この導入事例のポイント
- 既存の契約書管理方法では作業量が膨大で、業務が追い付かないこともあった
- 開発予算の半分で実現でき、汎用性とメンテナンス面から『コラボフロー』を導入
- kintoneとデータ連携で契約書管理業務を電子化、管理コストを半分以下まで削減
ワークフローで内部統制を強化、電子化の一歩を／簡便さと機能性、連携性を軸にワークフロー選定
※出典：ワークフローで内部統制を強化、電子化の一歩を／簡便さと機能性、連携性を軸にワークフロー選定 | コラボフロー導入事例
この導入事例のポイント
- ワークフロー導入で物理コスト削減・内部統制の強化・ガバナンス改革を目指す
- 簡便さと機能性、連携性を軸に『コラボフロー』を選定し、紙ベースから電子化に移行
- 常に決裁進捗状況を把握でき、代理申請/代理承認もアカウントに紐づき管理可能に
- 複雑な運用も電子化で自動化でき、内部統制のため決裁権限の閾値や決裁ルートを再検証
導入と同時にワークフローをフル稼働／短期間で電子化を完遂し、社内へ浸透させる秘訣とは？
※出典：導入と同時にワークフローをフル稼働／短期間で電子化を完遂し、社内へ浸透させる秘訣とは？ | コラボフロー導入事例
この導入事例のポイント
- 膨大な申請書による紙運用の限界がきており、現場のスピードに追い付けなくなっていた
- 『コラボフロー』の導入と同時にワークフローをフル稼働させ、短期間で電子化を完遂
- 申請から決裁まで1週間～2週間かかっていたのが、1日または2日で処理されるように
- 申請書が誰で止まっているかがも可視化されたので、迅速に促せるようになった
Notesからコラボフローへ移行／まるでBPM?! 決裁から始まる全ての業務を自動ナビ
※出典：Notesからコラボフローへ移行／まるでBPM?! 決裁から始まる全ての業務を自動ナビ | コラボフロー導入事例
この導入事例のポイント
- Notesのワークフローは限定的な利用のみで、社内情報の整理を行ないたかった
- コラボフローで全社的な申請書類の運用を開始、ポータルと共にワークフロー利用が浸透
- 電子化により決済までの時間が短縮され、申請書の重複発行の防止にもつながった
ワークフローでオフィスワークをナビゲーション／タスクをつないで「ペーパーレス」の先を行く業務改革を
※出典：ワークフローでオフィスワークをナビゲーション／タスクをつないで「ペーパーレス」の先を行く業務改革を | コラボフロー導入事例
この導入事例のポイント
- 稟議書が1日30～60件は回り、他書類も含めると100件/日を超え限界がきていた
- シンプルかつ直観的な操作性で、kintoneと連携できる『コラボフロー』を選定
- 1週間以上はかかっていた決済が1-2日にまで短縮され、業務のスピード化を実現
- 各申請フローの洗い出しにより業務自体が整理でき、3人分のリソース確保に成功
この導入事例のポイント
- 他大学に先駆けてガバナンス改革を実施し、一環としてワークフロー製品の導入を決定
- 既存帳票のイメージを引き継げる・柔軟性/操作性などの面から『コラボフロー』を導入
- トータルで2～3週間程かかっていた決裁までの時間が1週間以内となり半分以下に短縮
- 申請した書類が今どの決裁段階まで行っているのかをリアルタイムで確認できるように
ワークフロー選定の決め手は「連携性」／kintone、ガルーン連携で社内データを有効活用
※出典：ワークフロー選定の決め手は「連携性」／kintone、ガルーン連携で社内データを有効活用 | コラボフロー導入事例
この導入事例のポイント
- 既存グループウェアの利用料が高く、紙運用の限界が明確化したことがきっかけ
- 直感的な操作性や、kintone・ガルーンとの連携性等から『コラボフロー』を導入
- 自由自在にワークフローを作成、その後も自分たちで何度も修正できる点が高評価
ワークフロー選定の決め手は「ビジュアル」と「連携性」／kintone連携でプロジェクト管理をトータルに電子化
※出典：ワークフロー選定の決め手は「ビジュアル」と「連携性」／kintone連携でプロジェクト管理をトータルに電子化 | コラボフロー導入事例
この導入事例のポイント
- プロジェクト管理表など、元々紙で運用しているものをコラボフローで電子化したい
- 営業側がしていたエクセルで管理・集計を自動化して、営業社員の負担を軽減させたい
- kintoneとデータを連携し、請求書や発注書等の帳票アウトプットを行う予定
- 既存データを活用して無駄なインプット作業を極力削減し、申請関連作業を省力化したい
この導入事例のポイント
- 大半の申請書は紙やpdfをメールで回しており、決裁に時間も手間もかかっていた
- フォームの入力しやすさと使いやすさなどが選定ポイントとなり『コラボフロー』を導入
- スマホ対応しているので、出先の移動時間を使ってワークフローを見ながら決済できる
- コストパフォーマンスのバランスがよく、機能面でも特に不満がなく高評価を得ている
国内グループ会社のワークフロー基盤として活用／かんたんメンテナンスで生産性向上とコスト削減を実現
※出典：国内グループ会社のワークフロー基盤として活用／かんたんメンテナンスで生産性向上とコスト削減を実現 | コラボフロー導入事例
この導入事例のポイント
- ワークフローシステムをグループで標準化し、トータルコストの削減を目的として
- 他システムのマスタ参照等の機能が標準機能で、操作性が優れているコラボフローを選定
- 申請フォームの追加や経路メンテナンス等が簡単で、開発工数の削減と属人化解消を実現
- メール軽減により業務効率化・長期の申請データ閲覧により検索機能/レスポンスが向上
- 基幹システムと連携し、マスタを直接参照できるようになったことで入力ミスも削減
リアルタイム条件分岐で承認者を自動判別／ただの電子申請ではない「データ収集ツール」として活用
※出典：リアルタイム条件分岐で承認者を自動判別／ただの電子申請ではない「データ収集ツール」として活用 | コラボフロー導入事例
この導入事例のポイント
- 時間の短縮と郵送コストの削減を実現するために、ワークフローの導入を検討
- リアルタイム条件分岐がある事が大きなメリットとなり『コラボフロー』を導入
- ワークフロー化した事によりコストが削減でき、スピーディーに承認が行えるように
誰でも簡単に設定できることが導入の決め手／100種以上の申請書を紙からコラボフローへ移行
※出典：誰でも簡単に設定できることが導入の決め手／100種以上の申請書を紙からコラボフローへ移行 | コラボフロー導入事例
この導入事例のポイント
- 多くの申請/報告処理をFAXで行っており、データ集計作業に手間がかかっていた
- 難しい知識を必要とせず、管理者が自由に申請書や経路を作成可能なコラボフローを導入
- FAX通信費や紙コストが削減され、FAX記載内容をエクセルに打ち直す手間も削減
- 部署内だけの情報が、掲示板を通して自動的に社内共有情報となる仕組みを構築できた
- 出張中の社員でも書類を承認できるようになり、決裁スピードが早くなったことを実感
この導入事例のポイント
- ワークフローシステムを導入し、最大10段階ある承認経路のスリム化を実現したい
- 『コラボフロー』を選択し、稟議書を中心に売上伝票など10以上の業務で利用している
- 申請から決裁までの期間が大幅に短縮され、場所・時間を選ばずに承認が行えるように
- 稟議がどの段階で停滞しているか、一目でわかるようになった事も大きなメリット
拠点間申請でWord＋メールの運用が限界に／コラボフローの外部データベース連携活用で業務を改善
※出典：拠点間申請でWord＋メールの運用が限界に／コラボフローの外部データベース連携活用で業務を改善 | コラボフロー導入事例
この導入事例のポイント
- 申請業務をWordとメールで行うことに限界が生じたため、スムーズ化を目指していた
- 稟議書関係と総務関係の2つの申請書を、コラボフローで運用するようにした
- 自社DBと連携してデータを取得できるので、入力は楽になりミスの軽減につながった
- 決裁を忘れても決裁者に催促のメールが送られるので、申請書の放置・滞留がなくなった
この導入事例のポイント
- 経営統合が行われ、ツールの統一を含めたワークフロー整備と全体の最適化が急務に
- 50前後の帳票でコラボフローを利用し、一部業務は外部システムとも連携した
- 年間12,000もの申請を電子化でき、10年前と比べると紙の使用率を20％程削減
この導入事例のポイント
- 申請・承認手続きに関わる紙書類が300種類程あり、非効率な業務が課題となっていた
- 社内申請書類にコラボフローを利用し、書類の電子化を進め業務効率化に着手した
- 約300時間の業務時間削減と年間1,000枚を超える紙の削減につながった
- ペーパーレス化により工数の削減に成功し、結果として社内全体の帳票数が減った
この導入事例のポイント
- 申請から決裁～そこから派生する業務に、教職員の膨大な時間が消費されていた
- 『コラボフロー』により、申請・決裁業務のみならず派生業務も自動化することに
- 約90種類のワークフローが稼働中で、約62.2％の時間削減に成功している
紙やメールによる文書回覧の煩わしさから解放！ 初めてのオンラインツールでも、すんなり導入できた使い勝手の良さ
※出典：コラボフロー導入事例 | 学校法人上智学院 | 紙やメールによる文書回覧の煩わしさから解放！ 初めてのオンラインツールでも、すんなり導入できた使い勝手の良さ
この導入事例のポイント
- 業務上の紙での文書回覧や決裁のやり取りについて、多くの不満の声があがっていた
- 使い勝手の良さとサポート体制が大きな決め手となり『コラボフロー』を導入した
- 同時に複数人で確認したい稟議や、経路の複雑な文書の供覧・回覧に役立っている
この導入事例のポイント
- 業務や組織が変わるたびに、システムをメンテナンスしなければならなかった
- kintoneの機能を補い、直感的で誰でもシステム構築が可能なコラボフローを導入
- 従来300あったワークフローを、コラボフローにより100まで減らすことに成功
- kintoneを連携することで、ワークフロー申請後も大幅に業務効率がアップした
この導入事例のポイント
- 紙やExcelの申請/承認に関わる膨大な作業が生じ、関係者への負荷が課題だった
- IDやアクセス権の管理が確実にでき、大規模でも使用できるコラボフローを選定
- 承認まで1週間かかっていた申請プロセスが半分程度に短縮され、業務負担が軽減された
この導入事例のポイント
- 印鑑レス化・ペーパーレス化が達成できる、ワークフローシステムの選定に着手
- Excelを利用できる開発性とノーコード開発できることから『コラボフロー』を導入
- 庶務の申請や各事業部の申請、kintone連携で後続の処理や分析作業を行っている
- 一部のグループ会社とのやりとりでは、申請について劇的に業務が改善されたと高評価
この導入事例のポイント
- 稟議書と回覧書の区別ができておらず、長い確認期間で決裁者もあいまいになっていた
- 柔軟なシステムと素早い対応・初心者でも扱いやすいことから『コラボフロー』を導入
- 決裁スピードが2倍超に向上し、書類業務全体に関する意識改革に成功できた
この導入事例のポイント
- 独自の評価制度において目標管理に利用していたサービスの動作が遅く、効率が悪かった
- Excelでフォーム作成可能で、特別な知識がなくても運用できるコラボフローを導入
- 様々なやりとりにかかっていた時間が、7日から1日に短縮する程のスピード化を実感
- WEB決裁により決裁スピードが向上し、コラボフローで進行状況が見える可された
「電子化＆コストカット」の先を行くワークフロー活用／コラボフローを使った企業風土改善への挑戦
※出典：「電子化＆コストカット」の先を行くワークフロー活用／コラボフローを使った企業風土改善への挑戦 | コラボフロー導入事例
この導入事例のポイント
- 紙ベースの運用では時間がかかり、保管スペースの増大とFAXの不便さも課題だった
- 自ら作成・運用・メンテナンス可能で、誰にでも使いやすい『コラボフロー』を導入
- 申請フォームが紙と近い形で電子化でき、印刷やFAXにかかる手間も削減できた
