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手書きをデータ化する方法まとめ|おすすめOCRサービスもご紹介

目次

アンケート用紙や申込用紙に書き込まれた手書き文字をデータ化したいとお考えではありませんか。近年、手書きをデータ化して業務効率向上やペーパーレスを目指したいという企業が増えています。

本記事では、手書きをデータ化する方法や自社で簡単にデータ化できるおすすめOCRサービスをご紹介します。OCRを活用するメリット・デメリットやサービスの選定方法も解説しているため、ぜひ参考にしてください。

手書き文書を処理する機会の多い企業に役立つ情報や知識を知って、業務効率向上を目指しましょう。

手書きの文字をデータ化する方法

アンケート用紙や申込用紙など、手書きの文字をデータ化する方法は主に4つあります。

  • 手動で入力する
  • OCRを活用する
  • 専門業者に依頼する
  • ウェブサービスを利用

順番に確認しましょう。

手動で入力する

だれでも簡単にできる方法として、手動で入力する方法があります。手書きの文字を目視で確認しながらExcelやWord、専用システムなどに直接打ち込んでいき、データ保存する方法です。

目視で確認しながら入力していくため比較的正確性が高いです。少ない量であればサッと手入力し、別の人にチェックしてもらえばすぐにデータ化が完了します。

しかし、業務担当者のタイピングスピードやシステムの操作の慣れなど、作業にかかる時間は一個人に大きく左右されます。また、膨大な量をデータ化したい場合には、時間と労力が取られてしまい、注意散漫になりやすいことから入力ミスや漏れも出てきやすいです。

OCRを活用する

OCRツールを活用すると、紙に書かれた文字をデータ化できます。OCR(Optical Character Recognition)とは、スキャナやデジタルカメラによって文字を読み取って、コンピューターが認識できる文字コードに変換する技術です。

一度に多くの手書き文字をデータ化したい場合でも作業が楽なため、時間と労力をかけずに作業が完結します。なかにはスマホのアプリとカメラで読み取れるツールもあり、操作も難しくありません。

ただし、手書きされた文字のクセが強かったり、枠線をはみ出したりしているとOCRで読み取れない場合もあります。読み取れなかった文字は手入力しなければならず、二度手間と感じるかもしれません。

専門業者に依頼する

OCR専門業者に代行依頼をする方法もあります。代行先のスタッフが読み取り作業や目視確認をしてくれるため、高い正解性でデータ化を実現することが可能です。また、専門業者を見つけて依頼するだけでデータ化されるため、従業員に負担がかかりません。

ただし、専門業者に依頼すると自社で作業する方法と比べて費用が高くなりやすいです。読み取りたい手書き文字が多いほど、1つあたりの費用を下げられます。専門業者への依頼を検討している際は、予算や費用対効果を考慮しましょう。

ウェブサービスを利用

オンライン上で手書き文字をスキャンしてデータ化するウェブサービスを利用する方法もあります。あらかじめ手元のカメラやスキャナで手書き文字を画像化しておき、その画像をウェブサービスにアップロードすれば自動で手書き文字がデータ化されます。読み取った文字は、パソコン内の任意の場所へ保存可能です。

比較的簡単に利用できるサービスですが、セキュリティ面での不安が残ります。アンケート用紙や申込用紙などをウェブ上にアップロードすることになり、個人情報漏えいの原因になりかねません。なかにはアップロードしたデータを一定時間で自動削除するセキュリティ対策されたサービスもあるため、サービス選定の際に考慮しましょう。

定型フォーマットの書類が大量にある場合はAI-OCRがおすすめ

 

もし、定型フォーマットの書類が大量にあるのであれば、AI-OCRがおすすめです。AI-OCRとは、AI(人工知能)技術を取り入れたOCR技術のことです。AIの特徴である機械学習によって、文字の修正結果を自動で学習して識字率を高められます。

そのため、定型フォーマットの書類を何度も読み取らせればAIが学習して読み取り制度が徐々に高まっていきます。たとえば、請求書や見積書、申込書などはフォーマットが同じです。このような書類をたくさん活用する部門へどAI-OCRを導入すれば作業効率の向上が図れます。

【2024・比較表あり】AI OCRおすすめ38選!選定ポイントを解説

OCRとは

そもそもOCRとはOptical Character Recognitionの略で、光学的文字認識と訳されます。以下のような流れで紙に印刷された文字や手書き文字を読み取ってデータ化します。

  1. 画像データをスキャン
  2. 文字部分を抽出
  3. 抽出した文字を文字データに変換

紙で配布したアンケート用紙や申込用紙、会議資料に書き込んだメモなどのデータ化が可能です。データ化した文字は電子上での情報として保存でき、データベースから文字検索できるようになります。

OCRの種類

OCRには、以下の2つの種類があります。

  • OCR
  • AI-OCR

それぞれの違いを確認しましょう。

OCR

「OCR」とは先述の通り、光学文字認識機能を使った文字を読み取る技術です。印刷された文字や手書き文字をカメラやスキャナーを使って読み取り、データ化します。単純に画像から文字を読み取るに過ぎません。

そのため、フォーマットの異なる文書や画像の歪み・ノイズ、乱雑な文字の読み取りを苦手とします。人が目視で正確に読み込めているかを確認し、適宜修正を加える必要があります。

AI-OCR

AI-OCRは、AI技術を取り入れた光学文字認識機能です。さまざまなフォントや読みづらい手書き文字も認識しやすく、従来のOCRに比べて読み取り性能が上がっています。搭載されているAI技術によって読み取りの学習をするため、徐々に識字率が高まっていきます。

また、単純に手書き文字を読み取ってデータ化するだけにとどまらず、活用しやすいデータに変換したり、他システムと連携したりすることも可能です。なかには業務特化型のAIが搭載されているOCRもあり、特定業務でしか使われない帳票のデータ化をスムーズに実行してくれます。

【2024・比較表あり】AI OCRおすすめ38選!選定ポイントを解説

手書きの文字をデータ化するOCRのメリット

手書き文字をデータ化するOCRのメリットは、以下の通りです。

  • 簡単に手書き文字を電子化できる
  • データの質が向上する
  • データの検索や共有がしやすい
  • 情報のセキュリティ強化につながる
  • 管理の手間とコストを削減できる
  • 本業に集中できる

順番に確認しましょう。

簡単に手書き文字を電子化できる

OCRサービスを使えば、手入力する時と比べて簡単に手書き文字を電子化できます。たしかに修正する手間は発生しますが、すべてを手入力する労力と比べれば楽に業務を完了させられます。もちろん、抜け漏れや入力ミスがないかのチェック作業も省くことが可能です。

また、スキャンした画像データを保存しておけば紙の文書は廃棄しても問題ありません。紙で保存しておく必要がなく、ファイリングの手間も省けます。

データの質が向上する

OCRサービスを使えば、データの質を向上させられます。なぜなら、機械が読み込み作業を行うため入力ミスや転記ミス、抜け漏れが減るからです。手入力によって発生しうるヒューマンエラーは、文書が膨大であるほど起こりやすいです。

とくにAI-OCRを使えば識字率は99%近くと、ほとんどの文字を抽出・データ化できます。より正確なデータを保存するためにOCRは役立ちます。

データの検索や共有がしやすい

データの検索や共有がしやすくなる点も大きなメリットです。画像スキャンでなくOCRでデータ化すれば文字データとして保存でき、データベースとして管理できます。膨大なデータであっても、日時やキーワードで検索すれば必要な情報をすぐに収集することが可能です。

また、データ化しておくと社内・社外との情報共有に役立ちます。パソコン上から情報を取得し、そのままメールやチャットで送信できるため、業務効率の改善につながるでしょう。特に、複数拠点を保有する企業では同時にデータ参照・編集がしやすくなり、情報共有の円滑化が図れます。

情報のセキュリティ強化につながる

紙媒体で情報を置いておくよりも、データ化をしておく方がセキュリティ強化につながります。紙媒体で保管しておくと、従業員による持ち出しによって外部流出や紛失などのリスクが避けられません。

データで管理しておくと、従業員一人一人にアカウントを持たせてアクセス権限で閲覧・編集の制限を設けられます。アクセスログを取れば、誰がいつ閲覧したかを後追いすることも可能です。

さらに、自然災害や火災などによる書類の紛失や物理的な紙媒体の劣化の心配もいりません。クラウド上や離れた拠点に置いているサーバーへバックアップを取っておけば、大切な情報を復元させられます。

管理の手間とコストを削減できる

データ化された情報は物理的に管理しなくても良いため、管理の手間やコストを大幅に削減できます。紙媒体であればファイリングをし、キャビネットを用意して、管理スペースを設けなければなりません。

なかには紙媒体で保管しなければならないと法律で定められた書類もあるものの、最小限のスペースで情報管理することが可能です。

本業に集中できる

OCRサービスを活用すれば手書き文字の入力から解放され、従業員が本来任されている業務に集中できるようになります。

たとえば、営業部門が獲得してきた申込用紙を社内で入力しなければならないとしましょう。たしかに1日に多くの時間を取られません。しかし、入力時間を新たな営業活動に充てた方が企業としての業績は向上するはずです。

「雑務」と呼ばれる入力業務に貴重な時間を使うのではなく、企業の売上に直結する本業に集中するためにもOCRサービスは役立ちます。

手書きの文字をデータ化するOCRのデメリット

手書き文字をデータ化するOCRのデメリットは、以下の通りです。

  • 導入・運用のコストが発生する
  • どんな文書でも読み取れるわけではない
  • 修正が必要な場合もある

順番に確認しましょう。

導入・運用のコストが発生する

OCRサービスを導入・運用するには一定のコストがかかります。導入時にはスキャナー機の費用や設定費などが発生します。クラウドサービスを選んだ際には、月々定額の利用料金も必要です。

ただし、OCRサービスを活用すれば今まで手入力にかけていた時間が浮き、人的リソースを有効活用できます。従業員が本業に集中すれば結果的に売上が上がり、費用対効果を実感できるでしょう。

どんな文書でも読み取れるわけではない

現在のOCR技術では、書類の形式をあらかじめ指定しておかなければ正確に文字を読み取ることができません。自社で発行している請求書や申込書などは定型化されていますが、取引先から送られてくる書類は定型外です。そのため、書類ごとに文字を抽出する箇所を指定しなければならず、手間がかかってしまいます。

ただし、最新のAI-OCRであれば定型化しなくても文字を抽出できるようになってきました。導入前にどのような文書を読み取りたいかを確定してからサービスを選定する必要があります。

修正が必要な場合もある

最新のAI-OCRの識字率は99%近い精度となっていますが、100%正確に読み取ることはまだ難しいです。そのため、正しくデータ化できているかどうかを目視でチェックし、不備があった際には手入力にて修正しなければなりません。

もちろん、すべてを手入力する時と比べて労力は格段に減りますが、データ化に際してすべてが自動化であると誤認識していると導入後に後悔することとなるでしょう。

手書きの文字をデータ化するOCRの選び方

手書き文字をデータ化するOCRサービスを選ぶ際、以下のポイントに注目しましょう。

  • 目的と利用シーンを明確にする
  • 内製するか外注するかを決める
  • 読み取り精度を重視する
  • 想定している業務フローに取り入れられるか
  • サポート体制を確認する
  • 無料版を試してから導入する

順番に解説します。

目的と利用シーンを明確にする

まず、OCRサービスを導入する目的と利用するシーンを明確にしておきましょう。なぜなら、目的や利用シーンによって剪定すべきOCRサービスが異なるからです。

たとえば、定期的に開催するイベントのアンケートを膨大に読み込ませたい場合と他社からの請求書をデータ化したい場合とでは読み込ませるスピード感や必要な識字率の高さは違います。

取り扱う書類の種類や量、希望するデータ保存方法などで必要な機能が変わってくるため、かならず社内で検討しましょう。

内製するか外注するかを決める

社内でデータ化の作業を行うか業者に外注するかを決めましょう。最新のAI-OCRの識字率は99%と高いですが、100%でない限り目視によるチェック作業は外せません。

社内でOCRサービスを操作したり、チェック作業をしたりするために従業員を割り当てられないのであれば、まとめて外注する選択肢も検討しましょう。また、突発的な書類のデータ化や、社内にある過去の書類のデータ化であれば、外注が賢明です。ただし、外注すると費用がかさむため、費用対効果を考慮して判断する必要があります。

一方、継続的にOCRサービスを使っていきたいのであれば、社内の従業員に教育をして使えるようになっておく方が良いでしょう。長期的に見ると費用対効果が高く、社内にもデータ化のノウハウが蓄積されていくからです。

OCRサービスの目的と利用シーンを明確にしておけば、内製か外注かをおのずと選択できるはずです。

読み取り精度を重視する

手書き文字のデータ化を想定しているのであれば、読み取り精度を重視しましょう。OCRの肝は、読み取り精度です。手書き文字は書く人によってクセがあり、目視でも読みづらい場合もあります。

読み取り不備のリスクを最小限に抑え、修正作業にかかる時間を極力削減するためにも読み取り精度の高いOCRサービスがおすすめです。最低でも90%以上の読み取り精度のOCRサービスを選びましょう。

想定している業務フローに取り入れられるか

業務フローに取り入れやすいOCRサービスを選びましょう。読み取った文字データを既存システムに自動連携できれば、業務全体の効率化につながります。

一例として、以下のようなフローができるようになると従業員の負担が大幅に削減できます。

  • アンケートの回答を自動でエクセルにまとめてくれる
  • 申込書の内容を自動で顧客システムや発注システムに反映してくれる

どのような業務のなかでOCRサービスを取り入れたいのかを想定し、前後のフローと連携できるOCRサービスを選びましょう。

サポート体制を確認する

OCRサービス導入前に、サポート体制が手厚いかどうかも確認しましょう。最初の導入サポートをしてくれるだけでなく、利用目的に合わせて設計・開発・運用をサポートしてくれる提供会社やベンダーもあります。

また、実際にOCRサービスを担当する従業員に対して支援してくれる場合もあります。マニュアルに加え、セミナーの実施やマンツーマンでの操作説明をしてもらえると、OCRの知識がなくても安心して導入・運用することが可能です。

無料版を試してから導入する

多くのOCRサービスには無料版やデモ環境が用意されているため、実際に試してから導入を決めましょう。なぜなら、機能性が高くても操作しづらいと従業員の負担になるためです。また、実際にスキャンや保存をしてみることで、性能の高さを確認できます。

できれば2〜3つのOCRサービスの無料版を試し、比較しながら導入すると満足のいくOCRサービスを選定できます。

無料で使えるAI OCR比較20選!OCRフリーソフトも紹介

手書きをデータ化するためのおすすめOCRサービス38選

文書管理システムAI OCR契約書管理システム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • AIが自動で、契約書の管理台帳を作成
  • スキャンした契約書をOCR処理でテキストデータ化
  • 電子帳簿保存法に則して電子契約を保管可能
  • セキュリティ対策も万全

文書管理システムAI OCR

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 基本の特長となる高精度な文字認識と全自動変換
  • 各書類への対応力が高い、頼れるデータ抽出エンジン
  • 操作画面もユーザー管理も分かりやすく、セキュリティも安心の設計

文書管理システムAI OCR

トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 高精度な文書仕分け&読み取りで データ入力時間やコストを大幅削減
  • 誰でも使いやすいUI/UXだから 導入・運用・全社展開もスムーズ
  • 充実した外部連携機能で データをすぐに活用できる

文書管理システムAI OCR電子帳票システム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • ラクラク電子保存、 AIが自動で分類・データ化
  • 全ての保存帳票の文字列を検索可能(全文検索)
  • どこからでも確認・検索OKでテレワークを促進
  • 手書き文字の帳票もデータ化
  • 大手企業で実績のある安心の技術
トライアル 無し
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 元の資料を再現する高精度のOCRエンジン
  • 斜めになっている文章も、自動補正で綺麗に読み取り
  • 簡単テキスト化と名刺管理の便利なソフトを搭載

文書管理システムAI OCR電子帳票システム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • うんざりする台帳記入は全部AIにお任せ
  • 請求書・領収書・注文書など様々な取引関係書類をデータ化
  • 電子帳簿保存法・インボイス制度の保存要件に対応
トライアル 無し
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製品のおすすめポイント

  • 経理業務・会計業務の定型業務の自動化を促進
  • 電子帳簿保存法に対応したデータの紐付け処理
  • 高い読み取り精度で、確認や転記・修正時間の短縮へ
トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 高精度な読み取り機能により、すぐに書類のデータ化
  • シンプルなUIで初めての方でも使いやすい画面
  • 手厚いサポート体制のため安定した運用の実現が可能に
トライアル 無し
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • ディープラーニングを応用した独自エンジンを搭載
  • 自社在籍の専門家による24時間のサポート体制
  • さまざまな帳票の形式に対応し、幅広い業務に対応
トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • AI-OCR導入から運用までの手厚いサポート体制
  • 最安コスト最短スピードの入力業務を促進します
  • 各種業務に応じた複数AI×OCRエンジン
トライアル 無し
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • テキスト化、システムへの登録までを自動化
  • お客様自身で書類の振り分け精度の調節が可能
  • 手書き文字を含めた文字認識率99.2%を実現
トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 高精度な文字認識により、確実なデータ化を実現
  • 誰でも操作しやすい帳票設計で業務を標準化
  • 年中無休の手厚いサポート体制で、安定した運用へ
トライアル 無し
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 帳票の定義が全て不要!帳票定義レス型のOCR
  • 帳票判別機能を搭載し、大量の帳票を種類別に選別
  • 最先端のAI技術で高度な文字認識を実現
トライアル 無し
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 多種類のドキュメントに対応し、正確にデータ化
  • 高度なデータ確認・補正機能で、作業の負担軽減へ
  • 複数の導入から運用支援サービス展開しています
トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 柔軟な連携機能でAI-OCRの機能をさらに拡張
  • 書類の高速読み取りとPDF化するスキャナー
  • 電子帳簿保存法に対応したデータ保存に対応
トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 文字の認識精度99.2%、幅広い文字種に対応
  • 誰でも簡単に操作できるインターフェースで楽々導入に
  • OCR結果の効率的な確認・修正作業におすすめ
トライアル 無し
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 5つのOCR搭載により、認識率の向上へ
  • 請求書・領収書のデータ化に特化したAI OCR
  • 確認・修正作業の負担を軽減する機能を搭載
トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 文字認識の精度の高さ計6分野で世界No.1
  • 様々な書類に対応し、手間のかからない事前設定に
  • オンライン本人確認で、手続き時間の短縮に
トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 豊富な管理機能により、万全なセキュリティー対策に
  • APIの連携に対応!一部業務の自動化を促進へ
  • 高精度な読み取り・確認機能により業務効率化へ
トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 独自のイメージング技術(画像補正)を搭載
  • スキャナや複合機の連携により、拠点を分散したスキャンが可能
  • マルチエンジンに対応し、読み取り精度の向上へ
トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 認識結果の確認機能により、より迅速な修正作業に
  • 誰でも操作しやすい帳票設計で業務を標準化
  • データ入力現場の意見に即した豊富な機能を多数搭載
トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 誰でもカンタンに一つのツール・1クリックで業務完了
  • 注文書の明細行を抽出し、発注内容をテキストデータ化
  • FAXを自動検出し、業務システムに自動入力
トライアル 有り
サポート 電話 メール チャット 

製品のおすすめポイント

  • 高精度な文字認識技術により、高認識率を実現
  • 取り扱いには複雑な専門知識不要。短期導入も実現可能
  • 面倒な確認作業の負担を軽減し業務効率化へ
トライアル 有り
サポート 電話 

製品のおすすめポイント

  • 特許技術OCRエンジンWOCRによる高精度なデータ化が可能
  • クラウドワーカーによる目視確認でより精度の高いデータ化
  • 圧倒的な低価格を実現
トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 手書き書類のデータ化が驚異の95%以上を達成
  • NOC RPAと連携することで社内システムまでスムーズ登録
  • 運用から見直せる現場視点のフルサポートプランあり
トライアル 無し
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 請求処理の自動化で、作業の時間や手間を削減
  • AIを活用し、綺麗なデータに書き換えるOCR処理技術基盤
  • 専用の管理画面を活用し、請求書の実画像と処理結果を確認
トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 様々な帳票タイプに対応する使い勝手の良さ
  • 位置補正機能と帳票自動識別機能による認識力の高さ
  • スキャンデータのファイル名を自動設定し、フォルダ-仕分けも自動に
トライアル 無し
サポート チャット 

製品のおすすめポイント

  • PDFやフォームを、編集、共有し、アーカイブ可能なドキュメントに変換
  • 広範囲かつ様々なケースに対応可能なグローバル設計
  • モバイルドキュメントのスピーディな変換や、デバイス対応の広さ
トライアル 無し
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 約18万語を収録した充実の辞書機能に、対応文字追加も可能
  • OCRソフトが初めての方でも使いやすい安心設計
  • 高精度なOR機能に加え、付属ソフトの便利さも見逃せない
トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • AI-OCRによる高い文字認識率と、進化する精度
  • 使いやすいインターフェイスと、テンプレート設定不要の高い効率性
  • 複雑な帳票・多種類の読み取りに強みを持つ
トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 紙のデータに特化して活字、手書き文字でも理論上100%のデータ化を実現
  • テキスト出力やAPIの利用により業務システムとのシームレスな連携が可能に
  • 分散入力や暗号化によりセキュリティへの配慮も万全
トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 豊富な機能で活字をスピーディにOCR変換可能
  • 縦書き内の横書き英字やピンボケ画像にも対応の新機能
  • 高精度な認識機能による元原稿の高い再現性を実現
トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 高い読み取り精度と、豊富な出力形式に多数の言語が対応
  • 夜間処理なども得意なバッチ処理に対応したエディション
  • 外部クラウドストレージとの連携により、ファイル送受信が簡単に
トライアル 無し
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • クラウド、オンプレミスの選択が可能な柔軟な導入シナリオ
  • AIを用いた自動仕分け機能と自然言語処理による読み取り機能の拡張
  • スムーズな外部連携を実現するREST API
トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • AIの文字学習機能により読み取り精度は99%を実現可能
  • 帳票の仕分けや傾き補正など様々な便利機能が標準装備
  • クラウド版だけでなく、オンプレミス版も選択可能
トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • AI-OCR市場シェアNo1。あらゆる書類を高精度でデジタルデータ化
  • 高速処理のための分散コンピューティングと高いセキュリティレベル
  • AIがすべて自動で行うから設定不要で帳票のまるごと読み取りが可能
トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • AI+人の目で高精度なデータ化を実現。精度は驚きの99.98%
  • 24時間365日対応可能なクラウドワーカーと連携でスピーディーなデータ化が可能
  • 直感的にわかりやすい操作画面と自動分類機能
  • 書類のスキャニングもオプションで対応可能
  • 個別サーバーにより万全のセキュリティ体制を確保
トライアル 無し
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 高精度なOCR(光学文字認識)機能で読み取り
  • 企業のペーパーレス化・業務効率化をサポート
  • シンプルなユーザビリティと、セキュリティへの配慮
トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • AIを利用した技術でこれまでにない読取精度を実現
  • マウスひとつで設定が完了できるシンプルで簡単な操作
  • 社内システム等と連携することで稼働時間の削減を実現

OCRでデータ化するまでの処理工程・認識の仕組み

ここからは、OCRで手書きをデータ化までの処理工程や認識する仕組みについて解説します。

  • 画像の取り込み
  • レイアウトの解析
  • 文字の切り出し
  • 文字の認識
  • データとして出力

OCRがどのような技術か理解を深めましょう。

画像の取り込み

まず、データ化したい手書き文字をカメラやスキャナーを使って取り込みます。このとき、文字データではなく画像データの状態で、JPEGやPDF、TIFFなどの拡張子で取り込まれます。

レイアウトの解析

読み込んだ画像のなかから文字を抽出し、文字とそれ以外に分類して画像のレイアウトを解析します。この際、縦書きか横書きか、ルビがあるか、文章が何段にわたっているかなども解析されます。レイアウト解析が上手にできていれば文字の認識精度も高まるため、OCRにおいて重要な処理工程です。

文字の切り出し

抽出した文字を一行ずつ分類したあと、1文字ずつ分類します。

文字の認識

1文字ずつ切り出された文字がどのような文字なのか認識します。書かれている文字のバランスや特徴から該当の文字と照らし合わせながらどのような文字なのかを判別していきます。

データとして出力

画像全体の文字を認識したら、文字データとして出力します。出力方法はさまざまで、ExcelやWord、PDFなどを指定します。データとなった文字は、画像ではなく電子上のテキストと同様に扱うことが可能です。たとえば、コピー・ペーストをしたり、検索したりできます。

一般的なOCR機能と相性のよいもの・よくないもの

OCRサービスにおいて、相性のよい文字とよくない文字があります。以下の順番に確認しましょう。

  • OCRが認識しにくい文字の特徴
  • OCR認識と相性のよい文字の特徴

相性のよい文字とよくない文字の特徴を知って、賢くOCR技術を活用しましょう。

OCRが認識しにくい文字の特徴

OCRが認識しにくい文字の特徴は、以下の通りです。

  • クセが強い
  • かすれがある
  • 続け字
  • 日本語と外国語が混じっている
  • 行間が詰まっている
  • 特殊文字・機種依存文字
  • 背景と文字のコントラストが低い
  • 縦書きと横書きが混じっている
  • 斜線で網掛けされている

OCRは、あくまでも登録されている文字の特徴に合致するかどうかで文字を認識しています。また、基本的に縦書きは弱いとされており、横書きと混じっているとどのように読み込めば良いのか判断できず、不備が発生しやすいです。

OCR認識と相性のよい文字の特徴

一方、OCR認識と相性のよい文字の特徴は以下の通りです。

  • 背景と文字のコントラストが高い
  • レイアウトが単純
  • 特殊文字・記号・数式が混ざっていない

人が見て読みやすいと感じる字やレイアウトは、OCRでも認識されやすいです。

識字率を向上させるポイント

識字率を向上させるには、以下の3つのポイントを意識しましょう。

  • 最適な解像度でスキャンする
  • 画像を補正する
  • AIを活用する

意識して活用すればより精度の高いデータが取得でき、業務効率化に寄与します。

最適な解像度でスキャンする

最適な解像度でスキャンするように心がけましょう。解像度は高ければ高い方がよいと考える方もいますが、スキャンの時間が長くなってしまう原因です。そのため、推奨解像度に設定し、スキャンしましょう。

また、AI-OCRにおいてはカラースキャンの方が識字率が高まります。システムに合うスキャナーを導入しましょう。

画像を補正する

スキャンした紙が傾いていたり位置がずれたりしていると、文字の認識率が下がってしまいます。そのため、事前に読み込んだ画像を補正するようにしましょう。レイアウトや読み込み位置など、事前設定で細かく設定しておくとより精度が高まります。

AIを活用する

AIには学習能力があるため、活用しない手はありません。始めは識字率が低くても、細かく修正をして学習させれば文字のクセや読み取りのクセを補正できるようになります。根気強くAIに学習させることが識字率向上につながります。

まとめ

手書きをデータ化するには、OCRサービスの利用がおすすめです。なかでもAI-OCRを活用すれば、より高い識字率で文字をデータ化できます。簡単にデータ化できることはもちろん、情報管理が簡単になり業務効率化も期待できます。

今回ご紹介したOCRサービスのなかから自社に合うものを選び、まずは無料版で試してみましょう。実際の使い心地や利便性を確認してから導入することで、満足度の高いOCRサービスを選定できます。

OCRサービスを活用し、社内全体の業務効率化やコスト削減を実現しましょう。

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