製品を導入することになった背景

アコム株式会社はローン事業、クレジットカード事業、信用保証事業を主に行っており、銀行やシステムのベンダーなど多くの企業との取引があり、大量の名刺の管理が課題となっていました。名刺管理ツールの導入の目的として、情報管理の適正化、社内の情報共有、デジタル化の3つが挙げられます。社内での名刺管理に関して、ツールやルールの整備が行き届いていないという課題が存在していました。また、本社オフィスの移転やSDGsの風潮から、ペーパーレス化推進の流れも存在していました。

導入前に企業が抱えていた課題

アコム株式会社は、名刺を社内で管理するためのツールやルールの整備が不十分であり、情報が一元管理されていなかったため、引継ぎや担当不在時に手間がかかるという課題がありました。また、名刺を紙のまま保存していたため、管理が煩雑であったという問題も抱えていました。

導入前の課題に対する解決策

アコム株式会社は、インターネットを介して名刺管理ができるシステムを探し、ホットプロファイルを選択しました。その決め手として、ホットプロファイルの高いセキュリティが挙げられます。金融会社として、情報セキュリティの3要素「機密性」「完全性」「可用性」をクリアすることが必須であり、ホットプロファイルはこれらの要件を満たしていました。また、カスタマイズ機能が非常に優れており、部署や役職者などの条件で閲覧範囲を細かくフィルタリングできる点も評価されました。

製品の導入により改善した業務

ホットプロファイルの導入により、名刺の取り込み速度と精度が大幅に向上しました。一括で名刺を取り込む機能があるため、導入時のハードルが下がりました。また、情報整理にかかる時間が大幅に軽減され、紙での名刺管理が不要となり、ペーパーレス化・省スペースが実現されました。さらに、スマートフォンアプリを利用することで、名刺のデータ化や情報検索が容易になり、業務効率の向上が実現されました。