導入することになった背景

従来、請求書発行業務は営業部門が担当していました。月200件の郵送作業に加え、売上確認のために営業担当者による確認印が必須という社内慣習がありました。このため、締め日の翌日は営業担当者が外出できず、本来の営業活動が制限されるという大きな課題を抱えていました。この非効率な業務を総務経理部門へ移管する計画が持ち上がりましたが、同部門の担当者は1名のみ。従来4名体制だった業務を1名で引き受けることは困難であり、業務移管を実現するためには、プロセスの抜本的な電子化が急務でした。

「freee請求書」を選んだ理由

複数のシステムを比較検討する中で、既存の販売管理システムからのCSV連携ではデータの正確性に懸念があり、別システムでは取引先にアカウント作成を強いる点が導入の障壁となっていました。「freee請求書」は、既存の販売管理システムから出力する請求書（PDFデータ）をそのまま取り込んで電子送付できる「PDFインポート機能」を備えていました。取引先にもメールで届くだけで手間をかけさせず、自社の理想とする運用が実現できる唯一のシステムであった点が導入の決め手となりました。

製品の導入により改善した業務

導入後わずか1カ月で、紙で郵送していた請求書の約9割の電子化を達成しました。懸念であった業務移管も実現し、従来4名体制で月3時間かかっていた業務が、現在は総務経理担当者1名で月1時間もかからずに完了しています。営業担当者は請求書チェックや捺印業務から解放され、締め日翌日でも営業活動に集中できるようになりました。また、郵送料のコスト削減も実現し、将来の郵便料金値上げの影響も回避できる体制が整いました。