製品を導入することになった背景

オムロン株式会社は、約30年間使用していたレガシー会計システムの限界に直面し、グローバルコーポレートガバナンスの強化、会計データの透明性向上、決算の迅速化、内部統制の強化を目的にシステムの再構築を決意しました。このプロセスの一環として、伝票入力システムをワークフロー化する必要が生じ、楽々WorkflowIIがその基盤として選ばれました。

導入前に企業が抱えていた課題

オムロン株式会社では、旅費や接待などの伝票を紙で作成し、レガシーシステムに手入力していました。この方法では、不正のリスクがあり、誰が承認したかの追跡が困難でした。また、グループ各社が独自の申請・承認プロセスを持っており、統一性がなく、業務の品質が一定ではありませんでした。

導入前の課題に対する解決策

これらの課題を解決するために、オムロン株式会社はERPのワークフロー機能の利用や既存のNotesシステムの拡張を検討しましたが、いずれも問題がありました。そこで、Web型のワークフローシステム「楽々WorkflowII」の導入が決定しました。このシステムは、伝票入力の不正を防ぎ、承認プロセスを可視化し、グループ全体でのプロセスの統一を実現することができました。

製品の導入により改善した業務

楽々WorkflowIIの導入により、伝票の承認プロセスが明確になり、不正が防止されました。また、バーコードを使用した一括読み取りシステムの導入や、iPadを使用した遠隔地からの承認処理により、業務の迅速化が図られました。現在、システムは月間25,000～30,000の文書を処理し、1万人以上のユーザーが利用しており、会計伝票だけでなく、人事異動決裁や仕入れ先マスターの登録・変更など、さまざまな業務プロセスにも拡張されています。