製品を導入することになった背景

1940年（昭和15年）の創業の株式会社稲葉製作所は、品質と独自性にこだわり、「イナバ物置」のブランドで有名な物置からオフィス家具まで幅広い分野で製品の生産を行っています。顧客ニーズの多様化に合わせて商品ラインナップや営業所を増やしていく中で、取引先からの問い合わせが増大・多様化しました。営業の現場では即答が要求されるため、開発部門にその都度電話で問い合わせるという状況が生じていました。

導入前に企業が抱えていた課題

取引先からの問い合わせ対応の効率化が必要でした。背景として、問い合わせ内容の多様化と複雑化が挙げられます。年々、お客様のニーズに合わせるために各営業担当が把握する商品ラインナップが増加・複雑化していました。それにもかかわらず、営業の現場ではお客様からの問い合わせに即答が求められ、開発部門に頻繁に電話をかける状況が続いていました。

導入前の課題に対する解決策

問い合わせの効率化を目指し、OfficeBotの導入を検討しました。OfficeBot導入の決め手として、使い勝手の良さ、専門用語の登録が可能であること、写真を吹き出しの中で表示できる機能などが挙げられます。特に、専門用語や社内独自用語の登録ができる点は、多岐にわたる商品名や型番のバリエーションを効率的に管理するために重要でした。

製品の導入により改善した業務

OfficeBotの導入により、営業社員は外出時にお客様からの質問に対して、スマートフォンでチャットボットにアクセスし、営業所や開発部門に電話をせずに現場で回答できるようになりました。営業部門全体としても、散在する各種資料へのリンクを貼ることで情報探索の時間を削減し、迅速な回答が可能となりました。また、新人社員の製品知識習得や、質問のログを通じて「社員の知りたいこと」を把握し、それをマニュアルや各種資料に反映するなどの効果も得られました。