製品を導入することになった背景

Devonport City Councilはオーストラリア・タスマニア州Devonportに位置する地方自治体で、市民に多様なサービスを提供しています。2019年2月にMicrosoft 365への転換を決断し、AvePointとの相談を開始しました。新しいエクゼクティブディレクターが就任してから、管理アジェンダに変更があり、ワークスペースの完全デジタル化を目指しました。大半のユーザーが自身の端末で業務を行うようになったことが、クラウド環境導入の大きなきっかけとなりました。

導入前に企業が抱えていた課題

Devonport City Councilは、Microsoft 365の活用を望んでいましたが、従来のMicrosoft 365機能では、Tasmanian Archives Act of 1983に基づく議会のコンプライアンス責務要件を満たさないという課題がありました。また、ユーザーがどこからでも働ける環境に向けて、オンプレミスアプリケーション内のコンテンツを統合できるシームレスな方法が必要でした。

導入前の課題に対する解決策

この課題に対して、AvePointのOffice ConnectとCloud Recordsが提案されました。Office Connectは既存のMicrosoftデスクトップアプリケーションをSharePoint、SharePoint Online、OneDrive for Business、Microsoft 365 Groupsに統合するソリューションです。Cloud Recordsは記録管理の向上を図るためのソリューションであり、記録管理者がデータを確認、管理、消去する際に、SharePointのウィンドウを活用できるという利点がありました。

製品の導入により改善した業務

製品の導入後、組織内でのより充実したコラボレーションが実現しました。ユーザーはドキュメントを共有し、会議の際も共有済みの同じドキュメント上に変更を加えることができ、作業の効率が上がりました。また、コンプライアンス・記録管理ガバナンス準拠を実現し、エンドユーザーへのIT負荷がかからないという点で、非常に満足しています。