この導入事例のポイント
- 業務改善に伴い、ワークフローを軸に業務を整然と可視化する必要があると考えた
- 紙書類と同じイメージで、違和感なく使えそうなCreate!Webフローを採用
- 導入後は、部署ごとにバラついていた申請書フォーマットや運用ルールが統一化された
- 承認依頼通知と一覧ステータス表示によって、承認・決裁業務がかなり早くなった！
- 実際利用してみると、若年から年配層まで誰でも簡単に使えてわかりやすい操作性！
この導入事例のポイント
- 全国に42店舗を展開しており、社内書類の郵送などで手間・時間・コストとも増大
- 手書きと同じスタイルでワークフローが実現できるCreate!Webフローを導入
- 導入後は、申請された社内書類が誰の承認で止まっているかひと目でわかるようになった
- Create!Webフロー導入を機に、ハードウエアの整備も含めた統一化を実現！
- セカンドステップとして、給与システムへのデータ連携など2次活用を進めたい
この導入事例のポイント
- 意思決定の迅速化を実現するため、稟議書の電子化のプロジェクトをスタートさせた
- 紙のイメージのままで、操作性が良く捺印が可能なCreate!Webフローを導入
- 導入後は、平均で3週間要していた決裁の時間が2週間に！7日間の短縮になった！
- 電子化により、年間4000時間を費やしていた無駄な時間がカットされた！
- 運用がバラついていた部分も、システムの強制力により稟議フローが標準化された！
製品を導入することになった背景
アサヒ飲料株式会社は、消費者の嗜好の多様化や原材料の高騰など、厳しい環境の中での経営を続けてきました。その中で、売上の拡大と経費のコストダウンを両立させるための迅速な意思決定が求められるようになりました。2005年3月の社長交代を機に、「スピード」を重視した経営方針が掲げられ、この方針に基づき、意思決定の迅速化を目指して稟議書の電子化のプロジェクトが始まりました。導入前に企業が抱えていた課題
アサヒ飲料株式会社では、従来の稟議は紙ベースで行われており、決裁までに非常に時間がかかっていました。特に支社からの起案の場合は、さらに多くの時間が必要で、決裁まで3週間から1ヶ月もの時間がかかっていました。この結果、稟議に関する多くの無駄が生じていました。例えば、稟議書の回覧にかかるコストや保管スペースの問題、閲覧にかかる時間など、多くの課題が存在していました。導入前の課題に対する解決策
アサヒ飲料株式会社は、稟議の電子化を進めることでこれらの課題を解決しようと考えました。具体的には、「Create!Webフロー」という電子ワークフローシステムと、富士ゼロックス社の文書管理システム「ArcSuite Office」を連携させて「電子稟議システム」を構築しました。このシステムにより、稟議の起案から決裁、稟議文書の保存管理までの全てのワークフローが電子化され、稟議の迅速化が実現されました。製品の導入により改善した業務
「電子稟議システム」の導入により、アサヒ飲料株式会社は意思決定のスピードを大幅に向上させることができました。具体的には、稟議の意思決定が7日間短縮され、4000時間分のコストが削減されました。また、システムの導入により、稟議の起案や回覧、承認、決裁などのワークフローが電子化され、業務の効率化が図られました。これにより、企業の経営効率が向上し、より迅速な意思決定が可能となりました。
この導入事例のポイント
- ワークフローシステムによる決裁で、紙の削減と作業の効率化を進めたいと考えた
- 承認ルートの可視化、帳票作成、職制指定などからCreate!Webフローを導入
- 導入後はWebブラウザ上から申請処理が可能に！承認・回覧状況の可視化も実現
- 作業が簡単になり申請が決裁されるまでの時間も概ね短縮！利用者からは大変好評！
- 計算ミスや記載ミスもなくなり、経理担当者も合計の計算チェックも不要になった
この導入事例のポイント
- 上長に単価の承認を得る仕組みがなく、お客様にも誤った請求をするリスクがあった
- わかりやすい承認機能と既存システムとの連携からCreate!Webフローを導入
- 導入後は承認ルートの規定を定め、相互チェック・複数による確認でミスを防止！
- 新旧の単価に大きなギャップがある際は、データチェックで帳票上にアラート表示！
- お客様への対応がスピーディーかつ確実になり、顧客満足度の向上につながっている
製品を導入することになった背景
臨床検査事業を展開する株式会社ビー・エム・エルは、間違いが許されない医療業務において、システムが非常に重要な役割を果たしています。医療管理従事者としての責任が問われる中、システムの導入が必要と判断されました。導入前に企業が抱えていた課題
株式会社ビー・エム・エルは、全国1万以上の医療施設からの検査を受託しており、1日に受ける検査依頼は約30万人にも上る膨大な数でした。営業担当者は「単価登録システム」を用いて検査費用の管理を行っていましたが、検査費用の変更や上長の確認を得る過程でのヒューマンエラーや作業漏れが生じるリスクがありました。特に、誤った単価での請求はお客様との信頼関係を損なう大きな問題となっていました。導入前の課題に対する解決策
課題の解決のために、「単価登録システム」に承認のワークフロー機能を追加することを決定しました。単価の作成後、承認フローに自動的に流れるようにし、確認と承認作業のミスを防ぐシステムを構築しました。さらに、承認された単価データを「単価登録システム」に自動的に登録する仕組みも導入されました。製品の導入により改善した業務
「Create!Webフロー」の導入により、業務の精度と速度が大幅に向上しました。単価の妥当性を確認する承認ルートを新たに設定し、取引先の規模や金額に応じて適切な承認を行うことができるようになりました。また、新たに入力された単価と旧単価との間に大きなギャップがある場合には、アラートが表示されるようになりました。これにより、お客様への対応がスピーディーかつ確実になり、顧客満足度の向上が実現されました。
この導入事例のポイント
- アナログな紙ベースのワークフローにより、決裁完了までに膨大な時間がかかっていた
- 書類の再現性、マルチデバイス対応、操作性などからCreate!Webフローを導入
- 導入後は時間と場所を問わない承認業務を実現！1週間かかる決裁が1～2日まで短縮！
- 業務の流れがひと目で分かりコメントも見やすくなるなど、非常にスムーズになった！
- ワークフローシステムによって紙書類を劇的に削減！消費量は約3分の1程度に！
製品を導入することになった背景
喜多機械産業株式会社は、徳島の伝統工芸品である藍染の生地を生産する自動織機の修理を行う喜多商店として創業し、土木建設機械器具の販売・レンタル・修理へと業態転換を経て、四国地方を中心に事業を展開してきました。しかし、創業から100年近い歴史を持つ同社では、業務の至るところに紙文化が根付いており、特に申請業務は紙ベースのワークフローで行われていました。このような背景から、社内業務の電子化の取り組みが進められ、申請業務のペーパーレス化を目指すこととなりました。導入前に企業が抱えていた課題
喜多機械産業株式会社では、アナログな紙ベースのワークフローにより、決裁完了までに多くの時間が必要でした。承認者の机には承認待ちの書類が積み重なり、進捗の把握も難しい状態でした。さらに、申請書類はPC上で作成されても、紙で印刷されて承認者に回されるという非効率な流れが続いていました。導入前の課題に対する解決策
喜多機械産業株式会社の経営層は、この問題を解決するためにワークフローシステムの導入を検討しました。システムの選定にあたり、書類の再現性、マルチデバイス対応、操作性などを重視し、複数の製品を比較検討した結果、『Create!Webフロー Cloud』を選定しました。このシステムは、画面のデザインが見やすく、操作が直感的であるため、日常の業務にスムーズに取り入れることができました。製品の導入により改善した業務
『Create!Webフロー Cloud』の導入により、喜多機械産業株式会社では、スマートフォンを使用して時間と場所を問わず申請・決裁業務を行うことができるようになりました。これにより、承認スピードが大幅に向上し、承認の進捗状況も一目で確認できるようになりました。また、紙ベースの申請から電子ベースの申請への移行により、紙の消費量が大幅に削減され、申請から決裁までの時間も短縮されました。
この導入事例のポイント
- テレワークの導入に向け、紙運用、申請・承認業務の電子化が急務となっていた
- 分かりやすさとワークフロー構築の容易さなどからCreate!Webフローを導入
- 導入後は申請・承認ワークフローを構築し、申請書・決裁書など30種類以上を電子化！
- 3週間～1カ月程度かかっていた申請・承認業務が、平均でわずか3日へと大幅に短縮！
- 各業務の繰り返し作業が軽減され、業務効率化・生産性向上にも大きく寄与！
この導入事例のポイント
- 承認・決裁プロセスが紙ベース、かつデジタル化に抵抗する社風があったため
- 紙イメージを再現できるCreate!Webフローを導入し、簡素化と統一化に成功
- 内部統制強化と業務の高速化を実現、書類の提出漏れや承認の遅れが格段に減った
製品を導入することになった背景
AOSデータ株式会社は、データアセットマネジメントサービス事業を展開する企業として、多くの製品・サービスを提供してきました。しかし、社内の業務プロセスには紙ベースで運用していた各種申請書・稟議書の承認・決裁プロセスという課題が存在していました。特に、新規株式上場（IPO）を目指す中で、内部統制の強化が急務となっていました。導入前に企業が抱えていた課題
AOSデータ株式会社は、紙の申請書・稟議書フォーマットを使用して申請業務を行っていました。さらに、一部の申請・承認処理はメールやSNS、口頭で行われていたため、承認プロセスが明確でなく、記録も残らないという問題がありました。このような状況は、内部統制の面での懸念を生む要因となっていました。導入前の課題に対する解決策
AOSデータ株式会社は、管理本部の主導のもと、承認・決裁プロセスをワークフローシステム化する取り組みを開始しました。導入候補のワークフローシステムを試用する中で、既存の紙ベースのフォーマットに近いイメージの申請書・稟議書を作成できるシステムを選ぶことを重視しました。その結果、インフォテックのワークフローシステム「Create!Webフロー Cloud」を選定しました。製品の導入により改善した業務
Create!Webフロー Cloudの導入により、AOSデータ株式会社は内部統制の強化を実現しました。物品購入や支払依頼のワークフロー化により、誰がいつ何を購入していくら支払ったのかの履歴が明確になりました。また、承認・決裁業務のスピードが大幅に向上し、書類の提出漏れや承認の遅れが減少しました。さらに、コロナ禍での在宅勤務・テレワーク時にも、出社せずに業務を継続することが可能となりました。
この導入事例のポイント
- 本社移転による拠点の分散により、書類業務の非効率化につながることを危惧
- 書類業務の基本機能が豊富で、直感的な操作が可能なCreate!Webフローを導入
- 業務プロセスが可視化され、非効率な紙文書の回付も解消し、スピード化につながった
この導入事例のポイント
- ペーパー利用と非効率的な業務フローがもたらす無駄なコストを削減するため
- 書類を電子化し、場所に制限されずに業務を行なえるCreate!Webフローを導入
- 時間・保管・人的コストが大幅に削減され、オフィススペースの有効活用にもつながった
この導入事例のポイント
- 申請業務のペーパーレス化＆効率化、ガバナンス強化や従業員満足度の向上を図るため
- 紙ベースの再現と既存システムとの連帯が可能なCreate!Webフローを導入
- 申請業務の標準化・一元化によりグループ全体の業務効率化とコスト削減につながった
この導入事例のポイント
- 既存システムの煩雑さやイレギュラー発生時の負担増大に頭を悩ませていた
- Create!Webフローにより業務のワークフロー化・各種システム連携を強化した
- 業務全体の効率化・省力化・正確性の向上につながり、利用者の利便性も向上した
製品を導入することになった背景
TJMデザイン株式会社は、Web制作を中心としたデザイン業務を展開している企業です。その中で、業務効率化のための新しいツールの導入を検討していました。導入前に企業が抱えていた課題
同社は、多くのクライアントとのやり取りを行う中で、情報の共有や進捗の管理が難しくなっていました。また、クライアントとのコミュニケーションの質を向上させる必要がありました。導入前の課題に対する解決策
TJMデザイン株式会社は、情報の一元管理や進捗の可視化を実現するツールを探していました。そのため、業務の効率化やクライアントとのコミュニケーションの質を向上させるためのツールを導入することを決定しました。製品の導入により改善した業務
ツールの導入により、情報の一元管理が可能となり、進捗の可視化やクライアントとのコミュニケーションがスムーズになりました。これにより、業務の効率が大幅に向上し、クライアントとの関係もより良好となりました。
この導入事例のポイント
- 紙やFAX、社内便で決裁業務による大量の印刷・用紙・人的コストを消費していた
- 帳票フォームをインポートし決裁がリモートで可能なCreate!Webフローを導入
- ペーパーレス化と業務効率化によるコスト削減や業務のスピードアップという成果を達成
製品を導入することになった背景
トータルソリューションプロバイダーとして活動する株式会社エイコーでは、Create!Webフローを社内決裁業務のペーパーレス化と効率化のために導入しました。また、自社での経験やノウハウを活かして、顧客へのソリューションとしても提供しています。導入前に企業が抱えていた課題
株式会社エイコーは、大阪と東京に本社を持ち、約20カ所の事業所を展開しています。導入前は、ワープロや表計算ソフトで作成した帳票データをメールで送信する業務や、紙の帳票をFAXや社内便でやり取りする業務が主流でした。このような紙ベースのやり取りは時間と手間がかかり、大量の紙の消費や決裁業務の滞りが問題となっていました。導入前の課題に対する解決策
Create!Webフローの導入を検討し、技術部門がいくつかのワークフロー製品を比較検討した結果、Create!Webフローを採用しました。基本的な機能やサポート体制が充実しており、導入実績も豊富であったため、この製品を選択しました。製品の導入により改善した業務
Create!Webフローの導入により、決裁までの期間が短縮され、承認状況をPCから簡単に確認できるようになりました。ペーパーレス化と業務効率化によるコスト削減や業務のスピードアップが実現されました。また、ワークフローによる効率化や無駄の排除の経験を通じて、業務改善や新しい業務の改善・効率化の動きも見られるようになりました。
この導入事例のポイント
- 紙の決裁書を学内便や宅配便で運搬するという非効率的な決裁業務からの脱却
- 帳票フォームを追加・変更・修正でき、使いやすいCreate!Webフローを導入
- 総務・人事担当者の作業負荷が軽減され、決裁までの期間も大幅に短縮された
製品を導入することになった背景
学校法人北里研究所では、大学や病院などの運営環境が厳しさを増している中、教育・医療・研究の質を向上させ、大規模な組織を効率的に運営するため、事務処理の合理化やIT化が不可欠であると認識していました。これまでの取り組みとして、会議資料の電子化やタブレット端末の導入などが行われてきました。導入前に企業が抱えていた課題
電子決裁を導入する前、学校法人北里研究所では紙の決裁書を使用しており、本部への上申や複数のキャンパス間での書類のやり取りには学内便や宅配便を利用していました。このため、決裁期間が長引くことや、書類の運搬に伴う手間や時間がかかるという課題が存在していました。導入前の課題に対する解決策
学校法人北里研究所は、Create!Webフローを採用し、電子決裁システムを導入することで、上記の課題を解決しました。この導入により、決裁期間の短縮や職員の作業負荷の軽減、決裁書・報告書の一元管理、コスト削減などの効果が得られました。製品の導入により改善した業務
電子決裁の導入により、起案から決裁までの日数が大幅に短縮され、特に本部までの上申に関する決裁は平均で約半分の期間に短縮されました。また、職員の業務負荷が軽減され、本来の業務に集中できるようになりました。さらに、決裁書や報告書は電子化されたことで一元管理が可能となり、検索や絞り込みが容易になりました
この導入事例のポイント
- システム変更に伴う業務が煩雑でやり方も統一されておらず、担当者の負担が増していた
- 紙ベースからの移行がしやすく、専用ソフト不要のCreate!Webフローを選択
- 進捗が一元的に管理され業務プロセスが効率化・標準化、厳密な証跡管理が可能になった
製品を導入することになった背景
小田急電鉄株式会社は、内部統制の強化とISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）対応を目的として、Create!Webフローを導入しました。この導入は、業務の効率化と標準化を図るためのものであり、特に経理関連システムのシステム変更管理や申請業務を中心にワークフローを活用することを考えました。導入前に企業が抱えていた課題
J-SOX法に基づき、財務・会計システムの変更に際して、社内で定められた承認手続きを経て作業が行われたことの証明が必要でした。また、システム変更の手続きを効率的に行い、業務のプロセスを効率化・標準化することで、証跡を厳密に管理する必要がありました。導入前の課題に対する解決策
ワークフローの導入により、システム変更管理のプロセスが効率化・標準化され、手間をかけずに厳密な証跡管理が可能となりました。特に、外部の協力会社との共同作業においても、VPNや社内ポータルを利用して一元的に進捗を管理することができるようになりました。製品の導入により改善した業務
Create!Webフローの導入により、システム変更管理や申請業務が効率化・標準化されました。特に、監査などでの情報提供が求められる際に、必要なデータを容易に抽出・検索できるようになったことは大きな効果として挙げられます。また、帳票の作成が容易となり、新しい業務を迅速に展開することができるようになりました。
この導入事例のポイント
- 事務作業の効率化と簡素化・経営のスピード化・業務コストの削減を目指して
- 紙の帳票イメージ・直感的な操作で帳票を作成できるCreate!Webフローを導入
- 決裁者・経営者・利用者の負担が減り、無駄が省かれ生産性を高めることにつながった
製品を導入することになった背景
日本全国に460店以上の店舗を展開する藤久株式会社は、店舗における業務負荷の軽減と本部における経営スピードの向上を目指して、Create!Webフローを導入しました。この決定は、店舗の事務作業の効率化、業務コストの削減、そして経営のスピード化を実現するためのものでした。導入前に企業が抱えていた課題
藤久株式会社は、店舗数が多く、全国各地に点在しているため、紙の申請書類や報告書を各店舗から本部へ送るだけでも一定のコストと手間がかかっていました。また、これらの書類は保管期間が決められており、監査などで検索・閲覧する必要があるため、さらなるコストと手間がかかっていました。導入前の課題に対する解決策
ワークフローの導入を検討する中で、Create!Webフローが提供する基本機能の充実度や、システムインテグレータのサポート体制を評価しました。特に、紙の帳票と同じイメージで操作できる点や、帳票フォームの作成が容易である点が、導入の決め手となりました。製品の導入により改善した業務
Create!Webフローの導入により、店舗からの申請業務や報告業務が電子化され、業務の効率化が実現されました。具体的には、本部および約460店の全店舗、全社員約3,000名が携わる約30種類の申請書類を電子化し、ワークフローに展開することができました。これにより、業務のスピードアップやコスト削減が実現され、経営の効率化が進められました。
この導入事例のポイント
- 既存システムでは連携が取れず､事前申請と実施報告のチェックが困難だった
- システム間の連携や帳票類の作成・確認が簡単なCreate!Webフローを導入
- 今までできていなかった申請業務が実現できるようになり､業務効率化につながった
