年間 330万件の大量帳票を電子化し、捺印とワークフロー機能の活用により、グループ全体の関連業務のデジタル化を実現した。小売・流通101名-300名財務・経理・総務 業務を効率化したい作業を自動化したい社内資産を一元管理したいコンプライアンスを強化したいこの導入事例のポイント年間330万件の帳票を処理する、グループ共通の統合帳票基盤を構築帳票データの長期保存と迅速な検索を実現し、電子帳簿保存法にも対応電子捺印・ワークフロー機能を活用し、紙を前提とした業務プロセスを刷新もっとみる導入することになった背景 JA長野県グループ全体のシステム基盤の更改・統合が、帳票システム見直しの直接的な契機となりました。従来利用していた電子帳票システムは、データの保存期間が90日と非常に短く、過去の帳票を確認する際はDVDなどの外部媒体から手動で探し出す必要があり、業務の非効率性を招いていました。また、電子帳簿保存法への対応や、依然として紙への印刷を前提としていた業務フローのデジタル化も、組織全体の重要課題として認識されており、これらの問題を包括的に解決できる新たな帳票基盤の構築が求められていました。 「Paples」を選んだ理由 選定にあたっては、旧システムの機能を踏襲しつつ、山積する課題を解決できる統合的なプラットフォームであることが最重要視されました。Paplesは、データの長期保存はもちろん、電子帳簿保存法への対応、そして電子捺印やワークフローといった、業務のデジタル化を完結させるための機能が網羅されていました。また、自動仕分けやPDF配信といった多様な機能によって、将来的な拡張性や利便性の向上も期待できる点、さらにはシステム全体のコスト削減に繋がる点も高く評価され、次世代の電子帳票基盤として最適であると判断いたしました。 製品の導入により改善した業務 導入後、年間330万件に及ぶ大量の帳票が電子化され、グループ14団体が共同で利用する次世代の電子帳票基盤が構築されました。電子捺印とワークフロー機能の活用により、従来は紙への出力を前提としていた関連業務がデジタル上で完結するようになり、業務効率が大幅に向上しています。また、課題であった過去帳票の参照も、システム上で迅速に行えるようになりました。現在は、Web上の「組合員向けマイページ」へ帳票データを自動連携させる仕組みを構築中であり、これにより組合員への迅速な情報提供と利便性向上を実現し、サービス品質の強化にも貢献しています。
SAP S/4 HANA全社導入に続いて、PaplesとSpeed-I ワークフローテンプレートで 電子帳簿保存法対応ワークフローを実現製造301名-1,000名財務・経理・総務 業務を効率化したい作業を自動化したいコンプライアンスを強化したいこの導入事例のポイント基幹システムと連携したワンストップでの法令遵守既存資産の有効活用による段階的なDX推進業務プロセスへの組み込みによるコンプライアンス強化もっとみる導入することになった背景 全社的な基幹システムとしてSAP S/4HANAを新規導入するプロジェクトが発端となり、それに伴い主要部門の承認プロセスの電子化が不可欠となりました。さらに、喫緊の経営課題であった電子帳簿保存法への対応も同時に実現する必要があり、既存の業務フローと連携し、コンプライアンスを遵守できる新たな帳票管理基盤の構築が求められていました。 「Paples」を選んだ理由 既に帳票管理システムとして社内で利用実績があり、その信頼性と機能性を高く評価していたことが大きな理由です。特に、電子帳簿保存法に対応した機能が充実しており、基幹システムであるSAP S/4HANAや、同時に導入したワークフローシステムとシームレスに連携できる拡張性がありました。これにより、承認プロセスの中で法対応までを自動的に完結させるという、当社が目指す理想的な業務フローを実現できるソリューションであると判断いたしました。 製品の導入により改善した業務 導入後、基幹システム（SAP S/4HANA）と連携した電子ワークフロー上で承認作業を行うだけで、電子帳簿保存法の要件を満たした帳票が自動的に保存される業務プロセスが確立されました。これにより、従来は承認業務とは別に発生していた、帳票のファイリングや法的要件の確認といった作業が不要となり、業務効率が大幅に向上しました。また、人為的なミスや保存漏れのリスクが排除され、ガバナンスの強化にも大きく貢献しています。
数の帳票システムを統合し、仕分け・印刷管理機能とともにPaplesに集約 グローバル対応の統合帳票基盤として、電子化を推進ビジネスサービス1,001名以上財務・経理・総務 業務を効率化したい社内資産を一元管理したい属人化を解消したいこの導入事例のポイント全社的な帳票基盤の統合ペーパーレス化による大幅なコスト削減と業務効率化テレワークと働き方改革への迅速な対応もっとみる導入することになった背景 新社屋への移転を機に、長年の課題であった帳票管理業務の抜本的な見直しに着手いたしました。従来は、社内に複数の帳票システムが乱立し、非効率な運用が常態化していました。また、帳票出力センターで稼働していた大型プリンターの老朽化や、保守運用の属人化も深刻な問題となっており、事業継続上のリスクを抱えていました。これらの課題を解決し、全社で統一された効率的な帳票管理基盤を構築するため、システムの刷新と統合を決断いたしました。 「Paples」を選んだ理由 選定にあたっては、社内に乱立する複数のシステムを集約できる、拡張性の高い「統合帳票基盤」であることが最重要の要件でした。Paplesは、この要件を満たすだけでなく、帳票の電子保管やWeb参照、電子承認ワークフローといったペーパーレス化を強力に推進する機能が充実していました。また、老朽化した帳票出力センターを廃止し、各フロアのプリンターへ効率的に分散印刷できる機能や、将来的に海外拠点へも展開できるグローバル対応力も、当社の目指す方向性と合致しており、最適なソリューションであると判断いたしました。 製品の導入により改善した業務 導入後、帳票に関わる業務は全面的に改善されました。まず、帳票出力センターを廃止し、紙での出力を7割削減することに成功しました。残りの紙出力も各フロアへの分散印刷に切り替えたことで、特定の部署への業務集中が解消されています。また、電子化とWeb参照機能の活用により、場所を問わず必要な帳票を確認できるようになり、コロナ禍におけるテレワーク体制へも迅速に移行できました。これにより、帳票処理のために出社する従業員は激減しました。さらに、承認ワークフローの導入で意思決定のスピードも向上し、現在は海外拠点にも展開することで、グローバルレベルでのガバナンス強化と業務効率化を推進しています。
