製品を導入することになった背景

学校法人東京農業大学は、日本最大の農学系総合大学として、多くの人材を輩出してきました。この大学は「実学主義」を理念に掲げ、多様な研究を進めています。2003年にグループウェア・旧desknet'sを導入し、教職員の情報の共有を通じた業務の効率化を目指して始めました。

導入前に企業が抱えていた課題

大学経営において、紙の使用量が非常に多かったことが課題でした。特に大学内での「会議」が多く、それぞれの会議で配られる書類の量は膨大で、紙のコストも高まっていました。このため、電子化を進めることで、ペーパーレス化を推進する必要があったのです。

導入前の課題に対する解決策

2016年に旧desknet'sからdesknet's NEOに移行し、本格的なペーパーレス化を進めることとなりました。会議資料は事前に「回覧・レポート」機能で共有され、会議では各人がPCを持ち込み、資料を開いて議論を進めました。また、書類は「まずPDF化」という方針を徹底し、電子化した書類は「文書管理」機能で管理されるようになりました。

製品の導入により改善した業務

desknet's NEOの導入により、ウェブ上で完結できる仕事が増え、物理的な制約がなくなったことで、業務の柔軟性が向上しました。特に災害時にも業務の遅滞を防ぐことができ、リモートワークも可能となりました。また、ペーパーレス化により、会議での紙の使用量が「ほぼゼロ」になるなど、大きな効果を実感しています。