名刺入力代行サービスのある名刺管理ソフト5選！選び方や費用相場を徹底解説

「溜まった名刺の手入力を代行してほしい」

「いくらで頼めるんだろう？」

このように、どんどん手元に溜まっていく名刺のデータ化に頭を悩ませている方は多いことでしょう。紙の名刺をデータベース化すれば、営業活動や意思決定に役立てることができます。名刺情報の検索の手間が省け、業務時間の短縮・業務効率化を図れるでしょう。

本記事では、代表的な名刺入力代行サービスや選ぶときのポイント、費用相場や、名刺管理アプリのおすすめ製品までを解説します。サービスや名刺管理ソフトを導入検討している方はぜひ参考にしてみてください。

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名刺をデータ化するときのよくある悩み3選

「手元に放置している数百枚の名刺があり、これらをどうにかしてデータ化したいと思いつつ、なかなか手が進まない」という方は多いでしょう。名刺情報は、顧客情報としての資産価値を十分に持っているものの、それらはデータベース化して必要なときにサッと取り出せるようにしなければ意味がありません。手元にある名刺は宝の持ち腐れとなってしまいます。

とはいえ、紙の名刺をデータ化する際、以下のような悩みに直面するケースも多々あります。

1. 入力作業を自分でやっている時間がない
2. 外注した際のセキュリティ面が心配
3. データ化した名刺情報をCSVで移行できるようにしたい

1.入力作業を自分でやっている時間がない

名刺を1枚1枚手打ちで入力しようとすると、非常に手間も時間もかかります。目視での校正作業なども含めると、名刺をデータ化するだけで数時間は見積もっておかなければなりません。名刺情報のデータベース化は必要な作業とはいえ、より優先順位の高いコア業務というものがあるはず。自分自身や自社内での限られたリソースを有効活用するためにも、名刺の入力作業は外部サービスを利用したり、ツールを導入したりしていくべきでしょう。

2.セキュリティ面が心配

名刺は1枚では個人情報とはみなされませんが、データベース化すると個人情報保護のもと管理が必要な情報となります。外部に委託するとなれば、セキュリティ面を心配するのは当然のこと。サービスや名刺管理ソフトを選ぶうえでも、どのようなセキュリティ対策が施されているかは慎重に見極めなければなりません。

3.データをCSVなどで移行できるようにしたい

名刺情報を使ってメールの一斉配信を行いたいと考えている企業も多いでしょう。データベース化した名刺情報を移行できるフォーマットにできるかは、非常に重要なポイントです。CSVでのインポート、エクスポートができるとエクセルなどにも取り込みやすく便利です。サービス会社や名刺管理ソフトで、どのようなフォーマットに対応しているかを確認しておきましょう。

名刺入力代行サービス付き名刺管理ソフトの3つのメリット

入力代行サービス付きの名刺管理ソフトは、上記で紹介したようなお悩みを解決できます。メリットを3つにまとめました。

1. 高性能OCRと手入力により高精度データ化
2. 素早い納品
3. 業務時間短縮・コスト削減

それぞれ見ていきましょう。

1.高性能OCRと人的手入力により高精度データ化

名刺管理ソフトは、OCRと呼ばれる光学文字認識機能を備えたツールです。高性能OCRは、紙の名刺をスキャンし、テキストデータ化できますが、それに加えてオペレーターによる手入力による補正サービスを合わせることで、非常に精度の高い名刺情報データを実現できます。

2.素早い納品

名刺管理ソフトの手入力サービスは、多くの場合依頼された翌営業日には納品されます。スピーディかつ精度の高い名刺データを入手できます。ビジネスのスピードが求められる現代において、素早い納品は大きなメリットです。名刺のデータ化が迅速に完了することで、営業活動や意思決定に必要な情報をすぐに活用できるようになります。

3.業務時間短縮・コスト削減

これまで大量に溜めてきた名刺を、名刺管理ソフトは一度のスキャンでデータ化できます。スマホアプリやスキャナー、複合機などを用いて連続スキャンすることが可能なので、100枚程度の名刺でもものの5分程度ですべてスキャンが完了します。

そして名刺の手入力作業を代行してもらうことで、社員の業務時間を大幅に短縮できます。これにより、社員はより重要な業務に集中できるようになり、全体の業務効率が向上します。また、手入力作業にかかる人件費を削減できるため、コスト削減にもつながります。名刺管理ソフトを導入することで、長期的なコストパフォーマンスの向上が期待できます。

名刺入力代行サービス付き名刺管理ソフトの3つのデメリット

名刺入力代行サービス付きの名刺管理ソフトには多くのメリットがありますが、ランニングコストというデメリットも存在します。名刺入力代行サービス付きの名刺管理ソフトは、初期費用だけでなく、継続的なランニングコストが発生します。以下の点に留意しましょう。

1. 月額または年額の利用料金
2. データ入力代行サービスの費用
3. 追加機能やアップグレードの費用

1.月額または年額の利用料金

名刺管理ソフトの利用には、定期的なサブスクリプション費用がかかります。この費用は、ソフトウェアの機能やサービスの範囲によって異なりますが、長期的に見るとかなりの額になることがあります。

IDごとに月額数百円～数千円かかるソフトや、人数無制限で月額固定料金のソフトがあるので、どういう料金体系がもっともコストパフォーマンスが高いのかをじっくり検討する必要があります。

2.データ入力代行サービスの費用

名刺のデータ入力を代行してもらうための費用も発生します。一般的には1枚30円～40円程度ではありますが、大量の名刺を処理する場合、この費用が積み重なり、予算を圧迫する可能性があります。

3.追加機能やアップグレードの費用

名刺管理ソフトの機能を拡張したり、最新バージョンにアップグレードしたりするための追加費用も考慮する必要があります。これらの費用は、ビジネスの成長に伴って増加することがあります。

これらのランニングコストを考慮すると、名刺入力代行サービス付きの名刺管理ソフトを導入する際には、長期的なコストパフォーマンスを慎重に評価することが重要です。初期費用だけでなく、継続的な費用も含めて予算を立て、ビジネスにとって最適な選択をするようにしましょう。

名刺入力代行サービス付き名刺管理ソフトの選び方｜4つのポイント

名刺入力代行サービス付きの名刺管理ソフトはさまざまなりますが、どのようなポイントで選んでいけばよいのでしょうか？考慮したいのは以下の点です。

1. データ入力の品質
2. 納期日
3. セキュリティ
4. 価格

それぞれ詳しく解説します。

1.データ入力の品質

名刺に記載されている氏名・住所・会社名・役職・資格などの情報を正しく入力できるかどうかがポイントです。

データ入力の品質は、名刺管理ソフトの選定において最も重要な要素の一つです。正確なデータ入力が行われることで、名刺情報の検索や利用がスムーズになります。OCR（光学文字認識）技術の精度や、手動でのデータ修正サービスの有無を確認しましょう。また、レビューやユーザーのフィードバックを参考にして、実際の使用感を把握することも大切です。

2.納期日

名刺入力代行サービスの納期も重要なポイントです。ビジネスのスピードが求められる現代において、迅速にデータが入力されることは大きなメリットとなります。納期日は名刺管理ソフトによって異なるため、サービス提供会社の標準的な納期や、急ぎの場合の対応可否を確認し、自分のビジネスニーズに合ったサービスを選びましょう。

3.セキュリティ

名刺には個人情報が含まれるため、セキュリティ対策がしっかりしているかどうかも重要です。データの暗号化、アクセス制限、データ保管場所の安全性などを確認しましょう。また、プライバシーポリシーやデータ保護に関する取り組みについてもチェックし、信頼できるサービスを選ぶことが大切です。

4.価格

最後に、価格も重要な選定基準です。サービスの内容や品質に見合った価格であるかを確認しましょう。無料トライアルやデモ版を利用して、実際に使ってみることもおすすめです。また、長期契約や大量の名刺入力に対する割引があるかどうかも確認し、コストパフォーマンスの良いサービスを選びましょう。

これらのポイントを考慮して、自分のビジネスに最適な名刺管理ソフトを見つけていきましょう。

スキャナー＆入力サービスのある名刺管理ソフトおすすめ5選

ここからは、スキャナーによる大量の名刺読み込みが可能で、かつオペレーターによる入力補助サービスのある名刺管理ソフトおすすめ5選をご紹介します。管理したい名刺の枚数が多い企業におすすめの製品です。詳しく見ていきましょう。

1. SmartVisca（スマートビスカ）
2. アルテマブルー
3. 名刺de商売繁盛
4. Sansan
5. CAMCARD BUSINESS

1.SmartVisca（スマートビスカ）

名刺管理から営業力を強化。Salesforce連携で顧客データを最大限に活用するSmartVisca

2.アルテマブルー

1ID月額3,300円から利用可能。営業力を最大化し、使いやすさと豊富な機能で、名刺管理を次のレベルへ。

3.名刺de商売繁盛

月額32,000円で利用人数無制限。名刺をビジネスチャンスに。クラウドで名刺を一括管理し、営業活動を劇的に変える。

4.Sansan

名刺管理から収益を最大化。全社で人脈を共有し、営業DXを実現するSansan。

5.CAMCARD BUSINESS

名刺を瞬時にデジタル化。高精度OCRでビジネスのスピードを加速するCAMCARD BUSINESS。

まとめ：名刺管理ソフトを有効活用して業務時間短縮を

名刺のデータ化に悩んでいる方にとって、名刺入力代行サービスは非常に有用です。紙の名刺をデータベース化することで、営業活動や意思決定に役立てることができ、業務効率も向上します。

本記事では、代表的な名刺入力代行サービスの紹介や選び方のポイント、費用相場ついて詳しく解説しました。これらの情報を参考にして、自分に最適なサービスやソフトを見つけ、業務の効率化を図りましょう。

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