製品を導入することになった背景

沖縄県老人保健施設協議会は、全43施設が加盟する組織として、長年利用してきたメーリングリストやグループウェアを超える、より迅速・確実な情報伝達ツールを求めていました。その結果、上限100名のフリープランを活用しつつ、約400名のスタッフを5つのLINE WORKSに分割して運用するという独自の方法で、組織内のコミュニケーションを活性化させることを決定しました。特に、対面での意志疎通が難しいコロナ禍の中で、会員間の結びつきを深めるためのツールとしてLINE WORKSを導入しました。

導入前に企業が抱えていた課題

沖縄県老人保健施設協議会は、各施設の事務長などが定期的に連絡会を開いていましたが、それだけでは重要な情報をリアルタイムで共有することができませんでした。10年以上前からメーリングリストを活用していましたが、プッシュ通知がなく、情報の整理や返信の遅れなどの問題が生じていました。さらに、無料のグループウェアも導入されましたが、新着情報の取得にログインが必要であり、個人LINEを使用する会員も増えてきました。

導入前の課題に対する解決策

協議会の予算は限られており、無料で使い勝手の良いツールを探していたところ、LINEとの操作性が共通し、フリープランが用意されているLINE WORKSに注目しました。プッシュ通知や既読機能を活用して情報の共有速度を向上させることを期待し、2019年に運用を開始しました。また、フリープランの制約をクリアするための工夫として、5つのLINE WORKSを新規開設し、それぞれのLINE WORKS間で外部トーク連携機能を使用して情報を共有しました。

製品の導入により改善した業務

LINE WORKSの導入により、情報の共有速度が大幅に向上しました。特に、新型コロナ関連の情報や、台風による災害時のリアルタイムな状況報告など、重要な情報を迅速に共有することが可能となりました。また、ノート機能を活用して情報を整理し、必要な情報を確実に共有することができるようになりました。さらに、アンケート機能を使用して施設の実態調査を行い、結果を自動集計することで業務の効率化を実現しました。