この導入事例のポイント
- 個社別にシステムを利用しており企業合併に伴い、ISO文書管理の統合が課題になった
- ISO文書管理に関する機能が充実している「楽々Document Plus」を導入
- 効率的に管理できることが分かり、社内規定など全社員向け文書も管理することになった
この導入事例のポイント
- 契約書データをAccessで管理していたが、データの活用と管理に課題を感じていた
- 操作性がよく、柔軟な権限設定が可能な「楽々Document Plus」を導入
- 全文検索機能を活用し契約書データを有効活用。業務の効率化と迅速化を実現
- ワークフロー機能を利用し入力者とチェック者で担当を分け、業務の正確性も高められた
- システム導入の結果、原本の取り出し機会が減ったため、原本の保管方法も簡略化できた
製品を導入することになった背景
大手靴下メーカーの岡本株式会社は、契約書の審査・管理業務を効率化するために楽々Document Plusを導入しました。従来、3つの異なるシステムを使用して業務を進めていたため、業務の一貫性や効率性に課題がありました。この背景から、一つのシステムで業務を一気通貫で遂行できるようなソリューションの導入が求められました。導入前に企業が抱えていた課題
岡本株式会社の法務部は、取引先との契約書の審査や管理を担当していましたが、その業務は3つのシステムを行き来しながら進める非常に煩雑なものでした。契約審査の申請、法務部内での審査、そして最終的な契約書の保管という流れの中で、多くの手間や時間がかかっていました。導入前の課題に対する解決策
法務部の部長は、契約書の審査・管理業務の煩雑さを解消するため、一元管理が可能なシステムの導入を検討しました。その結果、楽々Document Plusが選ばれました。このシステムは、申請から保管までの一連の業務を一つのプラットフォーム上で完結させることができるため、業務の効率化が期待されました。製品の導入により改善した業務
楽々Document Plusの導入により、岡本株式会社の契約書管理業務は大幅に効率化されました。従来3つのシステムを使用していた業務が、楽々Document Plusのみで完結するようになりました。この変更により、業務の進捗状況が明確になり、業務の滞りがなくなったという声も上がっています。さらに、他部門も契約書を自ら確認できるようになったことで、契約に対する意識や責任感も高まったと言われています。
この導入事例のポイント
- ファイル上書きが可能なためリンク先文書が削除されるなどの文書消失の課題があった
- ワークフロー機能の柔軟性等から「楽々Document Plus」を導入
- 業務処理スピードが向上した結果、文書規定の遵守、ミス撲滅など業務品質が改善した
製品を導入することになった背景
ダイニチ工業株式会社は新潟県新潟市に本社を置く石油暖房機器製造会社で、業務用大型石油ストーブや家庭用石油ファンヒーターなどの製造を手がけています。社内の文書管理は、ファイルサーバとExcelを使用していましたが、これには多くの問題がありました。例えば、ファイルサーバのフォルダ権限に依存する形式であったため、文書が消失する事故が発生したり、機密文書の分類が適用されない状況が生じていました。これらの課題が積み重なり、文書管理システムの導入を検討するきっかけとなりました。導入前に企業が抱えていた課題
ダイニチ工業株式会社が抱えていた主な課題は、ファイルサーバのフォルダ権限依存、機密文書の分類の不明瞭さ、個人依存のExcel登録ひな形、そしてフォルダへの保存ルールの不徹底でした。これらの課題は、長期的な運用管理に支障をきたしていました。導入前の課題に対する解決策
これらの課題を解決するために、ダイニチ工業株式会社は楽々Document Plusの導入を検討しました。複数の製品を機能面から検証した結果、楽々Document Plusが最も適していると判断されました。特に、登録フォーム作成の自由度、柔軟なワークフロー機能、全文検索機能などが評価されました。製品の導入により改善した業務
楽々Document Plusの導入により、多くの課題が解決されました。例えば、個別権限の厳格化により文書消失事故が撲滅され、機密文書の分類と承認ルートが自動で選定されるようになりました。また、特定の個人スキルに依存しない形式の登録フォームが作成できるようになり、文書改訂時の版管理が実現しました。さらに、全文検索が可能になったことで、業務処理スピードが向上し、文書規定の遵守やミス撲滅など、業務品質も向上しました。
この導入事例のポイント
- ハードウエアの老朽化とOSサポート期限切れのため、システムを刷新する必要があった
- 既存の情報資産を利用でき、検索性が高い「楽々Document Plus」を導入
- ファイルがインデックス化されることもあり検索結果表示が早く業務効率性が向上
