契約書発行から締結まで最短10分に！ 保証委託契約のデジタル化で実現した契約業務の圧倒的なスピードアップ
※出典：契約書発行から締結まで最短10分に！保証委託契約のデジタル化で実現した契約業務の圧倒的なスピードアップ｜電子印鑑GMOサイン
この導入事例のポイント
- 契約書処理は年間で数十万件あり、業務負荷やリードタイムを改善したかった
- 開発拠点が国内にありハード、ソフトウェアを含め信頼性が高い「GMOサイン」を導入
- 契約完了まで数週間から1ヶ月程度かかっていたのが、数日程度までに短縮された
各部署で保管していた契約書を電子化によって一元管理。社内回覧から承認、締結までにかかる業務も大幅に効率化！
※出典：電子証明書による実印相当の電子署名なら重要な契約も安心グループ全社で利用し、業務を効率化！｜電子印鑑GMOサイン
この導入事例のポイント
- 各部署が管理している契約書を取り寄せる時間やその手間に課題を感じていた
- 業務規程の変更等、従来の業務フローを変えずに済む「GMOサイン」を導入
- 文書管理のルールの統一や、契約締結の進捗を把握することができるようになった
製品を導入することになった背景
株式会社インフィニトラベルインフォメーションは、航空会社と旅行会社をオンラインでつなぐGDS（Global Distribution System）を提供しています。導入の背景としては、基本契約書の管理が非常に手間がかかっていたことが挙げられます。契約書は各部署で保管されており、それを都度探す必要がありました。このような状況を改善し、業務効率を高めるために電子契約の導入を検討しました。また、クラウド化によるBCP対策も考慮されました。導入前に企業が抱えていた課題
導入前、株式会社インフィニトラベルインフォメーションは契約書の管理に多くの時間と労力を費やしていました。各部署で保管されている契約書を探すのに時間がかかり、非効率でした。さらに、他部署から契約書を取り寄せる際も、どこに保管されているのかを毎回尋ねる必要がありました。導入前の課題に対する解決策
導入前の課題に対する解決策として、電子印鑑GMOサインが選ばれました。この製品はクラウド型で提供されており、契約書の原本を社外に持ち出す必要がありませんでした。また、従来の業務フローを変えずに済む点も評価されました。特に、社内の承認を得る「ワークフロー」を設定できる機能があり、これが決定打となりました。製品の導入により改善した業務
製品の導入により、契約書の管理が大幅に効率化されました。文書名のルール化により、探している契約書を簡単に見つけられるようになりました。また、契約締結の進捗も簡単に把握できるようになり、催促する際の判断も容易になりました。コロナ禍による非接触の需要にも対応でき、お客様からの満足度も高まりました。契約書の社内回覧と承認の手順も大幅に時間短縮ができ、業務効率が向上しました。
毎月およそ100名とは必ず契約更新 航空機の清掃業務に従事するアルバイトとの雇用契約を電子化
※出典：毎月およそ100名とは必ず契約更新 航空機の清掃業務に従事するアルバイトとの雇用契約を電子化｜電子印鑑GMOサイン
この導入事例のポイント
- 短期雇用がベースのため、契約更新の機会が多く契約書締結が膨大な作業になっていた
- わかりやすい操作性と画像データの保管も簡単であった「GMOサイン」を導入
- 検索が容易なため、書類を探す手間が紙での契約時と比べて、工数が大幅に軽減された
製品を導入することになった背景
株式会社東京オペレーションパートナーズは、羽田空港で航空機の機内清掃を手がけています。訪日外国人観光客の増加や東京2020オリンピック・パラリンピックの開催が決定したことで、航空機の増便が計画されました。それに伴い、同社も増便に対応する必要が生じ、アルバイトの確保を進めました。特に3ヶ月の短期雇用が多く、契約更新も頻繁に行われていました。これまで紙での契約を行っていたが、業務量が膨大になり、効率化のために電子契約への移行を検討するようになりました。導入前に企業が抱えていた課題
株式会社東京オペレーションパートナーズは、紙での雇用契約が多く、その管理が非常に手間と時間を要していました。特にアルバイトの数が800名に上り、3ヶ月ごとの短期雇用が多かったため、契約更新作業が膨大でした。このような状況下での効率化が急募であり、電子契約への移行が必要とされていました。導入前の課題に対する解決策
電子契約サービスを検索した結果、電子印鑑GMOサインに出会いました。操作性が良く、在留カードの画像データも簡単に保管できる点が評価され、導入が決定されました。特に事業管理部の4名が主に契約作業を行っており、部署内の他のスタッフも手伝うことがあるため、わかりやすい操作性が求められていました。製品の導入により改善した業務
電子印鑑GMOサインの導入により、毎月約100件の契約更新業務が劇的に効率化されました。特に在留カードの期限確認などが容易になり、書類を探す手間が大幅に削減されました。新規採用については現在も紙で行っていますが、更新時からはほぼ100％電子化が実現しています。このような効率化により、今後も航空機の運行数が増えた場合でも、スムーズな契約更新が可能となりました。
この導入事例のポイント
- 紙運用のため、社内の業務効率化と、クライアント企業様の負担軽減が課題となっていた
- わかりやすい操作性とコストを低く抑えられる点から「GMOサイン」を導入
- 導入の結果、郵送や押印の手間が省けたことで大幅に業務を効率化することができた
製品を導入することになった背景
株式会社アクセスグループ・ホールディングスは、プロモーション支援や採用支援、教育機関の支援事業など多岐にわたるサービスを提供しています。この企業は、取引企業との間で多数の発注書と検収書を取り交わしていました。これらの文書は、従来は紙ベースで管理されていたため、非効率であり、業務の手間がかかっていました。特に、営業担当者が文書を手渡しや郵送で届けるケースが多く、その後の印刷、捺印、スキャニングといった手続きが煩雑でした。このような背景から、業務効率化とクライアント企業の負担軽減を目的に、電子印鑑GMOサインの導入を決定しました。導入前に企業が抱えていた課題
株式会社アクセスグループ・ホールディングスは、取引先との間で多くの発注書と検収書を取り交わしていました。これらの文書は紙ベースであり、その管理が非常に手間がかかっていました。営業担当者が文書を手渡しや郵送で届け、その後に印刷、捺印、スキャニングといった手続きが必要でした。このような状況は、業務効率の低下を招いていました。導入前の課題に対する解決策
株式会社アクセスグループ・ホールディングスは、業務効率化とクライアント企業の負担軽減を目的に、電子印鑑GMOサインを導入することを決定しました。この製品の選定において、最も重要視されたのはコスト面でした。また、操作が簡単であること、社内での浸透が容易であることも評価されました。導入後は、7000件以上の書類が電子化され、業務効率が大幅に向上しました。製品の導入により改善した業務
電子印鑑GMOサインの導入により、株式会社アクセスグループ・ホールディングスは多くの業務改善を実現しました。まず、郵送や押印の手間が省けたことで、業務が大幅に効率化されました。また、書類管理の面でも改善が見られました。以前は、営業担当者を介さずに、管理部門が必要なときに直接、書類を閲覧できなかったため、非効率でした。しかし、導入後はこの問題が解消され、管理部門の業務も効率化されました。
面談のオンライン化とあわせ入会申込書の電子化に着手。頻繁にアップデートされるサービスに満足
※出典：面談のオンライン化とあわせ 入会申込書の電子化に着手。頻繁にアップデートされるサービスに満足｜電子印鑑GMOサイン
この導入事例のポイント
- 入会時の面談をオンラインス化するタイミングで入会申込書の電子化に着手した
- ユーザーの利便性を考え頻繁にサービスがアップデートされる「GMOサイン」を導入
- 導入の結果、業務が効率化され、増員することなく対応ができるようになった
この導入事例のポイント
- コロナ過で在宅ワークへの切り替えが急務となり、電子契約への切り替えが求められた
- セキュリティ、コスト、サービスの継続性の観点から「GMOサイン」を導入
- 在宅ワークへの移行が実現したことに加え、契約書の作成に費やす時間の短縮化ができた
製品を導入することになった背景
株式会社フーディソンは、飲食店向け食品Eコマース「魚ポチ」や鮮魚専門店「sakana bacca」、ネットスーパー「perrot（ペロット）」、フード業界に特化した人材紹介「フード人材バンク」など、多角的な事業を展開しています。特に「フード人材バンク」では電子印鑑GMOサインを活用しています。新型コロナウイルスの影響で、突然在宅勤務を導入する必要が生じました。この状況を受けて、業務フローの見直しを行い、全社的な電子契約の導入が必要だと判断されました。導入前に企業が抱えていた課題
在宅勤務を実現するためには、従来の紙の契約書による業務が障壁となっていました。具体的には、事業部の担当者と管理部の押印担当者が、契約書の作成のためだけに出社する必要がありました。このような状況下で、電子契約の導入が避けられない状況となっていました。導入前の課題に対する解決策
電子契約サービスの選定にあたっては、セキュリティ、コスト、将来性の3点が重視されました。電子印鑑GMOサインは、認定タイムスタンプを標準装備しており、非改ざん性が担保されている点が評価されました。また、一通あたりの送信単価が抑えられる点や、電子帳簿保存法に対応している点も、その選定理由となりました。製品の導入により改善した業務
電子印鑑GMOサインの導入によって、印刷や製本、押印といった手作業がなくなり、契約書の作成にかかる時間が削減されました。具体的には、契約締結にかかる時間が最短で2〜3日に短縮されました。また、在宅勤務も無事に実現し、オフィスへの出社日を待たずに押印が可能となり、事業部の要望に応えることができるようになりました。
営業の拠点は東京・大阪・福岡の支社 契約業務はすべて宮崎の本社郵送による契約の停滞が電子化でゼロに
※出典：営業の拠点は東京・大阪・福岡の支社契約業務はすべて宮崎の本社 郵送による契約の停滞が電子化でゼロに｜電子印鑑GMOサイン
この導入事例のポイント
- 加盟店が全国に広がるに従って契約締結に相当な時間と労力を費やすようになっていた
- GMOの別ツールの使い勝手もよく、信頼度も高かかったため「GMOサイン」を導入
- 導入後、契約の締結が最短1日で完了するようになり、業務の効率化が進んだ
- ペーパーレス化によって印紙代と印刷コストが下がり、経費削減にもつながった
製品を導入することになった背景
株式会社エクシーズジャパンは、美容サロンやエステサロン、スポーツジムなどに化粧品や健康食品、美容機器を卸販売する事業を展開しています。本社は宮崎県に位置しており、営業拠点は東京、大阪、福岡に存在します。これまでの契約業務は全て本社で行われており、支社から契約書を宮崎の本社まで郵送する形態を取っていました。しかし、全国に広がる加盟店との契約締結に多くの時間と労力がかかるようになり、この課題を解消するために電子印鑑GMOサインの導入を決定しました。導入前に企業が抱えていた課題
株式会社エクシーズジャパンは、加盟店が全国に広がるにつれて、契約締結にかかる時間と労力が増大していました。特に、契約書を支社から本社まで郵送する必要があり、その過程で多くの時間が失われていました。このような状況が続く中で、業務効率の低下とコスト増加が深刻な問題となっていました。導入前の課題に対する解決策
株式会社エクシーズジャパンは、既にGMOペイメントゲートウェイを使用していたため、その信頼性と使い勝手の良さから電子印鑑GMOサインを選択しました。この製品には、契約書の電子化や署名・捺印の簡素化など、業務効率を高める多くの機能が備わっています。これにより、契約締結のスピードを大幅に向上させることができると考え、製品の導入を決定しました。製品の導入により改善した業務
電子印鑑GMOサインの導入により、株式会社エクシーズジャパンは契約締結のスピードが飛躍的に向上しました。以前は最低でも10日間、場合によっては1ヶ月もかかっていた契約が、最短1日で完了するようになりました。これにより、業務の効率化が進み、印紙代や印刷コストも削減されました。現在、月に約100件の契約締結を行っており、そのほとんどが電子契約に切り替わっています。この結果、業務のスムーズ化とコスト削減が実現しました。
コロナ禍で急増する寄付と支援のための基金設立。経済支援には緊急を要するため、スピーディな契約が可能な電子契約が欠かせない
※出典：コロナ禍で急増する寄付と支援のための基金設立。経済支援には緊急を要するため、スピーディな契約が可能な電子契約が欠かせない｜電子印鑑GMOサイン
この導入事例のポイント
- コロナ禍で緊急を要する支援のため、スピーディな契約作業が求められるようになった
- わかりやすい操作性と、価格設定のわかりやすさから「GMOサイン」を導入
- 紙運用から電子サインに代わったことで、同意書の締結までの期間が一週間ほど短縮
1ヶ月以上かかっていたリフォームの 見積もりから契約、発注までの作業が最短1日で電子印鑑GMOサインと連動したシステムを開発
※出典：1ヶ月以上かかっていたリフォームの見積もりから契約、発注までの作業が最短1日で 電子印鑑GMOサインと連動したシステムを開発｜電子印鑑GMOサイン
この導入事例のポイント
- 自社の業務改善を検討していく中で、契約業務フローのデジタル化が必要となった
- タイムスタンプに対応しており、安全性と信頼性の高さから「GMOサイン」を導入
- リフォームの見積もり、受注、発注に費やしていた作業を大幅にカットすることができた
製品を導入することになった背景
株式会社創建は建売住宅の販売やリフォーム事業を展開しています。従来、リフォームの依頼から契約までの手続きはほぼ全て紙ベースで行われていました。このような状況を改善するために、株式会社創建は「即決革命」というアプリを開発しました。このアプリは「GMOサインAPI」と連動しており、電子契約までシームレスに行えるように設計されています。導入前に企業が抱えていた課題
株式会社創建は、リフォームの依頼から契約までに1ヶ月近くかかるという課題を抱えていました。この遅延は、デジタル化が進んでいない業界環境と、複雑な商品仕様や価格設定に起因していました。導入前の課題に対する解決策
株式会社創建は、この課題を解決するために「即決革命」というアプリを開発しました。このアプリは、タブレット上でリフォーム商材を選択するだけで見積もりが作成でき、そのまま注文も可能です。また、電子契約サービスの選定においては、安全性と信頼性、そしてAPI連携の容易性を評価して「GMOサインAPI」と連動する形を採用しました。製品の導入により改善した業務
「即決革命」の導入によって、株式会社創建はリフォームの見積もりから契約、発注までの作業時間を大幅に削減することができました。具体的には、以前は1ヶ月近くかかっていた手続きが、最短で1日で完了するようになりました。この効率化は、お客様だけでなく、施工業者や社内業務にも多大な利益をもたらしています。
メールよりもファックスが主流 飲食店からの求人広告申し込みで起こっていた遅延トラブルを電子化で解決株式会社サムライエンタープライズ
※出典：メールよりもファックスが主流 飲食店からの求人広告申し込みで起こっていた遅延トラブルを電子化で解決｜電子印鑑GMOサイン
この導入事例のポイント
- 取引先より電子契約を採用してほしいという依頼があり、電子契約の検討を開始した
- 初期費用を抑えられコスト面でも魅力的だったため、「GMOサイン」を導入
- 紙で出力する必要がなくなり、ペーパーレス化も進み、契約業務がスムーズになった
