導入することになった背景

新社屋への移転を機に、長年の課題であった帳票管理業務の抜本的な見直しに着手いたしました。従来は、社内に複数の帳票システムが乱立し、非効率な運用が常態化していました。また、帳票出力センターで稼働していた大型プリンターの老朽化や、保守運用の属人化も深刻な問題となっており、事業継続上のリスクを抱えていました。これらの課題を解決し、全社で統一された効率的な帳票管理基盤を構築するため、システムの刷新と統合を決断いたしました。

「Paples」を選んだ理由

選定にあたっては、社内に乱立する複数のシステムを集約できる、拡張性の高い「統合帳票基盤」であることが最重要の要件でした。Paplesは、この要件を満たすだけでなく、帳票の電子保管やWeb参照、電子承認ワークフローといったペーパーレス化を強力に推進する機能が充実していました。また、老朽化した帳票出力センターを廃止し、各フロアのプリンターへ効率的に分散印刷できる機能や、将来的に海外拠点へも展開できるグローバル対応力も、当社の目指す方向性と合致しており、最適なソリューションであると判断いたしました。

製品の導入により改善した業務

導入後、帳票に関わる業務は全面的に改善されました。まず、帳票出力センターを廃止し、紙での出力を7割削減することに成功しました。残りの紙出力も各フロアへの分散印刷に切り替えたことで、特定の部署への業務集中が解消されています。また、電子化とWeb参照機能の活用により、場所を問わず必要な帳票を確認できるようになり、コロナ禍におけるテレワーク体制へも迅速に移行できました。これにより、帳票処理のために出社する従業員は激減しました。さらに、承認ワークフローの導入で意思決定のスピードも向上し、現在は海外拠点にも展開することで、グローバルレベルでのガバナンス強化と業務効率化を推進しています。