製品を導入することになった背景

AOSデータ株式会社は、データアセットマネジメントサービス事業を展開する企業として、多くの製品・サービスを提供してきました。しかし、社内の業務プロセスには紙ベースで運用していた各種申請書・稟議書の承認・決裁プロセスという課題が存在していました。特に、新規株式上場（IPO）を目指す中で、内部統制の強化が急務となっていました。

導入前に企業が抱えていた課題

AOSデータ株式会社は、紙の申請書・稟議書フォーマットを使用して申請業務を行っていました。さらに、一部の申請・承認処理はメールやSNS、口頭で行われていたため、承認プロセスが明確でなく、記録も残らないという問題がありました。このような状況は、内部統制の面での懸念を生む要因となっていました。

導入前の課題に対する解決策

AOSデータ株式会社は、管理本部の主導のもと、承認・決裁プロセスをワークフローシステム化する取り組みを開始しました。導入候補のワークフローシステムを試用する中で、既存の紙ベースのフォーマットに近いイメージの申請書・稟議書を作成できるシステムを選ぶことを重視しました。その結果、インフォテックのワークフローシステム「Create!Webフロー Cloud」を選定しました。

製品の導入により改善した業務

Create!Webフロー Cloudの導入により、AOSデータ株式会社は内部統制の強化を実現しました。物品購入や支払依頼のワークフロー化により、誰がいつ何を購入していくら支払ったのかの履歴が明確になりました。また、承認・決裁業務のスピードが大幅に向上し、書類の提出漏れや承認の遅れが減少しました。さらに、コロナ禍での在宅勤務・テレワーク時にも、出社せずに業務を継続することが可能となりました。