製品を導入することになった背景

株式会社イズミは、西日本で100店舗以上のショッピングセンターを展開しており、店舗と本社間の稟議・申請書類の決裁業務を効率化する必要がありました。2013年の本社移転を機に、ペーパーレス化を含む様々な業務改善を図る中で、電子決裁の導入が検討されました。以前にも電子決裁の導入は考えられていましたが、システムの複雑さから断念していました。しかし、複合機の導入や利用者のシステムリテラシー向上、他社の導入事例の視察を通じて、今回は自信を持って導入を進めることができました。

導入前に企業が抱えていた課題

株式会社イズミでは、店舗と本社間での大量の稟議・申請書類のやり取りがあり、紙ベースでの決裁業務は時間がかかり、効率も悪いという課題がありました。特に、店舗数の増加に伴い、この問題は店舗運営の大きなボトルネックとなりつつありました。また、以前に電子決裁システムの導入を検討した際は、システムの複雑さや利用者のリテラシーに対する不安から、導入を見送っていました。

導入前の課題に対する解決策

株式会社イズミは、電子決裁システム「X-point」を導入することで、これらの課題に対処しました。X-pointは、紙の帳票をPCでやり取りする感覚で決裁できるため、利用者にとって負担が少ないという利点がありました。また、操作性が優れており、複合機でスキャンしたデータの添付や、複数案件の連続承認機能などが評価され、導入が決定しました。

製品の導入により改善した業務

X-pointの導入により、株式会社イズミの稟議・申請業務がペーパーレス化され、決裁期間が1週間から1～2日へと大幅に短縮されました。これにより、店舗運営の迅速化が実現し、業務効率が大幅に向上しました。また、承認の途中経過を確認できる機能の導入や、入力必須制御による入力漏れの削減など、業務プロセスの質の向上も達成されました。