KPI管理とは？基本から運用まで徹底解説【2025年最新版】

企業やプロジェクトの目標達成に欠かせないのがKPI管理です。本記事では、KPI設定の基本から具体的な運用フロー、さらにツール選定のポイントまでをコンパクトに解説します。明日から使えるノウハウをチェックして、組織の成果を飛躍的に高めましょう。

1. KPIとは何か？

KPIは「Key Performance Indicator」の略称です。

企業やプロジェクトが最終的に目指す目標を実現するための、中間指標を意味します。
例えば「売上高を1億円にする」という最終目標（KGI）に対し、「新規顧客数を月間50社に増やす」などがKPIにあたります。

一方で、KSF（重要成功要因）は、目標達成に必要な具体的行動や要因です。
もし「新規顧客数を増やす」ために、ウェブ広告やセミナーを活用するなら、それらの行動を成功に導く要素がKSFです。
こうした指標や要因を組み合わせることで、日々の業務を可視化できます。
結果として、KPI管理が進むほど組織全体のモチベーションや公平な評価が高まります。

KGI・KPI・KSFの違いを表で整理

このように、KGIをゴールとして定め、それを達成するためのステップをKPIとKSFで表すイメージです。KPIを正しく設定するメリットは進捗が数字で可視化できる点にあります。
そのため、各担当者が行動指針を見失いにくいのが大きな魅力です。

KPI管理が求められる背景

顧客ニーズ・市場の多様化

近年、オンライン取引が急増し、消費者のニーズは多種多様になりました。
これに対応するためには、柔軟でスピーディーな改善が求められます。
そこで、kpi 管理を活用し、細かい数値を常にチェックしながら軌道修正を行う必要があります。

人材不足・働き方改革の加速

人材不足やリモートワークなどの変化により、社員一人あたりの業務範囲が広がっています。
そこで、明確なKPIの設定があれば、業務の優先順位を客観的に示せます。
働き方改革でも各個人の成果を公正に評価するためには、定量的な指標が欠かせません。

デジタルシフトへの対応

経済産業省の調査によると、デジタル化への投資額は年々増加しています。
多くの企業がクラウドや各種SaaS（サース）を導入する中、リアルタイムでデータを集計して意思決定をする企業ほど競争力を高めています。
KPI管理をシステム化すると、複数拠点で働くチームでも状況を素早く共有できます。

参考にしたのはこちら👇
産業界のデジタルトランスフォーメーション（DX） （METI/経済産業省）

このような背景から、多くの組織がデジタルツールを活用したKPI管理に注目しています。
次のセクションでは、具体的な運用ステップや製品比較のポイントを見ていきましょう。

2. KPI管理の全体フロー

KPI管理は、最終目標（KGI）の設定から、重要成功要因（KSF）の抽出、具体的なKPI策定、PDCA運用、リスク対策までを一貫した流れで実行することが肝要です。本章では、各ステップがどのように連携し、成果につながるのかを俯瞰的に見渡し、その役割とポイントを整理します。

2-1. KGI設定から逆算

まずは、企業の最終目標（KGI）を決めます。
「年間売上を1億円にする」や「利益率15％を維持する」など、できるだけ具体的な数値を設定しましょう。

次に、現在の売上や利益率と比べてどれほど差があるのか、いわゆるギャップを分析します。
ギャップが大きいほど必要な施策も増えます。

KGI設定のチェック表

このチェック表を活用すると、達成すべき金額やプロセスがより見えやすくなります。
また、ギャップを埋める施策がどこに集中しているかも分かりやすくなります。

2-2. KSF（重要成功要因）の洗い出し

次は、KGIを達成するために必要な成功要因（KSF）を探ります。
SWOT分析（強み・弱み・機会・脅威を整理する手法）や、外部環境の調査などを使いましょう。

たとえば新規顧客を増やすには、広告運用力や営業プロセスの改善が要因となるかもしれません。
それが企業にとってのKSFです。

KSF選定でよく使われるフレームワーク

複数のフレームワークを併用すると、KSFをより正確に把握できます。
これにより、KPIにつながる施策に優先順位をつけやすくなるでしょう。

2-3. KPI設定・運用手順

続いて、KSFをもとにKPIを設定します。ここでは、SMARTの法則が便利です。
Specific（具体的）、Measurable（測定可能）、Achievable（達成可能）、Relevant（関連性がある）、Time-bounded（期限が明確）という5つの要素です。

• 成果指標（売上高、成約率など）
  企業の最終目標に直結する数値を設定します。
• 行動指標（商談数、顧客接触回数など）
  日々の行動を測る数値です。成果指標を達成するためのヒントになります。

KPIを設定したら、定期的な測定とレビューが大事です。
PDCAを短期間で回すほど、問題点を早期に発見できるでしょう。

PDCAとは？持続的改善を実現する基本サイクル

KPI運用におけるPDCA

表のようにプロセスをまとめておけば、担当者同士での情報共有がスムーズになります。

2-4. リスク対策と先行管理

KPI管理では、未達や達成率の低下が想定される場合への準備が大切です。
あらかじめシミュレーションを行い、対策フローを用意しましょう。

• 追加施策の発動
  広告費の増額や販促キャンペーンなど、打てる手をリスト化します。
• 社内のリソース再配分
  一時的に営業メンバーを増員するなどの調整が必要なケースもあります。

先行管理とは、結果を待つだけではなく、進行中の数値を見ながら早めに問題をキャッチする方法です。これにより、KPI達成が難しくなる前に軌道修正が可能です。

KPI管理にはデジタルツールの導入が効果的です。
BI（Business Intelligence）ツールやSFA（Sales Force Automation）を利用すれば、自動でレポートを生成したり、目標との乖離をリアルタイムに可視化できます。

一度導入すると作業の負荷が大幅に軽減されるため、リスクにも素早く対処しやすくなるでしょう。

3. KPI管理におけるIT製品の活用

「kpi 管理」を進めるうえで、ITツールの導入は大きな助けになります。
データを自動で集計し、リアルタイムに可視化することで、担当者の負担が軽減されるからです。
さらに、結果を共有しながら素早く意思決定できるため、組織全体の生産性が上がります。

なぜITツールが必要なのか？

• データの一元管理・自動分析により負担が軽減
  各部署から集まる情報をツール上に集約し、レポートを自動で生成します。
  これにより、手作業の集計や表作成の手間が大幅に削減されます。
• リアルタイムで達成状況を可視化できる
  ダッシュボード機能を使うと、売上や成約率などのKPIを即座にチェックできます。
  遅れや問題が見つかれば、早期に対策を打ちやすくなるでしょう。
• 社内共有やコミュニケーションの活性化
  部署間の情報共有がスムーズになるため、会議や報告の場で役立ちます。
  データをビジュアル化できるツールなら、現場の理解度も高まりやすいです。

3-1. SFA/CRMツールによる営業KPI管理

活用メリット

• 商談数や成約率を自動集計
  いちいちExcelで手入力する必要がなくなり、担当者の負担が軽減します。
• アップセル率も手軽にチェック
  既存顧客への追加提案数や受注金額の推移を確認しやすくなります。
• 分析結果を営業戦略に反映
  どの顧客に注力すべきかデータでわかるため、ムダな営業活動を削減できます。

代表的な製品例

• Salesforce Sales Cloud
  豊富なダッシュボード機能と拡張性が魅力。
  大企業から中小企業まで幅広い導入実績があります。
• Microsoft Dynamics 365
  Office製品との連携が強み。
  OutlookやTeamsなどの既存ツールと併用しやすいです。
• Sansan
  名刺管理から始まり、商談履歴や顧客データを一元管理。
  煩雑な顧客情報を整理しやすいのが特徴です。

SFA/CRMツール比較表

※料金プランは時期やプラン構成によって変動します。
詳細は各公式サイトでご確認ください。

3-2. 人事評価・タレントマネジメントツールによるKPI管理

活用メリット

• 目標設定と評価を一括で管理
  従業員ごとにKPIをセットし、達成度合いを定量的に確認できます。
• 人材データを統合
  スキルや研修履歴などをまとめれば、配置転換や育成計画が考えやすくなります。
• 公平な評価の仕組み
  数値で評価されるため、従業員の納得感を得やすいです。

代表的な製品例

• カオナビ
  人材情報の見える化に強み。
  アンケート機能で素早く現場の声を収集し、KPI管理に役立てます。
• あしたのクラウドHR
  同社の人事評価ノウハウをシステム化。
  評価シートをベースに、KPIを設定しやすい仕組みがあります。
• SmartHR
  労務管理を中心にスタートし、評価や目標管理といった機能も拡充。
  人事関連業務を一元化しやすいのが魅力です。

人事評価ツール比較表

3-3. コンタクトセンター向けKPI管理ソリューション

活用メリット

• 顧客満足度や応答率を数値化
  どの時間帯にどれだけ応答できているか把握できます。
• オペレーターの稼働状況が見やすい
  応対品質や感情分析により、ストレス度合いを測る製品もあります。
• 離職率の低下につながる可能性
  適切な人員配置とスキル管理で、負担を均等化できます。

代表的な製品例

• NTTコミュニケーションズ「コンタクトセンターKPI管理ソリューション」
  応答率や平均応答速度、オペレーター満足度などを総合的に管理。
• docomo business X Managed®
  AI感情分析やストレス測定を用い、オペレーター定着率向上をサポート。
• Zendesk
  顧客対応履歴とKPIを一元管理することで、スピーディーなサポートを実現。

コンタクトセンター製品比較表

コンタクトセンターでは「応答率」や「顧客満足度（CSAT）」など独自のkpi 管理が求められます。
そのため、業務フローに合ったソリューションを選ぶとよいでしょう。

IT製品を上手に活用すれば、企業のkpi 管理は格段に効率化できます。
次のセクションでは、導入事例や成功ポイントをご紹介します。

4. IT製品導入の比較ポイント

IT製品を使ってkpi 管理を成功させるには、
自社の目的や現場の運用実態をしっかり確認する必要があります。
以下のポイントを踏まえて、適切な製品を選びましょう。

① 自社のKPIと機能要件のすり合わせ

まずはどの部門を中心に管理するかを明確にします。
営業現場ならSFA（営業支援）機能が充実しているか、人事向けなら評価と目標設定機能が強化されているかをチェックしてください。
コールセンター用途なら応対品質や稼働状況を可視化できるかが重要です。

② カスタマイズ性・連携性

IT製品同士が連携しないと、入力やデータ更新の手間が増えます。
既存システムとのAPI連携やカスタマイズの柔軟性を確認しましょう。
自社特有の業務フローがあるなら、拡張機能の有無も大切です。

③ 操作性・UI/UX

使い方が難しいツールは、現場が浸透させるのに時間がかかります。
デモ画面を試して、直感的に操作できるかを確かめてください。
特に、非IT部門の社員が多い場合はシンプルなUIが好まれます。

④ 導入コストと運用サポート

初期導入費用だけでなく、月額費や保守サポート料金も考えましょう。
特にクラウド型の場合、ユーザー数や機能拡張によって費用が増えやすいです。
トラブル時のサポート体制も比較し、ランニングコストを試算することをおすすめします。

⑤ セキュリティ・データ保護

kpi 管理に必要なデータは企業の重要情報です。
データの暗号化や権限管理など、セキュリティ機能を確認しましょう。
ISO27001などの認証取得状況も、信頼性を測るうえでの参考になります。

IT製品選定のチェック表

上記のポイントを照らし合わせると、導入後のギャップが少なくなります。
とくに①の機能要件と④のコストは、導入時にもっとも注目されがちです。
しかしカスタマイズ性やセキュリティも後から後悔しやすい要素と言えます。

必要に応じてベンダーの担当者に相談しながら、自社に最適なツールを導入しましょう。

5. よくある失敗パターンと対策

KPI管理は、きちんと準備していても思わぬ失敗に陥ることがあります。
ここでは代表的なケースを取り上げ、その対策を考えていきましょう。

KPIが定量化されていない/多すぎる

KPIを設定しても、指標が曖昧だと行動指針として機能しません。「顧客満足度を上げる」という目標は良さそうに見えますが、具体的にどのように測定するのか決まっていないと効果が薄れます。
一方で、指標を増やしすぎると、管理コストが膨れ上がり担当者が混乱するケースもあります。

失敗を避けるポイント

• 明確な数値化
  「問い合わせ回答の初回返信速度を1日以内にする」など、定量的な指標を設定する。
• 指標を3つ程度に絞る
  KPIを複数設定するときでも、最重要ポイントにフォーカスする。

評価のみで改善策がない（PDCAが停滞）

定期的にKPIの達成度を評価する企業は多いです。
しかし、評価だけで終わり、改善策が具体化されないことがあります。
PDCAサイクルのCheck（評価）はしていても、Act（改善）が進まない状態です。

失敗を避けるポイント

• チェックとアクションをセットで行う
  評価結果を踏まえ、具体的な施策やアクションプランを議論する場を用意する。
• KPI達成に向けたリソース配分
  数値が思わしくない部署に人材や予算を再配置するなど、柔軟な対策を試す。

ツール導入後の運用ルールが曖昧

SFAやCRM、タレントマネジメントシステムなど便利なITツールを導入しても、利用ルールが整備されていないと現場で使いこなせません。
例えば、誰がいつどのデータを入力し、どのレポートを閲覧するのか、そのフローを決めておかないと情報が正しく蓄積されません。

失敗を避けるポイント

• 運用マニュアルや研修の実施
  新たにツールを入れた際は、操作方法や業務フローを周知徹底する。
• 定期的な活用状況のチェック
  ユーザーが正しく使えているかをモニタリングし、改善要望を集める。

対策：KPI数値の明確化、ツール活用と周知徹底、定期振り返りの場の設定

下表に失敗パターンと対策をまとめました。
早めに対策を打てば、kpi 管理のスムーズな運用が期待できます。

どの企業も限られたリソースのなかで施策を進めています。だからこそ、ポイントを押さえたKPI管理の仕組みづくりが求められます。
次のセクションでは、KPI管理成功のために押さえておきたい実例や、さらに効率化を図るコツなどを紹介します。

6. 「KPI管理」導入フローのまとめ

KPI管理を成功させるには、最初から最後までの流れを意識することが大切です。
ここでは、具体的にどんなステップを踏めばよいか、簡単に整理してみましょう。

KGI・KPIの再確認：KSFも含め具体的数値を明確化

まずは自社が最終的に達成したい数値（KGI）を確認します。
そのうえで、KGIを達成するために必要なKPIとKSFを洗い出しましょう。
数値は具体的に設定し、誰もが同じゴールを共有できる状態が望ましいです。

必要な機能要件の洗い出し：自社課題にマッチしたIT製品を検討

営業向け・人事向け・コールセンター向けなど、使用する現場のニーズに合わせて検討します。
たとえば営業支援ならSFA（Sales Force Automation）の機能が必要かもしれません。
人事評価なら従業員の目標管理と評価を一括管理できるツールが合うでしょう。

ツール比較・導入検討：予算・サポート体制・UI/UXなど総合判断

次に、複数ツールを比較しながら予算やUI/UX、連携機能などを検討します。
サポート体制も含め、「実際に導入した後どの程度運用しやすいか」も重要な観点です。
以下の表は、比較時にチェックすべき項目の例です。

運用スタート＆定期レビュー：短期でPDCAを回し、柔軟に改善

ツール導入後は、実際の業務に合わせて運用を始めます。
大事なのは、短めのサイクルでPDCAを回し続けることです。
不具合や不明点があれば、ベンダーへの問い合わせや社内の情報共有で迅速に対処しましょう。
定期的にKPIの達成度を振り返り、必要に応じて指標や運用フローを見直すと、より確実に成果が出やすくなります。

導入フローを意識して進めれば、kpi 管理の効果を早期に実感できるはずです。
次のセクションでは、さらにkpi 管理を活かして組織力を高める具体策などを紹介します。

7. まとめと次のアクション

kpi 管理を正しく導入すると、生産性や顧客満足度の向上が期待できます。
さらに社員のモチベーションが上がり、組織全体の目標達成に近づきやすくなります。
IT製品を活用すれば、リアルタイムで数値をチェックできるので、改善スピードが格段にアップするでしょう。

KPI管理の導入メリット

次のステップ

• デジタル化の窓口の比較ページを見る
  まずは各IT製品の機能・料金・導入事例をチェックしてください。
  営業向けや人事評価向け、コールセンター向けなど、さまざまなツールを一覧で比較できます。
• 無料相談やデモ依頼を活用する
  実際に使うイメージが湧くと導入後のギャップが減ります。
  気になる製品があれば、ぜひデモで操作性やUIを確かめましょう。

これらのアクションを起こすと、最適なkpi 管理の仕組みをスムーズに導入できます。
自社の課題に合ったツールを選び、デジタル化の力で成果を最大化してください。