製品を導入することになった背景

大丸株式会社では、10年以上にわたり別のワークフローシステムを利用していましたが、そのシステムには多くの制約があり、運用やメンテナンスにおいて様々な課題が生じていました。特に、システムのバージョンアップが困難であり、基盤環境のOSやDBのサポートが切れていたこと、また2016年10月の会社合併により社員数が約100名増加し、既存のシステムでは対応が困難になったことが、新しいシステムへの移行を促す大きな要因となりました。

導入前に企業が抱えていた課題

導入前、大丸株式会社は申請画面と承認画面が別々であり、わかりづらいという問題を抱えていました。また、運用中の書類に項目の追加ができない、画面に配置できる項目数に制限があるなど、システムの柔軟性に欠けていました。さらに、監査目的での証憑出力に対応しておらず、承認済みフォームを画面上でスクリーンショットを取るなどの対応を余儀なくされていました。メンテナンス面では、フォーム作成や回付ルートのメンテナンスがサーバ上や特定端末でしか行えず、人事異動時には大量のメンテナンスが必要で、実質一人の管理者でしか対応できない状況でした。

導入前の課題に対する解決策

これらの課題を解決するため、大丸株式会社はエイトレッドのワークフローシステムを検討しました。新しいシステムの選定にあたっては、新組織の体制がまだ固まっていなかったことから、回付ルートに柔軟な設定が可能であること、フォームや回付ルートのメンテナンスが容易であること、フォーム上の入力チェックや相関チェックが可能であること、証憑出力の機能があることなどが重要なポイントとなりました。

製品の導入により改善した業務

エイトレッドのワークフローシステムの導入により、以前からの不満点が多く解消されました。運用開始後でも項目の追加や変更が可能となり、フォーム作成においても柔軟な対応が可能になりました。システムの切替は短期間でスムーズに行われ、フォームの作成も含め、旧システムから新システムへの切替に約2か月という短期間で対応することができました。