有給管理システムのおすすめ12選をタイプ別に紹介！比較ポイントも解説

有給管理システムは有給休暇を効率的に管理するためのツールです。総務や人事担当者のなかには、法改正への対応や従業員からの問い合わせ対応、手作業による有給管理に追われている方も多いのではないでしょうか。本来注力すべき業務に集中できず、頭を抱えている状況であれば、有給管理システムの導入を検討するよい機会です。

有給管理システムは単に有給休暇を管理するだけではなく、企業の労務管理を効率化し、コア業務に注力できるメリットがあります。煩雑な手作業から解放され、従業員の満足度向上にもつながるでしょう。

本記事では、有給管理システムの基本情報や導入のメリット・デメリット、選び方のポイントなどを解説します。導入事例も紹介するので、有給管理の効率化を実現したい方は、ぜひ参考にしてください。

有給管理システムとは

有給管理システムとは、従業員の有給休暇に関するさまざまな業務を効率化するためのシステムです。従来、手作業やExcelで行っていた有給管理をシステム化することで、業務効率を大幅に向上できます。

有給管理システムには有給付与日数の自動計算や残日数の可視化、有給申請や承認プロセスのオンライン化といった機能があります。従業員がスマートフォンなどからいつでも自分の有給残日数を確認できるようになり、有給取得の促進も可能です。

人事担当者による手作業の管理では、計算ミスや情報伝達の遅れが起こりやすい課題があったものの、システムの導入によってより正確かつ迅速な有給管理を実現できるようになります。

有給管理システムの必要性

労働基準法により、企業は従業員の有給取得を促進する義務があります。2019年4月から、「年10日以上の有給休暇が付与される従業員に対して、年5日間の有給休暇を取得させること」が義務化されました。この法改正に対応するためにも、正確な有給管理が求められます。

有給管理システムを活用することで、企業は法令違反のリスクを減らせるだけではなく、従業員がより安心して有給休暇を取得できる環境を整えられます。また、従業員の有給取得状況を可視化することで、人事戦略や労務管理にも役立てることが可能です。

従業員のワークライフバランスを支援することは、企業のイメージアップや優秀な人材の確保にもつながるでしょう。

参照：年5日の年次有給休暇の確実な取得｜厚生労働省

有給管理システムを導入するメリット

有給管理システムの導入は、企業の業務効率化や法令遵守、コスト削減などに大きく貢献します。

以下で、有給管理システムの導入メリットを解説するので、より戦略的な経営判断をするために役立ててください。

業務の効率化

有給管理システムを導入することで、手作業で行っていた有給管理業務を効率化できます。有給付与日数の計算や残日数管理、申請書類の作成といった業務をシステムで自動化できるため、人事担当者の負担が軽減されます。これまでExcelなどで手動計算していた有給残日数の集計作業をシステムに任せることで、計算ミスのリスクをなくし、正確な情報を把握できるでしょう。

また、従業員が自身の有給残日数をオンラインで確認できるようになるため、人事担当者に問い合わせる必要がなくなります。そのため、担当者が問い合わせ対応に費やしていた時間も削減できます。

法令の遵守

有給管理システムの導入は、企業が労働基準法を遵守するうえで重要です。特に、年5日の有給休暇取得義務は、企業にとって大きな課題です。

有給管理システムのなかには、有給取得が十分でない従業員に対して取得を促す機能やアラート表示機能などを備えているものもあります。そのため、年5日の有給取得義務を満たしていない従業員をシステムで自動的に把握し、人事担当者に通知することが可能です。

これにより、企業は法令違反のリスクを回避し、適切な労務管理を実現できます。システムによって正確なデータが可視化されるため、労働基準監督署の調査などにもスムーズに対応できるメリットもあります。

コストの削減

直接的な人件費だけではなく、間接コストの削減にもつながる点も、有給管理システムのメリットの一つです。手作業で行っていた有給管理業務をシステム化することで、人事担当者の作業時間が減り、コア業務に集中できるようになります。

また、申請書の用紙や印刷代、書類保管にかかるコストも削減できるほか、従業員からの問い合わせ対応や手作業によるミスを減らして無駄な作業を最小限にすることが可能です。結果的に、有給管理システムの導入は、間接コストの削減効果も期待できます。

従業員の満足度向上

従業員の満足度向上につながることも、有給管理システムを導入するメリットです。従業員は、システムを通じて自分の有給残日数をいつでも簡単に確認できるため、休暇取得の計画が立てやすくなります。

オンラインでスムーズに有給申請できるシステムもあり、手続きの手間を減らせます。スマートフォンから簡単に申請ができるようになれば、従業員はより気軽に休暇を取得しやすくなるでしょう。

有給管理システムは、従業員が働きやすい環境を整備し、ワークライフバランス向上にもつながります。従業員のエンゲージメントが高まると、企業全体の生産性向上にもつながります。

有給管理システムを導入するデメリット

有給管理システムは企業に多くのメリットをもたらすものの、導入にあたってはいくつかのデメリットもあります。有給管理システムを導入する際は、運用コストやシステムの複雑さなどについて、事前に把握しておくことが大切です。

導入コスト

有給管理システムの導入には、初期費用としてさまざまな費用が発生する可能性があります。

• システム購入費用
• 導入支援サービス費用
• 連携費用
• カスタマイズ費用　など

有給管理システムの導入を検討する際には、複数の製品を比較検討し、自社の予算やニーズに合ったものを選びましょう。導入コストを抑えたい場合には、無料トライアルを利用するほか、初期費用が比較的安価なシステムを選ぶことも一つの方法です。

運用コスト

有給管理システムは、導入後も以下をはじめとする継続的な運用コストが発生します。

• 月額・年額利用料金
• メンテナンス費用
• アップデート費用
• 追加機能利用料
• サポート費用
• データ容量追加費用　など

有給管理システムを導入する際は、長期的な視点で運用コストが予算内に収まるかどうかを事前にしっかりと確認しておく必要があります。契約内容の詳細を確認し、不要なコストが発生しないように注意しましょう。

システムの複雑さ

有給管理システムによっては、操作が複雑な場合があります。ITスキルに自信がない従業員にとっては、システムの操作に慣れるまでに時間がかかる可能性も考えられます。また、システムの設定やカスタマイズが複雑な場合には、運用時に専門的な知識が必要です。

そのため、有給管理システムを選ぶ際には、従業員が使いやすいインターフェースであるかどうかを重視しましょう。導入前に無料トライアルを利用して、実際に操作感を試してみたり、デモ画面を確認したりすることをおすすめします。

従業員の理解が必要

有給管理システムをスムーズに導入・運用するためには、従業員の理解と協力が不可欠です。システムの導入に伴い、従業員は新しい操作方法を覚える必要があるほか、有給申請の方法が変わる場合もあります。

また、従業員がシステムの導入に抵抗感を持つ可能性も考えられるため、事前に説明会を開催したり、分かりやすいマニュアルを作成したりするなど、丁寧な準備を心がけましょう。導入後も従業員がスムーズにシステムを利用できるよう、質問対応やトラブルシューティングなど、十分なフォロー体制を整えておくことも重要です。

有給管理システムのタイプ

有給管理システムには、大きく分けて有給管理特化タイプと勤怠管理一体タイプの2種類があります。それぞれの特徴を理解することで、自社のニーズに最適なシステムを選べます。

有給管理特化タイプ

有給管理特化タイプは、有給休暇の付与や残日数管理、申請・承認といった有給管理に必要な機能に特化したシステムです。有給管理特化タイプの特徴は、操作が比較的シンプルで分かりやすい点です。システムがシンプルなため、ITスキルに自信がない従業員でも操作の不安を解消できます。

また、初期費用や運用コストが比較的安い製品が多いことも魅力の一つです。小規模な企業やできるだけコストを抑えてシステムを導入したいと考えている企業におすすめです。すでに勤怠管理システムを導入済みで、有給管理のみをシステム化したい場合や、複雑な機能は必要ないという企業にも向いています。

勤怠管理一体タイプ

勤怠管理一体タイプは、勤怠管理と有給管理の両方を一元管理できるシステムです。勤怠管理一体タイプの特徴は、人事担当者の業務効率を大幅に向上できる点です。出退勤記録と有給取得情報を連携させることで、より正確な勤怠管理が可能になります。

従業員にとっても、一つのシステムで勤怠と有給の両方を管理できるため、利便性が高いといえるでしょう。

勤怠管理一体タイプは、特に従業員数が多い大企業や、勤怠管理と有給管理を同時にシステム化したいと考えている企業におすすめです。勤怠管理と有給管理を一元化することで、データの連携がスムーズになり、人事担当者の負担軽減につながります。

有給管理システムを選ぶ際の比較ポイント

有給管理システムを選ぶ際、自社のニーズに合ったシステムを見つけるためには、さまざまな点の比較検討が重要です。搭載機能や料金体系、使いやすさ、サポート体制などのポイントを総合的に考慮して、最適なシステムを選びましょう。

搭載機能

有給管理システムには、有給休暇の付与や残日数管理、申請・承認ワークフロー、休暇種類のカスタマイズなど、多くの機能が搭載されています。システムを選ぶ際には、自社の有給管理業務で必要な機能を洗い出し、搭載されているかを確認することが重要です。

例えば、フレックスタイム制や変則的な労働時間を導入している企業では、多様な働き方に対応できる機能が必須です。また、従業員数が多い企業では、異なる有給付与ルールに対応できる機能も必要になります。自社の状況に合わせて、過不足がなく必要な機能を備えたシステムを選びましょう。

料金体系

有給管理システムの料金体系は、月額料金制や年額料金制、従量課金制などのさまざまなタイプがあります。

有給管理システムを選ぶ際には、自社の予算に合わせて適切な料金プランを選ぶことが重要です。自社の利用状況を考え、最も高いコストパフォーマンスが期待できる料金プランを選びましょう。

使いやすさ（UI/UX）

システム選びにおいては、UI（ユーザーインターフェース）やUX（ユーザーエクスペリエンス）などの使いやすさも非常に重要なポイントです。

従業員が直感的に操作できるシステムを選ぶことは、システムの導入を成功させるための鍵となります。システムが使いにくいと、従業員が操作に戸惑い、業務効率の向上につながらない可能性があるため注意が必要です。

導入前に、無料トライアル期間を利用して実際にシステムを操作したり、デモ画面や操作説明動画を参考にしたりして操作性を確認しましょう。

サポート体制

システム導入時や運用時にトラブルが発生した場合、迅速かつ適切なサポートを受けられるかどうかも事前に確認しておく必要があります。電話・メール・チャットなど、複数のサポート方法が用意されていると安心です。

また、FAQやマニュアルなどのドキュメントが充実しているかどうかも重要な確認ポイントです。サポート体制が充実しているシステムを選ぶことで、万が一のトラブル発生時にもスムーズな問題解決ができ、安心してシステムを利用できます。

他システムとの連携性

勤怠管理システムや給与計算システムなど、ほかのシステムとの連携が可能かどうかも比較ポイントの一つです。有給管理システムをほかのシステムとスムーズに連携できると、人事担当者の業務効率が大幅に向上します。システム間のデータ共有を自動化することで、手入力によるミスを削減できます。

連携可能なシステムの種類や連携方法について、導入前に必ず提供企業に確認しておきましょう。連携が柔軟なシステムを選ぶことで、システムの導入効果を最大限に引き出せます。

セキュリティ対策

有給管理システムでは、従業員の個人情報や有給休暇に関する情報など、機密性の高い情報を扱います。そのため、セキュリティ対策が万全であるシステム選びが重要です。

有給管理システムを導入する際は、データの暗号化やアクセス権限の設定、不正アクセス対策など、どのようなセキュリティ対策を講じているかを確認する必要があります。ISMS認証などの第三者機関による認証を取得しているかどうかも確認すると、より安心してシステムを利用できます。

有給管理システムの導入手順

有給管理システムをスムーズに導入するための主な手順は以下の通りです。それぞれの手順における重要なポイントをまとめているので、ぜひ参考にしてください。

なお、有給管理システムは、導入後も従業員からのフィードバックを収集し、運用方法を改善し続ける必要があります。

有給管理システムを活用する際のポイント

有給管理システムの導入後は、従業員にシステムの使い方を身につけてもらうことが重要です。システムを導入しても、従業員が使いこなせなければ、効果は半減してしまいます。

導入時の説明会やマニュアルの配布だけではなく、定期的な研修を実施してサポート体制を整えましょう。また、システムの利用状況を定期的にモニタリングし、改善点があれば、システムのカスタマイズや運用ルールを見直してください。

法改正を含め、有給管理に関する最新の情報も把握しながら、有給管理システムを適切に運用していくことも重要です。

有給管理システムの選定には無料トライアルがおすすめ

有給管理システムを導入する際は、積極的に無料トライアルを活用することをおすすめします。実際にシステムを利用することで、自社の業務フローに合っているか、操作性に問題がないかなどを事前に確認できます。

無料トライアル期間中は、各システムの機能や特徴を比較検討し、自社に必要な機能が搭載されているかを入念に確認しましょう。また、トライアル期間中に不明点があれば、システムの提供元に問い合わせをして導入前に疑問点を解消しておくと、導入後のトラブル防止につながります。

トライアル終了後、自動的に有料プランへ移行する製品もあるため、事前に無料トライアルの契約内容や利用条件をよく確認しておく必要があります。

【有給管理特化タイプ】おすすめの有給管理システム5選

有給管理に特化したシステムは、シンプルで使いやすいことが特徴です。ここでは、数ある有給管理システムのなかから、特におすすめの5つの製品を厳選して紹介します。各システムの特徴や機能、価格などを比較検討し、自社に最適なシステムを見つけてください。

1.有給ママ（株式会社ステラコンサルティング）

有給ママは、労務管理のプロである社会保険労務士が制作・企画監修したExcelと置き換える形で導入できるクラウド型のシステムです。複雑な設定を必要とせず、シンプルな操作で利用できる特徴があり、特に中小企業におすすめです。

2.有休ノート（株式会社月華堂）

有休ノートは、株式会社月華堂が提供する有給管理に特化したクラウドサービスです。月額利用料が比較的リーズナブルなため、導入しやすい特徴があります。

3.ジョブカン勤怠管理（株式会社DONUTS）

ジョブカン勤怠管理は、ITトレンド年間ランキング2023の勤怠管理・就業管理システム部門で1位を獲得しました。株式会社DONUTSが提供するクラウド型の勤怠管理システムで、有給管理機能も充実しています。中規模から大企業まで幅広い規模の企業に対応しており、勤怠管理と合わせて有給管理も効率化したい企業におすすめです。

4.オフィスステーション有休管理（株式会社エフアンドエム）

オフィスステーション有休管理は、担当者が行う管理作業の軽減を目的とした有給管理に特化したクラウドシステムです。シンプルな操作性と多機能性を兼ね備えており、ほかのオフィスステーションシリーズとの連携が可能です。セキュリティ対策やサポート体制も充実しており、中規模企業や人事労務管理の効率化を総合的に検討している企業におすすめです。

5.有休管理システム（株式会社システムコア）

株式会社システムコアの有休管理システムは、ソフトウェア版とNET版を提供しています。有給休暇の管理に特化しているため、シンプルな操作性と導入のしやすさが魅力のシステムです。中小企業やできるだけシンプルなシステムを導入したい企業におすすめです。

【勤怠管理一体タイプ】おすすめの有給管理システム7選

勤怠管理と有給管理を一元化したい企業にとって、勤怠管理一体型の有給管理システムは非常に便利です。ここでは、数あるシステムのなかから、特におすすめの7つの製品を厳選して紹介します。それぞれの特徴や価格をまとめているので、自社に最適なシステムを見つけるための参考にしてください。

1.マネーフォワードクラウド勤怠（株式会社マネーフォワード）

マネーフォワードクラウド勤怠は、日々の勤怠データの集計・管理に役立つ勤怠管理システムです。出退勤の打刻データの管理から働き方改革の対応まで、勤怠管理のすべてを円滑に行えます。ほかのマネーフォワードクラウドシリーズとの連携もスムーズで、会計や給与計算などの業務効率化にもつながります。個人から中小企業、大企業まで幅広い企業におすすめのシステムです。

2.freee勤怠管理Plus（freee株式会社）

freee勤怠管理Plusは、初めて勤怠管理システムを利用する企業でもシンプルで直観的に使い方が分かる操作画面で設計されています。そのため、システム導入のハードルが低く、スムーズな移行が可能です。利用人数による従量課金形態のため、急な人数変動があっても安心して利用できます。

3.HRMOS勤怠（株式会社ビズリーチ）

HRMOS勤怠は、導入しやすい低価格と法令対応、簡単な操作性を兼ね備えています。従業員はスマートフォンから簡単に打刻や有給申請ができるため、利便性が高く、中小企業やベンチャー企業におすすめです。

4.楽楽勤怠（株式会社ラクス）

楽楽勤怠は、BOXIL SaaS AWARD Spring 2023の勤怠管理システム部門でGoodServiceを受賞しています。有給休暇や勤怠管理の状況をリアルタイムで確認して自動集計できるため、従業員の労働状況全体の把握が可能です。ほかの楽楽シリーズとの連携も可能で、経費精算や給与計算などの業務効率化を実現できます。中規模・大規模企業まで、幅広い企業で導入実績があります。

5.KING OF TIME（株式会社ヒューマンテクノロジーズ）

KING OF TIMEは、勤怠管理と有給管理の基本機能に加え、多様な働き方に対応できる柔軟性が特徴です。ICカードや指紋認証などの多様な打刻方法に対応しているため、従業員の利便性が高く、幅広い業種で利用されています。

6.CYBER XEED（アマノビジネスソリューションズ株式会社）

CYBER XEEDは、勤怠管理にかかわる一連の機能をクラウド上で利用できるシステムです。残業状況や有給取得状況を簡単に確認でき、さまざまな働き方に対応できる柔軟性もあります。特に、多店舗展開をしている企業やシフト勤務が多い企業におすすめです。

7.e-就業OasiS（株式会社ニッポンダイナミックシステムズ）

e-就業OasiSは、株式会社ニッポンダイナミックシステムズが提供する勤怠管理システムです。勤怠管理と有給管理に加え、工数管理やプロジェクト管理など、幅広い機能が搭載されている点が特徴です。特に、IT企業やクリエイティブ企業など、プロジェクト型の業務が多い企業におすすめです。

有給管理システムの導入事例

有給管理システムの導入は、企業の規模や業種を問わず、業務効率化や従業員満足度向上に貢献します。ここでは、実際に有給管理システムを導入した企業の事例を3つご紹介します。

事例1.手芸用品の企画・販売業（従業員数〜50名）

手芸用品の企画・販売を行うA社は月末の集計作業や有給休暇の管理に課題を抱えていました。勤怠管理システム「楽楽勤怠」の導入後は、業務効率化と従業員満足度向上を実現しています。

導入前は、タイムカードによる面倒な勤怠管理やExcelでの集計作業によって、担当者に負担がかかりすぎる問題がありました。システムの導入後は、打刻時間の自動計算で月末の集計作業がスムーズになり、幅広い業務を自動化できました。また、従業員が有給申請や残数確認できるようになり、労働時間を把握したうえで安心して働ける環境づくりにも貢献しています。

初めてのシステム導入に不安があったものの、導入時の丁寧なサポートにより、IT知識が少ない担当者でもスムーズな導入を実現した事例です。また、操作がシンプルで分かりやすく、従業員へのシステム浸透もスムーズに進められました。

導入した製品：楽々勤怠

事例2.人材会社（従業員数100〜300名）

人材サービスを提供するB社では、労務管理業務のために「有休ノート」を導入し、業務効率化を進めています。

有休ノートのメリットは、部署ごとに従業員を区分し、有休申請の通知を全従業員ではなく担当部署のみに送信できる点です。また、個人別の管理簿データをcsvやPDFで出力できる機能は、勤怠締めの作業で大いに役立っています。有休ノートには従業員にメールで有給休暇の取得を促す機能があるため、年5日の有給取得義務化に対応するための社内体制も強化されました。

有休ノートの導入によって、有給休暇の申請がExcelの手入力管理から申請ボタン一つでの操作に変わり、事務処理のミス削減と時間短縮を実現した事例です。

事例3.輸入車の販売・メンテナンス業（従業員〜150名）

輸入車の販売・メンテナンスを手がけるC社は、紙のタイムカードで勤怠管理をしており、労働時間の集計に手間がかかる、時間外労働を正確に把握できないといった課題を抱えていました。勤怠管理システム「CYBER XEED」を導入し、労働時間の可視化と業務効率化を図りました。

導入前は、直帰時に打刻ができないことや、残業や休日出勤の把握に問題を抱えていました。導入後は、ICカードやPC、スマートフォンなど、多様な打刻方法を選択できるようになったほか、労働時間の自動計算によって集計作業工数を10分の1に削減できた事例です。また、残業や休日出勤の可視化が進み、残業時間を20%削減できました。

結果として、月末の締め作業工数が大幅に削減し、残業削減によって年間1,000万円以上の人件費削減を実現しています。また、労働時間や残業時間の見える化が従業員の意識改革を促し、36協定の遵守や有給休暇の取得推進にもつながりました。

導入した製品：CYBER XEED

まとめ

有給管理システムは、企業が従業員の有給休暇を適切に管理し、労務管理を効率化するための有効なツールです。有給管理システムを導入することで、業務効率化や法令遵守、コスト削減など、多くのメリットが得られます。

ただし、導入には初期費用や運用コストがかかるほか、システムの複雑さや従業員の理解が必要であるといったデメリットも存在します。有給管理システムの導入効果を高めるためには、自社のニーズや課題を明確にしたうえで、各製品の搭載機能や料金体系、使いやすさ、サポート体制などを比較検討することが重要です。

本記事で紹介した情報を参考に自社に適したシステムを選び、有給管理体制の強化につなげてください。

勤怠管理システムの記事・製品比較表も合わせてご覧ください。

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