ワークフロー、「承認」の前後にある盲点｜電子決裁で終わらせない

夕方、差し戻された申請がまた担当者の画面に戻ってきます。コメントには「前回と同じ扱いで」とあるものの、その前回がどの申請を指すのかはすぐに分かりません。承認者に聞き直すべきか、急いで処理を進めるべきか。画面を行き来する手が止まります。

ようやく見つけた過去のやり取りには、通常と異なる扱いにした理由が断片的に残っています。担当者が変われば読み取れないかもしれない言葉です。それでも申請は待っており、今回はひとまず通すしかないという感覚が残ります。

承認を速く通すことと、例外を含む判断根拠を後任や監査まで再現できることは別です。ワークフローシステム選びで本当に問うべきなのは、後者を日常の運用に落とし込めるかではないか。編集部はその問いから考えます。

電子化の先に残る「判断の引き継ぎ」を、選定前に自社で点検できるようにします。

電子化が進んでも残る承認の断絶

紙や押印が減れば、申請は前へ進みます。ただし、その案件を誰がどこで判断し、例外時に誰へ引き継ぎ、後から根拠をたどれるかは、電子化とは別に設計すべき問いです。

担当者が「オンライン化率」を見て、自治体向けの申請も遠隔で終わると思ったとき

月末の申請を担当する人にとって、「オンライン化率が高い」という説明は安心材料に見えます。実際、国・地方を合わせた行政手続のオンライン化率は51.6%です。しかしこれは手続の種類数を分母にした値で、オンライン対応済み手続が実際にどれだけ使われたかを示す利用率とは別物です。さらに民間から地方自治体等への申請では、オンライン化率39.1%、利用率32.3%と差があります。調査結果概要は、自治体独自の手続を含まない集計範囲も明記しています。数字だけで完結性を判断すると、必要な確認先や提出方法が残る場所を見落としかねません。自社では、頻度の高い申請ごとに、入口だけでなく受理後の確認・差戻し・最終判断までオンラインで追えるかを確かめたいところです。

在宅の承認者が申請を受け取れても、審査記録を引き継げないとき

申請フォームは電子化され、承認依頼の通知も届く。それでも、添付資料の確認が別の場所にあり、差戻し理由はメールに残り、保存は紙のままなら、後任はなぜその判断になったのかを再現しにくくなります。国の電子申請基盤でも、申請の入口とは別に、受理後の審査・決裁・文書保存までを電子的に処理する機能が順次運用されています。電子申請基盤の取組は、申請の電子化と案件の完結が別の層であることを示します。機能の有無で解ける話に見えて、実は代理承認者が何を確認できるのか、例外の記録をどこに残すのかが決まっていない方が根深い、と編集部では考えます。各社の規程による部分はありますが、代理・代替承認の場面で、元の申請、判断材料、差戻しの経緯を同じ記録から確認できるかを点検する価値があります。

紙をなくした後も、現地確認の予定で決裁が止まるとき

管理部門が書類の電子化を終えても、現地での目視、実地監査、対面での確認が必要なら、承認の流れはそこで途切れます。記録媒体を求める規制の見直しは進みましたが、対象には目視、定期検査・点検、実地監査、対面講習なども含まれていました。記録媒体規制の廃止は、紙を減らすことと、現地・対面の例外まで遠隔化することが同じではないと示しています。また、テレワーク非実施の正社員への調査でも、「テレワークで行える業務ではない」が最大の理由でした。テレワーク調査は非実施者への複数回答であり、全ての業務に一般化はできません。それでも、自社の承認で出社や現地確認が必要になる条件、その確認結果を誰が記録し次の承認者へ渡すかは、先に洗い出しておく必要があります。

次に考えるべきは、部門ごとの処理時間ではなく、申請から最終決裁までの滞留、差戻し、代理承認を含む流れを、会社全体でどの記録と指標で確かめるかです。

速い承認ほど見落とす記録の穴

承認が滞りなく完了しても、その判断を後から再現できるとは限りません。通常の流れが整っているほど、差戻しや代理、取消しの場面で、記録と権限の設計が問われます。

差戻し後の請求書で、承認した版を説明できない

経理担当者が過去の請求書を確認しようとして、承認画面には「承認済み」とあるのに、添付ファイルが差替え後の最新版しか見つからない。これでは、誰がどの内容を承認し、なぜ再申請されたのかをたどれません。電子取引データには、改ざん防止に加え、取引年月日・取引金額・取引先という3項目で検索できる環境が原則求められます。保存要件チェックシート　機能で履歴が残ることと、担当者が元の添付を検索して判断の経緯を説明できることは別です。承認対象が取引データなら、承認ID、添付原本の識別子、版、差戻し理由、再承認を結び付けて残せるかを確認したいところです。もっとも、全ての承認ログに同じ保存年限が直接及ぶかは、取引類型と社内規程によります。

不在者の代理承認が、異動後も残っている

月末の支払いを止めないために設定した代理者が、異動後も承認画面と添付資料を閲覧できる。本人が戻った後に代理設定を外したつもりでも、誰がいつ、どの案件を、どの根拠で処理したかが残っていなければ、後任も監査担当も確認に迷います。IPAは、中途退職・異動・昇格に伴う不要なアクセス権限の削除と、権限付与状況の定期的な棚卸しを対策に挙げています。内部不正防止体制整備等調査　代理承認は単なる権限移譲ではなく、期限のある例外記録として扱う視点が必要です。本人、代理人、対象業務、開始・終了時刻、発動理由、処理結果を個別に追えるかを、人事異動時の権限見直しと合わせて点検します。

緊急発注の後で、取り消した経緯が消えている

現場が緊急で発注し、後から承認と取消し、再発行を重ねた結果、残っているのは最終版だけ。迅速な対応自体を否定する必要はありませんが、通常経路を外れた理由と旧新データの対応が消えれば、承認済みという表示だけでは取引の経緯を説明しにくくなります。訂正・削除履歴が残るシステムでの保存は、電子取引データの改ざん防止策の一つです。電子取引データ保存要件　一般の民間ワークフローに一律の例外手順が定められているわけではありません。だからこそ、緊急理由、事後承認、発注・取消し・再発行の時点、旧新の添付を残す責任者と保存先を、社内統制として決めておく必要があります。

次に考えるべきなのは、こうした例外記録を残す負担を増やさず、誰がどの時点で確認する運用にするかです。

ワークフローシステム、自社に向けた3つの問い

申請が止まるのは、承認経路が長い日だけではありません。異動した承認者の代行、差し替わった添付資料、急ぎの例外処理まで含めて、判断を後から説明できるか。この3つの問いで、自社の運用を先に言語化します。

問い一　欠員が出た朝、誰がどの判断を引き継ぐか

月初の申請で、承認者が異動済みだと分かったとき、担当者は誰に回すのでしょうか。個人情報を扱う業務では、担当者と扱うデータの範囲を限り、アクセスする人を識別・認証することが求められます。財務報告に関わる内部統制も、業務の有効性・効率性、財務報告の信頼性、法令遵守、資産の保全という4つの目的のためのプロセスと整理されています。個人情報保護の指針、内部統制基準は、承認者を置くだけでなく、申請・承認・記録・監視の責任を説明する視点を与えます。機能で解ける話に見えて、代行を誰が確認するか決まっていない方が根は深い、と編集部は考えます。「不在になった瞬間、誰が、どの範囲を、いつまで代行できるか」と、原承認者と代行者の履歴を分けて出力できるかを確認したいところです。

問い二　承認した時点の資料と理由を、案件ごとに再現できるか

差戻し後に添付資料を直し、承認を取り直した案件を、数か月後に引き継ぐ場面を想像します。申請フォームは残っていても、共有リンク先の資料や差戻し理由が変わっていれば、当時の判断はたどれません。電子取引データには真実性と可視性の確保が求められ、訂正・削除履歴を残す仕組みが方法の一つです。訂正可能な運用でも、事務処理規程に定めた期間が1週間以内なら例外が示されています。電子帳簿保存制度の解説、国税庁の取扱いからは、変更不可だけが答えではなく、変更の条件と記録を決める必要が読み取れます。証跡を増やせばよい、と単純には言えません。個人情報や営業秘密、保管コストとの兼ね合いは業務ごとに異なるからです。取消、再申請、差替え、補足について、操作者・時刻・理由・前後の版を結び、監査や引継ぎで一案件として検索・出力できるかを比較表に加えます。

問い三　例外を早く処理しながら、例外の常態化を見逃さないか

締切が迫り、管理者が一時的に権限を上げて承認を通す。現場には必要な対応でも、起票者、承認者、期限、利用履歴、事後確認が分かれていなければ、その一件は次の恒久的な抜け道になり得ます。個人情報保護委員会は、ある年度に指導・助言を395件行い、不正アクセスによる漏えい等では、脆弱性対応の放置や設定ミスによる不適切なアクセス制御が多く見られたとしています。年次報告は、例外権限を「管理者なら何でもできる」状態にしない理由になります。処理時間だけを追うと、速く通った例外が増えていることに気づきにくいのが難所です。ここは各社のリスク許容度によりますが、時間に加え、例外率、差戻し理由、代理承認率、証跡欠落率を月次で見られるかを確かめると、速さと統制を別々に評価できます。

この3つに答えられたら、次は保存対象・閲覧範囲・保存期間を業務別にどう決め、比較検討の条件へ落とすかが論点になります。

自社の運用に合う選択肢を見比べる際は、ワークフローシステムを比較するための比較表もご活用ください。

意外な結論：選ぶべきは承認を流す仕組みではなく、判断を引き継ぐ仕組み

承認を速く通す機能は、日々の停滞を減らします。しかし、後任や監査が必要とするのは「承認された」という結果だけではありません。誰が、どの権限で、何を見て判断し、差戻しや代理承認で何が変わったのかを追えることです。速さは業務の成果ですが、再現性は組織の成果です。

だから選定の本丸は、通常ルートの操作感ではなく、例外を含む判断根拠を日常の記録として残せるかにあります。比較検討では、機能一覧より先に「版・期限・権限・周辺記録の4点を、誰がどの記録で確認するか」を各社に質問してみてください。

デジタル化の窓口 編集部