安否確認システムの必要性とは？メリットや注意点、導入事例まで徹底解説！

近年、日本では大災害が頻繁に起こっています。災害が発生した際には、企業における従業員の安否を確認し、BCP（事業継続計画）を実践していくことが求められます。もちろん、「電話」や「メール」といったツールはありますが、災害時に利用できるかは別問題です。その際に、安否確認システムが重要な役割を担います。本記事において、安否確認システムの総合的な理解を促進します。その必要性・メリット・注意点・導入事例まで、徹底解説します。

企業での安否確認とは

企業における安否確認は、地震や台風などの自然災害、あるいは事故やテロといった緊急事態が発生した際に、従業員の安全と居場所を確認するために行われます。安否確認は、企業が緊急時に従業員の状態を把握し、事業継続や安全確保の判断を迅速に行うための重要なプロセスです。

企業における安否確認の手法

企業での安否確認には、さまざまな方法が存在します。それぞれの方法には利点と課題があるため、企業のニーズに合わせた適切な手段を選択することが必要です。

1.電話や緊急連絡網

従来の方法として、電話を利用して緊急連絡を取る方法があります。緊急時の電話番号を事前に共有し、従業員に直接連絡を取る形式です。しかし、災害時には電話回線が混雑しやすく、連絡がつきにくいことが多々あります。また、個人の電話番号を登録することに抵抗がある従業員もいるため、全員に迅速に連絡を取ることが難しい場合もあります。

2.メールやSNS

メールやSNSを活用した安否確認も一般的です。メールは大量の従業員に一斉送信が可能であり、テンプレートを利用すれば迅速に確認を進められます。また、SNSは災害時でも比較的通信が安定しているため、インターネットにアクセスできる環境であれば有効です。しかし、勤務時間外にメールやSNSの通知を見逃す可能性もあるため、確実性には欠ける場合があります。

3.安否確認システム

専用の安否確認システムは、最近多くの企業で導入が進んでいるツールです。地震などの災害を検知すると、自動的に従業員に安否確認メールを送信し、リアルタイムで回答を集計できるのが特徴です。また、直感的な操作が可能で、緊急時にも慌てることなく利用できるよう設計されています。このシステムを導入することで、従業員の安否確認が大幅に効率化され、災害時の混乱を最小限に抑えることができます。

BCPとは？

BCP（Business Continuity Plan）とは、災害や事故、テロなどの緊急事態が発生した場合に、企業が重要な業務を中断させることなく継続できるように、あらかじめ策定しておく事業継続計画のことです。企業にとって、こうした緊急時に迅速な対応を取ることは、損害を最小限に抑え、顧客や取引先からの信頼を維持するために非常に重要です。BCPの目的は単に被害を減らすだけではなく、危機的な状況下でも企業の中核業務を続けるための体制を構築し、事業の早期復旧を図ることにあります。特に、日本のように地震や台風といった自然災害が頻繁に発生する国では、企業がBCPを策定しておくことは必須といえます。

BCPの具体的な対策4つ

BCPにはさまざまな対策が含まれますが、以下のような要素が代表的です

1.安否確認の迅速化

災害発生時に、従業員の安否確認を迅速に行うことは、事業継続の基盤となります。安否確認が遅れると、必要な従業員を確保できず、事業復旧が大幅に遅れる可能性があります。

2.バックアップシステムの整備

重要なデータやシステムのバックアップを用意しておくことで、万が一のシステム障害時にも業務を継続できます。クラウドサービスを利用するなど、物理的な被害を避けるための対策も含まれます。

3.バックアップオフィスの確保

被災地にあるオフィスが利用できなくなった場合に備えて、他の地域に代替オフィスを準備しておくことも重要です。これにより、オフィスが機能しなくても迅速に業務を再開できます。

4.リソースの確保

BCPでは、事業を継続するために必要な人員や設備、さらにはサプライチェーン全体の維持も重要です。取引先や物流、ライフラインを含む外部リソースの確保も事前に計画しておく必要があります。

BCP策定時に安否確認が重要な理由4つ

緊急事態が発生した際、従業員の安全を確保することが最優先事項です。従業員の安否を確認することで、誰が業務に従事できるかを把握し、復旧に必要な要員を迅速に確保できます。さらに、企業には従業員の安全を守る法的責任もあるため、安否確認はBCP策定の重要な要素となります。
安否確認システムを導入しておけば、災害発生時に全従業員の安否を短時間で把握でき、迅速に事業再開に向けた体制を整えることが可能です。こうしたシステムは、企業の危機管理体制を強化し、事業継続をスムーズに進めるための強力なツールとなります。

企業における安否確認の必要性

災害や事故などの緊急事態が発生した際に、企業が適切な対応を取るためには、従業員の安否確認が極めて重要です。企業における安否確認は、従業員の安全を確保し、事業継続を図るために欠かせないプロセスです。この章では、企業が安否確認を行うべき理由をいくつかのポイントに分けて解説します。

1. 従業員とその家族の安全確保

まず最優先すべきは、従業員およびその家族の安全確保です。災害時には、企業は従業員の生命を守る責任を負っており、迅速に安否を確認することが最重要です。特に、地震や火災などの突発的な災害だけでなく、台風や大雪などの予測可能な災害に対しても、事前にこまめな安否確認を行うことで、被害を最小限に抑えることができます。従業員が無事であれば、その後の業務指示や避難指示が円滑に行えるだけでなく、従業員やその家族に安心感を与えることができます。企業は安全配慮義務を負っており、災害時に従業員の安否確認を怠ると、法的な責任を問われる可能性もあるため、この点は特に重要です。

2. 事業継続の判断

災害が発生した際、企業は事業を継続できるかどうかの判断を迅速に行わなければなりません。この判断において、安否確認が非常に重要な役割を果たします。なぜなら、事業の継続や復旧作業には、人員の確保が不可欠だからです。安否確認を通じて、従業員の被災状況を把握し、事業の復旧に必要な人数を確保できるかを判断します。また、どのくらいの時間で復旧が見込めるかを早急に見積もることができれば、事業の再開を迅速に行うための計画が立てやすくなります。特にインフラ業界や医療機関など、事業を止められない業種では、こうした判断のスピードが企業存続に直結します。

3. 法令順守と企業の責任

企業には、従業員が安全に働ける環境を提供する法的な義務があります。労働契約法第5条では、企業は従業員の生命や健康を守るために必要な配慮をする義務があるとされています。災害時に迅速に従業員の安否確認を行わなかった場合、安全配慮義務に違反していると見なされる可能性があります。
また、企業がBCP（事業継続計画）を策定している場合、安否確認はその初動対応の一環として位置づけられます。従業員の状況を迅速に把握し、事業の再開に向けて必要な措置を講じることで、法令順守の観点からも企業は適切な対応を取っていると評価されます。

4. 社会的信用と企業価値の維持

災害時に従業員の安全を最優先に対応し、安否確認を適切に行うことで、企業はステークホルダーからの信頼を維持することができます。安否確認が迅速に行われ、企業が危機に対処する姿勢を示すことで、取引先や顧客、株主からの評価が向上し、企業価値の維持にもつながります。
さらに、安否確認システムの導入やBCPの策定により、災害発生時にも迅速に対応できる体制を整えることは、企業の長期的な競争力を高める要素となります。事業の早期復旧や従業員の安全確保が実現できる企業は、緊急時にも業務を再開しやすく、取引先や顧客に対しても信頼感を与えます。

安否確認で行うべきポイント6つ

企業が災害時に従業員の安全を守り、事業を迅速に再開するためには、安否確認を効果的に行うことが不可欠です。ここでは、企業が安否確認を行う際に注意すべき重要なポイントをいくつか解説します。

1. 連絡手段の統一

災害が発生した際、混乱が生じる中で複数の連絡手段を使用すると、通知が遅れたり、従業員が連絡を見逃したりする可能性があります。そのため、連絡手段を統一することが重要です。例えば、電話やメール、安否確認システムなど、どの手段を最優先で使うかを事前に決めておくことで、混乱を防ぎ、迅速な安否確認が可能になります。
ただし、通信インフラの混雑や障害を考慮して、バックアップの手段も複数準備しておくことが必要です。優先順位を明確にしておくことで、緊急時に迅速かつ確実な安否確認が行えます。

2. 連絡内容の簡潔化

災害時には、時間が限られた中で効率的に情報を収集する必要があります。安否確認における連絡内容はシンプルで分かりやすいものでなければなりません。たとえば、「安全かどうか」「どこにいるのか」「業務に従事できるか」といった基本的な質問に絞ることで、従業員が素早く回答できるようにします。

また、回答方法も簡単な選択肢を設けることで、迅速な情報収集が可能になります。複雑な質問や大量の確認事項は避け、段階的な対応を取ることが推奨されます。

3. 個人情報の保護

安否確認には、従業員の電話番号や住所などの個人情報が含まれるため、セキュリティ対策が重要です。特に、災害時に収集した情報が不正アクセスやサイバー攻撃の対象にならないよう、セキュリティの堅牢なツールを利用することが求められます。

また、従業員の中には、個人情報を共有することに抵抗がある場合もあります。個人情報を厳重に管理し、他者にアクセスできないよう配慮することで、従業員の信頼を得ることができます。

4. 集計・可視化の方法を事前に決定する

安否確認で得られた情報を迅速に集計し、視覚的に分かりやすい形で整理することも重要です。確認内容を事前に統一しておけば、集計作業が効率化され、状況把握が迅速に進みます。たとえば、地図やグラフを使って従業員の所在や被害状況を可視化することで、対処すべき優先事項がひと目で分かるようになります。

事前に災害を想定したシミュレーションや訓練を行い、災害発生時に即座に対応できる体制を整えておくことも大切です。

5. 日頃からの周知と訓練

いざというときに備え、日頃から安否確認の方法を従業員に周知し、定期的な訓練を行うことが不可欠です。災害時に安否確認システムを初めて使用するのではなく、定期的に訓練を行うことで、従業員がツールに慣れ、迅速に対応できるようになります。例えば、年に1～2回の訓練を実施し、回答方法やシステムの使い方を徹底しておくと、緊急時のトラブルを減らせます。

6. BCP（事業継続計画）との連携

安否確認は、BCP（事業継続計画）の一環として実施されるべきです。災害時には、単に従業員の安否を確認するだけでなく、事業の復旧に向けた判断も同時に行われます。安否確認とBCPを連携させることで、復旧作業や事業継続がスムーズに進行します。事業継続を視野に入れた安否確認を行うことで、企業の危機管理能力が向上し、復旧のスピードも早まります。

安否確認システムのメリット6つ

ここまで、安否確認の重要性について論じてきました。今回は、安否確認方法の一つである「安否確認システム」に焦点を当てながら、その効果や可能性について考えていきたいと思います。
安否確認システムの導入は、企業にとってさまざまな利点があります。災害時だけでなく、あらゆる緊急事態や平常時にも活用できるこのシステムは、迅速な情報共有と管理業務の効率化を実現します。この章では、安否確認システムの主なメリットをわかりやすく解説します。

1. 従業員の安否を迅速に確認できる

安否確認システムの最大のメリットは、災害時に従業員の安否を即座に確認できることです。システムが自動でメッセージを送信し、従業員は自身の安否を簡単に報告できます。電話やメールで個別に連絡を取る必要がなくなり、大量の従業員の安否を短時間で確認できるため、企業は次のアクションを迅速に判断できます。

2. 情報共有の円滑化

安否確認システムには、掲示板機能やメッセージ機能が搭載されている場合があります。これにより、従業員同士で情報を共有したり、企業側から一斉に連絡を送ったりすることが容易になります。災害時の混乱の中でも、リアルタイムで最新の状況を共有でき、必要な対応が迅速に行えるのは大きな強みです。

3. 管理業務の負担軽減

安否確認システムを導入することで、管理者はトラブル対応に集中することができます。通常、災害時には従業員一人ひとりと連絡を取る作業に多くの時間がかかりますが、システムが自動で連絡を取ってくれるため、管理者は対応すべき業務に注力できるようになります。これにより、復旧作業やインフラの再建など重要なタスクに早く取り掛かることが可能です。

4. BCP対策の強化

安否確認システムの導入は、BCP（事業継続計画）の強化に直結します。災害発生時、従業員の安否を迅速に把握し、適切な指示を出すことで、事業再開に向けた準備がスムーズに進みます。従業員の安全を確認しながら、復旧に必要なリソースや時間を見積もり、事業の早期復旧に貢献します。

5. 緊急事態以外の活用

安否確認システムは、災害時以外の用途にも活用できます。例えば、従業員の健康調査やイベントの出欠確認など、日常業務における情報収集にも利用できます。平時からシステムを活用することで、従業員がシステムに慣れ、いざという時にもスムーズに対応できるメリットがあります。普段から使用することで、システム訓練の役割も果たします。

6. 個人情報の保護

安否確認システムの中には、個人情報を保護する仕組みが整っているものもあります。例えば、従業員が私用の連絡先を企業に直接知らせることなく、システム内で個人情報を登録し、企業側からは見えない形で連絡ができるものがあります。これにより、従業員のプライバシーが守られ、個人情報管理に対する不安も軽減されます。

安否確認システムの注意点6つ

安否確認システムは、災害時や緊急事態において従業員の安全を確保し、事業の迅速な再開に貢献する重要なツールですが、導入や運用に際していくつかの注意点があります。これらのポイントをしっかり押さえておくことで、システムを最大限に活用し、緊急時にスムーズに機能させることができます。ここでは、安否確認システムを導入する際に特に注意すべき点を解説します。

1. 連絡手段の統一

安否確認システムを導入する際には、連絡手段を統一することが非常に重要です。これまで電話やメール、SNSなど複数の手段で安否確認を行っていた企業では、システム導入後はこれらの手段を統合することが理想的です。連絡手段が複数存在すると、情報の集計や処理に手間がかかり、混乱を招く可能性があります。システム導入後は、可能な限り一つの連絡手段に絞り、運用を効率化しましょう。

2. 定期的なシステムテストと訓練

安否確認システムを最大限に活用するためには、定期的なシステムテストが不可欠です。緊急事態がいつ発生するかは予測できないため、従業員が慌てないように事前に訓練を行うことが重要です。テストを通じて、従業員がシステムの操作に慣れ、緊急時にもスムーズに対応できる体制を整えます。また、新入社員にもシステムの使い方を教育することで、全員がシステムを活用できるようにしましょう。

3. 初動対応の計画

安否確認システムはあくまで従業員の安否を確認するためのツールです。緊急事態発生時には、安否確認の結果をもとに、企業全体としてどう対応するかを決めるための初動対応計画が必要です。職場の被災状況や取引先の状況、二次災害の有無など、確認すべき要素が多岐にわたるため、事前に対応の流れを決めておくことがBCP（事業継続計画）にも役立ちます。

4. コスト面の考慮

安否確認システムの導入には、初期費用や運用コストがかかるため、コスト面のバランスを考慮することも重要です。機能が充実しているシステムは魅力的ですが、高額すぎると企業の経営に負担をかけてしまいます。導入するシステムのコストと機能のバランスをしっかりと評価し、企業の予算に合ったシステムを選びましょう。特に、長期的に運用できるかどうかを見極めることが大切です。

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5. 情報の更新と確認

システムを効果的に運用するためには、従業員の連絡先情報の更新を定期的に行う必要があります。登録情報が古いままだと、緊急時に正確な安否確認ができず、迅速な対応が難しくなります。新しく入社した従業員や異動した従業員の情報を速やかに更新する体制を整え、正確な情報を保つことが求められます。

6. セキュリティ対策

安否確認システムでは、従業員の個人情報が扱われるため、セキュリティ対策が不可欠です。不正アクセスや情報漏洩のリスクを最小限に抑えるため、システムにアクセスできる権限を限定し、セキュリティ強化を徹底することが重要です。また、定期的なシステムの更新やバックアップを取得し、万が一のセキュリティ事故に備えた復旧計画も準備しておくと安心です。

安否確認システムがある場合とない場合で比較

具体的に、安否確認システムを導入している場合とそうでない場合では、どの程度違いがあるのでしょうか？

今回は、４つの時間軸（災害前、被災した瞬間、被災した直後、事業継続に向けて）で、安否確認システムを導入している場合とそうでない場合を比較しました。以下の図をご覧ください。

特に重要なのは、事業継続に向けて、安否確認システムを導入している場合では「迅速な復旧と、円滑なBCP（事業継続計画）実施」できることです。安否確認システムは、ただ社員の安否を確認するという機能に留まらず、被災から復興（企業の再生）までのスピードを非常に早めることができるという役割も持ちます。安否確認システムを導入したいと考えている場合、企業により必要な機能は異なってくると思うので、システムの詳しい説明を参考に、自社に適切なシステムを導入できるように準備していきましょう。

企業における安否確認システムの導入事例を紹介

この章では、実際に企業で安否確認システムが導入されているケースを紹介します。導入事例を参考に、自社での利活用イメージを膨らませていきましょう。

CASE1.株式会社ヨコハマタイヤジャパン　従業員数：2500名　導入製品：緊急連絡／安否確認サービス（富士通）

株式会社ヨコハマタイヤジャパンは、全国約4,000名の社員の安全を守るため、富士通の「緊急連絡／安否確認サービス」を導入しました。従来の安否確認方法では手作業による集計に時間がかかり、迅速な対応が難しかったことから、新しいシステムを採用。導入後、メールやスマートフォンアプリを活用し、短期間で全社員の登録を完了、さらに訓練時には回答率100％を達成しました。これにより、迅速な安否確認が可能になり、社員の危機意識向上にもつながっています。

CASE2.株式会社片山化学工業研究所 従業員数：221名　導入製品：安否確認サービス（株式会社レスキューナウ）

株式会社片山化学工業研究所では、災害発生時に従業員の安否を迅速かつ確実に確認するため、株式会社レスキューナウの「安否確認サービス」を導入しました。同社はこれまで電話を主体としたアナログな安否確認を行っていましたが、東日本大震災を契機に、個人情報保護を配慮しながら効率的な対応ができる新しいシステムの必要性を感じていました。「安否確認サービス」の導入により、IDやパスワード不要で簡単に安否を確認でき、回答の自動集計機能も備えています。また、年に一度の発信訓練を実施し、従業員の災害意識を高めつつ、連絡先の最新化も維持。こうして全従業員の安否確認の体制が確立され、迅速な対応が可能になりました。

①安否確認サービス（株式会社レスキューナウ）導入前の課題

片山化学工業研究所では、以前からBCP（事業継続計画）の強化が課題となっていましたが、個人情報保護の問題が壁となり、具体的な安否確認の改善に踏み切れませんでした。また、安否確認は各拠点のトップが従業員の安否を電話で確認し、本社に報告するアナログな方法を採用していましたが、2011年の東日本大震災で大きな課題が浮き彫りになりました。震災当時、東北エリアの従業員の安否確認に時間がかかり、連絡が取れないケースも発生。迅速な確認ができなかったことで、危機管理の見直しが急務となり、効率的な安否確認手段の導入が求められていました。

②安否確認サービス（株式会社レスキューナウ）採用の決め手

片山化学工業研究所がレスキューナウの「安否確認サービス」を採用した決め手は、個人情報保護に配慮した設計と、ID・パスワードを不要とする利便性の高さでした。管理者が従業員のプライベートな連絡先にアクセスできない仕組みが整っているため、安心して運用できる点が大きな魅力となりました。また、災害発生時には自動で安否確認メールが送信され、回答が自動集計されるため、スピーディーな状況把握が可能になります。さらに、緊急時に手間のかからない操作性も評価され、従業員が迅速に対応できる体制を構築できることが導入の決め手となりました。

③安否確認サービス（株式会社レスキューナウ）の使い方

安否確認システムの導入事例8選｜導入前の課題や導入後の効果を紹介