この導入事例のポイント
- 大量の名刺管理を個人が手動で行うのは業務効率が悪く、情報漏洩の危険も心配された
- 「やさしく名刺ファイリング PRO」を使用し、すべての名刺情報を簡単に一元管理
- 顧客情報を引き出すことが容易になり業務効率が大幅up
- 各職員の持つ権限に応じて閲覧制限の設定により、顧客情報を漏洩なく安全に共有できる
この導入事例のポイント
- 大量の名刺を各個人が手動で管理していたため、顧客の詳細な情報の保存が困難だった
- 「やさしく名刺ファイリングPro」で名刺情報をデータベース上で一元管理
- 各名刺にweb上でコメントを入力し、打合せ・作業実施後の履歴を保存
- 顧客ごとの細かいデータを残しておくことで、的確な事業提案が可能に
製品を導入することになった背景
小杉造園株式会社様は、庭の手入れ・造園工事を幅広く手がける企業で、社員の技術力向上を目的に国際大会にも参加しています。その中で、顧客とのコミュニケーションを大切にしながら、庭づくりに取り組んでいます。特に、お客様との長いお付き合いが必要とされる業界のため、顧客データベースの重要性が高まっています。導入前に企業が抱えていた課題
小杉造園株式会社では、マンションの植栽工事と手入れに力を入れており、多くの名刺を受け取っていました。しかし、名刺の管理が各営業担当者によって異なり、重複して連絡をするなどの問題が生じていました。また、顧客情報の管理に関しても、インターネット上での安全性が担保できないため、自社内での管理を希望していました。導入前の課題に対する解決策
名刺を活用した「お客様カルテ」の作成を考え、名刺管理ソフトを中心とした取り組みを始めました。この「お客様カルテ」を通して、社内での顧客情報の共有を図ることができると考えました。また、名刺管理ソフトの選定にあたり、認識精度や修正機能、自社内のサーバでの管理が可能なものを選びました。製品の導入により改善した業務
名刺管理ソフト「やさしく名刺ファイリング PRO v.13.0」の導入により、名刺の認識精度が向上し、データ化も容易になりました。また、訪問後のコメント入力や、打合せ・作業実施後の履歴の取得が容易になり、次回の打合せ時に有効なデータベースとして活用できるようになりました。これにより、即時対応が可能となり、名刺管理の効率化が実現しました。
この導入事例のポイント
- 名刺情報を各営業担当者個人がそれぞれで管理していたため共有が困難だった
- 「やさしく名刺ファイリング」で国内５つの拠点の名刺情報を本社サーバーで一元管理
- 名刺情報をもとに会社全体で各営業担当者の持つ人脈や日頃の営業活動の共有化が実現
製品を導入することになった背景
小杉造園株式会社様は、庭の手入れや造園工事を専門とする企業として知られています。特に、社員の技術力を向上させるために「ワールドスキルズインターナショナル」が主催する技能五輪国際大会に参加し、1999年のカナダ・モントリオール大会で第4位、2007年の日本・静岡大会で金メダルを受賞するなどの実績を持っています。その基本理念として、「私たちの技術は、お客様の笑顔と満足のために」という考えを持ち、常に顧客とのコミュニケーションを重視しています。導入前に企業が抱えていた課題
小杉造園株式会社は、マンションの植栽工事や手入れに特化しており、多くの名刺を受け取る機会がありました。しかし、それらの名刺は各営業担当者が独自の方法で管理していたため、同じ方との名刺交換が重複することや、その結果として重複して連絡を取ることが問題となっていました。導入前の課題に対する解決策
この課題を解決するために、名刺管理ソフトを導入することを検討しました。特に「お客様カルテ」を作成し、お客様ごとの詳細な情報を保存することで、より的確な提案が可能となると考えました。また、この「お客様カルテ」を通じて、社内での顧客情報の共有もスムーズに行えると予想されました。さらに、以前の名刺管理ソフトの認識精度の問題や、インターネット上での顧客情報管理の安全性の懸念から、自社内のサーバでの管理を希望していました。製品の導入により改善した業務
名刺管理ソフト「やさしく名刺ファイリング PRO v.13.0」の導入により、名刺のデータ化が容易となり、認識精度も向上しました。また、訪問後のコメントの入力や、打合せ・作業実施後の履歴の保存が可能となり、これが次回のお客様との打合せの際の大切なデータベースとして活用されています。この名刺管理を行うことで、即時対応が可能となり、業務の効率化が実現されました。
この導入事例のポイント
- 手作業で名刺を管理していたが、その時必要な名刺を探すのにかなり時間がかかっていた
- 名刺情報の社員間での共有がなかったため、検索を自由にすることが出来なかった
- 名刺情報を一元管理することが可能な「やさしく名刺ファイリングPRO」を導入
- データベース上の検索機能を利用し、必要な名刺をスピーディーに探せるようになった
- 名刺データベースの共有化により、社員全ての名刺情報が検索可能になった
製品を導入することになった背景
株式会社クラレの秘書グループでは、これまで名刺を市販の名刺フォルダーに入れて管理していました。しかし、必要な名刺を探す際に時間がかかるという問題がありました。また、名刺データの情報共有ができていなかったため、改善の必要性を感じていました。導入前に企業が抱えていた課題
導入前の主な課題は、名刺の検索に時間がかかる点と、秘書グループ間での名刺データの共有化ができていなかった点でした。特に、他の役員から名刺検索を依頼された際に、自由に検索することができなかったため、業務効率が低下していました。導入前の課題に対する解決策
解決策として、「やさしく名刺ファイリング PRO v.14.0」を導入することになりました。この製品は以前から使用していた「やさしく名刺ファイリング PRO v.12.0」のアップグレード版であり、新たにドキュメントスキャナ ScanSnap iX500も導入することで、名刺を連続でスキャンできるようになりました。製品の導入により改善した業務
製品の導入によって、名刺データベースの共有化が進み、役員からの名刺検索依頼にもスピーディーに対応できるようになりました。また、名刺画像も確認できるため、より便利に業務を行えるようになりました。さらに、業務の空き時間を利用して名刺をスキャンすることができ、ストレスフリーで作業が進められました。これにより、全体として業務効率が大幅に向上しました。
この導入事例のポイント
- 営業活動において名刺情報等の顧客情報を効率的に管理・活用したい
- 会社が名刺情報を一元管理できる「やさしく名刺ファイリングPRO」を導入
- 検索機能ですぐに必要な名刺情報が引き出せるため、顧客へのレスポンススピードが向上
- 専用のスマホアプリ利用で外出先でも即座に必要な情報が確認できるように
製品を導入することになった背景
キヤノンマーケティングジャパン株式会社では、営業のワークスタイル変革を目指し、2012年にExchange(Outlook)/Lync/iPhone/Ultrabookを全社に導入しました。この変革に伴い、営業活動での名刺情報や顧客担当者情報の活用ニーズが高まりました。その結果、多機能かつコストパフォーマンスに優れた「やさしく名刺ファイリングPRO」の導入が決定されました。導入前に企業が抱えていた課題
導入前の主な課題は、営業活動で収集される多数の名刺情報の効率的な管理と活用でした。特に、外出先でのお客様とのコミュニケーションにおいて、名刺情報を素早く参照できないという問題がありました。導入前の課題に対する解決策
解決策として、名刺管理ソフト「やさしく名刺ファイリングPRO」を導入することで、名刺情報をデータベース化し、スマートフォンと同期させることができました。また、このソフトはOutlookやSalesforceとも連携が可能で、顧客管理にも活用できると判断されました。製品の導入により改善した業務
製品の導入によって、外出先でのお客様へのレスポンススピードが向上しました。名刺情報をスマートフォンで瞬時に参照できるようになったため、突然の連絡が入ってもすぐに対応が可能です。また、名刺情報の管理作業効率も向上し、複数枚の名刺を一度にデータ化できるようになりました。これにより、セキュリティも強化され、全体として業務効率が大幅に改善されました。
この導入事例のポイント
- 名刺を個人で管理していたため、情報の共有、各社員の人脈の可視化ができなかった
- 名刺の退職に伴う持ち去りや紛失などによる情報漏洩の危険があった
- 全ての名刺を一括管理することができる「やさしく名刺ファイリングPRO」を導入
- 名刺を社内共有サーバー上で一元管理することで、情報漏えいリスクが軽減
- チーム内の名刺データベースをクロス検索し、企業との接点情報を確認することが可能に
製品を導入することになった背景
テックマークジャパン株式会社では、各種延長保証プログラムのコンサルティングと運営を行っています。名刺の管理については、以前は社員各自が個人の机の書庫で施錠管理を行っていました。しかし、これが会社全体のセキュリティ対策として不十分であると認識し、一括で名刺を管理・運用する方法を検討し、導入を決定しました。導入前に企業が抱えていた課題
導入前の主な課題は二つありました。一つ目は、個人管理の場合には、同じグループ内でも名刺データの共有ができない点でした。二つ目は、名刺原本を個人で管理していると、紛失による情報漏えいリスクが高いと感じていたことです。導入前の課題に対する解決策
解決策として、以前から営業部で使用していた名刺管理ソフトを全社規模で導入することを検討しました。商品選定の際には、クラウドサービスも含めて検討しましたが、月額のランニングコストやクラウド上に情報を預ける点が会社のポリシーに合致しなかったため、名刺管理ソフトを導入することにしました。製品の導入により改善した業務
製品の導入によって、名刺を認識する精度が格段に向上し、確認・修正にかかる時間も大幅に短縮されました。また、名刺データベースは複数チーム毎に分けて、更に担当者別に分類して活用しています。これにより、チーム内の名刺データベースをクロス検索ができるようになり、企業との接点情報を確認することが可能になりました。さらに、新たに導入したスキャナのおかげで、一度のスキャンで多数の名刺を短時間で登録することが可能になりました。
この導入事例のポイント
- 名刺の枚数が膨大で、探したい情報がすぐに見つからなかった
- 社長が個人で名刺を管理していたため、秘書や役員に情報を共有できなかった
- 名刺情報の素早い検索、業種グループ別に管理できる「やさしく名刺ファイリング」を導入
- 名刺データを共有サーバーに置くことで必要な情報を共有できるようになった
製品を導入することになった背景
株式会社AITはIBM UNIX/AIXシステムの販売を手がけており、高い信頼を得ています。社内で名刺管理が問題となり、社長と秘書が名刺データを共有したいというニーズが高まっていました。この背景から、社内での名刺管理を効率化するために製品の導入が決定されました。導入前に企業が抱えていた課題
導入前、企業は名刺の枚数が膨大で、探したい情報がすぐに見つけられない状況でした。社長自らが名刺管理をしていたため、秘書が名刺データを把握できない問題もありました。さらに、名刺データの入ったPCを紛失した場合の個人情報漏えいリスクも懸念されていました。導入前の課題に対する解決策
解決策として、名刺管理ソフト「やさしく名刺ファイリング PRO v.13.0」を10ライセンス導入しました。このソフトは文字認識（OCR）機能を持ち、名刺に記載されている情報をテキストデータに変換して管理できます。また、ブラザー社のドキュメントスキャナ「JUSTIO ADS-2500W」も導入し、大量の名刺を素早く簡単に取り込むことができるようになりました。製品の導入により改善した業務
製品の導入により、名刺情報を社内で共有することが可能になりました。特に、名刺データは共有サーバーにパスワードをつけて置くことで、ノートPCの紛失による個人情報の漏えいの心配も解消されました。また、名刺情報の素早い検索や業種・各種グループ別に管理することもできるようになり、業務効率が大幅に向上しました。
この導入事例のポイント
- 大量の名刺をできるだけ安価で効率よく管理・活用したい
- 必要な時に必要な名刺をすぐに取り出せるようにしたい
- 「やさしく名刺ファイリングPRO」を導入し、各営業担当者の名刺をフォルダ別で管理
- 他の営業担当者の持つ名刺情報も必要に応じて共有が可能に
- 検索機能によりデータベースから必要な名刺情報をすぐに取り出せる
