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回覧業務の改善にはワークフローシステムがおすすめ!活用事例と合わせて解説

目次

業務効率化のためのワークフローシステムについて、興味を持っている方は多いのではないでしょうか?特に、回覧業務の効率化においてワークフローシステムがどのように役立つかを理解することは重要です。本記事では、回覧業務の現状と課題を明らかにし、ワークフローシステムを導入することで、どのようなメリットが得られるかについて具体的な事例と共に解説します。

そもそもワークフローシステムとは、業務プロセスを自動化し、効率的に管理するためのツールです。これにより、従来の紙ベースやメールでの文書回覧の手間が大幅に削減され、迅速かつ確実な情報共有が可能になります。主なメリットは以下の通りです。

  • 承認プロセスの迅速化:複数人が同時に文書を確認・承認できるため、意思決定のスピードが向上する。
  • 文書管理の効率化:文書の所在が明確になり、紛失のリスクが減少する。
  • 在宅勤務への対応:クラウドベースのシステムにより、場所を問わず業務が進められる。
  • セキュリティ強化:電子化された文書は暗号化され、アクセス制御が可能となり、機密情報の漏洩リスクが減少する。

具体例として、4つの企業の事例も紹介します。これらの事例は、ワークフローシステムが回覧業務の効率化だけでなく、全体的な業務プロセスの改善にどれほど有効であるかを示しています。企業の競争力を高めるためには、これらのシステムの導入を検討することが非常に有益です。本記事を読み進めることで、ワークフローシステムの導入を検討する際の参考になるでしょう。ワークフローシステムの利点や導入事例を知ることで、自社の業務効率化に向けた具体的なアクションを見つける手助けになることを願っています。それでは、具体的な事例と共にワークフローシステムのメリットを見ていきましょう。

ワークフローと回覧業務とは

ワークフローと回覧業務は、企業内での情報伝達と業務の効率化を図るための重要なプロセスです。本セクションでは、まずワークフローの基本概念とその重要性について説明し、次に回覧業務の定義とその役割について詳しく解説します。

ワークフローとは

ワークフローとは、業務プロセスの一連の流れを指し、特定のタスクやアクティビティが順序立てて実行される仕組みです。企業内での効率的な作業を実現するためには、ワークフローの整備が欠かせません。ワークフローを正確に理解し、効果的に管理することで、業務全体の生産性を大幅に向上させることが可能です。

まず、ワークフローの重要性を理解するために、基本的な概念を押さえておきましょう。ワークフローは以下のような特徴を持ちます。

  • タスクの連携:各タスクが順序立てて実行され、前のタスクの完了が次のタスクの開始条件となる。
  • 自動化:特定の条件が満たされると、次のタスクが自動的に開始される。
  • 可視化:全体のプロセスが見える化され、進捗状況やボトルネックが把握しやすくなる。

ワークフローの導入により、業務プロセスの効率化や標準化が図られます。特に、以下の点で大きな効果が期待できます。

  • 業務の標準化:各プロセスが明確に定義され、全社員が同じ手順で作業を進められる。
  • ミスの削減:タスクの自動化により、人為的なミスが減少し、業務の品質が向上する。
  • 進捗管理:リアルタイムで進捗を把握でき、遅延の原因を早期に特定して対策を講じることが可能。

ワークフローの具体例として、以下のようなものがあります。

  • 承認フロー:書類や契約書の承認プロセスが自動化され、関係者全員に迅速に回覧される。
  • タスク管理:プロジェクトの各タスクが明確に定義され、進捗状況がリアルタイムで更新される。
  • クレーム処理:顧客からのクレームが受け付けられると、自動的に担当部署に配信され、迅速に対応される。

このように、ワークフローは企業内の様々な業務プロセスにおいて重要な役割を果たします。次に、回覧業務について詳しく見ていきましょう。

回覧業務とは

回覧業務とは、社内文書や情報を関係者に順次回覧し、必要な確認や承認を得るプロセスです。この業務は、多くの企業において日常的に行われており、情報共有の手段として重要な役割を担っています。ここでは、回覧業務の基本的な概念とその重要性について説明します。

まず、回覧業務の主な目的は以下の通りです。

  • 情報共有:社内の重要な情報や文書を関係者全員に周知し、共有する。
  • 承認取得:特定の文書や決定事項に対して、関係者の承認を得る。
  • 意思決定支援:必要な情報が迅速に伝達され、適切な意思決定が行われる。

回覧業務の具体的な流れは次の通りです。

  1. 文書作成:担当者が必要な文書を作成する。
  2. 回覧指示:文書を回覧する対象者を決定し、指示を出す。
  3. 回覧開始:文書が最初の回覧者に送付される。
  4. 確認・承認:各回覧者が文書を確認し、必要に応じて承認やコメントを追加する。
  5. 完了報告:全ての回覧者による確認が完了し、最終的な報告がなされる。

回覧業務には、いくつかの課題があります。以下に代表的な課題を挙げます。

  • 紛失のリスク:紙の文書は紛失するリスクがあり、重要な情報が漏れる可能性がある。
  • 時間の浪費:物理的な回覧では、各回覧者が文書を確認するまでの時間がかかる。
  • 承認プロセスの複雑化:複数の承認者がいる場合、プロセスが複雑になりがちである。

これらの課題を解決するためには、電子化されたワークフローシステムの導入が効果的です。次のセクションでは、回覧業務の課題とワークフローによる解決策について詳しく説明します。

回覧業務の課題とワークフローによる解決策

回覧業務には多くの課題が伴います。文書の紛失リスクや回覧速度の遅さ、複雑な承認プロセスなどが挙げられます。本セクションでは、これらの課題を詳しく分析し、ワークフローシステムを導入することでどのように解決できるかを具体的に見ていきましょう。

紛失のリスクがある

回覧業務における文書の紛失リスクは、企業の効率性とセキュリティに対する重大な脅威です。このリスクを回避するためには、適切な対策が求められます。まず、回覧業務における紛失リスクの現状を理解することが重要です。

回覧業務で紙の文書を使用する場合、以下のような問題が発生します。

  • 文書の紛失:書類が回覧中に紛失し、重要な情報が失われる可能性がある。
  • 誤配布:間違った相手に文書が渡ることで、機密情報が漏洩するリスクがある。
  • 管理の難しさ:大量の紙文書を管理することは手間がかかり、管理ミスが発生しやすい。

これらのリスクは、企業の信頼性や業務の効率に深刻な影響を与えることがあります。例えば、重要な契約書が紛失した場合、取引が遅延するだけでなく、法的な問題にも発展する可能性があります。

この問題を解決するために、ワークフローシステムの導入が有効です。電子化されたワークフローシステムを利用することで、以下のようなメリットが得られます。

  • 文書のデジタル化:紙文書を電子データとして管理することで、紛失リスクを大幅に減少させる。
  • 自動配布:文書が自動的に正しい相手に配布され、誤配布のリスクを回避する。
  • 検索と追跡の容易化:電子文書は簡単に検索・追跡でき、必要な情報を迅速に見つけられる。

具体的な例として、ある企業がワークフローシステムを導入した結果、紙文書の紛失率が大幅に減少し、業務のスピードと正確性が向上しました。このように、ワークフローシステムは文書管理の効率化と安全性の向上に大きく貢献します。

回覧業務における文書の紛失リスクは、ワークフローシステムの導入によって効果的に対処できます。

回覧速度に時間がかかる

回覧業務において、文書が関係者全員に届くまでの時間がかかることは、多くの企業で共通の課題です。この問題を解決するためには、回覧プロセスの効率化が必要です。まず、回覧速度の遅さが引き起こす具体的な問題点を理解しましょう。

回覧速度が遅いと、以下のような問題が生じます。

  • 業務の停滞:文書が届くまで待つ必要があるため、業務全体が遅延する。
  • 意思決定の遅れ:重要な情報が迅速に共有されないため、意思決定が遅れる。
  • 生産性の低下:時間のロスが積み重なることで、全体の生産性が低下する。

例えば、承認プロセスが遅れることで、プロジェクトの進行が停滞し、クライアントとの契約が遅延する可能性があります。このような問題を解決するためには、ワークフローシステムの導入が有効です。

ワークフローシステムを利用することで、回覧速度の問題を以下のように解決できます。

  • 自動通知:文書が回覧されると、関係者に自動的に通知が送信される。
  • リアルタイム更新:進捗状況がリアルタイムで更新され、誰がどの段階で承認しているかが一目で分かる。
  • 優先度設定:重要な文書は優先的に回覧される設定が可能。

具体的な例として、ある企業がワークフローシステムを導入した結果、文書の回覧速度が大幅に向上し、業務のスピードが全体的に増加しました。これにより、クライアント対応の迅速化や社内のコミュニケーションの効率化が実現しました。

回覧速度に時間がかかる問題は、ワークフローシステムの導入によって効果的に解決できます。

承認プロセスが複雑になりがち

企業において、承認プロセスが複雑であることは、多くの業務の遅延や効率低下の原因となります。複雑な承認プロセスは、特に大規模な組織や多くのステークホルダーが関与する場合に顕著です。本セクションでは、承認プロセスの複雑さが引き起こす問題とその解決策について詳しく解説します。

複雑な承認プロセスには以下のような問題があります。

  • 多重承認:複数の承認者が必要な場合、各段階での承認が遅れる可能性が高い。
  • 情報の断片化:各承認者が異なる情報を持っているため、一貫性のない判断が行われることがある。
  • 追跡の難しさ:どの段階で承認が滞っているのかを把握するのが困難である。

これらの問題を解決するために、ワークフローシステムの導入が効果的です。ワークフローシステムは、承認プロセスを自動化し、各ステップの進行状況を可視化することで、以下のようなメリットをもたらします。

  • 自動ルーティング:文書が自動的に次の承認者に送られ、手動での配布作業が不要になる。
  • 一貫性の確保:全ての承認者が同じ情報を基に判断できるよう、情報の一元管理が可能。
  • リアルタイム追跡:どの段階で承認が滞っているかをリアルタイムで把握できるため、迅速な対応が可能。

例えば、ある企業がワークフローシステムを導入した結果、承認プロセスが大幅に簡素化され、平均承認時間が半減しました。このように、ワークフローシステムは承認プロセスの効率化に大きく寄与します。

承認プロセスが複雑になりがちな問題は、ワークフローシステムの導入によって効果的に解決できます。

コストが増大する

回覧業務におけるコストの増大は、多くの企業で深刻な問題となっています。特に紙ベースの回覧業務では、印刷費や郵送費、人件費などのコストが積み重なり、経営を圧迫することがあります。ここでは、回覧業務に関連するコストの問題点とその解決策について見ていきましょう。

まず、紙ベースの回覧業務がもたらすコストの具体例を挙げると以下の通りです。

  • 印刷費:大量の文書を印刷するための用紙代やインク代がかかる。
  • 郵送費:外部の関係者に文書を送付する場合の郵送料が発生する。
  • 人件費:文書の作成、印刷、配布、管理にかかる人件費が増大する。

これらのコストは、特に大規模な企業や多くの文書を取り扱う企業にとって大きな負担となります。例えば、ある企業では、年間の印刷費用だけで数百万円がかかることがありました。

この問題を解決するために、ワークフローシステムの導入が効果的です。ワークフローシステムを導入することで、以下のようなコスト削減が可能です。

  • 電子化:文書を電子データとして管理することで、印刷費や郵送費が不要になる。
  • 自動化:回覧プロセスを自動化することで、手作業による管理が不要になり、人件費を削減できる。
  • 効率化:業務の効率化により、時間の節約とコスト削減が同時に実現できる。

例えば、ある企業がワークフローシステムを導入した結果、年間の印刷費用がゼロになり、人件費も大幅に削減されました。このように、ワークフローシステムはコスト削減に直接的に寄与します。

コストが増大する問題は、ワークフローシステムの導入によって効果的に解決できます。

セキュリティの懸念がある

回覧業務においてセキュリティの懸念は、特に重要な問題です。企業の機密情報が漏洩するリスクは、業務の信頼性と安全性に深刻な影響を与える可能性があります。ここでは、回覧業務におけるセキュリティの懸念とその解決策について詳しく解説します。

まず、紙ベースの回覧業務がもたらすセキュリティリスクを挙げてみましょう。

  • 紛失・盗難:紙文書は紛失や盗難のリスクが高く、重要な情報が外部に漏れる可能性がある。
  • 不正アクセス:文書が物理的に管理されているため、意図しない人間がアクセスするリスクがある。
  • 改ざん:紙文書は容易に改ざんされる可能性があり、情報の信頼性が損なわれる。

これらのリスクは、特に機密情報を扱う企業や組織にとって重大な問題となります。例えば、ある企業で重要な契約書が紛失し、法的な問題に発展したケースがありました。

この問題を解決するために、ワークフローシステムの導入が効果的です。ワークフローシステムを利用することで、以下のようなセキュリティ強化が可能です。

  • アクセス制御:電子文書には厳格なアクセス制御が設定でき、必要な人だけがアクセスできるようになる。
  • 暗号化:文書は暗号化されて保存・送信されるため、不正アクセスや盗難のリスクが大幅に減少する。
  • 改ざん防止:電子文書には改ざん防止機能があり、変更履歴が全て記録される。

例えば、ある企業がワークフローシステムを導入した結果、機密情報の漏洩リスクがゼロになり、業務の信頼性が向上しました。このように、ワークフローシステムはセキュリティの強化に大きく寄与します。

セキュリティの懸念は、ワークフローシステムの導入によって効果的に解決できます。

「ワークフローシステム」の製品比較表

※税込と表記されている場合を除き、全て税抜価格を記載しています

  • 製品名
  • 料金プラン
  • プラン名金額
  • 無料トライアル
  • 最低利用期間
  • 基本的な機能
    • 代理申請・承認
    • 集計機能
    • 承認放置アラート
    • フォロー機能
    • 申請フロー設定
    • プレビュー機能
    • チャット機能
    • 印影表示機能
    • 申請ステータス表示
    • マルチデバイス対応
    • 過去申請引用
    • 入力内容自動チェック
    • 外国語対応
    • 履歴管理
    • 一括申請・承認
    • ワンクリック承認
    • 合議機能
    • インポート・エクスポート
    • 入力制御機能
    • 外部連携
  • サービス資料
  • 無料ダウンロード
  • ソフト種別
  • サポート
初期費用 0円
備考
初期費用はかかりません。
利用料金 1ユーザーあたり500円/月
制限なし
ジョブマネワークフローの資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
月額費用 要相談
12か月~
ジンジャーワークフローの資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
カオナビ(ワークフロー/OKR)の資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 -
備考
要お問い合わせ
料金 -
備考
要お問い合わせ
制限なし
AgileWorksの資料サムネイル
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
スタンダードプラン -
備考
要お問い合わせ
プリペイドプラン -
備考
要お問い合わせ
制限なし
X-point Cloudの資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
要相談 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
利用料金 500円/1ID
備考
最低アカウント数は10ID です。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
Standard 要相談
備考
旅費・経費精算ワークフロー(交通費・旅費精算申請/交通費・旅費仮払申請/立替経費精算/経費仮払申請/会議・交際費仮払申請/支払依頼/海外出張/部門決裁)と、フリースタイルワークフロー(Web申請書/Excel申請書/ナビゲート機能/フリースタイルデザイナー)が利用できるプランです。
Enterprise 要相談
備考
旅費・経費精算ワークフロー(交通費・旅費精算申請/交通費・旅費仮払申請/立替経費精算/経費仮払申請/会議・交際費仮払申請/支払依頼/海外出張/部門決裁)と、フリースタイルワークフロー(Web申請書/Excel申請書/ナビゲート機能/フリースタイルデザイナー)、勤怠管理ワークフロー(就業管理/シフト管理/タイムレコーダー連携)が利用できるプランです。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
無償版 0円
備考
広告表示あり・その10ユーザーまで・機能制限あり・サポートなしとなります。
有償版 100円/月額
備考
1ユーザーあたりの料金です。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
利用料金 3,000円~/月額
備考
添付ファイル基本10GB込み、10ID単位の料金です。
多言語翻訳利用料 30,000円~/月額
備考
別途初期費用90,000円が発生します。
不明
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
利用料金 300円/月額
備考
1ユーザーあたりの料金です。
導入サポートプラン 100,000円/16時間
備考
契約した時間内で、フォーム作成、ワークフロー作成、各種マスターデータ作成などの初期設定をサポートするプランです。
※1フォーム、1ワークフロー作成は8時間程度が目安です。
運用サポートプラン 100,000円/月額
備考
定期的なマスタメンテナンス業務やフォーム改版などを代行するプランです。
ストレージ追加プラン 月額1,000円/10GB
備考
1ドメイン(契約)に対してストレージ上限の追加ができるプランです。
※標準ストレージ 10GB/1ドメインです。最大ストレージは200GB/1ドメイン(標準10GB+追加190GBまで)です。
3ヶ月
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用期間 要相談
不明
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
スタンダード 要相談
備考
中規模以上の企業など柔軟な承認フローや組織管理が必要な企業向けのプランです。ユーザーライセンス数は50~です。
エンタープライズ 要相談
備考
より高度なセキュリティ機能が必要な大企業向けのプランです。ユーザーライセンス数は50~です。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
チムスピ勤怠 400円/1人
備考
月額20,000円/50ライセンス~のプランです。
チムスピ工数 300円/1人
備考
月額15,000円/50ライセンス~のプランです。
チムスピ経費 300円/1人
備考
月額15,000円/50ライセンス~のプランです。
チムスピMix 600円/1人
備考
チムスピシリーズから2製品が選べるプランです。
月額30,000円/50ライセンス~
チムスピMix+ 800円/1人
備考
チムスピシリーズから3製品が選べるプランです。
月額40,000円/50ライセンス~です。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
フリー ¥0
備考
月額ライセンス料 ¥0/名+タスク実行料金 ¥0/タスク
自分の業務を自動化したい方のために
スタンダード ¥1,200~/名+¥0.64~5/タスク
備考
月額ライセンス料 ¥1,200~/名+タスク実行料金 ¥0.64~5/タスク
より多くのことを自動化したいパワフルなチームのために
プロ ¥1,600~/名+¥0.64~5/タスク
備考
月額ライセンス料 ¥1,600~/名+タスク実行料金 ¥0.64~5/タスク
業務フロー全体を変革する企業のために
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
1ID 400円/月額
備考
基本料金とセットです。
基本料金 2,500円/月額
備考
基本料金はID単位ではなく、1契約単位になります。フリーフォーム作成、承認ルート作成、申請機能、申請書作成、承認機能、検索・閲覧機能、滞留防止機能、CSV出力、コメント機能、モバイル利用、クレーム報告、文書管理が可能です。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
クラウドサービス基本料金 5,000円/月額/10ID
1年間
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用クラウド版 0円
初期費用オンプレミス版 要相談
要相談 要相談
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
スタンダードプラン 月額500円/1ユーザー
備考
年額5,880円/1ユーザー
プレミアムプラン 月額800円/1ユーザー
備考
年額9,400円/1ユーザー
1ヵ月
コラボフローの資料サムネイル
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
フリーチョイス 利用者/ 月額費用 110円(税込)
備考
※初回購入時は月額550円(税込)以上でのご購入が必須です
※こちらのプランは10名様以上のご購入が必須になります
コミュニケーション満足セット 利用者/ 月額費用 220円(税込)
ワークフロー充実セット 利用者/ 月額費用 330円(税込)
文書管理充実セット 利用者/ 月額費用 220円(税込)
セキュリティ強化セット 利用者/ 月額費用 220円(税込)
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
ワークフロー 300円/月額
備考
年額は3,600円/ 1ユーザーになります。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
AppRemoクラウド ユーザー数50 Standard 741,000円/年間
AppRemoパッケージ版 ユーザー数50 500,000円
備考
年間保守サポート価格は75,000円です。
AppRemoクラウド ユーザー数400 Standard 2,097,600円/年間
AppRemoパッケージ版 ユーザー数400 2,280,000円
備考
年間保守サポート価格は342,000円です。
AppRemoクラウド ユーザー数1,000 Standard 4,423,200円/年間
AppRemoパッケージ版 ユーザー数1,000 5,000,000円
備考
年間保守サポート価格は750,000円です。
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
お問い合わせ お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
有料プラン 300円/月額
備考
ユーザー1名の価格です。
500名以上 別途ご相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
Basic プラン 月額費用(1ユーザーあたり)400円
備考
・Microsoft 365 または、Google Workspaceと連携します。
・製品サポート、導入利活用支援の費用は含まれています。
・従業員25名未満の企業・団体さまはご相談ください。
Business プラン 月額費用(1ユーザーあたり)500円
備考
・Microsoft 365 または、Google Workspaceと連携します。
・ワークフローの基本機能とチャットツールへの通知や基幹システム等とのデータ連携が可能です。
・製品サポート、導入利活用支援の費用が含まれています。
・従業員25名未満の企業・団体さまはご相談ください。
Premium プラン 月額費用(1ユーザーあたり)1,200円
備考
・Microsoft 365 または、Google Workspaceと連携します。
・ワークフローの基本機能とチャットツールへの通知や基幹システム等とのデータ連携が可能です。
・テストテナントの環境をご提供します。
・製品サポート、導入利活用支援に加え、定期的な運用コンサルの費用が含まれています。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
利用料金 29,000円~/月額
備考
月額費用は利用者数によって変わります。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
クラウドプラン お問い合わせ
パッケージプラン お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
クラウド版 500円/月
備考
1ユーザーの価格です。
パッケージ版 50ユーザー60万円~
備考
1ユーザーの価格です。
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
基本ライセンス 要相談
クラウド 基本料金 10,000円/月額  1ユーザ料金 500円/月額
1年間
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
クラウド版 400円/月額
備考
クラウド版のプランです。契約ユーザー数は5ユーザーからです。
パッケージ版ライセンス 500,000円〜/100ユーザー
備考
パッケージ版のプランです。基本ライセンスは、5ユーザーから利用できます。
1ヶ月
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /

価格や製品機能など、見やすい一覧表から、気になる製品をまとめてチェック!

回覧業務の効率化以外のワークフローシステム導入メリット

ワークフローシステムの導入は、回覧業務の効率化だけでなく、多くの追加メリットをもたらします。本セクションでは、業務プロセスの標準化やリアルタイムの進捗管理、データの一元管理、監査対応の強化、コミュニケーションの改善、従業員の満足度向上など、多角的なメリットについて解説します。

業務プロセスを標準化できる

ワークフローシステムを導入することで、業務プロセスの標準化が実現します。標準化は、業務の一貫性を保ち、品質を向上させるために不可欠です。ここでは、業務プロセスを標準化するメリットとその具体的な方法について説明します。

まず、業務プロセスの標準化がなぜ重要かを考えてみましょう。標準化には以下のような利点があります。

  • 一貫性の向上:全員が同じ手順で作業を行うため、業務のばらつきが減少する。
  • 品質の向上:標準化された手順に従うことで、ミスや漏れが減り、品質が向上する。
  • 効率の改善:無駄な手順を排除し、効率的な作業フローが実現する。

具体的な標準化の例として、承認プロセスの標準化があります。例えば、契約書の承認プロセスを以下のように定義します。

  1. 文書作成:担当者が契約書を作成。
  2. 初回承認:部門長が初回の承認を行う。
  3. 法務確認:法務部門が内容を確認。
  4. 最終承認:経営層が最終承認を行う。

このように、各ステップが明確に定義されることで、誰がどのタイミングで何をするかが明確になります。これにより、以下のようなメリットが得られます。

  • 業務の可視化:全てのステップが明確になり、進捗状況が一目で分かる。
  • 責任の明確化:各ステップの担当者が明確になり、責任が明確化される。
  • 迅速な対応:標準化されたプロセスに従うことで、迅速かつ効率的に対応できる。

例えば、ある企業がワークフローシステムを導入し、業務プロセスを標準化した結果、業務のばらつきが減少し、品質が向上しました。このように、業務プロセスの標準化は企業の生産性向上に大きく寄与します。

業務プロセスを標準化することで、企業全体の効率と品質が向上するわけです。

リアルタイムで進捗管理できる

ワークフローシステムの導入により、業務の進捗をリアルタイムで管理できるようになります。進捗管理の重要性とそのメリットについて、ここでは詳しく解説します。

まず、リアルタイムで進捗管理ができることの重要性を考えてみましょう。以下のような利点があります。

  • タイムリーな意思決定:業務の進捗をリアルタイムで把握することで、タイムリーな意思決定が可能になる。
  • 問題の早期発見:進捗が遅れているタスクや問題のあるプロセスを早期に発見できる。
  • リソースの最適化:リソースの使用状況を把握し、適切に配分することで、効率的な業務運営が可能になる。

具体的な進捗管理の方法として、ダッシュボードの活用が挙げられます。ダッシュボードを利用することで、以下のような情報が一目で分かります。

  • タスクの進捗状況:各タスクがどの程度進んでいるかをリアルタイムで確認できる。
  • ボトルネックの特定:どのプロセスで遅れが発生しているかを特定し、対策を講じる。
  • リソース使用状況:どのリソースがどの程度使われているかを把握し、適切なリソース配分を行う。

例えば、ある企業がワークフローシステムを導入し、ダッシュボードを活用することで、プロジェクトの進捗をリアルタイムで管理しました。その結果、問題の早期発見と迅速な対応が可能になり、プロジェクトの遅延が大幅に減少しました。

リアルタイムで進捗管理ができることにより、業務の効率が向上し、迅速な意思決定が可能になります。

データを一元管理できる

ワークフローシステムを導入することで、企業内のデータを一元管理できるようになります。データの一元管理がもたらすメリットとその具体的な方法について説明します。

まず、データを一元管理することの重要性を考えてみましょう。以下のような利点があります。

  • 情報の整合性:全てのデータが一元化されることで、情報の整合性が保たれる。
  • 検索の迅速化:必要なデータを迅速に検索でき、業務の効率が向上する。
  • セキュリティの向上:データのアクセス制御が容易になり、セキュリティが強化される。

具体的なデータの一元管理方法として、クラウドベースのデータベースの活用が挙げられます。クラウドベースのデータベースを利用することで、以下のようなメリットが得られます。

  • アクセスの容易さ:インターネット接続があれば、どこからでもデータにアクセスできる。
  • バックアップの自動化:データのバックアップが自動的に行われ、データの消失リスクが減少する。
  • スケーラビリティ:必要に応じてデータベースの容量を柔軟に拡張できる。

例えば、ある企業がクラウドベースのデータベースを導入し、データを一元管理した結果、情報の整合性が向上し、検索時間が大幅に短縮されました。このように、データの一元管理は業務の効率化に大きく寄与します。

データを一元管理することで、情報の整合性が保たれ、業務の効率が向上します。

監査対応を強化できる

ワークフローシステムの導入により、監査対応を強化することが可能です。監査対応の重要性とそのメリットについて、ここでは詳しく解説します。

まず、監査対応が重要な理由を考えてみましょう。監査対応には以下のような利点があります。

  • 法令遵守の確保:法令や規則に従って業務が行われていることを証明できる。
  • 透明性の向上:業務プロセスの透明性が向上し、不正行為の防止に役立つ。
  • 信頼性の向上:監査対応がしっかりしている企業は、取引先や顧客からの信頼が高まる。

具体的な監査対応の強化方法として、ワークフローシステムのログ機能を活用することが挙げられます。ログ機能を利用することで、以下のような情報を記録・管理できます。

  • アクセス履歴:誰がいつどのデータにアクセスしたかを記録。
  • 変更履歴:データがいつ誰によってどのように変更されたかを追跡。
  • 承認履歴:各ステップで誰が承認したかを記録。

例えば、ある企業がワークフローシステムを導入し、ログ機能を活用することで、監査対応が大幅に強化されました。その結果、法令遵守が確実になり、取引先からの信頼も向上しました。

監査対応を強化することで、法令遵守が確実になり、企業の信頼性が向上します。

コミュニケーションの改善に繋がる

ワークフローシステムの導入により、社内のコミュニケーションが改善されます。コミュニケーションの重要性とそのメリットについて、ここでは詳しく解説します。

まず、社内コミュニケーションの改善がなぜ重要かを考えてみましょう。以下のような利点があります。

  • 情報共有の迅速化:必要な情報が迅速に共有され、業務のスピードが向上する。
  • 意思決定の質向上:情報が正確に伝わることで、質の高い意思決定が行われる。
  • チームワークの強化:円滑なコミュニケーションにより、チームワークが強化される。

具体的なコミュニケーション改善の方法として、ワークフローシステムのチャット機能やコメント機能の活用が挙げられます。これにより、以下のようなメリットが得られます。

  • リアルタイムのやり取り:チャット機能を使って、リアルタイムで情報交換ができる。
  • 文書へのコメント追加:文書に直接コメントを追加することで、情報の共有が容易になる。
  • 通知機能:重要な情報が発生した際に自動的に通知され、迅速に対応できる。

例えば、ある企業がワークフローシステムを導入し、チャット機能やコメント機能を活用した結果、社内のコミュニケーションが大幅に改善されました。これにより、情報の共有が迅速化され、業務のスピードと効率が向上しました。社内のコミュニケーションを改善することで、情報共有が迅速化され、業務の効率が向上します。

次に、従業員の満足度向上に繋がるメリットについて詳しく見ていきましょう。

ワークフローシステムで回覧業務を効率化した活用事例

実際の企業での導入事例を通して、ワークフローシステムがどのように回覧業務を効率化しているかを具体的に紹介します。学校法人上智学院、株式会社コンヒラ、多摩化学工業株式会社、ミサワホーム株式会社などの事例を取り上げ、それぞれの導入背景と成果について詳しく説明します。

学校法人上智学院:コラボフローの導入事例

学校法人上智学院では、コラボフローを導入することで、紙やメールによる文書回覧の煩わしさから解放されました。これにより、業務効率が大幅に向上しました。具体的には、2020年に働き方改革プロジェクトの一環として導入され、文書の所在が不明確であることや、複数人が同時に確認できないといった課題を解決したのです。これにより、在宅勤務の増加に伴うメールの増加も緩和され、職員の業務効率が向上しました。

ポイントは以下の通りです。

  • 文書の所在が明確化:文書の場所が常に把握できるようになり、紛失のリスクが減少。
  • 複数人の同時確認:一度に多くの人が同時に文書を確認できるため、迅速な意思決定が可能。
  • 在宅勤務対応:在宅勤務中でも文書の確認・承認がスムーズに行えるようになり、業務効率が向上。

このように、コラボフローの導入により、学校法人上智学院では大幅な業務効率の向上が実現しました。

詳細を見る

株式会社コンヒラ:desknet’s NEOの導入事例

株式会社コンヒラでは、desknet’s NEOを導入し、社内の情報共有と業務プロセスの効率化を図っています。このシステムは特にプロジェクト管理とタスクの進捗確認に効果を発揮し、従業員間のコミュニケーションが円滑になりました。

押さえるべきポイントは以下の通りです。

  • プロジェクト管理:プロジェクトの進捗をリアルタイムで把握でき、遅延を防止。
  • タスクの進捗確認:各タスクの進行状況が一目で分かり、管理が容易に。
  • コミュニケーションの円滑化:情報共有がスムーズになり、従業員間の連携が強化。

具体的な効果として、リアルタイムでの情報共有が可能になり、業務の透明性が向上しました。これにより、業務の効率化と従業員の生産性向上が実現しました。

詳細を見る

多摩化学工業株式会社:X-point Cloudの導入事例

多摩化学工業株式会社では、X-point Cloudを利用して紙ベースの業務をデジタル化しました。これにより、文書管理の効率が大幅に改善され、承認プロセスのスピードが向上しました。

ポイントをまとめると以下の通りです。

  • デジタル化:紙の文書をデジタル化し、管理が容易に。
  • 承認プロセスの迅速化:承認にかかる時間が短縮され、業務スピードが向上。
  • セキュリティ強化:クラウド上でのデータ管理により、セキュリティが向上。

具体的には、クラウド上でのデータ管理により、いつでもどこでもアクセスできる利便性が実現しました。これにより、業務のスピードと効率が大幅に向上しました。

詳細を見る

ミサワホーム株式会社:Create!Webフローの導入事例

ミサワホーム株式会社では、Create!Webフローを導入することで、社内の回覧業務を効率化しました。このシステムの導入により、文書の確認と承認が迅速に行えるようになり、業務のスピードが向上しました。

ポイントは以下の通りです。

  • 文書確認の迅速化:文書の確認・承認が迅速に行えるようになり、業務効率が向上。
  • 直感的な操作性:システムの操作が簡単で、短期間での導入が可能。
  • 業務のスピード向上:承認プロセスが迅速化され、全体の業務スピードが向上。

具体的には、システムの直感的な操作性が評価され、短期間での導入が成功しました。これにより、業務の効率化が実現し、従業員の作業負担が軽減されました。

詳細を見る

回覧業務改善におすすめなワークフローシステム

回覧業務を改善するためにおすすめのワークフローシステムは、こちらの記事をご覧ください。

【比較表あり】ワークフローシステム32選|目的別選び方を解説

まとめ

ワークフローシステムの導入は、回覧業務の効率化と企業全体の生産性向上に大きく寄与します。本記事では、具体的な事例を通じてその効果を詳しく解説しました。以下に、重要なポイントをまとめます。

  • 文書管理の効率化:紙やメールによる煩雑な文書回覧から解放され、文書の所在が明確になる。
  • 承認プロセスの迅速化:複数人が同時に文書を確認・承認できるため、意思決定のスピードが向上する。
  • 在宅勤務への対応:クラウドベースのシステムにより、場所を問わず業務が進められる。
  • セキュリティ強化:電子化された文書は暗号化され、アクセス制御が可能となり、機密情報の漏洩リスクが減少する。

具体例として、以下の事例を紹介しました。

  • 学校法人上智学院
  • 株式会社コンヒラ
  • 多摩化学工業株式会社
  • ミサワホーム株式会社

これらの事例は、ワークフローシステムが回覧業務の効率化だけでなく、全体的な業務プロセスの改善にどれほど有効であるかを示しています。企業の競争力を高めるためには、これらのシステムの導入を検討することが非常に有益です。

「ワークフローシステム」の製品比較表

※税込と表記されている場合を除き、全て税抜価格を記載しています

  • 製品名
  • 料金プラン
  • プラン名金額
  • 無料トライアル
  • 最低利用期間
  • 基本的な機能
    • 代理申請・承認
    • 集計機能
    • 承認放置アラート
    • フォロー機能
    • 申請フロー設定
    • プレビュー機能
    • チャット機能
    • 印影表示機能
    • 申請ステータス表示
    • マルチデバイス対応
    • 過去申請引用
    • 入力内容自動チェック
    • 外国語対応
    • 履歴管理
    • 一括申請・承認
    • ワンクリック承認
    • 合議機能
    • インポート・エクスポート
    • 入力制御機能
    • 外部連携
  • サービス資料
  • 無料ダウンロード
  • ソフト種別
  • サポート
初期費用 0円
備考
初期費用はかかりません。
利用料金 1ユーザーあたり500円/月
制限なし
ジョブマネワークフローの資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
月額費用 要相談
12か月~
ジンジャーワークフローの資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
カオナビ(ワークフロー/OKR)の資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 -
備考
要お問い合わせ
料金 -
備考
要お問い合わせ
制限なし
AgileWorksの資料サムネイル
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
スタンダードプラン -
備考
要お問い合わせ
プリペイドプラン -
備考
要お問い合わせ
制限なし
X-point Cloudの資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
要相談 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
利用料金 500円/1ID
備考
最低アカウント数は10ID です。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
Standard 要相談
備考
旅費・経費精算ワークフロー(交通費・旅費精算申請/交通費・旅費仮払申請/立替経費精算/経費仮払申請/会議・交際費仮払申請/支払依頼/海外出張/部門決裁)と、フリースタイルワークフロー(Web申請書/Excel申請書/ナビゲート機能/フリースタイルデザイナー)が利用できるプランです。
Enterprise 要相談
備考
旅費・経費精算ワークフロー(交通費・旅費精算申請/交通費・旅費仮払申請/立替経費精算/経費仮払申請/会議・交際費仮払申請/支払依頼/海外出張/部門決裁)と、フリースタイルワークフロー(Web申請書/Excel申請書/ナビゲート機能/フリースタイルデザイナー)、勤怠管理ワークフロー(就業管理/シフト管理/タイムレコーダー連携)が利用できるプランです。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
無償版 0円
備考
広告表示あり・その10ユーザーまで・機能制限あり・サポートなしとなります。
有償版 100円/月額
備考
1ユーザーあたりの料金です。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
利用料金 3,000円~/月額
備考
添付ファイル基本10GB込み、10ID単位の料金です。
多言語翻訳利用料 30,000円~/月額
備考
別途初期費用90,000円が発生します。
不明
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
利用料金 300円/月額
備考
1ユーザーあたりの料金です。
導入サポートプラン 100,000円/16時間
備考
契約した時間内で、フォーム作成、ワークフロー作成、各種マスターデータ作成などの初期設定をサポートするプランです。
※1フォーム、1ワークフロー作成は8時間程度が目安です。
運用サポートプラン 100,000円/月額
備考
定期的なマスタメンテナンス業務やフォーム改版などを代行するプランです。
ストレージ追加プラン 月額1,000円/10GB
備考
1ドメイン(契約)に対してストレージ上限の追加ができるプランです。
※標準ストレージ 10GB/1ドメインです。最大ストレージは200GB/1ドメイン(標準10GB+追加190GBまで)です。
3ヶ月
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用期間 要相談
不明
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
スタンダード 要相談
備考
中規模以上の企業など柔軟な承認フローや組織管理が必要な企業向けのプランです。ユーザーライセンス数は50~です。
エンタープライズ 要相談
備考
より高度なセキュリティ機能が必要な大企業向けのプランです。ユーザーライセンス数は50~です。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
チムスピ勤怠 400円/1人
備考
月額20,000円/50ライセンス~のプランです。
チムスピ工数 300円/1人
備考
月額15,000円/50ライセンス~のプランです。
チムスピ経費 300円/1人
備考
月額15,000円/50ライセンス~のプランです。
チムスピMix 600円/1人
備考
チムスピシリーズから2製品が選べるプランです。
月額30,000円/50ライセンス~
チムスピMix+ 800円/1人
備考
チムスピシリーズから3製品が選べるプランです。
月額40,000円/50ライセンス~です。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
フリー ¥0
備考
月額ライセンス料 ¥0/名+タスク実行料金 ¥0/タスク
自分の業務を自動化したい方のために
スタンダード ¥1,200~/名+¥0.64~5/タスク
備考
月額ライセンス料 ¥1,200~/名+タスク実行料金 ¥0.64~5/タスク
より多くのことを自動化したいパワフルなチームのために
プロ ¥1,600~/名+¥0.64~5/タスク
備考
月額ライセンス料 ¥1,600~/名+タスク実行料金 ¥0.64~5/タスク
業務フロー全体を変革する企業のために
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
1ID 400円/月額
備考
基本料金とセットです。
基本料金 2,500円/月額
備考
基本料金はID単位ではなく、1契約単位になります。フリーフォーム作成、承認ルート作成、申請機能、申請書作成、承認機能、検索・閲覧機能、滞留防止機能、CSV出力、コメント機能、モバイル利用、クレーム報告、文書管理が可能です。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
クラウドサービス基本料金 5,000円/月額/10ID
1年間
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用クラウド版 0円
初期費用オンプレミス版 要相談
要相談 要相談
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
スタンダードプラン 月額500円/1ユーザー
備考
年額5,880円/1ユーザー
プレミアムプラン 月額800円/1ユーザー
備考
年額9,400円/1ユーザー
1ヵ月
コラボフローの資料サムネイル
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
フリーチョイス 利用者/ 月額費用 110円(税込)
備考
※初回購入時は月額550円(税込)以上でのご購入が必須です
※こちらのプランは10名様以上のご購入が必須になります
コミュニケーション満足セット 利用者/ 月額費用 220円(税込)
ワークフロー充実セット 利用者/ 月額費用 330円(税込)
文書管理充実セット 利用者/ 月額費用 220円(税込)
セキュリティ強化セット 利用者/ 月額費用 220円(税込)
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
ワークフロー 300円/月額
備考
年額は3,600円/ 1ユーザーになります。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
AppRemoクラウド ユーザー数50 Standard 741,000円/年間
AppRemoパッケージ版 ユーザー数50 500,000円
備考
年間保守サポート価格は75,000円です。
AppRemoクラウド ユーザー数400 Standard 2,097,600円/年間
AppRemoパッケージ版 ユーザー数400 2,280,000円
備考
年間保守サポート価格は342,000円です。
AppRemoクラウド ユーザー数1,000 Standard 4,423,200円/年間
AppRemoパッケージ版 ユーザー数1,000 5,000,000円
備考
年間保守サポート価格は750,000円です。
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
お問い合わせ お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
有料プラン 300円/月額
備考
ユーザー1名の価格です。
500名以上 別途ご相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
Basic プラン 月額費用(1ユーザーあたり)400円
備考
・Microsoft 365 または、Google Workspaceと連携します。
・製品サポート、導入利活用支援の費用は含まれています。
・従業員25名未満の企業・団体さまはご相談ください。
Business プラン 月額費用(1ユーザーあたり)500円
備考
・Microsoft 365 または、Google Workspaceと連携します。
・ワークフローの基本機能とチャットツールへの通知や基幹システム等とのデータ連携が可能です。
・製品サポート、導入利活用支援の費用が含まれています。
・従業員25名未満の企業・団体さまはご相談ください。
Premium プラン 月額費用(1ユーザーあたり)1,200円
備考
・Microsoft 365 または、Google Workspaceと連携します。
・ワークフローの基本機能とチャットツールへの通知や基幹システム等とのデータ連携が可能です。
・テストテナントの環境をご提供します。
・製品サポート、導入利活用支援に加え、定期的な運用コンサルの費用が含まれています。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
利用料金 29,000円~/月額
備考
月額費用は利用者数によって変わります。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
クラウドプラン お問い合わせ
パッケージプラン お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
クラウド版 500円/月
備考
1ユーザーの価格です。
パッケージ版 50ユーザー60万円~
備考
1ユーザーの価格です。
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
基本ライセンス 要相談
クラウド 基本料金 10,000円/月額  1ユーザ料金 500円/月額
1年間
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
クラウド版 400円/月額
備考
クラウド版のプランです。契約ユーザー数は5ユーザーからです。
パッケージ版ライセンス 500,000円〜/100ユーザー
備考
パッケージ版のプランです。基本ライセンスは、5ユーザーから利用できます。
1ヶ月
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /

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