無料で利用可能な電子帳票システム5選｜有料版との違いも徹底解説

電子帳簿保存法やインボイス制度への対応が求められる昨今では、電子帳票システムは企業に欠かせないものとなりました。一般的な製品はある程度コストがかかってしまうため、導入の際には慎重になりがちです。しかし中には無料版やトライアルを用意した製品もあり、それらを試験的に導入することでノーリスクでその製品の効果を確かめることができます。

そこで本記事では電子帳票システムの無料製品と有料製品の違いについて解説し、さらに無料版を用意したおすすめ製品を紹介します。

電子帳票システムとは

電子帳票システムは、企業が発行・受領する帳票（請求書、領収書、見積書など）をデジタル形式で管理・保存するためのツールです。このシステムを利用することで、紙媒体に頼らず、データを効率的に保存・検索・共有できます。特に近年の電子帳簿保存法やインボイス制度の導入により、電子化の必要性が高まっています。

電子帳票システムを導入するメリット

電子帳票システムは、中小企業から大企業まで、幅広い業種で導入されており、ペーパーレス化の推進にも役立っています。具体的なメリットは以下のものが挙げられます。

• 業務効率化：検索機能や一元管理により、帳票管理の時間を大幅に短縮。
• コスト削減：紙の印刷や保管スペースの削減、さらには紛失リスクの軽減が可能。
• 法令対応：電子帳簿保存法やインボイス制度に対応することで、コンプライアンスを強化。

無料版と有料版の違い

電子帳票システムには、無料版と有料版が提供されているものが多く、それぞれ機能面やコスト面で大きな違いがあります。以下に主な違いを整理します。

1. 機能面の違い
2. コスト面の違い

1. 機能面の違い

無料版

・基本機能の提供：帳票の電子保存や検索など、最低限の機能が中心。

・利用制限：アップロード件数や保存可能な容量が制限される場合が多い（例: 月間200件までの保存など）。

・サポートの範囲が限定的：ユーザーサポートがない、またはFAQやチャットボットのみの場合がある。

・高度な機能は利用不可：AI-OCRやカスタマイズ機能、外部システムとの連携などが制限されることが多い。

有料版

・機能の拡張性：タイムスタンプ付与、自動仕分け、AI-OCRによるデータ読み取りなどの高度な機能が利用可能。

・保存容量無制限：膨大なデータを扱う企業にも対応可能なプランがある。

・外部連携：ERPや会計ソフトなどとのシームレスな連携が可能で、ワークフロー全体を効率化。

・カスタマイズ性：業務内容に合わせて細かい設定ができる。

2. コスト面の違い

無料版

・初期コストがゼロ：試験的な導入や小規模事業者向け。

・長期利用のコスト削減に寄与：軽量な機能だけで十分な場合、ランニングコストがかからない。

有料版

・月額料金が必要：多くの製品では数千円〜数万円/月（規模やプランによる）。

・長期利用で割高になる場合も：中小企業では、全機能が不要な場合に割高感を感じることがある。

無料の製品がおすすめのケースと有料の製品が必要なケース

電子帳票システムの導入にあたっては、自社の業務規模やニーズに応じて「無料版」と「有料版」を選択することが重要です。それぞれが適するケースを以下に解説します。

無料の製品がおすすめのケース

• 導入テストを目的としている場合
• 小規模事業者や個人事業主の場合
• 法令対応が必要最低限で良い場合

導入テストを目的としている場合

新しいシステムが業務に適しているかを確認したい場合、無料版はコストをかけずに試験運用が可能です。特に初期投資を抑えたい企業に適しています。

小規模事業者や個人事業主の場合

帳票のやり取りが少量（月数十〜数百件程度）の場合、無料プランでも十分に対応可能です。
サービス業や小規模EC事業など、業務範囲が限定的な事業者に適しています。

法令対応が必要最低限で良い場合

電子帳簿保存法やインボイス制度に対応していれば十分な場合、無料プランでも問題ありません。一部の無料製品では簡易的な法令対応が可能です。

有料の製品が必要なケース

• 帳票作成に関する業務量が多い場合
• 法令対応やコンプライアンスの強化が必要な場合
• システム連携や業務の効率化を重視する場合
• サポート体制が必要な場合

帳票作成に関する業務量が多い場合

月間の帳票作成件数が多い中〜大規模事業者では、無料版の制限を超えてしまう可能性があります。
有料版は保存容量が無制限、または大容量に対応しているため、大量データの管理に適しています。

法令対応やコンプライアンスの強化が必要な場合

インボイス制度や電子帳簿保存法の完全対応が求められる場合は、有料版が推奨されます。無料版では対応範囲が限定的なことが多いため、法令を網羅的にカバーするには有料版が安心です。

システム連携や業務の効率化を重視する場合

ERPや会計ソフトとの連携が必須の場合、有料版のほうが連携機能が充実しています。
例として、APIを使った他システムとのデータ自動連携が可能で、業務効率を大幅に向上できます。

サポート体制が必要な場合

無料版ではユーザーサポートが限定的またはない場合が多いですが、有料版では電話やメールでのサポート、トレーニングなどが受けられるため、運用の安心感が高まります。

電子帳票システムを選ぶポイント

無料で利用できるシステムを選ぶ際には、自社の業務規模や目的を考慮する必要があります。以下の点に注目しましょう：

• 保存件数やデータ容量の制限
• 法令（電子帳簿保存法やインボイス制度）への対応範囲
• サポート体制の有無
• 拡張性（有料プランへの移行時の機能追加）

無料プランやトライアルを用意したおすすめ製品5選

本章では無料版やトライアルを用意したおすすめの電子帳票システムを5つ紹介します。また章の最後に各製品が提供する無料プランの具体的なサービス内容を載せています。

なお今回紹介した製品だけでなくさらに多くの製品を比較したい方はこちらの記事を参照してください。

【2024・比較表】電子帳票システム比較29選！選び方や機能をタイプ別に徹底解説

• DenHo(デンホー）
• OPTiM 電子帳簿保存
• 楽楽電子保存
• バクラク電子帳簿保存
• Bill One

各製品が提供する無料プランの具体的なサービス内容

DenHo(デンホー）
豊富な機能を持ち合わせながら初期設定がほとんど不要なため簡単に導入・利用できる点が魅力 。無料トライアルを用意。

OPTiM 電子帳簿保存
AIを活用した書類情報の自動処理機能が特徴。無料プランでは月間10件までのアップロード制限があり、保存期間は6か月。

楽楽電子保存
請求書発行システム「楽楽明細」と連携可能。無料プランは「楽楽明細」内で受け取った帳票の保存や管理に限定。

バクラク電子帳簿保存
シンプルな操作性とAI-OCR機能が魅力。無料プランでは200件/月まで利用可能で、カテゴリー別管理やタイムスタンプ付与に対応。

Bill One
請求書管理に特化し、従業員100名以下の法人を対象に100件/月まで無料で利用可能。

まとめ

電子帳票システムは、帳票管理の効率化やペーパーレス化を実現し、法令対応にも役立つ便利なツールです。無料版と有料版では、機能やコスト、対象とするユーザー層に明確な違いがあり、それぞれの特徴を理解して適切に選ぶことが重要です。小規模事業者や試験導入には無料版、大規模事業者や高度な機能が必要な場合は有料版が適しています。自社の業務規模や目的に応じて最適なシステムを選び、業務効率化を目指しましょう。

本記事を通じて、電子帳票システムの選び方や活用方法について理解が深まれば幸いです。