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マニュアル作成ツールおすすめ8選!失敗しない選び方も徹底解説

目次

マニュアル作成ツールは、業務効率を高め、情報の属人化を防ぎ、教育コストの削減にも繋がる有用なツールです。業務手順やナレッジを社内で共有する際に、ツールを活用する企業が増えていますが、ツール選びには注意が必要です。導入目的や利用規模に応じて適切なツールを選ばないと、効果が十分に発揮されず、かえって業務が非効率になるリスクもあります。

マニュアル作成ツールを導入する主なメリットは次の通りです。

  • 業務効率を向上させ、情報へのアクセスを容易にする
  • 業務の属人化を防ぎ、組織全体の知識を集約する
  • 教育や研修を効率化し、育成コストを削減する

一方、ツールには無料版と有料版があり、機能やサポートの充実度に大きな違いがあります。無料版は手軽に利用できますが、テンプレート数や共有ユーザー数、ストレージ容量が制限される場合が多いです。一方、有料版は豊富な機能や手厚いカスタマーサポート、セキュリティ対策が整っており、大規模な業務や長期的な運用に向いています。

本記事では、マニュアル作成ツールを選ぶ際に重視すべきポイントや、無料版と有料版の違いを詳しく解説しています。自社に最適なツールを見つけるために、本記事を参考にしてみてください。

マニュアル作成ツールとは

マニュアル作成ツールとは、業務手順や社内ナレッジをデジタル化し、チームや組織内で効率的に情報を共有するためのツールです。業務手順の標準化やナレッジ共有の重要性が高まる中、多くの企業がこのツールの導入を検討しています。ここでは、マニュアル作成ツールの役割や、導入が注目される背景について説明します。

マニュアル作成ツールの役割

マニュアル作成ツールは、業務手順や業務知識を効率的に管理し、必要な情報をいつでも誰でも簡単にアクセスできるようにする役割を持っています。特に、社内での業務の標準化やノウハウの蓄積に役立つため、様々な場面で活用されています。

以下にて、3つの具体的な役割を見ていきましょう。

業務手順の標準化

マニュアル作成ツールを使うことで、業務手順や操作方法を一貫したフォーマットで記録でき、誰が読んでも分かりやすい内容にまとめられます。これにより、同じ業務を異なるスタッフが担当しても質を保てるようになります。

情報の即時共有

マニュアル作成ツールを通じて作成されたマニュアルは、社内のどこからでもすぐにアクセス可能です。新人教育や突発的なトラブル時などにも、必要な情報を即座に引き出し活用できるため、業務の中断を最小限に抑えます。

情報の更新と管理

紙のマニュアルと異なり、デジタルツールでは情報の更新や追記が簡単です。必要な情報を常に最新の状態で管理でき、不要な情報の削除や変更も効率的に行えるため、情報の正確さを保ちやすくなります。

このように、マニュアル作成ツールは業務の効率化と情報管理を支援する役割を果たします。

マニュアル作成ツールが注目される背景

マニュアル作成ツールが広く注目される背景には、業務のデジタル化とチームワークの変化、そして業務効率化のニーズの高まりが挙げられます。テレワークの増加により、社内での直接的なやり取りが減少し、オンラインで情報を即時に共有できる仕組みが必要となりました。

具体的な内容を見ていきましょう。

リモートワークの普及

リモートワークが増えたことで、社員同士が直接会って説明や情報共有を行う機会が減っています。マニュアル作成ツールを用いれば、距離に関係なく業務内容や手順を全員で共有しやすくなります。

属人化の防止

特定の人だけが業務手順やノウハウを把握している属人化は、企業のリスクを高めます。マニュアルをデジタル化し、アクセスできる状態にすることで、特定の担当者に業務が偏ることを防ぎ、チーム全体のスキルアップにも繋がります。

業務効率化のニーズ

企業の成長には、業務の効率化が欠かせません。マニュアル作成ツールを活用することで、業務手順のミスや作業漏れを減らし、業務をスムーズに進めることが可能になります。時間や人件費の削減にも貢献し、企業のコスト削減にも繋がるため、マニュアル作成ツールの導入が進んでいるのです。

これらの背景から、マニュアル作成ツールは、現代のビジネス環境において重要な役割を果たしており、特に中小企業から大企業まで幅広く採用が進んでいます。

マニュアル作成ツールでできることの例

マニュアル作成ツールには、効率的に業務の手順書やナレッジベースを作成するための便利な機能が備わっています。これらの機能を活用することで、業務の標準化や情報共有がスムーズになり、社内のコミュニケーション効率も向上するのです。以下に、代表的な機能を具体的に紹介します。

キャプチャーの取得 ツールを使用すれば、画面のキャプチャーを簡単に取得でき、画像をそのままマニュアルに挿入可能。特に、操作手順を画像として保存しておくことで、業務の分かりやすい説明が可能になる。
操作説明文の自動作成 ツールには、操作手順に応じた説明文を自動で生成する機能が搭載されている。例えば、ボタンをクリックする際に「○○ボタンをクリック」といった操作内容を自動的に文章化するため、マニュアル作成における手作業が削減され、作業効率が向上する。
モザイクやマスキングの設定 個人情報や機密情報を含む場合、モザイクやマスキング機能を利用して、指定した部分を伏せて記載できる。この機能により、情報漏洩を防ぎながら安全に情報を共有でき、プライバシー保護の観点からも非常に役立つ。
画像・動画編集 キャプチャー画像や動画は、ツール内で編集が可能。画像のトリミング、テキストの追加、強調表示などができるほか、動画では不要な部分のカットや速度調整ができる。視覚的に理解しやすいマニュアルが作成できるため、教育やリモートワークでの情報共有がより効果的になる。
PDFインポート/エクスポート 多くのマニュアル作成ツールは、作成したマニュアルをPDFとしてエクスポートする機能や、外部で作成したPDFをインポートしてマニュアルとして利用する機能を提供している。PDFフォーマットに変換することで、紙資料としての配布も簡単になり、オフラインでも利用しやすくなる。

これらの機能により、マニュアル作成ツールは業務の効率化と情報管理の向上を支援する、有用なツールとして多くの企業で導入されています。

マニュアル作成ツールを利用するメリット3つ

マニュアル作成ツールは、社内の情報共有や業務効率化に大きく貢献するツールです。具体的には、業務の属人化を防止し、教育コストを削減しながら新人育成のスピードを上げるなど、企業の生産性向上に直結するメリットがあります。

ここでは、マニュアル作成ツールの導入がもたらす3つの代表的なメリットについて詳しく解説します。

業務効率が向上する

マニュアル作成ツールを導入することで、業務効率が大幅に改善されます。手順書や操作マニュアルなどの情報を体系的にまとめることで、社員が必要な情報にすぐにアクセスできるようになり、作業時間の短縮に繋がります。

具体的には以下の通りです。

作業手順の一元管理

作業手順を一元化することで、担当者が異なっても同じ基準で業務を進められるようになります。例えば、マニュアル作成ツールを活用することで、製品の仕様書や手順書を統一フォーマットで整備し、全員が同じ手順に従うことで作業のばらつきを防げます。

情報の即時アクセス

マニュアル作成ツールでは、業務に必要な情報を簡単に検索・参照できます。特に作業中に疑問が生じた場合、迅速に手順を確認できるため、作業の中断時間が減り、効率的に業務を進められます。

ドキュメントのリアルタイム更新

リアルタイムでドキュメントの更新が可能で、最新情報を常に反映させられるため、業務ミスやトラブルが軽減されます。これにより、例えば、新しい業務プロセスや製品仕様の変更が発生した際も、すぐに対応ができ、全社員に最新の情報が共有されます。

このように、マニュアル作成ツールの活用によって、業務効率の向上と作業の正確性が実現できるため、結果として企業全体の生産性も上がるのです。

属人化を防止し、情報共有を促進できる

属人化を防止し、全社員が情報にアクセスできる環境を整えることは、企業の健全な成長に不可欠です。マニュアル作成ツールを利用することで、特定の社員だけが持つノウハウを組織全体で共有し、情報が一部の人に偏ることを防げます。

ナレッジベースの構築

マニュアル作成ツールにより、業務や作業に関する情報が一箇所に集約され、ナレッジベースを構築できます。これにより、各社員が知識を共有しやすくなり、例えば業務に関する疑問や課題が生じた際も、すぐに社内のデータベースから必要な情報を取得できます。

権限管理によるセキュリティ

ツールには、閲覧・編集権限を設定する機能が備わっているものが多く、業務に関連する機密情報も安全に管理できます。これにより、機密情報に対するアクセス制限を設定しつつ、必要な人にだけ情報を共有することが可能になります。

引き継ぎの円滑化

業務の引き継ぎがスムーズに行えるため、担当者が異動や退職する場合でも問題なく業務が引き継がれます。例えば、引き継ぎ時に作業手順が漏れることなく新しい担当者に伝わるため、業務の継続性が保たれ、リスク管理の面でも効果的です。

以上のように、マニュアル作成ツールは属人化を防ぎ、情報共有を促進するための強力なサポート役として活躍し、組織全体の知識やスキルの向上を促します。

教育コストの削減と育成期間の短縮に繋がる

マニュアル作成ツールは、教育資料の作成と管理を効率化するため、新人教育や研修にかかる時間やコストを削減できます。特に新人が早く業務に慣れることで、即戦力化しやすくなり、育成期間を短縮することが可能です。

教育マニュアルの標準化

マニュアル作成ツールを活用して教育マニュアルを整備することで、新人が独力で学習できる環境を作れます。これにより、現場の担当者の負担が減り、研修を効率的に進めることが可能になります。また、教育内容が標準化されるため、指導内容にばらつきが生じません。

個別学習の支援

ツールに登録されたマニュアルはいつでも閲覧可能で、各社員が自分のペースで学習できます。例えば、新しい業務に取り組む際も、予め準備されたマニュアルをもとに必要な知識を身につけやすく、教育のスピードが加速します。

教育にかかる人件費削減

担当者が付きっきりで指導を行う必要が減り、教育にかかる人件費が大幅に抑えられます。更に、マニュアルを定期的に見直し、最新の内容を維持することで、教育内容を常にアップデートして提供できます。そのため、無駄な指導の手間も省けるのです。

以上のように、マニュアル作成ツールの導入は、教育にかかるコストの削減と人材育成のスピードアップを可能にし、長期的な企業の成長を支える基盤となります。

失敗しないマニュアル作成ツールの選び方5つ

マニュアル作成ツールを選ぶ際には、目的や業務内容に応じて適切な選定が重要です。機能や操作性、コスト面の確認がポイントで、これらを見落とすと導入後の効果が発揮されない可能性があります。ここでは、失敗しないための選び方を5つのポイントから解説します。

ツールを導入する目的を明確にする

マニュアル作成ツールを導入するにあたって、最初に「何のために導入するのか」という目的を明確にすることが重要です。目的がはっきりしないと、ツールの機能が過剰または不足してしまい、実際の運用で効果が十分に得られないことがあります。具体的な導入目的によって、最適なツールの機能が異なるため、事前に見極めることが肝心です。

導入目的は次のような内容を軸に検討します。

業務の標準化

業務手順を一貫した方法で実行するには、手順書の作成や管理が容易なツールが必要です。これにより、誰が行っても同じ水準で業務が進められ、質のばらつきを防ぎやすくなります。

情報共有とナレッジ管理

社内の知識を一元化し、誰でもアクセスできるようにすることで、情報共有がスムーズになります。このため、検索機能やナレッジベースとしての機能が優れたツールが適しています。

教育と研修の効率化

社員教育や研修に活用する場合は、動画や画像の利用が可能なツールが効果的です。特に操作手順の説明において、視覚的に情報を補うことで理解が深まりやすくなります。

このように、明確な目的を持つことで、ツール選定時に必要な機能がはっきりし、導入後の失敗を防げます。

操作がしやすいこと

マニュアル作成ツールは、業務の中で日常的に使用するため、操作性の高さが大きなポイントです。操作が複雑なツールを選んでしまうと、社員が使いこなせず、結果的に導入メリットが薄れてしまいます。ツールの操作がシンプルであることは、社内での活用を促進し、業務効率化に貢献するためにも重要です。

操作性の高いツールには次の特徴があります。

直感的で分かりやすいインターフェース

直感的に操作できるインターフェースは、社員がストレスなく使用できるため、ツールの習得コストを抑えられます。特にアイコンが分かりやすく、要素をドラッグ&ドロップで簡単に配置できると便利です。

サポート機能の充実

オンラインマニュアルやチャットサポートが整備されていると、使い方に困った際にすぐ確認でき、操作に関する悩みが減ります。これにより、社員が安心してツールを活用しやすくなります。

テンプレートや編集機能の豊富さ

テンプレートが揃っていると、初心者でもすぐに高品質なマニュアルを作成できるため、業務に応じたカスタマイズがしやすくなります。

操作性が高く、誰でも簡単に使いこなせるツールを選ぶことで、社内での活用が促進され、導入効果が高まります。

動画や画像対応の有無を確認する

マニュアル作成ツールの選定においては、動画や画像の対応状況も重要なポイントです。特に操作手順や複雑な業務内容を分かりやすく説明するためには、テキストだけでなく視覚的な補完が役立ちます。画像や動画を活用できるツールを選ぶことで、より理解しやすいマニュアルを提供できます。

動画や画像対応のツールには以下の機能が備わっています。

キャプチャー機能 画面の操作手順をそのまま画像として取り込める機能があると、特に複雑な手順を分かりやすく示せる。また、スクリーンキャプチャーをマニュアルに即挿入できると、マニュアル作成が効率化される。
動画録画・編集機能 動画で操作手順を示すと、視覚的な理解が深まりやすくなる。録画した動画に注釈を追加したり、不要部分をカットしたりできると、社員が重要な部分だけを効率的に学習できる。
モザイクやマスキング機能 画面内の個人情報や機密情報を隠す機能があると、情報漏洩のリスクを低減でき、安心して情報を共有可能。

視覚的な情報を組み合わせたマニュアルが作成できるツールを選ぶことで、業務の伝達精度が上がり、理解度も深まります。

予算に合った費用であること

マニュアル作成ツールの導入にはコストも大きな要素となります。導入後にランニングコストが予想以上に高くなると、運用が難しくなるため、予算に合ったツールを選ぶことが必要です。また、費用対効果を最大化するために、必要な機能が揃っているかも確認しておくと良いでしょう。

予算に合ったツール選びのポイントは以下の通りです。

無料トライアルの活用 トライアル期間を利用して、機能の充実度や操作性を実際に確認することで、費用対効果を把握しやすくなる。
料金プランの柔軟性 基本機能が揃った低価格プランと、動画や大容量のストレージなどが含まれる上位プランを比較し、自社のニーズに合ったプランを選択できると良い。
社員数に応じたプラン選定 社員数や使用頻度に合わせて料金が変動するプランもあり、利用規模に応じてコストが抑えやすくなるため、特に中小企業に向いている。

コストパフォーマンスの高いツールを選ぶことで、費用の無駄を省きながら、必要な機能が備わったツールを導入できるため、長期的な運用が可能になります。

セキュリティ対策がしっかりしていること

マニュアル作成ツールには、社内業務に関する重要情報が含まれるため、セキュリティ対策が十分であることが必要です。特にクラウド型のツールを使用する場合、情報漏洩のリスクが懸念されるため、セキュリティ機能が整っているかを確認することが重要です。

セキュリティが充実したツールの特徴は以下のような点があります。

アクセス権限設定 閲覧・編集権限を設定できる機能があると、関係者以外がアクセスすることを防げ、機密情報を安全に保護できる。
二段階認証 二段階認証を設定することで、不正アクセスのリスクが軽減される。特にクラウド型の場合、二重の認証により情報の安全性が確保される。
データの暗号化 通信や保存データが暗号化されていると、外部からのアクセスに対して情報が保護され、安心して利用できる。

セキュリティ対策が整ったツールを選ぶことで、情報管理が安全に行え、業務に必要な情報を安心して共有できます。

マニュアル作成ツールの無料と有料の違い

マニュアル作成ツールには、無料版と有料版があり、利用できる機能やサービスが大きく異なります。企業やチームの規模に応じて適切なツールを選ぶことが重要です。無料版はコストを抑えられますが、機能が制限されることが多く、有料版の方が効率化や情報共有の精度が向上することが一般的です。以下では、無料版と有料版の違いを6つの要素に分けて解説します。

テンプレートの種類

マニュアル作成ツールには、様々な業務に対応したテンプレートが提供されています。特に有料版は豊富なテンプレートが揃っており、マニュアル作成を効率化することが可能です。テンプレートを活用することで、マニュアル作成の手間が軽減され、統一されたデザインで作成できる点がメリットです。

具体的な違いは、以下のようにまとめられます。

無料版のテンプレート 無料版では、基本的な手順書や業務フローに対応したテンプレートが数種類程度に限られることが多い。例えば、シンプルなレイアウトや業務手順に特化したテンプレートが用意されるが、デザインのバリエーションは少なめ。
有料版のテンプレート 有料版では、より多くのテンプレートが利用可能で、特定の業種や目的に合わせたテンプレートが豊富に揃う。例えば、製造業や教育業向けの詳細なテンプレートが用意されており、業界特有の項目を反映したマニュアルが作りやすい。

テンプレートの種類が豊富であると、マニュアル作成にかかる時間が短縮され、初心者でも高品質なマニュアルを作成しやすくなります。

共有できるユーザー数

無料版と有料版の大きな違いのもう一つは、共有できるユーザー数です。ユーザー数の制限は、ツールを利用するチームや組織の規模に影響を与え、特に複数のチームで同時に利用する場合には、有料版の方が適しています。無料版では一定の制限が設けられているため、活用の範囲が限られる点がデメリットです。

無料版のユーザー数制限 無料版では数人程度のユーザーに制限されることが多く、少人数のチームや個人での使用に向いている。例えば、3人までや5人までといった制限が一般的で、小規模プロジェクトに適している。
有料版のユーザー数制限 有料版はユーザー数を無制限に設定できる場合もあり、全社員がアクセス可能に設定できることが多い。また、部署ごとにアクセス権限を細かく設定できるため、情報の共有や管理がスムーズになる。

ユーザー数の制限が少ないと、部署やプロジェクトの枠を超えた情報共有がしやすくなり、社内での一貫性のあるマニュアル運用が可能です。

保存できるファイル数・ストレージ量

マニュアル作成ツールには、保存できるファイル数やストレージ量にも大きな違いがあります。特に長期間にわたってマニュアルを保管・管理する場合や、画像や動画を多用する場合、ストレージの上限が業務効率に影響を与えます。有料版は無料版よりも大容量のストレージが用意されている点が強みです。

無料版のストレージ制限 無料版では、保存できるファイル数やストレージ容量が制限されていることが多い。例えば、画像や動画を多く使用する場合、容量制限によりすぐにスペースが不足する可能性があるため、シンプルな手順書作成に限られることが多い。
有料版のストレージ容量 有料版は、画像や動画を含む大容量のマニュアルでも保存可能で、長期にわたる管理ができる。また、追加のストレージオプションを利用できる場合もあり、業務の規模やデータ量に応じて柔軟に対応できる。

十分な保存容量が確保されていると、過去のマニュアルも蓄積でき、必要に応じていつでも参照しやすくなります。

バックアップ機能(編集履歴・ゴミ箱など)

バックアップ機能の充実度も、無料版と有料版で異なります。有料版は、編集履歴やゴミ箱などのバックアップ機能が豊富で、マニュアルの変更や削除が発生した際にも、データを安全に管理できるようになっています。これにより、誤って削除したデータの復元や、編集履歴を追跡できる点が魅力です。

無料版のバックアップ機能 無料版では、基本的にバックアップ機能が限られており、変更履歴を参照できない場合が多い。例えば、誤って削除した場合の復元が難しく、誤操作に対してリスクが高い。
有料版のバックアップ機能 有料版には、編集履歴の保存や、ゴミ箱機能などが充実していることが一般的で、誤操作にも対応可能。過去のバージョンを参照して復元したり、削除したファイルを一定期間保存できるといった安心感がある。

バックアップ機能が充実していると、マニュアル作成時の変更や誤操作によるリスクが軽減され、安全にデータ管理を行えます。

セキュリティ対策(二段階認証・暗号化・アクセス権限)

セキュリティ面も無料版と有料版で大きな違いがあります。特に機密情報を含むマニュアルや、全社的に共有される重要な手順書などの管理には、セキュリティが欠かせません。セキュリティ対策が不十分な場合、情報漏洩のリスクが高まるため、無料版と有料版のセキュリティ機能を比較して選ぶことが重要です。

無料版のセキュリティ対策 無料版では、基本的なアクセス制限のみで、高度なセキュリティ機能が提供されないことが一般的。これにより、外部からのアクセスやデータ保護には限界があり、社外秘情報の管理には適さない場合がある。
有料版のセキュリティ対策 有料版には、二段階認証やデータ暗号化、ユーザーごとのアクセス権限管理が可能なものが多い。これにより、特定のユーザーのみが重要なデータにアクセスできる環境が整い、情報漏洩のリスクを抑えられる。

セキュリティ機能が充実した有料版を選ぶことで、重要な情報を安全に管理でき、社内の安心感も高まります。

カスタマーサポート

マニュアル作成ツールの利用を成功させるには、トラブル時に迅速に対応してもらえるカスタマーサポートの存在が重要です。有料版では通常、迅速で丁寧なサポートが受けられ、導入後も安心してツールを活用できます。一方、無料版ではサポートが限定されるため、トラブル解決に時間がかかる場合が多く、業務効率に影響を及ぼす可能性があります。

無料版のカスタマーサポート 無料版のサポートは基本的に限定的で、FAQやオンラインマニュアルのみが提供される場合が多い。例えば、メールやチャットによる問い合わせ対応が利用できない、または回答までに数日を要するケースがあるため、問題解決に時間がかかることがある。
有料版のカスタマーサポート 有料版は、サポート体制が充実していることが多く、専任スタッフによるサポートが受けられる。リアルタイムのチャットや電話サポート、メール対応など、問い合わせに対する対応が迅速であるため、業務が中断することなくスムーズに問題解決が可能。更に、企業向けの高額プランには専属のサポート担当者がつく場合もあり、ツールの導入から運用まで手厚い支援が受けられる。

カスタマーサポートの充実度は、ツールの活用度合いを左右する大きなポイントです。迅速なサポート体制が整っていると、予期せぬトラブルに柔軟に対応でき、業務の継続性が保たれます。

おすすめのマニュアル作成ツール8選

  • オンライン研修 eラーニングシステム LMS

    「Teachme Biz(ティーチミービズ)」は、動画や画像を取り入れた見やすいマニュアル作成・共有システムです。幅広い業種で利用され、社員教育の効率化に成功しています。簡単なステップでマニュアル作成が可能で、検索機能や承認ワークフローなどが浸透をサポートします。レポート機能で効果を測定し、経費削減も実現できます。さらに、セキュリティにも配慮され、安心して使用できます。新機能も充実し、海外人材の活用や業務効率化を目指す企業に最適なツールです。

    製品のおすすめポイント

    1 感覚的に使える作成機能で作成の手間をなくす

    Teachme Bizは、簡単なマニュアル作成を実現する王道のツールです。テンプレートに従って画像や動画と文字を入れるだけで、ステップ構造で見やすいマニュアルが作成できます。自動翻訳機能で多言語対応も可能で、外国人スタッフの教育にも役立ちます。従来に比べ作成時間を1/5に削減でき、手間を省きながら効率的なマニュアル作成が実現します。

    2 マニュアルの浸透を助ける機能が充実

    検索機能や組織内共有機能により、マニュアルの浸透を助けます。すべてのマニュアルがシステム上に集約されているため、必要な情報を素早く見つけることができます。また、新人教育のためのコース作成が簡単に行えるため、組織内での標準化された教育を実現します。マニュアルの有効活用をサポートし、社内での共有と浸透を確保します。

    3 承認機能でマニュアルの質を担保

    マニュアルの品質を保つために、承認ワークフロー機能を活用します。改訂履歴がしっかり残り、誰が修正したかも把握できます。また、レポート機能によりマニュアルの活用状況を可視化し、効果測定が行えます。管理者がマニュアルの品質を厳格に管理し、組織全体の情報共有に信頼性をもたらします。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 eラーニングシステム 多言語対応 研修管理 オリジナルコンテンツ作成 コースカスタマイズ可 シングルサインオン モバイル端末対応 ビジネスマナー科目 ビジネススキル科目 LMS 集合研修管理 録画配信 クイズ機能 コンテンツ作成 コース作成
    サポート 電話 メール チャット
    トライアル 有り
    最低利用期間 1年
    よく導入している業種
    運営企業:
    株式会社スタディスト
    本社:
    東京都千代田区神田錦町1-6 住友商事錦町ビル 9F
    創立:
    2010年3月
    代表者名:
    鈴木悟史
    URL:
    https://studist.jp/company/company-profile
    導入事例5件をみる
  • ナレッジマネジメントツール

    コニカミノルタ株式会社のCOCOMITE(ココミテ)は、業務属人化解消、いつでも最新マニュアルでの運用を可能にするオンラインマニュアル作成・運用サービスです。慢性的な人手不足を解決するソリューションとして生まれたのが、オンラインで分かりやすいマニュアルを作成し、運用できるCOCOMITE(ココミテ)です。人材育成やナレッジの共有をスムーズにすることで、業務の効率化、生産性やサービス向上へとつなげていきます。様々な人のノウハウを集積してマニュアル化し、常に最新のマニュアルをオンラインで閲覧できます。チーム全体のクオリティが向上し、古い情報に惑わされたり、情報が見つからないミスやムダを削減します。また、PC、タブレットなどのマルチデバイスですばやく作成・閲覧・管理できるため多様なシーンでのパフォーマンスに貢献します。

    製品のおすすめポイント

    1 わかりやすいマニュアルを、簡単・スピーディーに作成

    基本レイアウトに沿って入力していくだけで、画像、動画、PDF、Word、Excel、PowerPointが入った様々なタイプのマニュアルを作成・更新できます。さらに、PCやスマートフォン、タブレット等のマルチデバイス対応により、いつでも素早く、簡単に、見やすいマニュアルをつくることが可能です。

    2 フォルダごとに複数ユーザーの アクセス管理ができる

    オンラインで管理するマニュアルは、最大5階層までフォルダ分けが可能。フォルダごとにユーザーやグループのアクセス権限を設定できるため、事業や部門業務に合わせた適切な運用が実現します。

    3 必要な情報はココミテ!リンク機能ですばやく共有

    フォルダやファイルの共有リンクが取得でき、ユーザーに必要な情報だけをスピーディーに届けることができます。ファイルのタグ絞り込みとキーワード検索の組み合わせた詳細検索も可能です。PC、スマホ、紙(PDF)などの様々な場面での閲覧に対応するレスポンシブデザインを実現します。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 ナレッジマネジメントツール シングルサインオン モバイル端末対応
    サポート 電話 メール
    トライアル 有り
    最低利用期間 最低利用期間の制限なし
    よく導入している業種
    運営企業:
    コニカミノルタ株式会社
    本社:
    東京都千代田区丸の内2-7-2 JPタワー
    創立:
    1936年(昭和11年)12月22日
    代表者名:
    代表執行役社長 兼 CEO 大幸 利充
    資本金:
    37,519百万円
    URL:
    https://www.konicaminolta.com/jp-ja/corporate/outline.html
  • ヘルプデスクツール CTIシステム SFA

    株式会社ZendeskのZendeskは、収益拡大に貢献する最新の営業支援ツールです。営業担当者は多くのタスクを同時に抱えています。 膨大なToDoリストをこなしながら、それぞれの顧客の高まる期待に応えるには、業務や進捗を効果的に管理できる仕組みが不可欠です。 Zendeskは、営業チームの生産性を高め、データに基づく意思決定を容易にします。より良いカスタマーエクスペリエンスを提供するために最適化された、使いやすい営業支援ツールです。

    製品のおすすめポイント

    1 会話をWebサイトで獲得できる成果につながります

    顧客に関するあらゆる情報が1か所にまとめて表示されるため、 営業担当者は1つのツールだけで常に必要な情報を把握でき、商談機会を見逃すことがありません。 たとえば、カスタマーサービスチームに新製品についての問い合わせがあった場合もすぐに対応を引き継ぐことができます。

    2 自社のビジネスに合わせて作業手順を構築、管理できます

    どんな時も営業作業手順に目を光らせておきましょう。 Zendeskを使えば、営業担当者が面倒な事務作業に手間取ることなく、重要なリードや取引に集中できるようになります。 また、自社のビジネスに合わせて作業手順を構築、管理できるため優先度の高い顧客や見込み客から対応を進めるといったことも可能になります。

    3 最も見込みのある商談チャンスを逃しません

    電話の発信、メールの送信、商談のスケジューリング、取引履歴の確認といった操作をすべて1か所で行うことができます。しかも、手動での入力作業は要りません。 すべてのアクティビティを自動追跡することで、アカウント管理も合理化されます。 さらにスマートリストを使用すれば、リードや取引をリアルタイムで分類して絞り込めるため、最も見込みのある商談チャンスを逃しません。

    4 Zendesk以外の営業支援ツールとの連携もスムーズです

    Zendesk以外の営業支援ツールとの連携もスムーズです。豊富なオープンAPIを活用し、既存のテクノロジースタックと簡単に統合できます。 Mailchimpを使ってキャンペーンを追跡している場合、あるいはPandaDocで契約状況を確認しているような場合も、重要な情報はすべてZendeskに追加されます。

    5 データに基づきドリブンな意思決定ができます

    作業手順をリアルタイムで正確に管理していれば、四半期末の混乱を防ぐことができます。作業手順を完全に把握しながら、販売プロセスの計画、追跡、管理、分析を実行できます。 また、ダッシュボードで営業データを深く掘り下げたり、ポイント&クリック式のインターフェイスで手早くカスタマイズしながら独自のレポートを作成できます。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 予実管理 顧客管理 案件管理 商談管理 プロセス管理 ToDo管理 営業日報 名刺管理 社外向け ステータス管理 FAQの作成 AI自動応答機能
    サポート 電話 メール
    トライアル 有り
    最低利用期間 最低利用期間の制限なし
    よく導入している業種
    運営企業:
    株式会社Zendesk
    本社:
    東京都中央区京橋 2-2-1 京橋エドグラン
    創立:
    2013年2月28日
    代表者名:
    冨永健
    URL:
    https://www.zendesk.co.jp/
    導入事例5件をみる
  • eラーニングシステム LMS

    soeasy buddyは、株式会社スタディストが提供するeラーニングシステムで、人材育成DXに特化したプラットフォームです。この革新的なシステムは、「動画マニュアル&教育ツール」と「ナレッジデータベース」と「社内SNS」の優れた機能を組み合わせることで、組織内でお互いに教え合う文化を育むことを目指しています。また、soeasy buddyは「おしえあう文化」を育み、効果的な教育と効率化を両立させることで、職場の活性化とモチベーション向上に貢献します。導入にはオプションとしてマニュアル撮影サービスやアドバンスサクセスも提供され、大規模組織向けにも手厚くサポートされます。soeasy buddyを導入することで、組織内の知識共有と連携が一層強化され、新たな学びの文化を築くことができるでしょう。

    製品のおすすめポイント

    1 「おしえあいば」プラットフォームで社内コミュニケーションを活性化

    soeasy buddyは、動画マニュアルと教育ツール、ナレッジデータベース、社内SNSを融合した「おしえあいば」プラットフォームです。スマホで簡単に動画を撮影し、マニュアルとして共有可能。字幕自動表示により編集の手間なくマニュアルが完成します。また、画像や音声、テキストも蓄積・共有・検索でき、見て伝わるノウハウが体系的にストックされます。さらにリアルタイムなSNS機能で情報や気づきを即時に共有し、社内コミュニケーションを活性化します。職場に「おしえあう文化」を醸成し、モチベーションやエンゲージメントを高める効果もあります。

    2 ユーザーフレンドリーな管理画面で学習状況と成果を把握

    soeasy buddyは一目でわかる管理画面を備えています。誰がどの情報を閲覧したかをデータ化し、学習状況を把握できます。各マニュアルの有用性を把握することで、教育の効果向上と効率化を実現します。また、コメントの投稿状況なども分かるため、スタッフのモチベーションやエンゲージメントの低下に早く気づき、離職を防ぐためのケアにも役立ちます。ユーザーフレンドリーな管理画面で、組織の成果を可視化し、学習の効果を最大化します。

    3 即時の情報共有で生産性向上と成長スピード加速

    soeasy buddyの社内SNS機能は、業務連絡や日報、ヒヤリハット、クレームなどをリアルタイムに関係者へ共有することができます。スタッフ同士が同じ情報にすぐに触れることで、コミュニケーションのミスやロスを削減し、生産性の向上や成長スピードの加速を実現します。スマートフォン、タブレット、PCでいつでも、どこでも、何度でも視聴・閲覧できるため、誰でも学習効果を高められます。soeasy buddyは現場にとって本当に必要な機能と想いを追求し、「おしえあう文化」を育むことを目的に、年齢関係なく誰でも気軽に使えることにこだわっています。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 LMS 集合研修管理 録画配信 eラーニングシステム 研修管理 コースカスタマイズ可 オリジナルコンテンツ作成 シングルサインオン Q&A機能 モバイル端末対応 ディベート投稿 ビジネススキル科目 ビジネスマナー科目
    サポート 電話
    トライアル 有り
    最低利用期間 最低利用期間の制限なし
    よく導入している業種
    運営企業:
    株式会社soeasy
    本社:
    東京都千代田区神田小川町 3-28-5 axle 御茶ノ水 2F P208
    創立:
    2016年12月
    代表者名:
    飯尾 慶介
    資本金:
    6595万8900円
    URL:
    https://www.soeasy.co.jp/
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  • コラボレーションツール ナレッジマネジメントツール

    any株式会社のQastは社内の情報をすべて蓄積し活用するナレッジマネジメントシステムです。利用ユーザー数が55,000人を突破しており幅広い業界に導入されています。社内の業務マニュアルや議事録はもちろんのこと、全社で共有する情報のアナウンスや様々なノウハウを属人化せず、Qast一か所に蓄積することで企業全体の生産性を高めます。これまで属人化してきた社内情報を経営資源と捉えることで情報を探す時間や対応時間を削減し、生産性の向上を支援します。

    製品のおすすめポイント

    1 属人化されている社内情報を全社で共有、情報として蓄積

    社内の情報やノウハウは属人化しやすく、共有化が実現できませんでした。Qastはそんな属人化している情報やノウハウを蓄積することで、社内で情報を探す時間を1人1日当たり30分削減することに成功しています。また「誰が何に詳しいのか」も明確化するため、社内対応の時間コストも削減します。

    2 新人教育のコストを削減、情報格差をなくしパフォーマンスの均一化を支援

    部署の異動や新人が入るたびに毎回同じ質問や作業が発生することは非効率的です。そんな情報もQastに蓄積することで、教育を受ける側も施す側もコストを削減できます。また部署や事業所が分かれていてもQastを使用することで情報の格差がなくなり、同じパフォーマンスを発揮することが可能になります。

    3 システムを一箇所にあつめることで複数のツールに分散していた情報を集中化

    社内でのシステムは複数あり、どこになんの情報があるのかを把握するだけで膨大な時間を要します。その情報は属人化してしまいます。そんなあちこちに分散された情報もQastで管理することで、探したい情報にすぐにたどり着くことができるようになります。情報を蓄積することで「人」に依存しない強い組織の構築が実現します。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 外部機能連携 検索機能 オンラインストレージ アクセス権限 スケジュール管理 プロジェクト管理 ファイル共有 ダッシュボード機能 ナレッジ共有 誤削除防止機能 Teams連携 Q&A機能 slack連携 ベストアンサー機能 リアクション機能 メール連携 メンション機能 モバイル端末対応 テンプレート機能
    サポート メール チャット
    トライアル 有り
    最低利用期間 最低利用期間の制限なし
    よく導入している業種 IT・情報通信 旅行・宿泊・飲食 教育
    運営企業:
    any株式会社
    本社:
    東京都千代田区神田錦町2-2-1 KANDA SQUARE 11F WeWork内
    創立:
    2016年10月3日
    代表者名:
    吉田 和史
    資本金:
    347,000,000円
    URL:
    https://anyinc.jp/
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  • コラボレーションツール 文書管理システム ナレッジマネジメントツール ファイル共有サービス

    株式会社プロジェクト・モードのNotePMは、7,000社以上に導入されている、使いやすさNo.1を受賞したマニュアル作成・ナレッジ共有システムです。マニュアル作成、社内wiki、ノウハウ共有、社内FAQ、社内ポータル、取引先との情報共有など、さまざまなシーンで活躍します。社内の情報を探すのが大変、知識の共有が上手くいかないといった悩みを解決し、日報や議事録、マニュアルかな社内報といった文章を簡単に管理できます。またウィキペディアのように情報を書き込み蓄積するツールが導入されており、社内の知りたいことが簡単に見つかる機能が搭載されています。

    製品のおすすめポイント

    1 ウィキペディアのように利用し、情報を書き込み蓄積する

    NotePMはマニュアル・ノウハウをWeb上で簡単に作成し、保存できる機能が備わっています。高機能エディタとテンプレートが搭載され、バラバラなフォーマットを標準化可能。矢印や吹き出しなどのマニュアルに便利な画像編集機能も搭載されており、ウィキペディアのように簡単に編集できます。

    2 高機能の検索エンジンで欲しい情報が簡単に見つかる

    Word・Excel・PowerPoint・PDFなどを保存できます。またその内容はデータベースに保管され、検索機能を使うことで簡単に表示可能です。全文検索でキーワードを入力すれば、欲しい情報がすぐに表示、情報を活用可能です。またページを見た人がわかる機能など検索に付随する機能も豊富です。

    3 アクセス制限やファイル共有など機能が豊富

    アクセス制限機能やページを見た人が分かる機能によって、企業の形態に応じた柔軟なセキュリティ設定が可能です。他にも便利な機能が豊富で、ファイル共有やチャット連携などチームの業務を円滑化する手段が豊富に用意。マルチデバイス対応なので、本社にいなくても情報共有が簡単にできます。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 コラボレーションツール 外部機能連携 検索機能 社内Q&A ダッシュボード機能 アクセス権限 マニュアル作成機能 ファイル共有 ナレッジ共有 変更履歴記録 属性登録 属性検索 外部連携 動画共有 文書編集 アクセス制限 いいね・コメント機能 ページ閲覧者表示 レポート機能 モバイル利用 CSVファイル出力 ドラッグ&ドロップ登録 ファイル検索 コメント機能 ゲスト招待/共有機能 アクセス制限 ログ機能 自動バックアップ 復元機能 二段階認証
    サポート 電話 メール
    トライアル 有り
    最低利用期間 最低利用期間の制限なし
    よく導入している業種
    運営企業:
    株式会社プロジェクト・モード
    本社:
    神奈川県川崎市中原区丸子通1-665 ファーストヒル102号室
    創立:
    2012年2月14日
    代表者名:
    小澤 卓馬
    資本金:
    5,000,000円
    URL:
    https://project-mode.co.jp/
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  • UMU
    eラーニングシステム LMS

    ユームテクノロジージャパン株式会社のUMUは、学習者のパフォーマンス向上を重視したLMSです。新人研修や営業研修など、これまで当たり前のように行われてきた集合型研修ですが、近年、技術の進化と共に新しい学習形式が開発され、集合研修に代わる勢いであり、そうした潮流に対応できるシステムとなっています。オンライン・オフライン/集合・個別を問わずに利用できそれらを併せて利用することも可能です。さまざまな機能を搭載しているUMUだから高い学習効果を発揮します。

    製品のおすすめポイント

    1 質の高いフィードバックでトレーニング効果を最大限に引き出す

    UMUにはAIをトレーニングプログラムに導入することでAIフィードバックが提供されます。トレーニング中に学習者の声の大きさやジェスチャー、表情などをAIが読み取り改善点を見つけ出し、繰り返し練習をリアルタイムで促します。講師が指定したキーワードに従い、学習者が提出した動画から学習の改善ポイントを指摘します。

    2 双方向のライブ配信機能でこれまでの対面研修と変わらない学習体験

    動画教材や音声教材だけではなく、双方向型のライブ配信が可能です。これまでの集合研修を彷彿とさせるリアルタイムの双方向配信により対面の講義に匹敵する学習体験を提供できます。学習者はスマートフォン、パソコンとデバイスを選ばずに参加でき必要な講義を好きな時に好きな場所で参加が可能です。

    3 企業に合った評価方法を採用することで見たい情報を把握する

    管理者は評価プランのカスタマイズが可能で、さまざまな側面から企業独自の評価を盛り込めます。学習前後のアンケートやテストなどを通じて学習の効果を正確に測定し、受講者の習熟度を正しく把握します。評価結果に基づいて、今後の受講タスクを通知することもできるので、受講者のスキルアップを支援します。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 評価・レビュー集計 研修管理 オリジナルコンテンツ作成 コースカスタマイズ可 ディベート投稿 問題分析機能 多言語対応 レポート課題機能 修了証表示 集合研修管理 録画配信 掲示板機能 クイズ機能 アンケート機能 コース作成 コンテンツ作成 マルチデバイス対応 テスト作成
    サポート メール
    トライアル 有り
    最低利用期間 1か月
    よく導入している業種 製造 小売・流通 医療・化学 運輸・物流 IT・情報通信 教育
    運営企業:
    ユームテクノロジージャパン株式会社
    本社:
    東京都渋谷区千駄ヶ谷5-27-5 リンクスクエア新宿 16F
    創立:
    2018年2月
    代表者名:
    松田 しゅう平
    URL:
    https://umujapan.co.jp/company/
    導入事例28件をみる
  • ナレッジマネジメントツール

    株式会社クレイのDocBase(ドックベース)はさまざまな角度からセキュリティ対策・運用を実施し安心して利用できる情報共有クラウドサービスです。導入企業の登録実績は10,000社、継続率は99%を誇ります。簡単に文書を書いてすぐに共有。必要な文書もすぐに探せる。情報共有にかかる時間を大幅にカット。爆速で情報共有を行えます。テレワークなど自宅やリモートで情報共有をスムーズに行えるような環境をDocBaseが提供します。

    製品のおすすめポイント

    1 最大10人まで同時に編集可能なメモ機能。気軽・簡単に投稿可能

    DocBaseでは1つのメモを同時に10人まで編集が可能です。メンバーのカーソル位置や変更がリアルタイムに反映されるので編集の衝突を避けることも可能。例えば会議の議事録などの作成を参加している複数のメンバーで書き込んでいくことで議事録作成の負担を軽減できます。

    2 テレワークに対応した各種機能で意思疎通をスムーズに

    DocBaseにはテレワークを支援するさまざまな機能を搭載しています。外部メンバーへの共有機能やオンライン議事録を始めとした文書の共有機能もあり、社外のメンバーをグループに登録することもできるのでスムーズな意思疎通を実現します。またslackと連携することで通知機能も実現できます。

    3 国際標準規格のセキュリティを搭載し、情報共有を安心安全に実施

    セキュリティがこれまで以上に求められる昨今、情報共有ツールでも安全性は非常に優先順位の高い項目です。DocBaseは情報セキュリティの国際標準規格『ISO 27001』認証、ISMS認証を取得しています。またセキュリティをより強固にするセキュリティパックを提供しています。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 書き途中での公開可 chatwork連携 シングルサインオン slack連携 あいまい検索 リアクション機能 メンション機能 2段階認証 モバイル端末対応 ディレクトリ管理 テンプレート機能
    サポート メール
    トライアル 有り
    最低利用期間 1か月
    よく導入している業種 不動産 製造 広告・放送・出版 IT・情報通信 ビジネスサービス
    運営企業:
    株式会社クレイ
    本社:
    東京都武蔵野市吉祥寺南町2-6-10 富士パームビル 9F
    創立:
    2007年7月31日
    代表者名:
    天野 充広
    資本金:
    300万円
    URL:
    https://kray.jp/company/profile/
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まとめ

マニュアル作成ツールは、業務の効率化やナレッジ共有、教育コストの削減において強力なサポート役となるツールです。しかし、適切なツールを選ばなければ、導入効果が半減してしまうリスクもあります。そこで、本記事では、失敗しないための選び方のポイントと、無料版・有料版の違いについて解説しました。要点を以下にまとめます。

  • 目的を明確にすることの重要性
    ツール導入にあたって、まず「何のために導入するか」を明確にすることが最優先です。業務手順の標準化や情報共有、教育の効率化といった目的に合わせ、必要な機能を備えたツールを選ぶことが重要。
  • 操作性の高さを重視
    日常的に使うツールであるため、操作が簡単で誰もが使いやすいインターフェースを備えているかが鍵となる。特に、直感的な操作が可能なツールは、社員が自発的に活用しやすく、導入効果が上がる。
  • 動画や画像機能の確認
    視覚的に手順を伝えやすい動画や画像対応があると、複雑な業務の伝達もスムーズになる。キャプチャー機能や動画編集機能が充実したツールは教育や業務効率化の場面で特に有用。
  • 予算に見合うコストパフォーマンス
    無料版には基本的な機能のみが備わる場合が多く、ストレージやユーザー数が限られることが多い。一方、有料版はコストはかかるが、豊富な機能やサポートが揃っており、長期的な運用には適している。
  • セキュリティ対策の有無
    機密情報や社内業務情報を扱う場合、セキュリティ機能が充実していることが必須条件。二段階認証やアクセス権限設定、データ暗号化などが備わったツールは、安全性の面で優れている。

上記のポイントをふまえて自社に最適なマニュアル作成ツールを選定することで、業務効率の向上や社内の情報共有の円滑化が期待できます。初めての導入では無料版から試し、目的に応じて有料版に移行するのも一つの方法です。

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