製品を導入することになった背景

当社は創業から二十年を経過し、国内最大級の留学情報サイトを運営していたものの、旧来の業務体制が長年の慣習で固定化し、MAツール導入後も運用を担う人員やノウハウが不足していたため、問い合わせ数増加の効果が営業部門に波及せず、デジタルシフトの真価を発揮できない状況に直面しました。事業買収による体制刷新と合わせて最新のWEBマーケティングを活用し業績改善を図るべくMAツールを導入したものの、人手不足に伴う運用体制構築が遅延し、問合せ対応の属人化やデータ処理の遅れが継続したことで、顧客接点の質が低下し成約機会を取り逃がすリスクが顕在化しました。コスト対効果の向上も求められました。

導入前の課題に対する解決策

MAツールの運用には継続的なデータ管理とレポート作成が欠かせないと判断しキャスタービズオンラインアシスタントを採用。問い合わせフォームや資料請求の入力作業と顧客ステータス管理、各種KPI集計を毎朝定例で委託し入力の正確性とスピードを担保。さらにデータクレンジングや不備チェック、レポート提出まで一気通貫で委託し運用負荷を完全に外部化。加えて月次KPI傾向分析支援も依頼し運用改善サイクルを迅速に回せる体制を構築しました。

製品の導入により改善した業務

導入後、営業担当の業務負荷が大幅に軽減し顧客対応時間比率が二割から九割へ急増しカウンセリング件数と質が向上。成約件数は従来比二倍に増加し年間売上目標達成率も飛躍的に上昇しました。また定例レポート作成時間が三時間から三十分に短縮し戦略業務に集中する体制を獲得。ステータス管理のミスが激減しデータ品質が向上したことで迅速なフォローアップが可能に。集計データを活用した月次レビューで施策改善サイクルが加速しました。