製品を導入することになった背景

三重県津市に本社を置く旭工機株式会社様は、配管資材や住宅設備機器、鋼材・機械工具等の加工・施工・販売を手掛けています。しかし、多くの取引先がウェブでの受発注に対応していないため、大量の受発注を紙とファクスで行っていました。このような状況での送信業務が集中すると、複合機の前に行列ができることもあり、業務効率が低下していました。

導入前に企業が抱えていた課題

旭工機株式会社様は、取引先との受発注業務の大部分を紙とファクスで行っていました。特に業務が集中する時間帯には、複合機の前での行列が発生し、業務の無駄が増えていました。また、ファクスを使用することで、紙の使用量が増加し、紛失リスクや誤送信リスクも生じていました。さらに、原本の保管が個人任せとなり、情報の共有が困難であり、迅速な対応が難しい状況でした。

導入前の課題に対する解決策

富士フイルムビジネスイノベーションジャパンの提案により、ペーパーレスファクスの導入と、データ上での紙と電子文書の一元管理が実現されました。これにより、紙の使用量の削減や、ファクスの誤送信リスクの軽減が期待されました。また、情報の共有化を進めるために、全てのデータをリンクフォルダで共有することとなり、迅速な対応が可能となりました。

製品の導入により改善した業務

製品の導入により、紙の使用量が大幅に削減され、月に約1万3,000枚の削減が実現されました。また、「DocuWorks」の機能を活用することで、電子化した文書の振り分けや検索が容易となり、月に66.6時間の作業時間が削減されました。これにより、業務の効率化と迅速な対応が可能となり、業務の質が向上しました。