金体系に対応した会計機能
• 書類管理機能
• 画像管理機能
• 役務管理（コース管理）機能

順番に確認し、電子カルテを導入したときのイメージを具体化させましょう。

見積書や契約書などの書類作成機能

自由診療を行うにあたって必要な見積書や契約書などの書類を作成できる機能が搭載されています。

そもそも、自由診療において厚生労働省によって通達された「療養の給付と直接関係ないサービス等の取扱いについて」に従って、以下の対応が必要です。

• 受付窓口・待合室などに料金をわかりやすく明確に提示する
• サービス内容・料金を明確にして患者の同意を得る
• サービス内容・料金を明示した文書に患者の署名が入った同意書を作成する
• サービス内容のわかる領収書を発行する

このように、同意書の作成は必須です。また、カウンセリング後には患者に必要な施術内容と金額がわかるよう見積書を提示し、施術前に契約書を交わさなければなりません。

保険診療であればどの医療機関で診察・治療を受けても、内容が同じであれば金額も同じです。しかし、自由診療の金額はクリニックごとに異なります。そのため、患者一人一人と丁寧に向き合い、サービス内容と料金に同意を得たうえで施術を行います。

その際必要となる見積書や契約書などの書類を作成するための機能があり、とても便利です。作成した書類は患者ごとのカルテに紐づけて閲覧できるため、スムーズに見返せます。

集患のための支援機能

自由診療の場合、保険診療と比べて広告・宣伝活動を行なって集患する必要があります。地域医療である保険診療と比べるとサービス内容や料金がわかりづらいため、「ぼったくられそう」「どのような施術が行われるか心配」と患者が来てくれません。

また、WebサイトやSNS、駅広告などで広く認知してもらわなければ、自由診療を受けたい方にクリニックの存在を知ってもらうことも難しいです。キャンペーンやモニター募集などで興味を惹きつけ、「一度行ってみよう」と思わせる必要があります。

自由診療向け電子カルテには、以下のような集患支援機能が搭載されています。

• 施術モニターのビフォーアフター画像の作成
• Web予約システム
• 誕生日クーポンの配信
• 来院から日数が経っている患者へのメッセージ配信

特に、ビフォーアフター画像は広告・宣伝活動に欠かせない素材です。自由診療向けの電子カルテであれば、患部や施術部分の写真を選択して並べたり重ねたりして比較しやすい画像が簡単に作れます。

様々な料金体系に対応した会計機能

自由診療を行うクリニックでは、診察料の設定を自由に行います。キャンペーンや誕生日割引、モニター割引など、患者ごとに料金設定が異なるケースも少なくありません。このように、決まった保険点数を計算してレセプトを作成する保険診療と会計の考え方は全く違います。

通常の電子カルテではさまざまな料金体系を設定できませんが、自由診療向けの電子カルテであれば柔軟に料金を変更したり割引・キャンペーンを適用させたりできます。会計計算に時間を要さないため、患者を待たせる必要もありません。

書類管理機能

自由診療では、見積書や契約書、同意書などの書類を作成し、保管しなければなりません。これらの書類を紙で作成し管理していると膨大な量になってしまい、保管が大変です。しかし、自由診療向けカルテには患者ごとにデータ化された書類を管理する機能が搭載されており、業務効率化やミス・紛失防止に役立ちます。

システムによっては、以下のような機能も搭載されているため便利です。

• 電子署名機能
• スキャン・保存機能

紙に署名してもらうのではなく、患者にもタブレット上で電子署名してもらえれば紙を印刷する必要がなくなります。

画像管理機能

自由診療では、患部を写真におさめて施術のビフォーアフターを比べたり、経過観察をしたりすることで効果を実感してもらうクリニックが多いです。そのため、画像をまとめて管理できる機能のある自由診療向け電子カルテはとても便利です。画像を日付順に並べたり重ねたりすれば、患者にも変化を理解してもらえます。

また、施術前に不安を抱えている患者に施術例を見せながら説明することも簡単です。モニターの経過やビフォーアフターの写真を見せることで、納得して施術を決断してくれるでしょう。

自由診療向け電子カルテでは、患者ごと・症例ごとなどで画像管理ができるため、スムーズな説明が実現します。

役務管理（コース管理）機能

クリニックに設定している役務（コース）がある場合、役務管理機能が役立ちます。たとえば、施術5回セットの割引コースや3種類の施術を期間内に受けられるコースなどです。

患者ごとにコースの残り回数や役務残高、期限などを細かく管理できるため、受付・予約の効率化に役立ちます。コースの残回数が少なくなってきたタイミングでキャンペーンを実施したり、新しいコースを案内したりすることで、リピーター獲得にもつなげられます。

自由診療向け電子カルテの導入メリット

自由診察向け電子カルテには保険診察を想定した通常の電子カルテとは異なる機能が搭載されています。自由診療向け電子カルテを導入するメリットは、以下の通りです。

• 院内業務の効率化
• 患者体験の向上
• 営業の効率化による集患の強化
• 院内情報共有の効率アップ
• 予約機能や事前問診機能による患者満足度向上

5つのメリットをしっかり理解し、自由診療向け電子カルテの導入を前向きに検討しましょう。

院内業務の効率化

予約から受付、診察・施術、会計までを1つのシステムに集約させることで、院内の業務の効率が格段に向上します。予約管理や受診状況、診察室・施術室の使用状況などが電子カルテから一目で確認できるため、院内業務における課題の発見・解決にもつなげられます。

また、自由診療のカルテは5年間保管しなければならないと義務付けられており、従来の紙カルテだと保管・管理が大変でした。しかし、自由診療向け電子カルテであればシステム上にデータが残ります。保管場所や管理用のキャビネットを準備せずに済むうえに、数年以上前に診療した患者が再来した場合でも素早くカルテを呼び出せます。

患者体験の向上

患者にとって自由診療を受けるときに感じるハードルは、以下のようにたくさんあります。

• 初回診察の申し込み
• 施術の決意
• 次回の予約
• 診察券の管理

第一関門は、初めての診察申し込みです。しっかり画像比較や明瞭な料金をWebサイトや広告に掲載することで患者が体験できることが想像しやすくなり、予約へのアクションがしやすくなります。

次に、予約をすることにハードルを感じる方は多いです。電子カルテの予約システムがあればメールや電話などの手間が省け、自分のスケジュールに合わせて簡単に予約が取れます。

さらに診察を受け、施術をするかどうかも大きな決断をすることとなるでしょう。しかし、画像やシェーマを用いて丁寧に説明すれば、納得したうえで契約に至るはずです。次回の予約や診察券の管理もWeb上でできれば、来院に対するハードルが下がります。

営業の効率化による集患の強化

自由診療では、患者のリピート率がクリニック収益の安定化につながります。

自由診療向け電子カルテには患者が「行きたい」と思わせる機能や利便性を高める機能が搭載されています。たとえば、以下のような機能を使って患者の定着がはかれるでしょう。

• Web・LINE上での予約
• デジタル診察券
• ポイント発行・管理機能
• 予約日時のリマインドメール
• キャンペーンや誕生日割引の案内メール

自由診察向け電子カルテを導入すると、民間企業とは異なるクリニック経営に特化したマーケティング機能が使えます。経営強化・安定を目指した施策を打ち出すことが可能です。

院内情報共有の効率アップ

自由診療向け電子カルテには同時に複数の端末からアクセスし、編集・閲覧することが可能です。そのため、リアルタイムで院内における情報共有ができ、1つの紙カルテを回すよりも効率よく情報をシェアできます。

たとえば、受付で書いてもらった問診票の内容を即座に診察室にいる医師に共有したり、診察室にいる医師から施術室にいる看護師に準備物を共有したりすることも可能です。スムーズに情報共有ができるため1人あたりの患者の施術時間を短縮でき、効率的に患者の診察・施術ができるようになるでしょう。

もちろん、紙カルテのようにファイル綴じや整理の必要もなくなり、カルテが見つからないといった事態も避けられます。

予約機能や事前問診機能による患者満足度向上

予約機能や事前問診機能が搭載されている自由診療向け電子カルテを導入すれば、患者の満足度向上につながります。事前に問診を済ませられれば受付から診察までの待ち時間が短縮され、来院のスケジュールが立てやすいです。

自由診療に限らず、クリニックや診療所などの医療機関における待ち時間はとても長く、診察に行くことを敬遠する人は少なくありません。待ち時間や診察・施術にかかる時間が短縮されるだけでも、患者が抱くクリニックに対する印象はよいです。

自由診療向け電子カルテを導入するときの課題と対処法

自由診療向け電子カルテを導入する際、以下のような課題をデメリットに感じる場合があります。

• 導入費用・運用費用がかかる
• 選定に時間と労力がかかる
• 電子カルテに慣れるまでに時間がかかる

3つの課題と対処法について詳しく確認しましょう。

導入費用・運用費用がかかる

電子カルテを導入する際、導入費用と運用費用がかかります。自由診療向けの電子カルテの多くはクラウド型で提供されているため、使っている間は運用費用が発生し続けます。最低でも毎月2〜4万円程度のコストがかかるため、ネックに感じるかもしれません。

しかし、自由診療向け電子カルテを導入すれば、院内運営が効率化され多くの患者の診察・施術が可能となります。その分売上が上がり、経営も安定するでしょう。

また、電子カルテを導入していなければ、紙カルテや見積書、同意書などの印刷代やファイル代、保管用のキャビネットなどの備品に費用がかかります。保管するためのスペースも確保しなければなりません。

月2〜4万円程度の電子カルテの運用費と、紙カルテや同意書などの保管にかかる費用を比較すれば費用対効果があると理解できるはずです。ぜひ、比較してみましょう。

選定に時間と労力がかかる

自由診療向け電子カルテを選定する際、さまざまなシステム・サービスを比較しなければならないため時間と労力がかかります。しかし、基本的な機能だけでなく、費用や使いやすさを比較しなければ、自院に最適な電子カルテを選定することはできないでしょう。

すべてのシステム・サービスの概要を調査したり、デモ環境を使ったりすることは大変です。このあとご紹介するおすすめの電子カルテシステムを比較し、自院にぴったりの自由診療向け電子カルテを見つけてくださいね。

電子カルテに慣れるまでに時間がかかる

いままで紙カルテを運用していたクリニックにとって、電子カルテに慣れるまでに時間がかかります。とくに導入直後は料金設定を打ち込んだり、電子カルテや書類のテンプレートを登録したりと、設定に時間がかかってしまいます。

また、運用ルールも決めておかなければ、上手に活用することができません。せっかく費用と時間をかけて電子カルテを導入するのであれば、最大の恩恵を受けたいものです。

ベンダーや提供会社によっては電子カルテ導入時にコンサルティングやスタッフ向けのセミナーを実施してくれます。上手に活用し、早めに電子カルテを使いこなせるよう対処しましょう。

自由診療向け電子カルテの選定ポイント

自由診療向け電子カルテを選定する際、以下のポイントを比較しましょう。

• 業務の対応範囲
• 集患機能の充実度
• 在庫管理機能の有無
• 費用・予算
• 運用のサポート体制

システム・サービスごとに5つのポイントをしっかり比較し、自院にぴったりの電子カルテを導入しましょう。

業務の対応範囲

まず、業務の対応範囲を確認しましょう。自由診療向け電子カルテにはさまざまな機能が搭載されていますが、多彩な機能のほうがよいかというと必ずしもそうとは限りません。なぜなら、クリニックの規模や運営方法によって必要な機能が異なるからです。

予約や受付、事前問診などの受付業務から、会計や在庫管理、スタッフのシフト管理などの爆ヤード業務、広告のための画像作成やキャンペーン告知などの集患業務など、すべての機能が必要でないクリニックも多いでしょう。

自院が効率化したい業務内容をしっかりと見極め、その業務に対応している電子カルテを選定すると費用対効果の高いシステム・サービスを導入できます。

集患機能の充実度

集患に注力したい場合、集患機能の充実度に注目しましょう。すでに顧客管理システムを導入しているのであれば、そのまま使うのか・連携できるのか、電子カルテと一体型になっているのかなどを検討しましょう。

もし、複数拠点にクリニックを展開しているのであれば、クリニック間の情報共有のしやすさも重視すべきです。複数のクリニックを一元管理できれば、患者も来院しやすいです。この場合「分院展開機能」を有する電子カルテを選びましょう。

在庫管理機能の有無

自由診療を行うクリニックには、ケア用品や用具の販売を行っているクリニックも少なくありません。たとえば、美容皮膚科であれば、美顔器やスキンケア商品、サプリメントなどを販売しているケースは多いです。

もし物販を行っているのであれば、在庫管理機能があると会計と在庫が連携でき、管理が楽になります。棚卸し作業も簡単にできるため業務効率が向上します。さらに、販売管理機能と連動できれば購入者の傾向を分析し、マーケティングに役立てることが可能です。

もちろん、物販を行っていないクリニックには不要な機能のため、機能が搭載されているない電子カルテを選びましょう。

費用・予算

導入・運用にあたっての費用が予算内におさまるかどうかも確認しましょう。当然、自院が抱えている課題を解決するために必要な機能が備わっているかは外せないチェックポイントです。しかし、さまざまな機能がたくさん搭載されていても、使わなければもったいないです。

費用対効果の高い電子カルテを導入するには、必要機能が搭載されており、不要な機能が搭載されていないシステム・サービスを選ぶ必要があります。欲しい機能が基本搭載なのかオプション機能なのかによっても、かかる費用は変わってきます。

たしかに、導入費用や運用費用だけに注目すると「経費が増える」と感じるかもしれません。しかし、導入によって集患に成功したり、業務効率が高まったりすれば利益が増えることも念頭に置いて予算を決定しましょう。

運用のサポート体制

運用のサポート体制が充実しているかどうかも選定時のポイントです。電子カルテの導入時にどのように運用していくべきかを各クリニックごとに教えてもらえると、スムーズに導入が進みます。また、実務面でも電子カルテのテンプレートの作成方法や打ち込み方などの細かな操作方法を説明してもらえれば、スタッフの定着も早まるはずです。

もちろん、導入後にもトラブルや疑問点の解消なでサポートを受ける機会が出てきます。どのようなサポートが受けられるのかをあらかじめ確認しておき、自院に最適なサポート体制が整っているベンダーや提供会社を選びましょう。

自由診療で電子カルテを使う際の注意点

自由診療において電子カルテを活用する際、以下の3つの注意点に留意しましょう。

• 自由診療でもカルテ記載は必須
• 保険診療と分けてカルテを記録する必要がある
• 各機能を使いこなせず活用できない

詳しく解説します。

自由診療でもカルテ記載は必須

保険診療と同じように、自由診療でもカルテの記載は必須です。

医師法24条には、以下のようにカルテ記載が義務付けられています。

保険医は、患者の診療を行つた場合には、遅滞なく、様式第一号又はこれに準ずる様式の診療録に、当該診療に関し必要な事項を記載しなければならない。

（引用：保険医療機関及び保険医療養担当規則｜e-GOV法令検索）

いままで保険診療のみを行っていたクリニックが自由診療を開始する場合、自由診療・保険診療の2つが使える電子カルテを選ぶか、レセプト機能を追加できる電子カルテを選びましょう。

保険診療と分けてカルテを記録する必要がある

保険診療と自由診療の両方を行っている場合、2つを分けてカルテの記録をしなければなりません。これは、療養担当規則で決められています。

保険医療機関は、第二十二条の規定による診療録に療養の給付の担当に関し必要な事項を記載し、これを他の診療録と区別して整備しなければならない。

（引用：保険医療機関及び保険医療養担当規則｜e-GOV法令検索）

規則を守ってカルテの記録を残しましょう。

各機能を使いこなせず活用できない

紙カルテにはすぐメモを書き込んだり、広げて見れたりするメリットがあり、「電子カルテは使いにくい」と感じる医師や看護師もいることは事実です。そのため、経営者だけが電子カルテの導入の決定や選定をせず、現場の意見をしっかり聞くようにしましょう。

多くの電子カルテではデモ環境や無料トライアル期間を設けているため、操作のしやすさを検証できます。また、マニュアルの読みやすさやサポート体制を十分に確認し、実際に活用するスタッフが使いこなすための工夫が必要です。

ただ電子カルテを導入するだけでは業務効率化や集患に結びつかないことを理解し、スタッフに使ってもらえるように努力しましょう。

おすすめの自由診療向け電子カルテ

自由診療には電子カルテの導入がおすすめ

自由診療向けの電子カルテは、保険診療を想定した電子カルテと比べて搭載されている機能が多彩です。自院で効率化したい業務を洗い出し、必要な機能が何かを明確にすると自然と電子カルテの種類がいくつか絞れます。

今回ご紹介したおすすめの自由診療向け電子カルテや選定ポイントを参考に、クリニック運営や経営に合う電子カルテを導入しましょう。