製品を導入することになった背景

学校法人桃山学院様は1884年創立の私立教育機関で、大阪府内3つのキャンパス（中学校・高等学校・大学）に教職員を中心とする書類ワークフローを紙と学内連絡便で運用していました。稟議書は手書き押印後に各担当者へ手渡しされ、決裁までに多大な時間を要し、誰が滞留させているかも把握困難でした。コロナ禍に伴うテレワーク推進により、出勤しないと承認できない業務が発覚し、電子化の必要性が一気に高まりました。

導入前の課題に対する解決策

MAJOR FLOW Z CLOUD（以下Z CLOUD）は、稟議や申請関連のミニマムスタートを目指し、既存グループウェアとの機能重複を避けるコンパクト設計が特徴です。導入の初期段階では、総務課・情報支援室が中心となり、休職届や慶弔届、備品調達など主な申請書をシステムに反映。所管からの要望を受けつつ統制を維持しながら、既存システムを変えずに段階的に電子化を進めました。不安要素として“撤退のしやすさ”も検討し、失敗リスクを抑えた導入計画を策定しました。

製品の導入により改善した業務

導入後は500名弱の教職員が休職届・物品貸出申請・予備費申請など多岐にわたる書類をZ CLOUD上で起案・承認できるようになり、学内連絡便や電話による督促が激減。承認状況はパソコン画面でリアルタイムに可視化され、決裁者は自分の「すべきこと」を即座に把握できます。ユーザーアンケートでは「スピードアップ」「使いやすいUI」が高く評価され、ペーパーレス化とテレワーク両立を実現。今後は他システム連携やチャット連携など、さらなる機能拡張を見据えています。