この導入事例のポイント
- プロジェクトの増加に伴い、契約業務が煩雑化し作業工数の負荷が課題となっていた
- 契約にかかる業務を電子化できる「ContractS CLM」を導入した
- ステータスの異なるプロジェクトを一元管理 できるようになったことで業務効率が改善
この導入事例のポイント
- 管理が煩雑なため契約書作成前に案件が開始するなど、抜け漏れや業務停滞が発生
- ガバナンス体制強化と契約業務の効率化を目的に「ContractS CLM」を導入
- 契約書の作成、交渉、締結、更新が一つのプラットフォームで対応できるようになった
- 導入後は全契約の状況把握が容易になり、全工程で業務効率化・スピードアップが実現
- 紙の契約書もシステム上に集約化できたため、過去の契約書の検索性が向上した
製品を導入することになった背景
小売業界の変革パートナーとして活動している株式会社フェズは、OMOプラットフォーム事業と小売DX事業を展開しています。その中で、データを基にした店頭づくりやマーケティングを進めており、法務部では企業法務全般を担当しています。しかし、契約プロセスが統一されておらず、契約業務が煩雑化していました。導入前に企業が抱えていた課題
法務部の担当者によれば、契約に関するプロセスが煩雑であり、事業部からの契約作成依頼や社内稟議・締結がそれぞれ別のシステムを使用していました。そのため、契約の進捗が分からず、メールを遡ったり、営業担当にヒアリングを要する状況が続いていました。さらに、締結済みの契約の全容が正しく把握できず、締結済の契約書がデータベース化されていなかったため、過去の契約書を参照する際にも手間がかかっていました。導入前の課題に対する解決策
これらの課題を解消するため、契約管理の一元化を目指して対策を検討しました。システム導入の際には「受注から締結～更新までの全工程をワークフロー化、ステータスも含め一元管理できる」ことや「過去の契約書の検索性を向上させる」ことを重視しました。そして、複数のサービスを比較検討した結果、「ContractS CLM」が最適であると判断しました。製品の導入により改善した業務
「ContractS CLM」の導入により、契約業務の一元管理が実現しました。依頼受付から進捗状況までが一目瞭然となり、業務効率化が叶いました。また、電子契約のプロセスもスピードアップし、導入前と比較して契約業務に関する業務量が月単位で65時間削減されるなど、大きな成果を上げることができました。
この導入事例のポイント
- 契約が全て紙ベースで行われており、契約管理に大きな負担がかかっていた
- 契約を可視化しリスク管理を徹底するために「ContractS CLM」を導入
- 本社での一括管理と契約フローの可視化が実現。また過去契約書の検索性も向上した
製品を導入することになった背景
日本システムバンク様は「システムパーク」ブランドで全国7000カ所にコインパーキングを展開しており、福井県と東京都の2拠点を中心に、北海道から九州までの管理台数は12万台以上に及びます。駐車場の運営から、企画開発、設計施工、販売、管理業務までを一貫して行っています。しかし、各拠点での契約の管理体制が異なっており、本社での一括管理と契約フローの可視化が課題となっていました。導入前に企業が抱えていた課題
コインパーキングを開設する土地所有の地主様との契約締結は基本的に全て紙ベースで行われていました。各拠点ごとに契約書の管理体制や進め方が異なり、本社では進捗状況が把握できない状態でした。また、契約業務が煩雑化しており、口頭の場合、指示が不明瞭なことも多く、ミスが発生する可能性がありました。さらに、契約書原本の管理も問題となっており、必要な契約書をすぐに探し出せない状況が続いていました。導入前の課題に対する解決策
契約フローに限界を感じ、電子での契約管理システムへの移行を検討しました。その中で「ContractS CLM」と出会い、一気通貫で契約を可視化できることや、電子だけではなく紙の契約書も両方管理できる点が決め手となりました。2020年8月には、本社を含めた4拠点でテスト導入を行い、その後、全事業所への導入を進めました。製品の導入により改善した業務
「ContractS CLM」の導入により、全国7000カ所の契約を一元管理することが可能となりました。本社での契約進捗状況の管理が容易になり、フローが明確になったことで、業務の効率化が実現しました。また、契約書の確認や承認も「ContractS CLM」上で行えるようになり、時間の短縮が図られました。さらに、契約書のデータ化により、検索機能の強化や一元化が実現し、業務の効率化とコンプライアンス強化が図られました。
この導入事例のポイント
- コロナ禍でリモートワークへの対応が必要となり、契約業務の遂行が困難になった
- リモートワークで全契約業務を遂行するために「ContractS CLM」を導入
- 契約の作成〜管理まで「ContractS CLM」内で完結可能になった
- 契約締結までの期間もケースによっては21日から1日まで短縮されるようになった
- 短い期間で契約締結ができるようになったため、売上見込みの予測がたてやすくなった
この導入事例のポイント
- 企業成長に伴い年２回発生する雇用契約の一斉更新管理業務が煩雑化していた
- 契約の管理を一元化できることから、「ContractS CLM」を導入
- 年2回の雇用契約更新時の一斉締結を実現。さらに契約を可視化し業務簡略化に成功
- 契約の進捗状況が可視化されたことで、書類の添付漏れや不備、ミスも激減した
製品を導入することになった背景
ココネット株式会社は、地域社会に貢献するというミッションのもと、食料品や日用品を地域住民の自宅まで届ける「お買い物サービス」を提供しています。この事業は、現社長が学生時代に祖父が買い物に困っていた経験から生まれました。しかし、会社が拡大するにつれ、契約締結業務が煩雑化し、管理コストが膨大になっていました。特に年2回発生する雇用契約の一斉締結が大きな課題でした。導入前に企業が抱えていた課題
物流業界では紙の契約書が主流であり、ココネットだけでも600名、グループ全体では1000名を超えるスタッフが所属しています。このような状況下で、契約書の不備や過去の契約書を探すなどの雑務が頻発していました。契約書を印刷、押印、郵送し、確認するだけでも多くの時間と人員が必要でした。導入前の課題に対する解決策
課題に対する解決策として、契約システムの導入が検討されました。特に「電子締結での契約一斉締結ができること」、「全契約プロセスを少人数で管理することが可能か」という二点が重視されました。複数のシステムを比較検討した結果、価格面と機能面で最も課題に適していたのがContractS CLMでした。製品の導入により改善した業務
ContractS CLMの導入により、雇用契約にまつわる業務量は半分以下に削減されました。また、契約プロセスが可視化されたことでミスもほぼなくなりました。具体的には、雇用契約書作成から締結まで最短1日で終了するケースも出てきました。さらに、必要書類を添付しないと送付できないように設定されているため、書類の不備も大幅に減少しました。
この導入事例のポイント
- 紙での運用のため契約書回覧や製本業務等、契約締結に関わる作業負荷が発生していた
- コロナ過でリモートワークへ移行するために「ContractS CLM」を導入
- リモートワークへ移行後も契約関連業務を滞りなく遂行できるようになった
- 契約書作成から調印まで1～2週間かかっていたが、最短1日で完了できるようになった
製品を導入することになった背景
三菱地所様は、東京・丸の内を中心に多くのプロジェクトを手掛ける総合不動産デベロッパーとして知られています。特に、スタートアップ企業が多く入居する施設を所管する「xTECH運営部」では、契約書の管理や締結に関する業務が日常的に行われていました。しかし、不動産業界全体での「紙の契約書が当然」という文化や、契約書を持って各部署を回る業務の負荷、そして2018年の本社移転を契機としたペーパーストックレスの推進など、さまざまな背景がありました。これらの背景から、契約業務のDX化を実現するための「ContractS CLM」の導入が検討されました。導入前に企業が抱えていた課題
三菱地所様のxTECH運営部では、契約書の締結や管理に関する業務が頻繁に行われていましたが、紙ベースの契約書が主流であり、契約書を各部署に持って行って捺印をもらう業務は非常に負荷が大きかったです。また、過去の契約書は紙の原本として各事業部で保管されていました。このような状況の中で、契約業務の効率化やペーパーストックレスの推進が求められていました。導入前の課題に対する解決策
契約業務の効率化やペーパーストックレスの推進を目指して、三菱地所様は「ContractS CLM」の導入を検討しました。このシステムは、契約書の作成から管理までを電子化し、契約情報の一元管理や共有を容易にすることができるため、xTECH運営部での業務プロセス効率化に大きく貢献しました。特に、コロナ禍でのリモートワークの導入や物理的な紙の契約業務の難しさを背景に、このシステムの導入が加速されました。製品の導入により改善した業務
「ContractS CLM」の導入により、三菱地所様のxTECH運営部では、契約書の作成、確認作業、管理が電子化され、契約情報の一元管理や共有が大幅に容易になりました。特に、コロナ禍でのリモートワークの中でも、契約業務が滞ることなく進められるようになったことは大きなメリットとして挙げられます。また、紙ベースでの契約締結にかかっていた時間が大幅に削減され、契約完了までの時間が1週間から1日に短縮されました。
この導入事例のポイント
- 一人での対応のため負荷が高い。情報が一元管理されておらず抜け漏れの恐れがあった
- 契約情報の共有と一元管理を実現するために「ContractS CLM」を導入
- 導入の結果、システム上で全契約プロセスを可視化し一括管理を実現することができた
- リモートワーク時も通常業務とギャップがなく法務業務の遂行が可能になった
製品を導入することになった背景
株式会社モルフォは、画像処理とAI技術を融合させて社会貢献を目指しています。しかし、契約管理においては多くの課題がありました。特に、前任者が退職しており、法務担当者が不在でした。そのため、過去の契約関連情報がほとんど残っていない状態でした。このような状況下で、契約管理の一元化とデジタル化を決意しました。導入前に企業が抱えていた課題
株式会社モルフォは、月平均で30件、繁忙期には40～50件もの契約が発生していました。それらの契約は主にNDAやライセンス契約、業務委託・受託契約などでした。メールでのやりとりでは抜け漏れが起こりやすく、一人で複数案件を一元管理するのが困難でした。導入前の課題に対する解決策
株式会社モルフォは、契約管理の課題を解決するために、契約管理システムの導入を本格的に検討しました。複数の契約マネジメントサービスを比較検討した結果、管理部の希望と企業方針にマッチした「ContractS CLM」を選定しました。このシステムは、契約ライフサイクルマネジメントを機能として持ち、全契約をクラウドで一元管理できる点が評価されました。製品の導入により改善した業務
「ContractS CLM」の導入後、株式会社モルフォは契約プロセスを可視化し、業務効率化に成功しました。具体的には、年間業務914時間・コスト550万円の削減が実現しました。また、新しいメンバーが増えても過去の契約情報がシステム内で検索でき、一目瞭然で社内共有も容易になりました。さらに、リモートワークが増えた現在でも、法務業務が滞ることなく行えるようになりました。
この導入事例のポイント
- 締結済の契約書がデータベース化されておらず、参照に時間がかかる状態であった
- 煩雑な契約管理業務を効率化するために「ContractS CLM」を導入
- 契約書の管理から電子締結、締結後のデータベース化を一連のプロセスで実現
- 導入前は締結完了まで1～2週間程度要していたところ最短の場合、即日で手続きが完了
製品を導入することになった背景
深層学習をコア技術とした最先端技術の実用化を目指し、様々な分野でパートナー企業や社会の課題を解決するサービスやプロダクトを研究開発しているPreferred Networks様は、契約プロセス管理の課題を感じていました。特に、世界をリードする企業・組織との協業を進める中で、日々多くの契約業務が発生しており、その管理が課題となっていました。導入前に企業が抱えていた課題
Preferred Networks様では、対外的な契約だけでも年間約700件の契約書を取り扱っており、これらの契約書は紙ベースでの管理が主流でした。このため、過去の契約書を参照する際に多くの時間がかかり、契約書の発送・返送やファイリングなどの事務処理も大きな負担となっていました。導入前の課題に対する解決策
契約管理業務の課題を解消するため、Preferred Networks様は契約業務のシステム化を検討しました。特に、契約書の検索機能の強化や契約管理の一元化を目指し、紙ベースの契約書も含めて全てデータ化する方針を採用しました。この中で、「ContractS CLM」が提供する機能やサービスが、Preferred Networks様の要件を満たしていたため、導入を決定しました。製品の導入により改善した業務
「ContractS CLM」の導入により、Preferred Networks様は契約書のドラフト管理から電子締結、そして締結後のデータベース化を一貫して行うことができるようになりました。契約書の検索や管理が容易になったことで、業務のスピードが大幅に向上しました。特に、電子締結により、契約締結の手続きが最短即日で完了するようになり、業務の効率化が実現されました。
この導入事例のポイント
- コロナ禍のリモートワーク推進により契約管理業務のシステム化が急務となっていた
- 契約プロセスを可視化して業務効率化を図れる「ContractS CLM」を導入
- 導入の結果、契約書の作成から承認、電子締結管理まで一括で管理ができるようになった
- 作成から契約締結まで、契約業務にかかる時間を1/10以下へ削減させることに成功
