製品を導入することになった背景

特定非営利活動法人こどもコミュニティケアは、小規模保育園や児童発達支援事業を運営する中で、保育士と事務経理担当者の人員が不足し、代表理事や保育士自身が行政提出書類作成、会計ソフトへの入力、手書き資料のデータ化など多岐にわたる業務を兼務せざるを得ない状況でした。特に「幼児教育・保育の無償化」対応など突発的な集計・報告作業が発生すると残業が常態化し、子どもと向き合う時間や園運営の改善に十分な時間を割けず、人材定着率低下と職員のモチベーション低下を招いていました。

導入前の課題に対する解決策

導入前は一つの事務タスクに平均1〜2時間を要し、担当者の負荷が集中していました。そこでキャスタービズオンラインアシスタントに、会計入力から行政対応のデータ集計、手書き原稿のスキャン・整形までを一括委託。専門知識を持つリモートアシスタントがタスク管理ツールで依頼を受け付け、即時に対応する体制を構築することで、属人化していたバックオフィス業務を標準化し、作業の透明性とスピードを担保しました。

製品の導入により改善した業務

導入後は月平均で約20時間の残業が削減され、保育士は閉園30分後に確実に退勤可能となりました。会計入力ミスは90％以上減少し、行政提出も期限内に完了。手書き資料のデジタル化は数日要していた作業が数時間で完了し、職員は子どもとの時間や園運営改善、保護者対応といった本質業務に集中できるようになりました。結果としてバックオフィス人材の定着率が向上し、働き方改革が実現しました。