製品を導入することになった背景

ユーザックシステム株式会社は、1971年に設立され、IT時代の先駆けとして、コンピュータシステムの設計・開発事業やSI事業を展開してきました。特に、RPA（Robotic Process Automation/ロボットによる業務自動化）に注力し、受注前年比130％の成長を遂げています。2019年7月には、RPAを中心としたパッケージビジネス部が社内最大の部門として立ち上げられました。しかし、名刺のデータ化やメール配信業務において手作業が多く、特定の人材に大きな負担がかかっていました。このような背景から、業務効率化のための新しいツールの導入が求められるようになりました。

導入前に企業が抱えていた課題

ユーザックシステム株式会社では、名刺管理を個人と会社で別々に行っていました。特に、大阪本社の特定のパソコンで動作する名刺管理システムは、大阪の事務担当者が1人で全ての業務を担当しており、データ化のリアルタイム性が確保できていませんでした。また、メール配信作業も煩雑で、営業活動との両立が難しく、データの重複チェックや退社者のデータ管理などの手間がかかっていました。さらに、使用していたSFAの使い勝手にも不満があり、情報収集に時間がかかるなどの課題が存在していました。

導入前の課題に対する解決策

ユーザックシステム株式会社は、業務効率化を目指して、名刺管理、メール配信、SFAの機能を持つ「ホットプロファイル」に注目しました。ホットプロファイルは、イベント出展時に紹介され、その全機能と手頃な価格に魅力を感じました。他の同種製品との比較も行いましたが、ホットプロファイルの機能の充実度や価格面での優位性から、迷わず導入を決定しました。特に、名刺管理からメール配信、SFAまでの一貫した業務フローの実現が期待されました。

製品の導入により改善した業務

ホットプロファイルの導入により、月28時間かかっていた名刺データ化作業や、メール配信ごとの半日作業が不要となりました。名刺管理の事務担当者の業務負担が大幅に軽減され、リアルタイムでのデータ化が可能となったことで、効率的な営業活動が実現しました。また、メール配信作業も自動化され、データの重複チェックや退社者のデータ管理などの手間が削減されました。さらに、ホットプロファイルの導入により、チームセリングが可能となり、営業スタイルも大きく変わりました。名刺データの共有により、チームでの対応が実現し、営業の効率化と質の向上が図られました。