無料で使える電子帳票システム5選！有料版との違いも徹底解説

電子帳簿保存法やインボイス制度への対応が求められる昨今では、電子帳票システムは企業に欠かせないものとなりました。一般的な製品はある程度コストがかかってしまうため、導入の際には慎重になりがちです。

しかし中には無料版やトライアルを用意した製品もあり、それらを試験的に導入することでノーリスクでその製品の効果を確かめることができます。

そこで本記事では電子帳票システムの無料製品と有料製品の違いについて解説し、さらに無料版を用意したおすすめ製品を紹介します。

電子帳票システムとは

電子帳票システムは、企業が発行・受領する帳票（請求書、領収書、見積書など）をデジタル形式で管理・保存するためのツールです。このシステムを利用することで、紙媒体に頼らず、データを効率的に保存・検索・共有できます。特に近年の電子帳簿保存法やインボイス制度の導入により、電子化の必要性が高まっています。

電子帳票システムの機能などをさらに詳しく解説した記事はこちら

電子帳票システムを導入するメリット

電子帳票システムは、中小企業から大企業まで、幅広い業種で導入されており、ペーパーレス化の推進にも役立っています。具体的なメリットは以下のものが挙げられます。

1. 業務効率の向上
2. コスト削減
3. ヒューマンエラーの防止
4. 検索・管理の利便性向上
5. リモートワークへの対応
6. コンプライアンス強化
7. データの活用・分析が容易

1. 業務効率の向上

従来の紙の帳票では、記入・押印・回覧・保管などの手間がかかりますが、電子帳票システムを導入することで入力や承認プロセスが自動化され、業務がスムーズになります。特にワークフロー機能を活用することで、承認の遅延を防ぐことができます。

2. コスト削減

紙の帳票を使用すると、印刷・郵送・保管にかかるコストが発生しますが、電子化することでこれらのコストを削減することが可能です。また、紙の使用量を減らすことにもなるので、環境負荷の軽減にも貢献できます。

3. ヒューマンエラーの防止

電子化により、手書きによる記入ミスや転記ミスが発生しにくくなります。さらに入力項目の自動チェック機能やテンプレートの活用により、正確なデータ管理が可能になります。

4. 検索・管理の利便性向上

電子帳票にした場合、キーワード検索やフィルタリングによって迅速に必要な情報を見つけることができます。これにより、過去のデータの参照や分析が容易になり、業務の生産性が向上します。

5. リモートワークへの対応

クラウド型の電子帳票システムであれば、インターネット環境があればどこからでもアクセスできます。リモートワークが普及する中で、従業員が場所を選ばず業務を進められる点は大きなメリットです。

6. コンプライアンス強化

電子帳票システムでは、改ざん防止機能やアクセス権限の管理が可能です。また電子帳簿保存法や内部統制の強化にも対応しやすく、監査時の証跡管理がスムーズになります。

7. データの活用・分析が容易

電子帳票システムを使えば、蓄積されたデータを基に分析し、業務の改善や意思決定に活用できます。特に、売上やコスト管理などのデータをリアルタイムで可視化できるのは大きなメリットです。

無料版と有料版の違い

電子帳票システムには無料版と有料版が提供されているものが多く、それぞれ機能面やコスト面で大きな違いがあります。以下に主な違いを整理します。

1. 機能面の違い
2. コスト面の違い

1. 機能面の違い

無料版

・基本機能の提供：帳票の電子保存や検索など、最低限の機能が中心。

・利用制限：アップロード件数や保存可能な容量が制限される場合が多い（例: 月間200件までの保存など）。

・サポートの範囲が限定的：ユーザーサポートがない、またはFAQやチャットボットのみの場合がある。

・高度な機能は利用不可：AI-OCRやカスタマイズ機能、外部システムとの連携などが制限されることが多い。

有料版

・機能の拡張性：タイムスタンプ付与、自動仕分け、AI-OCRによるデータ読み取りなどの高度な機能が利用可能。

・保存容量無制限：膨大なデータを扱う企業にも対応可能なプランがある。

・外部連携：ERPや会計ソフトなどとのシームレスな連携が可能で、ワークフロー全体を効率化。

・カスタマイズ性：業務内容に合わせて細かい設定ができる。

2. コスト面の違い

無料版

・初期コストがゼロ：試験的な導入や小規模事業者向け。

・長期利用のコスト削減に寄与：軽量な機能だけで十分な場合、ランニングコストがかからない。

有料版

・月額料金が必要：多くの製品では数千円〜数万円/月（規模やプランによる）。

・長期利用で割高になる場合も：中小企業では、全機能が不要な場合に割高感を感じることがある。

無料の製品がおすすめのケースと有料の製品が必要なケース

電子帳票システムの導入にあたっては、自社の業務規模やニーズに応じて「無料版」と「有料版」を選択することが重要です。それぞれが適するケースを以下に解説します。

無料の製品がおすすめのケース

• 導入テストを目的としている場合
• 小規模事業者や個人事業主の場合
• 法令対応が必要最低限で良い場合

導入テストを目的としている場合

新しいシステムが業務に適しているかを確認したい場合、無料版はコストをかけずに試験運用が可能です。特に初期投資を抑えたい企業に適しています。

小規模事業者や個人事業主の場合

帳票のやり取りが少量（月数十〜数百件程度）の場合、無料プランでも十分に対応可能です。
サービス業や小規模EC事業など、業務範囲が限定的な事業者に適しています。

法令対応が必要最低限で良い場合

電子帳簿保存法やインボイス制度に対応していれば十分な場合、無料プランでも問題ありません。一部の無料製品では簡易的な法令対応が可能です。

有料の製品が必要なケース

• 帳票作成に関する業務量が多い場合
• 法令対応やコンプライアンスの強化が必要な場合
• システム連携や業務の効率化を重視する場合
• サポート体制が必要な場合

帳票作成に関する業務量が多い場合

月間の帳票作成件数が多い中〜大規模事業者では、無料版の制限を超えてしまう可能性があります。
有料版は保存容量が無制限、または大容量に対応しているため、大量データの管理に適しています。

法令対応やコンプライアンスの強化が必要な場合

インボイス制度や電子帳簿保存法の完全対応が求められる場合は、有料版が推奨されます。無料版では対応範囲が限定的なことが多いため、法令を網羅的にカバーするには有料版が安心です。

システム連携や業務の効率化を重視する場合

ERPや会計ソフトとの連携が必須の場合、有料版のほうが連携機能が充実しています。
例として、APIを使った他システムとのデータ自動連携が可能で、業務効率を大幅に向上できます。

サポート体制が必要な場合

無料版ではユーザーサポートが限定的またはない場合が多いですが、有料版では電話やメールでのサポート、トレーニングなどが受けられるため、運用の安心感が高まります。

無料で使える電子帳票システムを選ぶポイント

無料で利用できるシステムを選ぶ際には、自社の業務規模や目的を考慮する必要があります。以下の点に注目しましょう。

1. 基本機能が充実しているか
2. 無料プランの制限が業務に支障をきたさないか
3. 使いやすいインターフェースか
4. クラウド型かローカルインストール型か
5. セキュリティ対策が十分か
6. 将来的な拡張性があるか
7. サポート体制が整っているか

1. 基本機能が充実しているか

無料で使える電子帳票システムでも、帳票作成・データ入力・管理・承認ワークフロー・エクスポート機能といった基本機能が備わっているかを確認することが大切です。特に、テンプレートが豊富に用意されているか、カスタマイズの自由度が高いかなど、実際の業務に適した機能があるかどうかをチェックしましょう。

2. 無料プランの制限が業務に支障をきたさないか

無料プランには、利用できるユーザー数や作成可能な帳票の数、保存容量といった制限がある場合が多いです。そのため、業務でどの程度の帳票を扱うのか、何人で利用するのかを考え、それに対応できる範囲のシステムを選ぶことが必要です。また、無料プランでは一部の機能が制限されていることもあるため、業務に不可欠な機能が有料でしか利用できない場合は、ほかの選択肢を検討するのが良いでしょう。

3. 使いやすいインターフェースか

どれほど高機能なシステムでも、操作が難しければ業務効率が下がってしまいます。そのため、直感的に操作できるかどうかは非常に重要なポイントです。例えば、ドラッグ＆ドロップで帳票を作成できるか、入力フォームのカスタマイズが簡単か、モバイル端末でもスムーズに操作できるかといった点を確認すると良いでしょう。試用できるシステムであれば、実際に触れてみて使いやすさをチェックするのがおすすめです。

4. クラウド型かローカルインストール型か

無料の電子帳票システムには、大きく分けてクラウド型とローカルインストール型の2種類があります。クラウド型は、インターネット環境があればどこからでもアクセスできるため、リモートワークにも適しています。一方で、ローカルインストール型はネット環境に依存せず、社内のセキュリティポリシーに沿った管理がしやすいというメリットがあります。業務の運用方法に応じて、どちらが適しているかを検討しましょう。

5. セキュリティ対策が十分か

無料のシステムでも、データの保護は非常に重要なポイントです。通信時や保存時のデータが暗号化されているか、アクセス権限を設定できるか、バックアップ機能があるかといった点を確認しておく必要があります。特にクラウド型のシステムを選ぶ場合は、どのようなセキュリティ対策が取られているのかを公式サイトなどでしっかり調べておくことをおすすめします。

6. 将来的な拡張性があるか

無料プランで使い始めても、業務が拡大すれば、より多くの機能が必要になることがあります。そのため、将来的に有料プランへの移行を検討する場合、アップグレード時にどのような機能が追加されるのか、コストに見合う内容かを事前に確認しておくと安心です。また、ほかのシステム（ERPや会計ソフト、クラウドストレージなど）との連携が可能かどうかも、長期的に見て重要なポイントとなります。

7. サポート体制が整っているか

無料プランの場合、有料プランと比べてサポートが制限されることが多いですが、FAQやヘルプセンターが充実していれば、基本的な問題は自力で解決できる可能性があります。また、無料ユーザーでも問い合わせが可能なシステムであれば、トラブル時の対応も安心です。ユーザーコミュニティが活発なサービスであれば、他の利用者の経験を参考にしながら運用することもできます。

無料プランやトライアルを用意したおすすめ製品5選

本章では無料版やトライアルを用意したおすすめの電子帳票システムを5つ紹介します。また章の最後に各製品が提供する無料プランの具体的なサービス内容を載せています。

なお今回紹介した製品だけでなくさらに多くの製品を比較したい方はこちらの記事を参照してください。

【2024・比較表】電子帳票システム比較29選！選び方や機能をタイプ別に徹底解説

• DenHo(デンホー）
• OPTiM 電子帳簿保存
• 楽楽電子保存
• バクラク電子帳簿保存
• Bill One

まとめ

電子帳票システムは、帳票管理の効率化やペーパーレス化を実現し、法令対応にも役立つ便利なツールです。無料版と有料版では、機能やコスト、対象とするユーザー層に明確な違いがあり、それぞれの特徴を理解して適切に選ぶことが重要です。小規模事業者や試験導入には無料版、大規模事業者や高度な機能が必要な場合は有料版が適しています。自社の業務規模や目的に応じて最適なシステムを選び、業務効率化を目指しましょう。

本記事を通じて、電子帳票システムの選び方や活用方法について理解が深まれば幸いです。