DocuWorksの導入事例
最終更新日： 2022/04/19
ペーパーレス化したい 財務・経理・総務 業務を効率化したい 作業を自動化したい コストを削減したい
複合機の前に行列、紙での受発注が業務効率化の妨げに 個人任せの管理で情報共有も進まず
この事例のポイント
- 取引先との受発注業務を紙で対応しており、無駄の多い業務フローが課題となっていた
- 紙と電子文書を全て一元化できるよう、「DocuWorks」を導入し複合機と連携
- 電子化した結果、ひと月あたり使用する紙の量を1万３,０００枚程度削減できた
- FAXの誤送信リスクに関しても、発信方法を変え、誤送信が起こらない仕組みを構築
- 電子化したことで、文書の振分・検索にかかる業務時間を約67時間／月ほど削減
今回導入した製品
富士フイルムビジネスイノベーション株式会社のDocuWorksは、複合機とソフトウェアの利用を通じ業務の効率化と生産性向上を達成する文書管理システムです。同社が開発した「簡易スキャンツールfor Apeos」と「文書属性プラグインfor DocuWorks」により、文章の電子化と属性登録をスムーズに行います。また保管後も、シンプルな検索画面とCSVファイル出力などの機能性により、文章の活用が容易にできます。
- 複合機とソフトを使って簡単にスキャン、オフィスのペーパーレス化を推進
- 複合機とソフトを活用し、文章管理のセキュリティ性を高める
- IT用機器も含めた効率化の提案、電子化の推進によるデメリットをなくす
| ソフト種別 | パッケージ型ソフト |
|---|---|
| 基本的な機能 | CSVファイル出力 ワークフロー管理 モバイル利用 外部連携 属性登録 文書編集 |
| 推奨環境 | Windowsアプリ Macアプリ iOSアプリ Androidアプリ |
| サポート | 電話 メール |
| トライアル | 有り |
| 最低利用期間 | 最低利用期間の制限なし |
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文書管理システム
文書管理システムとは、電子化し保存した文書データをいつでも検索、保管・活用できる、文書の一元管理システムです。
検索したい文書のキーワードを入力することで、欲しい文書を瞬時に検索することが可能です。文書管理システムを利用することで社内のペーパーレス化も期待でき、無駄な紙が発生することを防いでくれます。紙の保管場所の確保も必要なくなり、省スペース化にも貢献することでしょう。
文書管理システムには、文書の保管機能の他にも文書へのアクセス権限の付与やワークフロー機能が付いているものもあり、文書に関する作業を一つのシステム内で行えるという特徴も持ち合わせています。
