導入することになった背景

毎月400通発生する請求書の大半を紙で郵送しており、印刷・三つ折り・封入といった手作業が月末に集中していました。この業務に毎月3〜5時間もの工数を要し、残業が発生する状態が常態化。加えて、担当者変更による業務習熟の負担も課題でした。また、郵便制度の変更で配送が遅延する一方、取引先からは「請求書を早く欲しい」という要望が増え続け、板挟みの状態となっていました。

「freee請求書」を選んだ理由

請求業務の課題解決と並行し、将来的には入金消込や経費精算も含めたバックオフィス業務全体を自動化する構想がありました。freeeを選定した最大の決め手は、会計や労務管理までシームレスに連携できるサービスとしての「奥行き」です。単体の請求書サービスとは異なり、将来的なDXの基盤となり得る点が評価されました。また、他社サービスでは取引先にアカウント作成を依頼する必要がありましたが、freeeはメールアドレスだけで送付が完結するため、取引先の負担が少ない点も導入の安心材料となりました。

製品の導入により改善した業務

導入後、まず請求書発行にかかっていた月末の残業が解消されました。従来3〜5時間を要していた作業工数が2時間削減され、創出された時間で残高確認など経営管理業務を前倒しで進められるようになり、月次決算の早期化にも寄与しています。コスト面でも、1通あたり約130円かかっていた費用（切手・封筒代など）が95円まで削減されました。手作業が自動化されたことで、送付先間違いなどの人為的ミスもなくなり、安心して業務に取り組めるようになっています。