【2024年】オンライン秘書サービス26選|相場やサービスの選び方を紹介

オンライン秘書とは

オンライン秘書とは、オンライン上で企業のバックオフィス業務をサポートするアシスタントのことです。秘書業務だけでなく、総務・人事・経理や動画・画像の編集、Webサイト運用やブログなどのライティングにも対応しており、大手企業や官公庁、税理士事務所など幅広い業界で利用されています。オンラインアシスタントとも呼ばれています。

クラウドソーシングとは違う？

クラウドソーシングの場合、自分で依頼したい業務に合った人材を探す手間があります。それに対し、オンライン秘書は専門のディレクターが業務内容に合ったアシスタントを手配してくれます。クラウドソーシングはスタッフのスキルにばらつきがある場合があり、納品物の遅れや、成果物のクオリティが期待よりも低くなる可能性があります。そのため、発注時に依頼内容に合ったスキルを持った人材か、その人物が期日通りに納品するかなどの観点から人材を見分ける必要があります。一方、オンライン秘書サービスは専門的なスキルを持った人材が多く、登録時に厳しい審査があるサービスが多いです。そのため、納品物やスタッフの質も担保されています。

人材派遣サービスとは違う？

派遣や自社で社員を雇用する場合だと、基本的には出社勤務のため場所を確保する必要があり、パソコンなどの機器を用意する必要があります。しかし、オンライン秘書やクラウドソーシングなら、作業スペースや備品の提供は不要です。派遣の場合、自社で社員を雇用した場合よりも安価で済みますが、オンライン秘書よりも契約期間の縛りが長いことが多いです。オンライン秘書は契約期間の縛りがないサービスや、単発で依頼ができるサービスもありますので、派遣よりも短期間の契約が可能です。

自社雇用とどちらが良い？

自社で社員を雇用する場合だと、人件費が定額になり、法定福利費や各種手当、福利厚生費なども支払う必要があり、教育コストもかかります。オンライン秘書は、必要なときに必要なだけ依頼することができるので、コストカットがに繋がります。また、派遣や自社雇用の場合だと、個々の社員の性格や能力差を考慮しながらタスクを割り振る必要があり、スタッフのマネジメントに工数が割かれてしまいます。さらに、自社の社員は退職のリスクがあり、業務の引き継ぎに手間がかかります。一方、オンライン秘書は業務マニュアルを作成しているので、特定の人に頼らず、誰でも業務遂行できます。また、退職しても新しいアシスタントがすぐに手配されるため、業務に穴が開くことがありません。

業者への外注ではダメ？

業者への外注は単価が高く、業者選定にも時間がかかります。また、業者への外注は人材派遣などと比べると専門性は高いですが、業者の定める範囲内でしか依頼ができません。オンライン秘書は、公式サイトに掲載されていない内容でも、専属ディレクター（または専属秘書）に相談すれば対応してくれるケースもあるため、柔軟性が高いことが特徴です。

どんな人がオンライン秘書として働いている？

結婚や出産で休職中あるいは退職した20代～50代の女性が中心です。現役で社員として働きながら副業で秘書をしている方や、広告代理店や大手企業での職歴を持つアシスタント、秘書歴10年以上のアシスタントも在籍しています。登録の際に厳しい筆記試験と面接が課されているサービスが多いため、ハイスキルで高経験値な人材が揃っていることが特徴です。

オンライン秘書を利用する企業は増えている？

オンライン秘書は、2020年頃から流行した新型コロナウイルスの影響による在宅ワークの浸透や自宅で起業する人が増えたことにより、ニーズが増加しました。オンライン秘書企業tolopicoを運営する久保田友里恵氏によると、実際に、新型コロナの影響で業務範囲が広がったようです。久保田氏によると、オンライン秘書として働きたいという需要も増加しており、副業目的で入会した会社員や学生、さらに働く場所にとらわれないというメリットを活かして海外からの参加もあるようです。
参考：（経営者からのニーズが高まる「オンライン秘書」の実像 | 経済界ウェブ）
オンライン秘書を利用する企業だけでなく、オンライン秘書として働く人も増えていることがわかります。

対応可能な業務7選

オンライン秘書は、主に以下のような業務に対応しています。

• 秘書・総務業務
• 営業事務
• 翻訳業務
• 会計業務
• 人事・労務・採用業務
• マーケティング・広報業務
• ECサイト運用

順に詳しく紹介していきます。

秘書・総務業務

一般的に秘書と聞いてイメージする業務を任せることができます。オンラインで会議に参加し議事録を作成したり、役員や役職者の会食の日程調整などを任せたりしできます。

• 問い合わせ対応
• 出張などの予約手配（航空券・ホテルなど）
• 議事録作成
• スケジュール管理
• 会食時のレストランリサーチ
• 会議やイベントの予約・運営など

営業事務

営業業務では、営業として他社に出向くことはないです。営業の方が商談を成功させるためのサポートをします。具体的には、必要な顧客情報を収集し、見やすくわかりやすいプレゼン資料を作成します。さらに契約内容を確認したり、営業データを管理を任せることができます。

• 営業データの管理
• 営業先リストの作成
• 見積書・契約書・請求書作成
• プレゼン資料作成・レポート作成
• 顧客リサーチ、分析
• 契約確認など

翻訳業務

50言語に対応したオンライン秘書サービスがあり、外国とのコミュニケーションが必要な企業には必要不可欠です。また海外の論文などから情報収集が必要な企業にも、このサービスは必須です。

• 外国語問い合わせ対応・リサーチ
• 外国語文書翻訳（英語のほか、中国語や韓国語など50言語に対応しているサービスも）
• 出張手配
• 会議やセミナー、商談のリアルタイム通訳

会計業務

会計業務は経験や慣れが必要な業務が多いです。新しく従業員を教育するよりも、経験豊富なオンライン秘書を雇う方がコスト削減できる場合があります。具体的には、請求書の作成から管理、仕訳作業などの経理・会計全般を任せることができます。

• 経理
• 記帳・会計ソフトへの入力
• 見積書・注文書・納品書の作成と管理
• 伝票処理
• 売掛金・買掛金の管理
• 給与計算など

人事・労務・採用業務

人事や労務は非常に業務の幅が広く、負担も大きいです。オンライン秘書に書類審査のサポートや、面接日程の調整などを任せることができます。さらに、勤怠管理や、入社・退社の手続きなども任せることができます。

• 求人サイトの更新、求人票の作成、求人媒体の原稿作成
• 応募者対応
• 面接日程の調整
• 書類審査のサポート
• 必要書類の作成（面接時の質問票など）
• 入社・退職の手続き
• 勤怠管理
• 社員データの入力・管理など

マーケティング・広報業務

SNS運用は非常に時間がかかる上に、長期的な運用でやっと効果が出るものです。したがって、その作業はオンライン秘書に任せて、よりクリエイティブな作業に集中できるようにしましょう。

• SNS運用（Facebook、Twitter、Instagramなど）
• ライティング（SEO、インタビュー記事など）
• 画像・動画の制作と編集
• 競合・市場・メディアリサーチ
• 広報ネタリサーチ
• オンラインセミナー（告知文作成、資料作成、応募者対応など

ECサイト運用

ECサイトを運営している企業や組織は非常に増えています。したがって、ECサイト内の商品や売り上げの管理、サイト全体の運営などが求められます。さらにカスタマーサポートは非常に細かい作業で、負担が大きいです。これらはオンライン秘書に任せましょう。

• サイト管理（商品登録、在庫更新）
• 商品管理（マスター管理、在庫管理、仕入管理）
• 売上管理（入金管理、販売管理）
• ニュースリリースの追加
• カスタマーサポート

その他、書類整理やオフライン業務に対応しているサービスもあります。

より専門的な業務・フロントオフィス業務を依頼したい場合は？

オンライン秘書はバックオフィス業務が中心で、営業やコールセンターなど、顧客と直接やりとりするフロントオフィス業務は行っていないケースが多いです。フロントオフィス業務を依頼したい場合は、営業代行や電話代行など専門のオンラインアシスタントに依頼するか、電話対応やカスタマーサポートなども行っているオンライン秘書サービスを探すと良いでしょう。また、より専門的な業務を依頼したい、依頼したい業務が限定的である場合は、経理業務や、マーケティング・広報業務のオンラインアシスタントサービスなど、特定の業種専門のサービスもあるので、そちらに依頼すると良いでしょう。

アシスタントのサポート体制

オンライン秘書アシスタントのサポート体制は、チーム制と1名専属の2つに分かれています。

チーム制

窓口の担当ディレクターが要望に合わせてアシスタントを集め、業務をサポートする体制です。主にディレクターとやり取りするため、業務を担当するアシスタントとは直接コミュニケーションが取れないことが多いです。オンライン秘書サービスは、チーム制を取っているサービスが多い傾向にあります。

1名専属

1人の秘書が専任でサポートする体制です。秘書と直接やりとりできるため、要望や依頼内容について細かい相談ができ、密なコミュニケーションが取れます。業務に対応するスタッフの交代が起こりにくいので、マーケティングなど長期的に取り組まなければならない内容に適しています。nene bizなどはこの体制です。

オンライン秘書比較のポイント5つ

本章では、オンライン秘書の選び方、比較のポイントについて解説します。
オンライン秘書を選ぶ際に重要なポイントは、以下の通りです。

1. 対応している業務内容
2. 料金・契約内容
3. 実績
4. コミュニケーションツール
5. セキュリティ

順番に解説します。

対応している業務内容

依頼したい業務に対応しているサービスを過不足がないように選びましょう。当サイトで紹介しているオンライン秘書サービスの対応可能な業務については、比較表をダウンロードすると確認できます。また、ホームページに書いていない業務内容や、些細な業務にも対応している場合があるので、気軽に相談してみると良いでしょう。

料金・契約内容

稼働時間によって、月2.5万円から40万円のものまで様々です。契約は10時間や単発から依頼できるプランから、フルタイムで対応するプランなど、複数用意されている場合が多いです。最低契約期間が設けられているか、契約期間の繰り越しに対応しているか、納品までにかかる時間などにも注意して選びましょう。また、安価なサービスだと対応業務が少ない場合があるので、業務内容もしっかりと確認しましょう。無料トライアルや、通常料金よりも安価で業務のお試しが可能なサービスもあります。

実績

サービスによっては、導入事例や、取引先企業が公開されています。自社と似た業種の企業の実績がある場合は、その分野に詳しかったり、おいて特に優秀なスタッフが在籍していたりする可能性があります。導入社数や契約の継続率などが掲載されている場合は、そちらもチェックしましょう。また、公式サイトの情報だけでなく、外部サイトなどで口コミを調べるのも効果的です。

コミュニケーションツール

オンラインで業務のやり取りを行うので、自社で既に使用している、または導入しやすいツールを利用しているサービスを選びましょう。当サイトで紹介しているオンライン秘書サービスでは、主にChatWork、slack、Microsoft teams、LINEなどでやり取りできます。これらのツールを使用していない企業でも、普段利用しているコミュニケーションツールをそのまま利用できるサービスもあります。また、電話やメールでも連絡できたり、ZoomやGoogle Meetなどで打ち合わせができたりするサービスもあります。

セキュリティ

外部に業務を委託する形になるため、セキュリティ対策が充実しているサービスを選びましょう。また、オンライン秘書の多くは在宅ワークです。情報漏洩防止のためにどんな対策を取っているか重点的に確認しましょう。i-STAFFは個人情報や社内機密情報が含まれる業務の場合は社内勤務のスタッフが対応する外部記録媒体の持ち込みを禁止するなどの対策を講じています。また、Gennyやなげっぱなどは金融機関レベルの暗号化を実施しており、安心して導入できます。

料金体系

本章では、オンライン秘書の料金体系と料金相場について解説します。
料金体系は、主に月額制と従量制の2つに分かれています。

月額制

稼働時間に応じた固定の料金を毎月支払う方式です。利用者は稼働時間内で依頼する業務量を調整します。予定稼働時間を過ぎた場合は超過料金を別途支払う必要があります。また、土日祝日や早朝・深夜などに稼働してもらいたい場合は、別途料金を支払うことがあります。

従量制

業務の内容・量によって料金が変動する方式です。オンライン秘書サービスのホームページでは「カスタムプラン」等の名称になっていることが多いです。使い方によって、月額制よりも安価で済ませられる場合があり、分野によって料金が大きく変わります。

料金相場

※時給の範囲はプランによるものです。一般的に、契約期間や労働時間が長くなると時給も安くなります。
※サイトの表示により、税別と税込金額が混ざっている可能性があります。

オンライン秘書のメリット6つ

オンライン秘書導入によるメリットは以下の6点です。

1. コア業務に集中できる
2. 対応可能な業務範囲が広い
3. 人件費や採用・教育コスト削減に繋がる
4. 専門スキルを持った人材を確保できる
5. スピーディーに業務開始ができる
6. 何でも相談ができる

順番に見ていきましょう。

1.コア業務に集中できる

企業の業務は、ノンコア業務とコア業務に分けられます。コア業務は組織の利益を生み出す業務で、ノンコア業務は直接的な利益を生み出さない業務を指します。しかし、直接的な利益を生み出さないとはいえ、ノンコア業務も企業の運営に必要な仕事です。起業したばかりの企業や人手不足の企業だと、特にコア業務に集中できないことも多いでしょう。定常業務をオンライン秘書に任せることで、コア業務に集中することができます。コア業務に社員が集中すれば、成果が出やすい職場環境にすることが可能になります。

2.対応可能な業務範囲が広い

オンライン秘書は、多くのサービスがチーム対応です。要望に合わせて、経理、営業、広報など各分野の専門スキルを組み合わせて広範囲の業務をサポートしてくれます。1名専属の場合でも、1人で幅広い業務に対応できるスキルを持ったアシスタントである場合が多いです。また、Help youはRPAを活用しており、業務の自動化にも対応しています。業務改善コンサルティングを実施しているサービスや、効果的なサービスの使い方をアドバイスしてくれるサービスもあります。

3.人件費や採用・教育コスト削減に繋がる

オンライン秘書は秘書業務のほか、経理や人事、広報やマーケティングなど幅広い業務に対応していますが、都度その分野専門のアシスタントが担当するため、業務ごとに採用活動を行う手間がかかりません。また、オンライン秘書はサービス提供会社の雇用となり、福利厚生費などのコストも発生しません。さらに、オンライン秘書は繁忙期のみのスポット依頼も可能です。オンライン秘書を導入することで人件費が固定費から変動費になり、余分な支出を抑えることができます。

4.専門スキルを持った人材を確保できる

自社で社員募集を行っても、希望するスキルを持った応募者を雇用するのは難しい場合があります。一方、オンライン秘書に登録しているスタッフは、登録時の試験や面接をパスした優秀なスタッフばかりです。ビジネススキルと同時に、コミュニケーション能力や、仕事への積極的な姿勢、ITリテラシーの高さも審査しています。こうした優秀な人材をアサインできることは、オンライン秘書の大きなメリットです。本記事で紹介している製品の中では、CASTER BIZ、なげっぱなどのサービスは採用率1％の厳しい審査を突破した優秀な人材が揃っています。また、Hanacoはバイリンガルの秘書が在籍しており、英語以外にも中国語や韓国語など、業界最多の50言語に対応しています。他に、プログラマーが在籍しているサービスもあります。

5.スピーディーに業務開始ができる

オンライン秘書サービスではスキルの担保された人材が業務にあたるため、教育や業務に関する余計な説明の手間なく、スピーディーな業務依頼が可能です。相談の翌日から業務開始ができるサービスもあり、問い合わせをして面談をしたが紹介可能なアシスタントがおらず、結局長期間依頼ができないままになる心配もありません。人材不足をすぐに解決することができます。

6.何でも相談ができる

オンライン秘書は、依頼した業務をこなすだけでなく、業務に関する相談もできます。業務のことなら些細なことでも相談でき、親身になって対応してくれます。上手くいかない業務があった際にも、アシスタント側から「次回以降はこんな流れでやりたい」という改善提案をしてくれます。オンライン秘書は、単なる外注先ではなく、パートナーに近い立ち位置で業務をサポートしてくれる存在です。

オンライン秘書のデメリット・注意点4つ

オンライン秘書導入による注意点やデメリットは、以下の通りです。

1. 個人情報や機密情報を扱う業務には対応していないことがある
2. 土日や祝日、深夜・早朝は割増料金になることが多い
3. コミュニケーションは全てオンライン
4. スタッフの家庭事情に左右される可能性がある

順番に確認していきます。

1.個人情報や機密情報を扱う業務には対応していないことがある

オンライン秘書サービスは、業務内容によって対応できないことがあります。オフライン業務に対応しているサービスもありますが、業界や業種、役職や立場によってはアウトソースしにくい面もあり、実際の秘書と同じ業務を行えるとは限りません。また、サービスのセキュリティの観点から、マイナンバーやクレジットカードなどの個人情報や機密情報を扱う業務は予め断っているケースもあります。対応していない業務については、公式サイトの「よくある質問」を参照するか、サービス提供元に問い合わせてみると良いでしょう。

2.土日や祝日、深夜・早朝は割増料金になることが多い

平日10時～17時までなど、稼働可能な時間帯が予め設定されているサービスが多いので、よく確認しましょう。また、提示された期日より早めて納品してもらう場合でも別途料金がかかる場合があります。

3.コミュニケーションは全てオンライン

オンライン上のやり取りだと、ちょっとしたことを口頭で依頼したり、表情を読み取ったりすることが難しいため、意思疎通が難しくなる可能性があります。アシスタント側はオンラインでのコミュニケーションに慣れており、コミュニケーションの上で不便さは感じなかったという導入事例も見られます。しかしオンライン秘書は経験の差によりコミュニケーションの齟齬が生まれる可能性もあります。

4.スタッフの家庭事情に左右される可能性がある

オンライン秘書サービスでは、結婚や出産を機に企業での勤めをやめ、オンライン秘書として働いているスタッフが多いです。そのため、担当者の家庭の事情などにより、急用によるスタッフの交代や〆切の延長などが生じる可能性があります。そういった場合、どのようなサポートがあるかサービス提供元に確認しておくことをおすすめします。

オンライン秘書導入の流れ

製品が決まったら、以下のような手順でオンライン秘書を導入してみましょう。

1. 資料請求・問い合わせ
2. 無料トライアル（実施しているサービスのみ）
3. 相談・打ち合わせ
4. 本申込み

1.資料請求・問い合わせ

オンライン秘書サービスでは、WEB上から資料請求や問い合わせが可能です。公式サイト上のお問い合わせフォームから資料を請求しましょう。依頼したい内容、求める人材を伝えて、料金形態や対応業務などの確認をして検討しましょう。

2.無料トライアル（実施しているサービスのみ）

サービスによっては、数時間限定の無料トライアルや、通常料金よりも安価なお試しプランを実施しています。トライアル中に、スタッフは要望に応えられるスキルや柔軟性を持っているか、スムーズにコミュニケーションが取れるかなどを確認しておきましょう。

3.相談・打ち合わせ

問い合わせまたはトライアル後、詳しい内容の確認やすり合わせを行います。打ち合わせはメールや電話、ZoomやGoogle Meetなどで行います。プラン内容に納得できれば、担当マネージャー、アシスタントと面談を行います（サービスによっては面談を行わない場合もあります）。
打ち合わせでは、何を依頼したいのか、納期の目安はどれくらいか、どのように業務を進めていくか、進捗報告の仕方などを詳細にヒアリングしてもらいましょう。自社でうまくまとまらない場合は、無料で業務整理を一緒に行ってくれるサービスもありますので、利用してみると良いでしょう。

4.本申込み

提示された内容に合意できれば、プランを決定し、契約申し込みとなります。
以上の手順が完了すれば、オンライン秘書サービスが利用スタートとなります。

導入時に必要な準備

オンライン秘書導入時に必要な準備は、以下の通りです。

依頼したい内容を明確にしておく

ミスマッチを防ぐために、何の業務を依頼するか決めて、対応可能業務をよく確認しておくとよいでしょう。また、予算も決めておきましょう。当サイトで紹介しているサービスの対応可能な業務については、比較表をダウンロードすると確認できます。

コミュニケーションツールを導入する

自社でオンラインコミュニケーションツールを使用していない場合は、予め導入しておくとスムーズにオンライン秘書が利用できるようになります。オンライン秘書とのやりとりに利用できるだけでなく、社内での連携が取りやすくなるというメリットもあるので、効率化のためにも導入をおすすめします。

オンライン秘書導入でコア業務に集中、業績アップへ

オンライン秘書は、ハイスキルで高経験値な人材が、秘書業務や経理、採用、Webライティングや広告制作などの幅広い業務をサポートするサービスです。採用や研修のコストをかけずに、高品質な納品物を得られるほか、採用・教育コスト削減やコア業務への注力による業績アップが期待できます。また、依頼をこなすだけでなく業務の相談もできるパートナー的存在です。本記事で紹介したポイントを参考に、自社に合ったオンライン秘書サービスを選びましょう。