製品を導入することになった背景

札幌テレビ放送様は設立以来65年間、すべての稟議・申請を紙ベースで運用しており、書類保管用倉庫のコスト増加やテレワーク下での稟議停滞、誰が承認を止めているか把握困難といった課題を抱えていました。特にコロナ禍では、押印のために出社が必要となるなど柔軟な働き方を阻む要因に。また旧来の稟議書は情報共有にも使われていたため、承認後の伝達にも手間と時間を要し、検索性の低さや保管スペース増大が業務負荷を一層高めていました。

導入前の課題に対する解決策

クラウドファーストの方針でMAJOR FLOW Z CLOUDを採用し、「稟議」と「申請」を2区分してシステム化。画面装飾を排して選択式中心のシンプルUIを再設計し、250名が自席PCや社外ノートPCからアクセス可能な環境を構築しました。承認人数削減や申請番号の自動登録で申請者・総務窓口双方の手間を大幅削減。将来の電子契約連携に備え、クラウドサインとのAPI連携計画も同時に策定しました。

製品の導入により改善した業務

導入後は250名がクラウド上で稟議・申請を実行し、紙運用を完全に廃止。従来5～7日要していた稟議は3日以内、申請は最長6日から最短当日承認へとスピードアップ。進捗状況は画面およびGaroon連携でリアルタイム可視化され、滞留案件への即時対応が可能に。総務部の台帳記入や問い合わせ対応も自動化・省力化され、全社的な業務効率化とガバナンス強化が定着しています。