この導入事例のポイント
- 開業医に来院患者さんのデータは今後必要 目指す方向や地域特性などを知る必要がある
- 「ジニー」を活用して、診療の稼働率や内訳、キャンセル率、診療圏の内訳などを検証
- 新患の年齢層やメンテの年齢層などを可視化することで、医院の特徴がわかる
- ジニーのタグ機能を使えば、患者さんとの積極的にコミュニケーションが可能になる
- 担当医制にしてこういう数字が出てくるのは、自分を知るという意味でまず大事！
この導入事例のポイント
- 以前はカルテを見ながら順次電話するなど、アポイント管理に限界を感じていた
- 労働生産性を上げる必要があり、デジタル化に向けて「ジニー」の導入を決定
- 導入によってメインテナンスは167％増え、来院数が1500を超える月も！
- 自動で生成される未予約リストによって、患者さんに自動でメッセージの送信が可能！
- 医院運営をする上でも予防プログラムを推進する上でも、デジタルが補ってくれて助かる
この導入事例のポイント
- 以前のシステムは予約確認に時間がかかり、患者さんをお待たせしてしまうことがあった
- 予約受付の効率化、及び当日キャンセルの削減に向けて「ジニー」の導入を決定
- 導入後は電話での予約受付が半分に！診察券アプリで当日キャンセルも減少した
- 最大のメリットは患者さんの記録が残せること 一つの画面で全て把握できる
- サポート体制も充実 忙しい診療時間内でもチャットで質問できるのはありがたい
製品を導入することになった背景
東小金井歯科CLINIC様では、以前利用していた予約システムのレスポンスが遅く、予約の確認や変更に時間がかかっていました。特に次の週の予約を確認する際にページを変えるだけでも時間がかかり、患者さんを待たせることが増えていました。また、電話での予約受付も5分程度かかっており、効率的ではありませんでした。そこで、システムの変更を検討し、複数のシステムを比較検討した結果、ジニーを選択することとなりました。導入前に企業が抱えていた課題
東小金井歯科CLINIC様では、予約の確認や変更に時間がかかるという課題がありました。特に、患者さんが複数の予約を取った際に、後の予約を忘れてしまうことがあり、当日のキャンセルも増えていました。また、患者さんの記録を一元的に管理するシステムがなく、効率的な業務運営が難しい状況でした。導入前の課題に対する解決策
ジニーの導入を検討した際、管理画面がシンプルでわかりやすい点や、機能の柔軟なカスタマイズが可能である点が魅力的でした。さらに、ジニーの担当者が患者さんのニーズをしっかりと理解し、的確な提案をしてくれたことも導入の決め手となりました。ジニーには診察券アプリの”myDental”があり、患者さんが自身のスマートフォンで予約を確認できる機能も導入の大きな要因でした。製品の導入により改善した業務
ジニーの導入後、電話での予約受付時間が2分半に短縮され、業務の効率化が実現しました。また、診察券アプリの”myDental”を利用することで、患者さんが予約を確認できるようになり、当日のキャンセルも減少しました。さらに、患者さんの記録を一元的に管理できるようになり、業務のスムーズな運営が可能となりました。サポートのチャット機能もあり、わからないことがあった際に迅速に対応してもらえる点も大変助かっています。
この導入事例のポイント
- 説明に用いた口腔内の写真について、以前から携帯で撮影して帰る患者さんが居た
- 口腔内の写真の送信、及び診察券のアプリ移行に向けて「ジニー」の導入を決定
- 口腔写真をアプリで送ることをお伝えすると、患者さんは顕著に喜んでくれている
- 患者さんからご紹介いただくケースが増え、先日も5人の新患のご紹介があった！
- 入ってくる予約の曜日指定やユニット設定ができるので、無駄なく予約が可能
製品を導入することになった背景
医療法人幸輪会 麻生ハピネス歯科クリニックでは、院内で使用している画像管理システムメーカーからジニーメモリーの紹介を受けました。当院では患者さんの口腔内の写真を使用して治療の説明を行っており、その写真を患者さんの携帯に送ることができるというサービスに興味を持ちました。特に、患者さんが自分の口腔内の写真を携帯で撮影して帰ることが多かったため、ジニーメモリーを導入することで、診察券をアプリに移行するだけでなく、口腔写真や治療中の注意事項などもアプリ内で送ることができるという点が魅力的でした。導入前に企業が抱えていた課題
当院では、患者さんに口腔内の写真を見せながら治療の説明を行っていましたが、その写真を患者さんが携帯で撮影して帰るケースが多く見られました。また、現在の歯科業界では診察券アプリが流行っており、一般的な診察券アプリとの差別化が求められていました。導入前の課題に対する解決策
ジニーメモリーは、診察券をアプリに移行するだけでなく、アプリ内に口腔写真や治療中の注意事項なども送ることができるサービスを提供しています。この機能により、患者さんにモニターで説明した内容をその場でアプリに送ることができ、スタイリッシュな対応が可能となりました。また、治療前後の口腔内の写真を患者さんに送ることで、医院としての差別化を図ることができました。製品の導入により改善した業務
ジニーメモリーの導入により、患者さんが顕著に喜んでくれるようになりました。特に、口腔写真をアプリで送ることができる点について、患者さんからの反応が非常に良いです。若い患者さんはすぐにこの新しいシステムを受け入れてくれる一方、60代以上の患者さんからは「ハイテクですね」との声も多く聞かれます。さらに、ジニーメモリーの存在により、患者さんの口腔意識の向上を後押しすることができ、新患の紹介も増えています。
なぜもっと早く導入しなかったのかと自問自答しました
※出典：なぜもっと早く導入しなかったのかと自問自答しました（医療法人仁慈会 太田歯科医院 様） | ジニー｜歯科医院向けの予約システム・患者管理CRM
この導入事例のポイント
- 受付や外来の診療台が増え、必然的に紙の予約表では運用が追いつかなくなった
- 継続来院してもらうための施策に向けた集計を効率的に行うため「ジニー」を導入
- 導入後はオペレーションを大きく変更せずに、キャンセル率が10%→7%に！
- 情報が集約され、ドクター自身が担当患者さんの経過を追いかけることが可能に
- 毎月のPDCAを回していく上で、リアルタイムで必要な情報が把握ができて便利
製品を導入することになった背景
医療法人仁慈会 太田歯科医院様は、親しい友人の家のように気軽に通える歯科医院を目指しておりました。増改築を行い、外来の診療台が6台から9台に増加し、受付が2カ所になった際、紙の予約表では運用が追いつかなくなりました。このタイミングで、以前から知っていたジニーを導入することとなりました。導入前に企業が抱えていた課題
医療法人仁慈会 太田歯科医院様は予防管理型の歯科医院であり、初診で来院された方の中でメンテナンスまで繋がっていない方がいました。スタッフと一緒に対策を講じてきましたが、チームで動くためには分析する元となるデータが必要でした。しかし、この集計作業には多くの時間がかかり、効率化する方法を模索していました。導入前の課題に対する解決策
ジニーの導入を決定した理由は、紙の予約表では運用が追いつかなくなったこと、そしてジニーには予約機能以外にも多くの便利な機能があることを実感したからです。特に、分析機能は医療法人仁慈会 太田歯科医院様が取り組む様々なプロジェクトを推進する上で非常に役立っています。製品の導入により改善した業務
ジニーの導入後、キャンセル率が10%から7%に低下しました。この変化は、リマインドメッセージなどのジニーの機能を使用した結果です。また、外来部のスタッフやドクター間での予約状況の共有が容易になり、連携が向上しました。さらに、ドクターや衛生士の担当関係が明確になり、予約の重複が減少しました。これにより、医療法人仁慈会 太田歯科医院様の業務効率が大きく向上しました。
この導入事例のポイント
- データは医院運営をしていく指標や根拠 紙管理からデジタルに切り替えたいと考えた
- 使いやすさと医院状況の数値化、データ分析機能が使えることから「ジニー」を導入
- 導入後はどこに人が滞留しているのか一目で分かるようになり、問題点の把握が可能に
- 3ヶ月ごとに担当医別に数値をチェック！良い数値の先生に習って改善を進めている
- データとして確認できるため改善ポイントがわかりやすく、勤務医の先生にも伝えやすい
製品を導入することになった背景
東京都荒川区で開業されている「医療法人篤豊会 サークル歯科クリニック日暮里」では、歯科医院の予約システムをデジタル化することの重要性を認識していました。紙の管理からデータとして蓄積できるデジタルへの移行が必要だと感じ、医院の状況を数値化できること、データ分析機能の有無、スタッフの使いやすさ、イニシャルコストを選定基準としていました。導入前に企業が抱えていた課題
クリニックでは、中断患者の分析を行う際に、紙に書いてストックする作業が必要でした。患者さんが「いつ、どこで、なぜ来なくなったのか」を確認するのが困難であり、予約のムラや無断キャンセルの状況など、運営に関する多くの課題が存在していました。導入前の課題に対する解決策
データの蓄積と分析が容易になるジニーの導入を決定しました。初診からメンテナンスの流れで滞留している患者が一目で分かる機能や、勤務医ごとの診療内容の偏りや無断キャンセルの状況を確認できる機能が魅力的でした。予約のムラを解消し、患者さんの希望に応じた予約提案が可能となりました。製品の導入により改善した業務
ジニーの導入により、医院の問題点を把握し、改善ポイントを明確にすることができました。患者さんとのコミュニケーション向上や、各医師のデータを基にした業務改善が行われました。さらに、「myDental」アプリを活用し、患者さんが直接予約をすることで、医院と患者さんとの繋がりが深まり、コミュニケーションの質が向上しました。
家族みんなが訪れたい医院へ。開業時からアプリ活用をスタートし、新患の7割が登録する秘訣とは？
※出典：家族みんなが訪れたい医院へ。開業時からアプリ活用をスタートし、新患の7割が登録する秘訣とは？（セオリデンタルクリニック 様） | ジニー｜歯科医院向けの予約システム・患者管理CRM
この導入事例のポイント
- 開業の際、時代の流れに沿って何かしらＷebシステムを入れたいと考えTいた
- Web予約への対応や診察券アプリの利用、データ活用が行える「ジニー」を導入
- 導入により新患さんの70%がアプリを利用 予想以上にダウンロードしてもらっている
- 「24時間医院がやってなくても予約できて、すごくラク」と言ってもらえて好評
- 患者さんもスタッフもメッセージは便利 予約取り直しの電話が減り業務負担も軽減
製品を導入することになった背景
2021年8月に北海道札幌市で開業された「セオリデンタルクリニック」様は、患者さんになるべく自由に来院してもらうためのWeb予約を導入しました。院長は、Webの時代に合わせて何らかのWebシステムを導入したいと考えており、最初は予約簿だけでも良いと思っていましたが、アプリの導入により患者さんが自由に予約が取れるようになりました。導入前に企業が抱えていた課題
セオリデンタルクリニック様は、開業前に「アプリの浸透」に関する懸念を抱えており、患者さんが来たいときに自由に来院できる環境を提供したいという要望がありました。完全な予約制ではなく、患者さんがある程度自由に予約を取れる環境の実現を目指していました。導入前の課題に対する解決策
患者さんが自由に予約が取れるようにするため、Web予約の導入を決定しました。特に新患の大部分がアプリをダウンロードしており、アプリの導入が適切であったと実感しています。初期にはチェアサイドでアプリの紹介をしていましたが、現在は受付での説明が中心です。また、受付にアプリダウンロード用のQRコードを掲示し、簡単にアプリをダウンロードできる環境を整えています。製品の導入により改善した業務
アプリ導入により、患者さんは24時間いつでも予約が可能になりました。このエリアでアプリを導入している歯科医院が少ないため、新患の獲得や差別化に繋がっています。再診のWeb予約も可能となり、患者さんに便利な環境が整いました。メッセージ機能を通じての連絡やフォローアップもスムーズに行えるようになり、業務効率が向上しました。
この導入事例のポイント
- 特に冬の寒い時期など、以前は無断キャンセルや直前キャンセルに悩んでいた
- 効率的なキャンセル対策を行うため、リマインダー機能が使える「ジニー」を導入
- 導入後は事前にリマインダー機能でメッセージを自動送信！直前キャンセルが激減した
- コロナ禍においても、休診の第一報を患者さまにお伝えする手段として役だった
- 今後は口頭で説明する様子を動画撮影し、動画添付やリンク先をご案内していきたい
製品を導入することになった背景
山口県防府市で「こども歯科じゅんこクリニック」として開業されている院長は、診察券アプリの導入を決意しました。当院に来院される方々の多くがスマートフォンを利用する世代であり、現代の電子マネー利用の増加と同様、アプリの導入は必要不可欠だと感じていました。特に大家族でそれぞれの診察券を持ち歩く負担を軽減するためにも、アプリの利用は有効だと考えました。導入前に企業が抱えていた課題
こども歯科じゅんこクリニックでは、予約の忘れや未然院防止のための前日リマインドを電話で行っていましたが、これがスタッフの大きな負担となっていました。冬の寒い時期に無断キャンセルや直前キャンセルが増える傾向にあり、これに対する対策が求められていました。導入前の課題に対する解決策
ジニーのアプリを導入することで、診察券をデジタル化し、お財布の中のカードを減らすことができました。アプリのリマインダー機能を活用して電話リマインドの手間を削減し、受付にQRコードを置くことで患者さんにダウンロードを促しました。休診情報や重要なお知らせを迅速に伝えるメッセージ送信機能も利用しました。製品の導入により改善した業務
アプリ導入により、無断キャンセルや直前キャンセルが減少しました。リマインダー機能によって患者さんの来院忘れがなくなり、コロナ禍での休診情報の効率的な伝達や、再予約の取り直し情報もスムーズに行えるようになりました。動画添付やリンク先をメッセージで案内することで、患者さんへの情報提供も充実しました。
初診ウェブ予約受付と外看板のチェックイン活用で、開業時から効率的な業務フローを実現！
※出典：初診ウェブ予約受付と外看板のチェックイン活用で、開業時から効率的な業務フローを実現！（袖ケ浦駅前まるやま歯科こども歯科 様） | ジニー｜歯科医院向けの予約システム・患者管理CRM
この導入事例のポイント
- 新規開業に向け、システムを活用して効率的な業務フローを確立したいと考えた
- Web予約に対応できることやチェックインが効率化できる「ジニー」を導入
- 導入後は24時間予約可能に！ユニット稼働率UPとスタッフの業務効率化に繋がった
- 患者さんがQRコードをスマホで読み取れば来院がわかる！常時待機が不要！
- 予約の際、ジニーがカウンセリングルームとユニットを連続で検索・提案してくれる
製品を導入することになった背景
千葉県袖ケ浦市の「袖ケ浦駅前まるやま歯科こども歯科」様は、新規開業時からジニーを導入することを決定しました。医院名に込められた想いとして、地域の皆様の生活を豊かにするという目標があり、その実現のために日々スタッフ全員が医院の向上に努めています。このような背景から、効率的な診療フローを最初から実現するためのツールとしてジニーの導入が考えられました。導入前に企業が抱えていた課題
開業前の「袖ケ浦駅前まるやま歯科こども歯科」様は、新しい医院としての運営をスムーズに行うための準備を進めていました。その中で、患者さんの管理や診療の効率化、そしてスタッフの業務効率化を実現するためのシステムが求められていました。導入前の課題に対する解決策
ジニーの導入を検討する中で、特に「ななめがけ予約」という機能が注目されました。この機能を利用することで、初診の患者さんがウェブ予約を行う際に、カウンセリングルームとユニットの連続した時間枠を自動で検索・提案することが可能となります。また、診察券アプリ「myDental」を活用し、医院外壁にチェックイン用のQRコードを掲載することで、患者さんが外からも来院のチェックインを行うことができるようになりました。製品の導入により改善した業務
ジニーの導入により、「袖ケ浦駅前まるやま歯科こども歯科」様は、24時間いつでもウェブ予約が可能となり、患者さんにとっての利便性が向上しました。医院としても、ユニットの稼働率が上がり、スタッフの業務効率も向上しました。さらに、外看板や院内受付のQRコードを利用することで、スタッフが常時受付で待機することなく、患者さんの来院を確認し、迅速に対応することが可能となりました。
日本初の「駐車場待合室」が実現！新型コロナウイルス発生時にも、とても役に立ちました！
※出典：日本初の「駐車場待合室」を実現！新型コロナウイルス発生時にも、とても役に立ちました！（白石歯科クリニック 様） | ジニー｜歯科医院向けの予約システム・患者管理CRM
この導入事例のポイント
- 以前は紙による予約簿管理 一つしかないので予約簿を持ちながら院内を歩き回ることも
- デジタル化による予約簿管理やチェックインを効率化するため「ジニー」を導入
- 導入により予約簿のデジタル化を実現！電話問い合わせの際も検索がラクになった
- SMSやアプリを活用して連絡をする機会が増え、電話連絡していた時間が減った
- 駐車場に巨大なQRコードの看板を作成！駐車場を「院外の待合室」にすることができた
製品を導入することになった背景
石川県金沢市の「白石歯科クリニック」では、新型コロナウイルスの発生時に特有の課題に直面しました。この状況下で、患者さんの予約が多数入っており、これらの患者さんに迅速に予約変更のお願いをする必要が生じました。このような背景から、デジタルの予約簿「ジニー」の導入を決意しました。導入前に企業が抱えていた課題
「白石歯科クリニック」は、長年、紙の予約簿を使用していました。この紙の予約簿は一つしかなく、スタッフが院内を歩き回りながら使用していました。特に、クリニックが1階と2階から成るため、予約簿を持ち運ぶのが日常的な作業となっていました。このような状況下での新型コロナウイルスの発生は、予約管理における課題を一層顕在化させました。導入前の課題に対する解決策
新型コロナウイルスの発生を受けて、クリニックは「ジニー」というデジタルの予約簿に移行することを決意しました。ジニーの導入により、どこにいても同じ情報をリアルタイムで確認することが可能となり、作業の効率化が図られました。また、ジニーにはメモ機能も備わっており、スタッフ間の連絡や情報共有がスムーズに行えるようになりました。製品の導入により改善した業務
「ジニー」の導入により、患者さんへの連絡作業が大幅に効率化されました。紙の予約簿では、患者さんの情報を探すのが大変でしたが、ジニーでは瞬時に情報を取得できるようになりました。さらに、SMSやアプリを通じた連絡の機会が増え、電話での連絡時間が減少しました。また、クリニックは「駐車場待合室」という新しい取り組みを開始。患者さんは駐車場に設置された巨大なQRコードを読み取り、ジニーのシステムに来院通知を送ることができるようになりました。
キャンセル率が半分に！患者さんからもお礼を言われるようになりました。
※出典：キャンセル率が半分に！患者さんからもお礼を言われるようになりました。（よなみね歯科 様） | ジニー｜歯科医院向けの予約システム・患者管理CRM
この導入事例のポイント
- セミナーの参加でクリニックのキャンセル率の高さを自覚 対策を考えるようになった
- 医院のキャンセル率を下げるため、予約管理が行える「ジニー」の導入を決定
- 導入により医院のキャンセル率が半減！診察券アプリの利用率もぐんぐん上昇！
- ジニー導入前は16％だったキャンセル率が、今は8％くらいまで下がっている
- 事前に合計2回、リマインドのSMSやアプリからメッセージの自動送信が可能に！
製品を導入することになった背景
沖縄県名護市で「よなみね歯科」を経営する院長は、複数の予約管理ツールを検討していました。セミナー参加をきっかけに自院のキャンセル率の高さを自覚し、システム導入を真剣に考えるようになりました。ネット検索や資料請求を経て、材料屋の紹介でDentaLightさんとの出会いがありました。導入前に企業が抱えていた課題
「よなみね歯科」では、高いキャンセル率に悩まされていました。具体的には、導入前のキャンセル率は16％にも上っており、受付業務も非効率で、患者情報を紙に手書きしていました。導入前の課題に対する解決策
キャンセル率の問題を解決するため、院長はジニーの予約システムを導入することを決意しました。DentaLightの担当者の良い対応、サービスの魅力、そしてアフターフォローの対応力が導入の決め手でした。また、ジニーのユーザーフレンドリーなアプリが時代に合っていると感じました。製品の導入により改善した業務
ジニー導入後、「よなみね歯科」のキャンセル率は8％に半減しました。予約時のリマインド機能により、患者満足度が向上しました。受付業務の効率化も進み、スタッフが患者情報をデジタルタグで簡単に把握できるようになり、業務がスムーズに進むようになりました。
この導入事例のポイント
- 地域と医院の未来を見据え、システムを用いたデータの把握と活用が必要だと考えた
- 「ジニー」を使い、キャンセル率の推移や曜日・時間帯別予約数、患者層などを確認
- 予約数を把握することで、患者さんへのご案内を工夫して全体の稼働率を上げられる
- 今後も集計をフォローしていくことで、先生やスタッフさんのストレス軽減にも繋がる
- 経営者として分析を行うことで、衛生士やドクターに還元できるものがあると思う
