この導入事例のポイント
- 申請書に関わる承認状況の確認、時間、内容の不備、保管場所などに課題があった
- 申請書類の電子化が容易なこと、認証連携機能などからAgileWorksを導入
- 導入後はロケーションや時間を選ばず申請・承認処理が可能に！処理時間を大幅に短縮！
- 申請内容チェックや入力補助機能を実装し、申請時のユーザーの利便性が大幅に向上
- 自動採番機能やリスト機能を利用することで、書類受付部門の書類管理業務を簡略化
この導入事例のポイント
- 既存のワークフローシステムは使い勝手が悪く、監査目的の証憑出力にも未対応だった
- 回付ルートへの柔軟な設定、相関チェックが行えることからAgileWorksを導入
- AgileWorksの導入で、フォーム作成の部分で柔軟な対応が出来るようになった
- AgileWorksでは、運用開始後でも項目の追加や変更が可能！
- フォームの作成も含め旧システムから新システムへの切替に約2か月で対応できた
製品を導入することになった背景
大丸株式会社では、10年以上にわたり別のワークフローシステムを利用していましたが、そのシステムには多くの制約があり、運用やメンテナンスにおいて様々な課題が生じていました。特に、システムのバージョンアップが困難であり、基盤環境のOSやDBのサポートが切れていたこと、また2016年10月の会社合併により社員数が約100名増加し、既存のシステムでは対応が困難になったことが、新しいシステムへの移行を促す大きな要因となりました。導入前に企業が抱えていた課題
導入前、大丸株式会社は申請画面と承認画面が別々であり、わかりづらいという問題を抱えていました。また、運用中の書類に項目の追加ができない、画面に配置できる項目数に制限があるなど、システムの柔軟性に欠けていました。さらに、監査目的での証憑出力に対応しておらず、承認済みフォームを画面上でスクリーンショットを取るなどの対応を余儀なくされていました。メンテナンス面では、フォーム作成や回付ルートのメンテナンスがサーバ上や特定端末でしか行えず、人事異動時には大量のメンテナンスが必要で、実質一人の管理者でしか対応できない状況でした。導入前の課題に対する解決策
これらの課題を解決するため、大丸株式会社はエイトレッドのワークフローシステムを検討しました。新しいシステムの選定にあたっては、新組織の体制がまだ固まっていなかったことから、回付ルートに柔軟な設定が可能であること、フォームや回付ルートのメンテナンスが容易であること、フォーム上の入力チェックや相関チェックが可能であること、証憑出力の機能があることなどが重要なポイントとなりました。製品の導入により改善した業務
エイトレッドのワークフローシステムの導入により、以前からの不満点が多く解消されました。運用開始後でも項目の追加や変更が可能となり、フォーム作成においても柔軟な対応が可能になりました。システムの切替は短期間でスムーズに行われ、フォームの作成も含め、旧システムから新システムへの切替に約2か月という短期間で対応することができました。
この導入事例のポイント
- 事業基盤の強化や内部統制への対応に向けた基幹情報システムの刷新が必要だった
- 意思決定が行え、大量の業務文書を安定して処理できるAgileWorksを導入
- 導入後は意思決定が迅速化され、半年ですでに16500件の起案を処理できている
- 一元的かつ電子的な意思決定プロセスを、全社規模で確立することができた
- あらゆる意思決定が適正に関与できているか、常にチェックできる体制が整った
製品を導入することになった背景
SCSK株式会社は、基幹情報システムの刷新を進める中で、業務の効率化と意思決定の迅速化を目指して、AgileWorksを全社標準のワークフローシステムとして導入しました。これにより、企業全体で一元的かつ電子的な意思決定プロセスを確立し、オペレーショナルエクセレンスの実現を目指しています。導入前に企業が抱えていた課題
導入前、SCSK株式会社は意思決定プロセスが紙ベースで行われており、在宅勤務者や客先常駐社員が意思決定プロセスに参加することが困難でした。また、大量の業務ドキュメントの処理や、意思決定の迅速化、内部統制の強化など、多くの課題を抱えていました。導入前の課題に対する解決策
SCSK株式会社は、AgileWorksを導入することで、これらの課題に対処しました。AgileWorksを利用することで、企業全体で意思決定を迅速化し、内部統制を強化することが可能となりました。また、在宅勤務者や客先常駐社員もシステムにログオンすることで、意思決定プロセスに参加できるようになりました。製品の導入により改善した業務
AgileWorksの導入により、SCSK株式会社は意思決定の迅速化、意思決定プロセスの一元化、内部統制の強化を実現しました。導入後6ヶ月で16,500件の起案文書を処理し、企業全体での業務効率が大幅に向上しました。また、ワークフローシステムを通じて、意思決定のプロセスがデータベース化され、管理職が検索・閲覧できるようになり、全社的な意思決定スキルの向上が期待されています。
この導入事例のポイント
- 以前のシステムは機能面、運用面、拡張性といった点で課題があり効率が悪かった
- 使いやすさ、メンテナンス性、拡張性、多言語対応などからAgileWorksを導入
- 導入後は起案や承認が簡単にできるようになり、承認期間も確実に短縮されている
- 導入メリットを現場が感じ、新たなワークフロー化の構築依頼が上がるようになった
- 各部署での運用ができるようになり、IT企画部の負担が軽減され業務の質が向上
製品を導入することになった背景
東京エレクトロンデバイス株式会社では、業務効率化のためにワークフローシステムの導入を検討しました。2006年に初めてシステムを導入したものの、機能面や運用面、拡張性において多くの課題が浮上。特に、複雑な承認プロセスの構築が困難で、フローの設計や構築に多大な時間が必要でした。これらの課題を解決するため、より効率的かつ柔軟なシステムへの移行が必要とされました。導入前に企業が抱えていた課題
導入前、同社は紙ベースでの決裁や申請業務を行っており、そのプロセスには多くの時間と労力が必要でした。初めてのワークフローシステム導入後も、機能の制限により複雑な承認プロセスの構築が難しく、また、人事管理システムや基幹業務システムとの連携が不十分であるなど、システムの拡張性にも問題がありました。導入前の課題に対する解決策
これらの課題を解決するため、同社は市場で利用可能な複数のワークフローシステムを比較検討しました。その結果、GUIツール「FlowEditor」を使用したドラッグ＆ドロップによる経路設定が可能で、複雑な設定も簡単に行えるAgileWorksを選択。さらに、帳票画面の使いやすさ、システムの拡張性、多言語対応、スマートフォン対応なども評価されました。製品の導入により改善した業務
AgileWorksの導入により、起案や承認が簡単にできるようになり、承認期間も短縮。申請・承認に関連する業務全体が効率化されました。また、各部署がフローや帳票を自由に作成・管理・運用できるようになり、IT部門の負担が大幅に軽減されました。さらに、将来的には1日2000件を処理する見積承認・管理システムの構築や、基幹業務システムとの連携強化も計画されています。
この導入事例のポイント
- 働き方改革の一環で、ペーパーレスによる業務効率化・ワークフロー化を考えた
- 多種多様な業務に適用できるワークフローインフラ「AgileWorks」を導入
- 導入後、3年間で約200の業務をワークフロー化し、約74000件分の帳票を処理
- 3年間で段ボール箱約30箱分の保管スペースと月1200時間のコスト削減を実現
- 外部データベースから自動申請が行えるようになり、所管部署の管理効率がUP
製品を導入することになった背景
清水建設株式会社では、ホワイトカラーイノベーション活動の一環として、働き方の革新を図る目的でAgileWorksを導入しました。特に、本社移転を契機に、紙資料の削減が強く求められ、ペーパーレスによる業務効率化とコスト削減、さらには保管スペースの削減が必要とされました。また、異なる申請書により異なるシステムを使用していたため、運用の負荷が非常に高かったのです。導入前に企業が抱えていた課題
導入前、清水建設株式会社は紙ベースの業務による効率性の問題、ペーパーコストと保管スペースの増大、そして複数のシステムによる運用負荷の高さなど、複数の課題に直面していました。これらの課題は、企業の業務効率化及びコスト削減の観点から解決が急務でした。導入前の課題に対する解決策
これらの課題に対処するため、同社はAgileWorksの導入を決定しました。AgileWorksは、ペーパーレスによる業務効率化、ペーパーコスト及び保管スペースの削減、そして蓄積された申請情報の活用というキーワードを掲げ、ワークフローの活用に真剣に取り組んでいます。このシステムの導入により、従来の紙ベースの業務からの脱却と、業務プロセスの効率化が期待されました。製品の導入により改善した業務
AgileWorksの導入により、清水建設株式会社は決裁の迅速化、起案者の作業効率化、自動申請による所管部署の管理効率の向上、そして保管・管理負荷の軽減など、多岐にわたる業務改善を実現しました。これにより、企業全体の業務効率が大幅に向上し、よりスピーディかつ効果的な業務遂行が可能となりました。
この導入事例のポイント
- 以前のシステムはメンテナンスが難しく、400種類もの申請が紙で処理されていた
- ペーパーレス化、及びセルフ運用が可能であることからAgileWorksを導入
- 導入後は承認者の負担が軽減され、承認・決裁業務のスピードアップや自動化が図られた
- 記載漏れや不備が大幅に減り、業務がスムーズかつ正確に遂行されるようになった
- ひな型をベースに業務フローや申請フォームが作成可能なため、業務の統一化が進んだ
製品を導入することになった背景
株式会社大和総研では、社内の申請・決裁業務の効率化を目指し、AgileWorksの導入を決定しました。導入の大きなきっかけは、紙ベースでの業務が生み出す時間と労力のロス、そしてエラーのリスクでした。特に、400種類もの申請書を紙ベースで処理していたことから、ペーパーレス化による迅速な業務処理と、所管部門によるセルフ運用が可能なシステムの必要性が高まっていました。導入前に企業が抱えていた課題
導入前、株式会社大和総研は複数の課題に直面していました。紙ベースの申請書は、物理的な移動や保管が必要で、承認プロセスの遅延、書類の紛失リスク、データ入力の二重作業など、多くの効率性の問題を抱えていました。また、既存のワークフローシステムは利用可能な業務が限定され、メンテナンスが困難で、全社標準のワークフローとして機能していませんでした。導入前の課題に対する解決策
これらの課題を解決するため、同社は市場シェア上位の製品からAgileWorksを選出しました。その決定に至った理由は、AgileWorksが提供する「セルフ運用」の容易さ、直感的な「操作性」、そしてシステムの「信頼性」でした。特に、プログラミング不要で申請ルートや承認ルートの設定が可能であり、Webベースでの展開が容易である点が評価されました。製品の導入により改善した業務
AgileWorksの導入により、承認・決裁のスピードアップ、業務の精緻化、標準化、そしてデータの活用・連携が実現しました。紙ベースでの申請がなくなったことで、異なるビル間の移動時間が削減され、迅速な申請・承認・決裁が可能になりました。また、申請書の必須項目の記載漏れや不備が減少し、業務がスムーズかつ正確に遂行されるようになりました。さらに、他のシステムとの連携やデータの集計・分析が容易になり、活用範囲が広がりました。
この導入事例のポイント
- グループ全体で意思決定の迅速化やガバナンスの強化を図りたいと考えていた
- 他システムとの連携、運用コスト、ルート設定などを踏まえAgileWorksを導入
- 導入後はコメント付承認・通知でタイムリーな情報共有が可能となり、業務が効率化
- 帳票の統廃合がなされ、200種類ものフォームを削減！システム運用の簡素化できた
- インターフェイスの共通化により、使い勝手の向上や利用者の負担軽減を図れた
製品を導入することになった背景
全日空商事株式会社は、ANAグループの多角化事業を担う総合商社として、多様な事業を展開しています。企業としての効率化とガバナンスの強化を目指し、グループ全体での意思決定の迅速化を図るため、共通ワークフロー基盤としてAgileWorksを導入しました。これにより、複雑な申請・決裁・報告業務をスムーズに処理し、グループ経営の効率化を実現しています。導入前に企業が抱えていた課題
全日空商事株式会社は、グループ会社が多岐にわたる事業を展開しており、それぞれの事業部やグループ会社間での申請・決裁・報告業務が複雑でした。また、既存のワークフローシステムでは、申請内容に対するコメント通知機能が不足しており、承認者と申請者間のコミュニケーションがスムーズに行えていませんでした。これにより、業務の遅延や誤解が生じるリスクがありました。導入前の課題に対する解決策
AgileWorksを導入することで、全日空商事株式会社は複雑な申請・決裁・報告業務を一元管理し、業務の効率化を図ることができました。また、コメント付きでの承認が可能となり、承認者の意思や指示が確実に申請者へと伝わるようになりました。これにより、承認者と申請者間のコミュニケーションが向上し、業務のスムーズな進行が期待できます。製品の導入により改善した業務
AgileWorksの導入により、全日空商事株式会社はグループ全体での意思決定の迅速化を実現しました。また、承認者と申請者間のコミュニケーションが向上し、業務の効率化と品質の向上が図られました。さらに、システム運用の簡素化と初期コストの削減も実現し、企業としての競争力を強化しています。
この導入事例のポイント
- 以前は紙に依存した業務フローだったため、業務負荷・セキュリティ面が課題だった
- 短期間での導入、運用担当者の作業負荷軽減に向けAgileWorksを導入
- 導入後は紙がなくなり、場所に縛られずに稟議書の回付や決裁業務が可能となった
- 業務フローの変更時も柔軟な対応が可能！スピーディにフォーム変更ができる
- 紙の印刷がなくなり、ファイリング・保存・廃棄などの業務負荷が軽減された
製品を導入することになった背景
株式会社商工組合中央金庫は、業務効率化を目指し、ペーパーレス化と柔軟な回付ルールの設定を求めていました。紙ベースの作業に依存していたため、ファイリング、保存、廃棄といった作業の負荷が大きく、情報セキュリティへの懸念もありました。これらの課題を解決するために、デジタル化が必要と判断され、製品の導入が決定されました。導入前に企業が抱えていた課題
株式会社商工組合中央金庫は、紙に依存した業務フローにより、ファイリング、保存、廃棄などの業務負荷が大きく、誤廃棄などの情報セキュリティへの懸念がありました。また、紙ベースのシステムでは、場所に縛られる決裁作業が障害となっていました。導入前の課題に対する解決策
比較的短期間での導入が可能で、安定した運用が見込めるパッケージ製品を選択しました。運用面での安定性と、運用担当者の作業負担軽減も大きな決定要因でした。この製品により、紙の印刷や印鑑押印が不要となり、場所に縛られない決裁作業が可能となりました。製品の導入により改善した業務
製品の導入により、紙の印刷や印鑑押印がなくなったことで、場所に縛られずに稟議書の回付や決裁業務が可能となりました。また、業務フローの変更についても、フォームや回付ルールを柔軟に変更することができ、スピーディな対応が可能となりました。これにより、業務効率が大幅に向上しました。
この導入事例のポイント
- 以前は書式の作成に専門のスキルが必要だったため、メンテナンス性に問題があった
- 容易な書式作成、更改するグループウェアとの親和性からAgileWorksを導入
- 導入後は、書式の作成や変更など管理する側の業務が楽になった
- 作成途中の保存機能、承認の引き戻し・差し戻し機能が使えるようになり手間が減った
- AgileWorksによって対応できる書類の種類が増え、ペーパーレスにも貢献
製品を導入することになった背景
株式会社トーカイでは、以前からグループウェアの機能としてワークフローを利用していましたが、書式の作成には専門スキルが必要で、メンテナンス性に課題がありました。さらに、使用していたグループウェアのサポート終了が予測され、新たなシステムへの移行が必要になりました。導入前に企業が抱えていた課題
ワークフローの書式作成に専門スキルが必要で、担当者の引継ぎが困難でした。また、従来のシステムには作成途中の保存機能や承認の引き戻し機能がなく、申請の再作成が頻繁に必要でした。導入前の課題に対する解決策
書式の作成が容易で、新しいグループウェアとの親和性が高いワークフローシステムの導入を検討しました。書式の自由度と承認ルートの自由度も選定の重要な基準でした。製品の導入により改善した業務
新しいワークフローシステムの導入により、書式の作成や変更が簡単になり、管理作業が楽になりました。また、作成途中の保存や承認の引き戻しが可能になり、申請の再作成が減少しました。これにより、ペーパーレス化が進み、多くの書類がデジタル化されました。
この導入事例のポイント
- 「紙文化」が根強く、生産性の低下や全国支店への内部統制が課題となっていた
- 全支店でのワークフロー統一化、ペーパーレス化に向けAgileWorksを導入
- AgileWorksを活用し、承認申請業務のほとんどをペーパーレス化できた！
- 承認申請業務の効率化を実現し、年間約1万8000時間を削減できた
- 申請書の書式の統一などが可能になり、全国の支店への内部統制強化が実現できた
製品を導入することになった背景
太陽建機レンタル株式会社は、土木・建設機械のレンタル事業を全国規模で展開しておりますが、従来の「紙文化」に根ざした業務運営が障壁となり、業務効率の低下が問題となっていました。特に、紙ベースの承認申請プロセスは時間と労力を大量に消費し、全国の支店間での情報共有や内部統制の効率化にも繋がりませんでした。これらの課題を解決するため、同社は業務のペーパーレス化を推進する方針を固め、AgileWorksの導入を決定しました。導入前に企業が抱えていた課題
太陽建機レンタル株式会社が抱えていた主な課題は、「紙文化」の根強さによる業務効率の低下でした。紙の申請書を用いた承認申請業務は、手間がかかり、業務生産性の低下を招いていました。また、紙ベースのシステムでは、全国各地の支店間での情報共有が困難であり、内部統制の強化が求められていました。導入前の課題に対する解決策
これらの課題を解決するために、太陽建機レンタル株式会社はAgileWorksを導入することを選択しました。AgileWorksは、承認申請業務をペーパーレス化することが可能で、これにより申請プロセスの大幅な効率化が期待できました。また、AgileWorksの全社展開により、申請書の書式統一や回付ルートの適正化が可能となり、内部統制の強化が実現しました。製品の導入により改善した業務
AgileWorksの導入により、太陽建機レンタル株式会社は承認申請業務のほとんどをペーパーレス化し、年間約1万8000時間の業務時間を削減することができました。また、申請書の書式の統一や回付ルートの適正化を通じて、全国の支店における内部統制の強化が実現しました。これにより、従来よりも迅速かつ効率的な業務運営が可能となり、企業全体の生産性向上に寄与しています。
営業業務に関わる300種を超える社内申請帳票を電子化 付帯業務削減により 顧客価値向上時間の創出と営業品質向上を目指す
※出典：富士ゼロックス株式会社 様 ワークフローシステム導入事例 | AgileWorks 稟議に完全対応のワークフローシステム
この導入事例のポイント
- 作成帳票数が多く、負荷が高いことに加え、メール回付のため管理性が低い状態だった
- 帳票作成の効率化ならびに、管理性を向上させるため「AgileWorks」を導入
- 基幹システムとの連携が可能となり、帳票作成の正確性と業務効率が向上した
- 申請、回付状況が可視化されたことにより、コンプライアンス、監査上も有効になった
製品を導入することになった背景
富士ゼロックス株式会社は、1962年の創業以来、複合機を中心とした多様な商品とサービスでコミュニケーション環境の構築を支援してきました。そのビジネスはICT領域にも広がり、ドキュメンテーション、セキュリティ、クラウドサービスなどのソリューションを提供しています。このような背景のもと、同社は働き方改革を進める一環として、AgileWorksの導入を決定しました。導入前に企業が抱えていた課題
富士ゼロックス株式会社は、営業業務に関わる300種を超える社内申請帳票を手がけていました。この多数の帳票作成が営業の負荷を高めていました。さらに、ExcelやWordでの作成により、二重入力が必要となるなど非効率的な状況が続いていました。メールでの回付も状況が把握しにくく、管理性が低いという課題もありました。導入前の課題に対する解決策
富士ゼロックス株式会社は、これらの課題を解決するためにAgileWorksを導入することを決定しました。AgileWorksは基幹システムとの連携が可能で、各帳票にデータが引き継がれるため、作成が効率的に行えます。また、必要な帳票フォームが常に最新であり、業務の正確性が向上するというメリットもありました。製品の導入により改善した業務
AgileWorksの導入により、富士ゼロックス株式会社は多くの業務改善を実現しました。基幹システムとの連携により、帳票作成が効率的になりました。さらに、状況が可視化されることで、コンプライアンスや監査上も有効な環境が整いました。このようにして、同社は顧客価値向上時間の創出および営業品質向上を目指しています。
月200件に上る煩雑な紙による 総務申請業務を電子化 業務効率向上と標準化に加え、 働き方改革にも大きく貢献
※出典：株式会社テレビ朝日 様 ワークフローシステム導入事例 | AgileWorks 稟議に完全対応のワークフローシステム
この導入事例のポイント
- 紙申請の業務負荷が高く属人化されていた。また、時間や場所の制約が多い状態だった
- 属人化ならびに、時間と場所の制約を解消するため「AgileWorks」を導入
- 全体の約9割の申請業務を電子化した結果、時間や場所に縛られない申請が可能となった
製品を導入することになった背景
「より魅力的かつ社会から求められる情報やコンテンツを提供し、夢や希望を持ち続けられる社会の実現に貢献する」を使命とする株式会社テレビ朝日は、デジタル時代に対応するサービスを展開しています。しかし、月200件にも上る総務系の申請業務があり、その効率化と申請スピードの向上を目指して、AgileWorksの導入を決定しました。導入前に企業が抱えていた課題
株式会社テレビ朝日は、数十種類もの紙の申請書による申請手続きの業務負荷が高く、申請手続きを対面で行う必要がありました。これにより、時間や場所に制約が生じていました。さらに、申請に関する業務知識が属人的で、その継承が難しい状況でした。導入前の課題に対する解決策
これらの課題を解消するため、株式会社テレビ朝日はAgileWorksを導入し、総務系の申請業務を電子化することを決定しました。これにより、業務の効率化と申請スピードの向上を目指しました。製品の導入により改善した業務
AgileWorksの導入により、株式会社テレビ朝日は16種、全体の約9割の申請業務を電子化することができました。これにより、時間や場所に縛られずに申請が可能となり、無駄な時間の削減と働き方改革にも寄与しました。また、申請状況や進捗状況が共有できるようになり、業務知識の継承も容易となりました。
場所に縛られない働き方を目指し、AgileWorksを活用した「保管文書ゼロ化」を実行 自社実践を基に「いいじかん設計」を展開
※出典：コニカミノルタジャパン株式会社 様 ワークフローシステム導入事例 | AgileWorks 稟議に完全対応のワークフローシステム
この導入事例のポイント
- 場所に縛られない働き方を実現するために各種申請書の電子ワークフロー化が求められた
- 各種申請書のワークフロー化を実現するため「AgileWorks」を導入
- 利用頻度の高い文書の電子化により、年間12,000時間の処理工数削減を実現
製品を導入することになった背景
コニカミノルタジャパン株式会社は、2013年から働き方改革を積極的に推進しています。本社オフィスの移転やフリーアドレスの採用、コアタイムのないフレックス制度、全社員対象のテレワーク制度など、多くの取り組みを行ってきました。その中で、新たなワークフローシステムとしてAgileWorksを採用することになりました。この採用は、「保管文書ゼロ化」を目指す一環として行われました。また、自社での実践ノウハウと成果を基に、「いいじかん設計」として業務効率化をさらに進める目的もありました。導入前に企業が抱えていた課題
導入前、コニカミノルタジャパン株式会社は「場所に縛られない働き方」を目指していましたが、いくつかの課題が存在していました。特に、「保管文書ゼロ化」を阻害する問題がありました。従来、電子化対象外だった各種申請書のワークフロー化が求められていました。さらに、業務プロセスの根本的な見直しを通じて新たなビジネス創出を目指す必要がありました。導入前の課題に対する解決策
これらの課題に対して、AgileWorksが提案されました。AgileWorksは、申請書を統廃合し圧縮する機能を持っており、ワークフロー化が可能です。押印を伴う業務文書や利用頻度の高い文書も電子化できるため、年間12,000時間の処理工数削減が見込まれました。このような機能が評価され、AgileWorksが採用されました。製品の導入により改善した業務
AgileWorksの導入により、コニカミノルタジャパン株式会社は多くの業務改善を実現しました。特に、申請書の統廃合と圧縮、さらにはワークフロー化が行われたことで、年間12,000時間の処理工数が削減されました。また、社内の全文書を管理台帳による管理下に置くことで、ガバナンスも強化されました。このように、AgileWorksの導入は単なる課題解決以上の価値をもたらしています。
この導入事例のポイント
- 紙運用のため判断に時間がかかった。また、検索の煩雑さが統制強化の妨げとなっていた
- 決裁業務のデジタル化とガバナンス強化のため「AgileWorks」を導入
- デジタル化によって決裁業務データが可視化でき、業務を効率化、迅速化できた
製品を導入することになった背景
学校法人帝京大学（以下、帝京大学）は全国に5カ所のキャンパスと12の教育機関、病院等を有しています。このような広範な組織での運営において、デジタル化が急募となっていました。特に、紙の稟議書を用いた決裁業務が時間を要し、迅速な意思決定が妨げられていました。このような状況下で、帝京大学はAgileWorksのワークフローシステムを導入することとなりました。導入前に企業が抱えていた課題
帝京大学は、拠点ごとにシステム運用が異なり、IT基盤が統合されていない状態でした。また、紙の稟議書による決裁業務が時間を要し、迅速な意思決定ができない状況にありました。さらに、決裁業務の共有化や検索・閲覧の煩雑さが、ガバナンスの強化を妨げていました。導入前の課題に対する解決策
このような課題に対処するため、帝京大学はAgileWorksのワークフローシステムを導入することを決定しました。このシステムは、紙の稟議書をデジタル化する機能を有しており、決裁業務の効率化が期待できました。また、データが一元化されることで、全体が可視化できる利点もありました。このような機能を活用し、全学的なIT基盤の統合も加速させる計画でした。製品の導入により改善した業務
AgileWorksの導入により、帝京大学は紙の稟議書のデジタル化に成功しました。これにより、決裁業務の大幅な効率化が実現しました。具体的には、決裁業務のデータが一元化され、全体が可視化できるようになりました。また、この導入は全学的なデジタル化施策の一部として、IT基盤の共有化に向けた意識改革にも貢献しています。
この導入事例のポイント
- 紙運用のため承認申請業務に時間がかかることに加え、稟議書の事後参照が困難であった
- 紙の運用に起因した課題を解決するために、「AgileWorks」を導入
- 最大2週間ほどを要していた稟議や申請が、2日程度で承認されるようになった
製品を導入することになった背景
東急プロパティマネジメント株式会社（以下、東急プロパティマネジメント）は、不動産運営管理事業を担当する企業として、紙の稟議書や申請書による承認申請業務の長期化に悩んでいました。特に、1～2週間もの時間を要する稟議や申請が多く、業務効率の低下が顕著でした。このような状況を解消するために、AgileWorksの導入を決定しました。導入前に企業が抱えていた課題
東急プロパティマネジメントは、紙の稟議書や申請書に依存した業務フローにより、承認申請業務が長期化していました。また、承認後に稟議書が倉庫に保管されるため、事後的な参照が困難でした。さらに、商号変更に伴う大規模な組織改編が控えており、その対応も必要でした。導入前の課題に対する解決策
東急プロパティマネジメントは、AgileWorksの導入により、これらの課題を解決する方針を採りました。AgileWorksには、承認申請業務を効率化する各種機能が備わっています。特に、紙の稟議書や申請書を全廃し、システム上で一元管理することで、承認後も容易に稟議書を参照可能になるというメリットがありました。また、約1週間で組織改編に対応する機能もあり、これが導入の決め手となりました。製品の導入により改善した業務
AgileWorksの導入により、東急プロパティマネジメントは承認申請業務の大幅な短縮を実現しました。具体的には、1～2週間かかっていた承認申請が、1～2日で完了するようになりました。また、商号変更に伴う大規模な組織改編も、AgileWorksの設定変更を1週間で完了させ、スムーズに対応することができました。このようにして、業務効率が大幅に向上し、多くの時間と労力を削減することができました。
半年間で約700件の部内稟議書を電子化 ペーパーレス化の推進と業務手続の迅速化に手ごたえ
※出典：学校法人 東洋大学 様 ワークフローシステム導入事例 | AgileWorks 稟議に完全対応のワークフローシステム
この導入事例のポイント
- 紙での運用のため書類の発送、保管に工数がかかり、コストが増大してしまっている
- 紙運用を脱却しワークフロー化を実現するため「AgileWorks」を導入
- 書類の作成、回付の効率性が高まり、生産性の向上と意思決定が迅速化された
- 部署で異なっていたファイル形式や記載項目が統一され、業務の安全性が向上した
製品を導入することになった背景
学校法人東洋大学は、1887年の創立から130年以上の歴史を有し、哲学教育を基盤に「グローバル人財」の育成に注力しています。このような背景から、教育を支える職員の働き方改革にも力を入れており、2020年4月からAgileWorksによる稟議書のペーパーレス化を開始しました。新型コロナウイルスの感染拡大が進む中、テレワークを急遽導入する必要が生じ、その中で業務手続きの迅速化が求められました。導入前に企業が抱えていた課題
学校法人東洋大学は、キャンパス間での書類の発送工数やコストが増大していました。決裁までに時間がかかるという課題も存在していました。また、添付書類の点数が多く、保管時の作業工数など、紙ベースでの業務に多くの課題がありました。さらに、監査時に決裁書類の収集など、多くの手間がかかっていました。導入前の課題に対する解決策
これらの課題に対して、AgileWorksの稟議書のペーパーレス化が提案されました。この製品は、書類の作成や回付の効率性が高まるとともに、部署ごとに異なっていたファイル形式や記載項目が統一されるため、業務の安全性が向上します。また、稟議書データが添付資料も含めて一元管理されるため、監査時にも有効であるとされました。製品の導入により改善した業務
AgileWorksの導入により、書類の作成や回付の効率が大幅に向上しました。事務手続きと意思決定が迅速化され、業務の安全性も高まりました。さらに、稟議書データが添付資料も含めて一元管理されるようになり、監査時にも多くの手間が削減されました。このようにして、学校法人東洋大学は業務効率の向上を実現し、教育を支える職員の働き方改革に一歩前進したのです。
この導入事例のポイント
- 承認申請業の煩雑化に加え、コロナ禍で在宅ワーク推進されペーパーレス化が求められた
- 承認申請業務をデジタル化し在宅ワークを実現するため「AgileWorks」を導入
- 導入後、約7か月で約43,000時間の業務時間、約56,000枚の用紙を削減
- 申請書のペーパーレス化を実現し、コロナ禍における在宅ワークへの移行にも対応できた
製品を導入することになった背景
伊藤忠テクノソリューションズ株式会社は、伊藤忠商事グループの子会社として、経営統合に伴い、社内の承認申請業務が煩雑化していました。この課題を解消するため、2008年にAgileWorksを導入し、紙の申請書の電子化に取り組みました。導入前に企業が抱えていた課題
伊藤忠テクノソリューションズ株式会社は、経営統合を経て、社内の承認申請業務が煩雑化していました。また、内部統制の強化を目指しており、申請書の電子化が必要とされていました。さらに、リモートワークの推進に伴い、ペーパーレス化が急務となっていました。導入前の課題に対する解決策
伊藤忠テクノソリューションズ株式会社は、承認申請業務の煩雑化を解消するためにAgileWorksを導入しました。この製品の導入により、紙の申請書を電子化することができ、内部統制の強化を図ることができました。製品の導入により改善した業務
AgileWorksの導入により、伊藤忠テクノソリューションズ株式会社は、導入から7ヵ月で約43,000時間の業務時間と約56,000枚の用紙を削減することができました。また、申請書のほぼ完全なペーパーレス化を実現し、コロナ禍におけるリモートワークの実施にも迅速に対応することができました。
この導入事例のポイント
- 紙運用のため承認に時間がかかることに加え、管理作業も大きな負担がかかっていた
- 社外アクセスもでき複雑なルート設定にも対応できる「AgileWorks」を導入
- 導入の結果、回付ルートを自動設定できることでルートに迷うことがなくなった
製品を導入することになった背景
ウェーブロックホールディングス株式会社は、働き方改革を進める中で、社内の書類回付の改善が急募となりました。特に新型コロナウィルスの影響でリモートワークが進行中であり、社外での申請、承認、資料の閲覧が必要となっていました。主にメールで対応していたが、申請書を提出する際には、部門ではなく、どの人にメールをすれば良いのかが不明であり、ワークフローシステムの導入の要望が高まっていました。導入前に企業が抱えていた課題
導入前、主に紙によって申請書類を回付していました。承認者の出張により回付が停滞したり、拠点間の書類の移動により承認に時間がかかるという課題がありました。また、ペーパーレス化も進んでおらず、稟議書はExcelで台帳を管理していたため、採番も人の手によって行われ、手間がかかっていました。導入前の課題に対する解決策
ウェーブロックホールディングス株式会社は、サンプルフォームが豊富に用意されていたAgileWorksを選択しました。この製品は、先付けメンテナンスやドラッグ＆ドロップによるルート設定機能を備えており、頻繁な組織変更や複雑なルート設定にも対応できるというメリットがありました。また、PDFを下敷きにすれば専門担当者でなくても簡単に申請フォームが作成できる点も評価されました。製品の導入により改善した業務
製品の導入により、組織設定に関しては事業会社が複数あるため、会社ごとに組織図を作れるようになりました。また、回付ルートを自動設定できることで、ルートに迷うことがなくなり、回付予定を事前に確認できるようになったため、予測を立てて仕事ができるようになりました。さらに、データ集計・活用に関する機能が強化されると、業務の効率化に更に貢献できると考えられます。
この導入事例のポイント
- 多種多様の申請業務が存在していることに加え、紙帳票によって業務負担が増大していた
- 業務負荷を軽減させるためにグループ会社の製品である「AgileWorks」を導入
- 導入の結果、約150種類の申請書と月400件～500件の申請業務の電子化に成功
この導入事例のポイント
- 既存システムが複数システムに分散、かつモバイル非対応のためテレワーク推進を阻害
- モバイル上で申請承認業務の対応出来るようにするため「AgileWorks」を導入
- モバイル端末での申請承認業務を可能にし、テレワークへの移行を推進することができた
- 複数システムに分散していた申請承認業務を一元化。業務効率化や保守コストを削減
- 申請フォームの開発の生産性を最大で約4倍にまで向上させることに成功した
